Procedure consigliate per inserire e tenere traccia dei dati relativi al lavoro effettivo (Project Server 2010)

1. Utilizzare la modalità immissione singola

La procedura consigliata per assicurarsi che i dati sul lavoro effettivo vengano inseriti correttamente nell'intero sistema Project Server 2010 consiste nell'utilizzare la modalità immissione singola, indicando inoltre alle risorse di immettere il lavoro effettivo solo tramite la visualizzazione Scheda attività.

Per attivare la modalità immissione singola

1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Impostazioni server nella sezione Impostazioni.

2. Nella pagina Impostazioni server fare clic su Impostazioni e valori predefiniti scheda attività nella sezione Gestione tempi e attività.

3. Nella sezione Modalità immissione singola selezionare la casella di controllo Modalità immissione singola.

Se l'organizzazione utilizza la modalità immissione singola, è consigliabile nascondere completamente la visualizzazione Attività, in modo che le risorse possano immettere i dati sul lavoro effettivo solo tramite la visualizzazione Scheda attività. Se le due visualizzazioni sono disponibili, gli utenti possono immettere i dati sul lavoro effettivo in una delle due, ma i dati vengono salvati in modo permanente in entrambe.. Se ad esempio l'organizzazione preleva i dati dalle schede attività per le operazioni di fatturazione e stipendi/paghe, la procedura consigliata consiste nel consentire agli utenti di immettere i dati sul lavoro effettivo solo nella visualizzazione Scheda attività. In questo modo, è possibile ridurre la possibilità che tali dati vengano erroneamente sovrascritti se l'utente può immetterli anche nella visualizzazione Attività.

L'eccezione a questa procedura consigliata si verifica nel caso di risorse materiali. I proprietari di assegnazioni per le risorse materiali devono immettere il tempo per tali risorse utilizzando la visualizzazione Attività. Se l'organizzazione dispone di proprietari di assegnazioni che registrano il tempo per le risorse materiali, la visualizzazione Attività deve rimanere visibile ed è necessario indicare agli utenti di immettere i dati sul lavoro effettivo per le loro assegnazioni solo nella visualizzazione Scheda attività.

Per nascondere la visualizzazione Attività

1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Impostazioni server nella sezione Impostazioni.

2. Nella sezione Aspetto della pagina Impostazioni server fare clic su Avvio veloce.

3. In Impostazione dettagli voci di menu fare clic sulla visualizzazione Attività nella colonna Nome.

4. Fare clic su No nell'elenco Visualizza il collegamento nella barra di avvio veloce e quindi fare clic su OK.

È necessario considerare alcune note importanti quando la modalità immissione singola è abilitata nell'organizzazione. Se ad esempio la scheda attività di un utente contiene una riga relativa a una determinata assegnazione e tale assegnazione viene eliminata, è possibile che la volta successiva che l'utente apre la scheda attività la riga associata all'assegnazione eliminata venga rimossa, in base alle condizioni seguenti:

• Se la riga non contiene immissioni dell'utente, viene rimossa.

• Se gli aggiornamenti dell'utente non sono protetti e la riga contiene dati sul lavoro effettivo approvati, la riga viene rimossa.

• Se gli aggiornamenti dell'utente sono protetti e la riga contiene dati sul lavoro effettivo approvati, la riga rimane nella scheda attività. Se tuttavia la scheda attività approvata viene richiamata, la riga viene rimossa.

• Se la riga contiene dati sul lavoro effettivo immessi nella scheda attività ma ancora in attesa di approvazione, la riga viene rimossa, anche se gli aggiornamenti dell'utente sono protetti.

I project manager devono prestare attenzione quando eliminano o modificano assegnazioni e verificare che tutti i dati sul lavoro effettivo immessi vengano controllati prima della modifica o dell'eliminazione. In questo modo, è possibile assicurarsi che i dati validi immessi dagli utenti non vadano persi. Le assegnazioni possono essere modificate in modo esplicito o implicito in uno degli scenari seguenti:

• Il project manager elimina esplicitamente un'assegnazione per la quale sono in sospeso aggiornamenti del lavoro effettivo.

• Il piano di progetto contenente l'assegnazione viene ripristinato dal relativo archivio.

• Il piano di progetto contenente l'assegnazione viene eliminato.

• Il piano di progetto contenente l'assegnazione viene sovrascritto mediante la funzionalità Salva con nome di Microsoft Project 2010.

