Panoramica della gestione dei documenti (SharePoint Foundation 2010)
Si applica a: SharePoint Foundation 2010
Ultima modifica dell'argomento: 2011-05-23
In questo articolo viene fornita una descrizione di alto livello dei vari elementi di una soluzione di gestione dei documenti basata su Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Contenuto dell'articolo:
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Processo di pianificazione
La gestione dei documenti consente di controllare il ciclo di vita dei documenti dell'organizzazione, ovvero le fasi di creazione, revisione e pubblicazione, nonché l'eliminazione o la conservazione degli stessi. Benché il termine "gestione" indichi un controllo delle informazioni dal vertice dell'organizzazione, un sistema di gestione dei documenti è veramente efficace solo se riflette i principi e i requisiti dell'organizzazione in cui è in uso. Gli strumenti utilizzati per gestire i documenti devono essere abbastanza flessibili da consentire uno stretto controllo sul ciclo di vita dei documenti, se richiesto dalle esigenze e dagli obiettivi dell'azienda, ma anche tali da consentire l'implementazione di un sistema con una struttura più libera nel caso ciò sia più adatto per l'azienda.
Elementi di un sistema di gestione dei documenti
Una soluzione di gestione dei documenti efficace specifica quanto segue:
Tipi di documenti e altro contenuto che è possibile creare in un'organizzazione.
Modello da utilizzare per ogni tipo di documento.
Metadati da fornire per ogni tipo di documento.
Posizione in cui archiviare un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Modalità di controllo dell'accesso a un documento in ogni fase del relativo ciclo di vita.
Modalità di spostamento dei documenti all'interno dell'organizzazione man mano che i membri del team partecipano alle fasi di creazione, revisione, approvazione, pubblicazione ed eliminazione dei documenti stessi.
In SharePoint Foundation 2010 sono disponibili caratteristiche che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. Per consentire agli Information Worker di avvalersi facilmente di tali caratteristiche senza abbandonare le attività giornaliere e gli strumenti di consueto utilizzo, le applicazioni di Microsoft Office System, ad esempio Microsoft Outlook e Microsoft Word, includono anche caratteristiche per il supporto delle diverse fasi del ciclo di vita di un documento.
Processo di pianificazione
Il processo di pianificazione della gestione dei documenti prevede le attività principali seguenti:
Identificare i ruoli per la gestione dei documenti Verificare che per la definizione dei piani vengano presi in considerazione i giudizi e i suggerimenti delle principali parti interessate dell'organizzazione, che sia disponibile il team migliore per l'implementazione della soluzione e che siano note le persone che parteciperanno ai processi di gestione dei documenti.
Analizzare l'utilizzo dei documenti Dopo aver identificato le persone che lavorano con i documenti, determinare i tipi di documenti su cui intervengono e le modalità con cui li utilizzano. Per ulteriori informazioni, vedere Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (SharePoint Foundation 2010).
Pianificare l'organizzazione dei documenti I documenti possono essere organizzati in raccolte siti, siti e raccolte. SharePoint Foundation 2010 offre infatti una vasta gamma di caratteristiche per l'organizzazione e l'archiviazione dei documenti, da siti specializzati a raccolte documenti con struttura più libera, per consentire di creare documenti e collaborare in modo rapido. All'interno di una raccolta è possibile organizzare ulteriormente il contenuto in cartelle e sottocartelle. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Foundation 2010).
Pianificare le modalità di spostamento del contenuto da una posizione all'altra Nelle diverse fasi del ciclo di vita di un documento potrebbe essere necessario spostare o copiare il documento da un sito all'altro o da una raccolta all'altra. Il processo di pubblicazione potrebbe ad esempio prevedere lo spostamento di un documento da un sito di gestione temporanea a un sito Internet pubblico. Per ulteriori informazioni, vedere "Pianificare il flusso del contenuto" in Pianificazione delle raccolte documenti (SharePoint Foundation 2010).
Pianificare i tipi di contenuto Utilizzare i tipi di contenuto per organizzare le informazioni relative ai documenti, ad esempio metadati, modelli di documento e processi del flusso di lavoro. Si tratta di un'attività importante per rendere più agevole l'organizzazione dei documenti e garantire la coerenza all'interno dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione dei tipi di contenuto (SharePoint Foundation 2010).
Pianificare i flussi di lavoro Pianificando i flussi di lavoro per l'organizzazione, è possibile controllare e tenere traccia delle modalità con cui un documento passa da un membro del team all'altro mentre i diversi partecipanti collaborano al ciclo di vita del documento stesso. In SharePoint Foundation 2010 sono inclusi flussi di lavoro per le attività più comuni di un team, tra cui la revisione e l'approvazione dei documenti. SharePoint Foundation 2010 supporta inoltre la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione dei tipi di contenuto (SharePoint Foundation 2010).
Pianificare il controllo del contenuto È possibile pianificare il livello appropriato di controllo per ogni tipo di contenuto e posizione di archiviazione. Potrebbe ad esempio essere necessario richiedere che i documenti di una raccolta specifica vengano estratti per poter essere modificati. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione del controllo delle versioni, dell'approvazione del contenuto e dell'estrazione (SharePoint Foundation 2010).