Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (SharePoint Foundation 2010)

Si applica a: SharePoint Foundation 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Il primo passaggio per pianificare la soluzione di gestione dei documenti consiste nell'identificare gli utenti e analizzare la modalità di utilizzo dei documenti. In questo articolo vengono fornite indicazioni per identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti per la soluzione basata su Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Contenuto dell'articolo:

• Identificare gli utenti

• Analizzare l'utilizzo dei documenti

• Fogli di lavoro

Prima di leggere questo articolo, è consigliabile comprendere il processo di pianificazione della gestione dei documenti descritto in Panoramica della gestione dei documenti (SharePoint Foundation 2010).

Identificare gli utenti

Per determinare i partecipanti e le parti interessate alla soluzione di gestione dei documenti, è possibile avvalersi di un sondaggio con cui raccogliere tali informazioni. Il sondaggio potrebbe ad esempio contenere le domande seguenti:

• Chi si occupa della creazione di documenti nell'organizzazione?

• Che tipi di documenti vengono creati?

• Che ruolo ha l'utente del documento?

  • Chi rivede i documenti?

  • Chi modifica i documenti?

  • Chi utilizza i documenti?

  • Chi approva la pubblicazione dei documenti?

  • Chi progetta siti Web utilizzati per l'hosting di documenti?

  • Chi distribuisce e gestisce i server in cui sono archiviati i documenti?

L'identificazione delle parti interessate ai contenuti può contribuire a garantire la completezza della soluzione di gestione dei documenti e la conformità di siti e raccolte documenti alle esigenze e ai processi relativi ai contenuti aziendali.

Analizzare l'utilizzo dei documenti

Dopo avere identificato le parti interessate ai contenuti, raccogliere informazioni che agevoleranno l'analisi delle modalità di utilizzo dei documenti all'interno dell'organizzazione. Questa è una parte importante del processo di pianificazione poiché l'analisi consente di determinare gli aspetti seguenti:

• Modalità di strutturazione delle raccolte documenti.

• Modelli di sito da utilizzare.

• Numero di siti necessari.

• Topologia di server fisica necessaria per implementare la soluzione.

Le informazioni da raccogliere includono le seguenti:

• Tipo di documento, ad esempio nota su una ricerca azionaria, valutazione delle prestazioni dei dipendenti, promemoria interno o specifiche del prodotto.

• Scopo di ogni tipo documento, ad esempio "fornire indicazioni sui titoli azionari e relativi dati di supporto per i clienti".

• Autore di ogni tipo di documento. È utile indicare il ruolo dell'autore, ad esempio "analista finanziario" o "responsabile di prodotto", anziché il nome proprio.

• Utenti di ogni tipo di documento, ad esempio "clienti" o "membri del team".

• Formato del documento. Se il documento deve essere convertito da un formato a un altro in una fase qualsiasi del ciclo di vita, registrare tali informazioni.

• Altri ruoli che riguardano il ciclo di vita del documento, ad esempio "revisore tecnico" o "revisore testi".

• Posizione del documento, ad esempio "computer client", "server Web" o "file server". Si noti che per questo aspetto sono possibili opzioni multiple, ad esempio quando un documento viene creato in un computer client e quindi pubblicato in un server Web.

Di seguito sono riportati esempi di informazioni che potrebbero essere raccolte e registrate nel foglio di lavoro da due organizzazioni diverse di un'azienda.

Analisi I formati di creazione e pubblicazione separati richiedono una conversione di formato. Il numero elevato di revisori richiede uno o più flussi di lavoro (processi aziendali implementati nel server). I due siti (creazione e test) richiedono meccanismi per lo spostamento del contenuto da un sito all'altro.

Analisi Due autori e più revisori richiedono uno o più flussi di lavoro.

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni riportate in questo articolo:

• Document management participants worksheet (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x410)

• Analyze document usage worksheet per SharePoint Foundation 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=219646&clcid=0x410)