2. Proteggere gli aggiornamenti degli utenti

Alcune organizzazioni possono scegliere di impedire a un project manager di aggiornare il lavoro effettivo di un membro del team all'interno del progetto.

Se l'organizzazione desidera mantenere i valori immessi dalle risorse per il lavoro effettivo nelle schede attività e assicurarsi che tale valore venga riportato nel piano di progetto, la procedura consigliata consiste nell'attivare la caratteristica di Project Server 2010 che consente di proteggere gli aggiornamenti degli utenti.

Per proteggere gli aggiornamenti degli utenti

1. Sulla barra di avvio veloce fare clic su Impostazioni server nella sezione Impostazioni.

2. Nella sezione Gestione tempi e attività della pagina Impostazioni server fare clic su Impostazioni e visualizzazione attività.

3. Nella sezione Protezione aggiornamenti utenti selezionare la casella di controllo Consenti aggiornamenti di attività solo tramite Attività e Schede attività.

Quando si proteggono gli aggiornamenti degli utenti, nelle schede attività viene sempre mantenuto il contenuto esatto immesso dagli utenti per il lavoro rapportato alla scala cronologica e i valori scalari tra le schede attività e il piano di progetto sono sempre coerenti. Tuttavia, la distribuzione rapportata alla scala cronologica del valore scalare può essere leggermente diversa nel piano di progetto, in quanto è progettata per la pianificazione del lavoro futuro e non per la manutenzione dei valori cronologici sul lavoro effettivo. Il motore di programmazione può modificare in parte i dati sul lavoro effettivo rapportati alla scala cronologica per preservare la coerenza del piano.

3. Utilizzare i dati sul lavoro effettivo delle schede attività, anziché i piani di progetto, per le relazioni rapportate alla scala cronologica

I dati sul lavoro effettivo possono essere acquisiti utilizzando il client di progetto (piano di progetto) o le schede attività. Tuttavia, molti utenti li acquisiscono solo direttamente dalle loro risorse utilizzando le schede attività, soprattutto se proteggono anche gli aggiornamenti effettivi come descritto in precedenza. Se si utilizzano le schede attività per tenere traccia dell'invio di dati effettivi su base giornaliera o settimanale, la procedura consigliata consiste nel segnalare direttamente i dati sul lavoro effettivo acquisiti nelle schede attività, quando si esegue la sincronizzazione con sistemi ERP e di reporting esterni. I dati delle schede attività vengono elaborati specificamente per assicurare accuratezza su base cronologica e periodica, esattamente come sono stati immessi dall'utente, anche se le condizioni del piano di progetto sono cambiate.

Anche se in un piano di progetto vengono eseguiti numerosi calcoli, ad esempio il costo in base alle tariffe, tali calcoli possono essere facilmente replicati con i dati delle schede attività. Al contrario, i dati sul lavoro effettivo (e altri dati di programmazione) presentati nel piano di progetto sono incentrati sulla pianificazione del lavoro futuro (analisi e calcolo del costo realizzato). Pertanto, in alcuni casi, il valore immesso dall'utente nella scheda attività non corrisponde esattamente allo stesso valore del piano di progetto per uno specifico giorno. Tuttavia, se i valori effettivi protetti sono abilitati, il valore complessivo aggregato, o scalare, per l'assegnazione sarà coerente tra il piano di progetto e la scheda attività.

Se ci si basa sui dati del lavoro effettivo immessi nelle schede attività, è importante chiedere alle risorse di non eseguire riassegnazioni o assegnazioni automatiche di attività. Tutte le assegnazioni devono essere eseguite dal project manager o dal manager delle risorse per assicurare la corretta gestione dei dati sul lavoro effettivo.

Il Centro business intelligence di Microsoft Project Web App prevede modelli di relazione che sfruttano il database Reporting (T-SQL) e Analysis Services (OLAP). Questi modelli risultano utili per creare relazioni in base all'archivio dati delle schede attività.

4. Utilizzare le categorie di tempo amministrativo per la registrazione del tempo non dedicato al progetto

Alcune organizzazioni richiedono la registrazione delle attività amministrative, ovvero il lavoro non legato al progetto. Alcuni esempi di attività amministrative sono i permessi, le ferie e attività ripetitive legate al lavoro come il supporto clienti, la manutenzione dei sistemi o le riunioni. È consigliabile tenere traccia di queste attività utilizzando le categorie amministrative relative al tempo. Queste categorie richiedono interventi minimi di manutenzione e i dati temporali acquisiti possono essere utilizzati per generare relazioni di analisi dei dati dal cubo OLAP corrispondente.

