Gestione degli aggiornamenti di attività in Project Web App

Project 2010
 

Si applica a: Project Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2015-03-09

Riepilogo:  questo è il quinto di una serie di otto articoli in cui viene descritto come utilizzare Microsoft Project Web App per gestire i dati di Microsoft Project Server 2010 ed eseguire attività correlate alla gestione dei progetti. Per i membri del team, viene illustrato come aggiornare le attività e quindi inviarle per l'approvazione tramite Project Web App. Per i project manager, viene descritto come verificare gli aggiornamenti delle attività inviati per l'approvazione.

Si applica a:  Project Server 2010 | Project Web App

Contenuto dell'articolo:

I membri del team possono utilizzare la pagina Attività di Project Web App per specificare il tempo impiegato rispetto alle assegnazioni pubblicate (Attività di progetto). I project manager possono anche aggiornare direttamente il lavoro effettivo in Project Professional 2010, ma questa operazione deve essere eseguita come eccezione, non come regola, se si accettano gli aggiornamenti inviati tramite Project Web App.

Nello scenario seguente viene descritto un interscambio tra un membro del team e un project manager durante il processo di aggiornamento e approvazione di attività.

  1. Un membro del team accede a Project Web App. Sulla barra di avvio veloce della home page di Project Web App il membro del team può fare clic su Attività per visualizzare le attività che gli sono state assegnate.

  2. Le attività assegnate all'utente vengono visualizzate nella pagina Attività. In questa pagina il membro del team può immettere nella griglia le ore di lavoro effettive in base ai giorni in cui ha lavorato.

    NotaNote
    Le ore possono essere immesse solo per le attività dettagliate. Non è possibile immettere il tempo impiegato per l'attività di riepilogo del progetto.
  3. Il membro del team può selezionare i pulsanti della colonna Periodo sulla barra multifunzione per passare a una settimana precedente o successiva. Può inoltre fare clic sul pulsante Seleziona periodo per selezionare uno specifico periodo di tempo.

  4. Dopo l'associazione delle ore effettive a un'assegnazione di attività, è necessario eseguire le operazioni illustrate di seguito, a seconda che l'attività sia stata completata o meno. Il membro del team può fare clic su Salva per salvare gli aggiornamenti, ma non per inviarli al project manager. Gli aggiornamenti possono essere inviati in un momento successivo selezionando una delle opzioni di Invia stato.

    • Se l'attività è stata completata, l'utente deve assicurarsi che l'opzione Lavoro rimanente sia impostata su 0 e che il sistema indichi il 100% di completamento. Se il sistema indica che esiste lavoro rimanente ma in realtà l'attività è stata completata, è necessario modificare il valore impostandolo su 0.

    • Se lo stato indica che l'attività non è stata completata, il membro del team deve aggiornare il campo Lavoro rimanente specificando le ore previste per completarla. Il valore può essere maggiore o minore di quello visualizzato, che è stato calcolato sulla base della stima originale del lavoro richiesto per l'attività e delle ore immesse fino a quel momento. Quando vengono immesse ore nel campo Lavoro rimanente, i valori relativi a % completamento e Lavoro vengono ricalcolati.

    In questo scenario il membro del team richiede ore di lavoro aggiuntive per completare un'attività, in particolare 60 ore invece del valore calcolato automaticamente di 40 ore. Per l'attività sono state già impiegate dieci di queste ore. Inoltre, il membro del team allega un commento quando invia l'aggiornamento. Questo processo consente al membro del team di comunicare al project manager il motivo per cui è necessario altro tempo per completare l'attività.

    Si noti che il membro del team ha selezionato un'unica attività da aggiornare. In alternativa, è possibile aggiornare altre assegnazioni selezionando la relativa casella di controllo o facendo clic sul pulsante Tutte le attività di Invia stato. Inoltre, la casella Invia commento è selezionata prima che l'utente faccia clic su Attività selezionate in Invia stato. Nell'immagine seguente sono illustrati aggiornamenti di attività pronti per essere inviati.

    Quando è pronto a inviare un aggiornamento di attività al project manager, il membro del team seleziona la casella di controllo della riga relativa all'aggiornamento di stato e quindi fa clic su Invia stato per visualizzare le opzioni seguenti:

    • Tutte le attività. Consente di inviare rapidamente al project manager un aggiornamento per tutte le attività aggiornate.

    • Attività selezionate. Consente di inviare al project manager gli aggiornamenti per diverse attività specifiche contemporaneamente.

    Se si fa clic su Attività selezionate, verrà inviato un aggiornamento dello stato per l'attività selezionata.

  5. Dopo la selezione del pulsante Attività selezionate di Invia stato, verrà visualizzata una casella con il commento associato all'aggiornamento dell'assegnazione.

    Dopo l'invio dell'aggiornamento dell'assegnazione, nella colonna Stato processo viene riportato lo stato corrente dell'attività.

I membri del team possono selezionare diverse opzioni per cambiare la modalità di visualizzazione delle informazioni sulle attività nella pagina Attività. Queste opzioni possono essere selezionate sulla barra multifunzione di Project Web App.

Sulla barra multifunzione di Project Web App sono disponibili le opzioni di visualizzazione di attività seguenti:

  • Importa. Consente di importare dati relativi allo stato dalla scheda attività.