Per ulteriori informazioni su come impostare categorie amministrative relative al tempo, vedere Administrative Time (Project Server 2010 settings).

Se le categorie amministrative relative al tempo non soddisfano le esigenze dell'organizzazione e si decide di utilizzare i progetti per tenere traccia delle attività amministrative, è consigliabile che il proprietario dei progetti si attenga alle linee guida seguenti per aumentare l'efficienza dei progetti:

• Limitare a meno di 100 il numero di risorse assegnate al piano di progetto.

• Limitare la durata dei piani di progetto per tenere traccia delle attività amministrative su base trimestrale o semestrale.

• Impostare la programmazione automatica delle attività del piano di progetto, con un tipo di attività a unità fisse.

• Allineare la programmazione del piano di progetto con i periodi per le relazioni.

5. Utilizzare l'opzione Chiudi attività da aggiornare anziché i campi Pubblica e Tipo di prenotazione

I campi Pubblica e Tipo di prenotazione possono risultare utili ai project manager per controllare la visibilità di attività e risorse. Il campo Pubblica può essere utilizzato per controllare quali attività sono visibili in Project Web App, mentre il campo Tipo di prenotazione per controllare quali risorse sono visibili durante il processo di pianificazione delle risorse. Tenere presente, tuttavia, che questi campi fanno parte delle prime fasi del processo di pianificazione. Non sono progettati per limitare la possibilità degli utenti di continuare a tenere traccia del tempo per una determinata attività. Se i campi Pubblica e Tipo di prenotazione vengono utilizzati in modo non corretto, possono portare alla rimozione di immissioni di attività dalla scheda attività o dallo stato delle attività di un utente. Questo aspetto è particolarmente importante, perché la rimozione di immissioni di attività può comportare la perdita dei dati temporali inviati.

Per ulteriori informazioni sui campi Pubblica e Tipo di prenotazione, vedere gli articoli della Guida seguenti:

• Pubblica (campo delle attività)

• Add a user account in Project Server 2010

• Create a new resource (Project Server 2010 settings)

Se si desidera chiudere una determinata attività in modo che non possano più essere inviati dati temporali, è possibile utilizzare l'opzione Chiudi attività da aggiornare di Project Server 2010.

Per ulteriori informazioni su come chiudere un'attività da aggiornare, vedere Impedire l'aggiornamento delle attività (Project Server 2010).

Riepilogo

Se l'organizzazione utilizza i dati sul lavoro effettivo acquisiti in Project Server 2010 insieme ad altri sistemi ERP o di reporting, è consigliabile attenersi alle linee guida descritte in questo articolo:

• Utilizzare la modalità di immissione singola

• Proteggere gli aggiornamenti degli utenti

• Utilizzare i dati sul lavoro effettivo delle schede attività, anziché i piani di progetto, per le relazioni rapportate alla scala cronologica

• Utilizzare le categorie amministrative relative al tempo per tenere traccia del lavoro non legato al progetto

• Utilizzare l'opzione Chiudi attività da aggiornare anziché i campi Pubblica e Tipo di prenotazione

Adottando queste procedure consigliate, è possibile preservare l'accuratezza dei dati sul lavoro effettivo immessi nelle schede attività dalle risorse dell'organizzazione.

Per mantenere i dati sul lavoro effettivo di un progetto completato e non più attivo, seguire le indicazioni riportate in Archiviare un progetto completato (Project Server 2010).

Ringraziamenti

Il team addetto alla pubblicazione di contenuti per Project Server ringrazia gli autori seguenti per il contributo offerto per questo articolo:

• Bobby Burns, Program Manager II, Project/Project Server

• Aik Chen, Senior Support Escalation Engineer, Project/Project Server

• Christophe Fiessinger, Senior Technical Product Manager, Project/Project Server

• Heather O’Cull, Senior Program Manager Lead, Project/Project Server

• Keshav Puttaswamy, Principal Group Program Manager, Project/Project Server

• Matt Roe, Program Manager, Project/Project Server

• Saurabh Sanghvi, Program Manager, Project/Project Server

• Eli Sheldon, Program Manager, Project/Project Server

• Brian Smith, Senior Support Escalation Engineer, Project/Project Server

• Eric Zenz, Senior Program Manager Lead, Project/Project Server