  • Layout. Consente di selezionare le opzioni di visualizzazione seguenti:

    • Diagramma di Gantt. Consente di visualizzare i dati nella visualizzazione Diagramma di Gantt.

    • Dati rapportati alla scala cronologica. Consente di visualizzare i dati in base al giorno, alla settimana o ad un altro livello temporale incrementale. Se questa opzione non è selezionata, la griglia della colonna delle date non viene visualizzata per l'immissione di dati temporali.

    • Tabella. Consente di visualizzare i dati in formato tabella.

  • Unità. Consente di selezionare le opzioni di visualizzazione correnti:

    • Durata

      • Minuti

      • Ore

      • Giorni

      • Settimane

    • Lavoro

      • Minuti

      • Ore

      • Giorni

      • Settimane

    • Data

      • 28/01/2010

      • 12.33

      • 28/01/2010 12.33

      • Giovedì 28 gennaio 2010

      • Giovedì 28 gennaio 2010 12.33

      • Gio 28/01

      • 28 gennaio

      • Gennaio 2010

  • Filtro. Consente di modificare le informazioni sulle attività visualizzate per utilizzare un filtro standard o creare un filtro personalizzato.

Dopo che un membro del team ha inviato un aggiornamento, il project manager può verificare le informazioni inviate e decidere se accettarle o rifiutarle nella programmazione del progetto.

Se si fa clic su un'approvazione in sospeso, viene avviato Centro approvazioni.

Nella pagina Centro approvazioni è possibile visualizzare tutti gli aggiornamenti di attività inviati in attesa di approvazione. Vengono visualizzati i dettagli sull'aggiornamento dell'attività, ad esempio la risorsa da cui è stato inviato o i commenti. Fare clic su un'attività in questa pagina per visualizzare ulteriori dettagli sul relativo aggiornamento.

È quindi possibile accettare o rifiutare l'aggiornamento dell'attività. A tale scopo, selezionare la casella di controllo accanto all'attività e quindi fare clic sul pulsante Accetta o Rifiuta sulla barra multifunzione. In entrambi i casi, se si desidera, è possibile inviare un commento alla risorsa relativo all'aggiornamento dell'attività.

La pagina Centro approvazioni di Project Web App consente di rivedere le modifiche apportate alle attività di progetto e agli orari di lavoro inviate dai membri del team tramite le pagine Attività e Scheda attività. È possibile utilizzare Centro approvazioni di Project Web App per rivedere le modifiche apportate alle attività di progetto e agli orari di lavoro delle risorse, nonché per aggiornare i progetti con le informazioni più recenti.

In Centro approvazioni di Project Web App vengono visualizzati i tipi di modifiche seguenti:

  • Modifiche alle attività

  • Richieste di nuove attività

  • Richieste di delega di attività

  • Assegnazioni rifiutate dalle risorse

  • Richieste di delega di attività rifiutate dalle risorse

È possibile aggiornare le informazioni sul progetto in base alle modifiche alle attività visualizzate in Centro approvazioni nei modi seguenti:

  • Manualmente. È possibile aggiornare i progetti per ogni modifica di attività inviata da un membro del team facendo clic su Accetta nella scheda Approvazioni in Centro approvazioni. Se non si desidera approvare una richiesta di modifica di attività, è possibile fare clic su Rifiuta e fornire un commento alla risorsa che ha inviato la richiesta per spiegare il motivo del rifiuto. Le richieste di modifica rifiutate vengono rimosse dall'elenco in Centro approvazioni finché un membro del team non le invia nuovamente.

  • Automaticamente (mediante regole). È possibile creare ed eseguire regole per aggiornare automaticamente i progetti con le modifiche che non devono essere riviste prima dell'approvazione. È possibile creare regole da eseguire per specifici progetti, per tutti i progetti, per specifiche risorse o per gruppi di risorse in una posizione specifica della struttura RBS dell'organizzazione. Anche se si abilitano regole per l'approvazione automatica, è necessario pubblicare il progetto prima della riprogrammazione completa delle attività.

Nella tabella seguente sono elencate le autorizzazioni di Project Server 2010 necessarie agli utenti di Project Professional 2010 e Project Web App per gestire gli aggiornamenti di attività.

Tabella 4. Autorizzazioni necessarie

Autorizzazioni globali Descrizione

Gestisci regole

Consente di accedere alla pagina Aggiornamenti di Project Web App e di creare regole per determinare la modalità di elaborazione automatica delle transazioni di aggiornamento.

Gestione modifiche attività

Consente di accedere alla pagina Aggiornamenti di Project Web App per ottenere aggiornamenti di attività, nonché visualizzare, accettare o rifiutare le transazioni di una risorsa.

I membri del team di progetto utilizzano la scheda attività disponibile in Project Web App per comunicare le modifiche alle loro assegnazioni. I project manager ricevono automaticamente una notifica quando vengono inviate modifiche dai membri del team assegnati alle attività nei progetti che gestiscono, quindi possono scegliere se accettare o rifiutare ogni modifica.

Le modifiche inviate dai membri del team non hanno effetto sui progetti finché questi ultimi non vengono pubblicati. Solo le modifiche alle attività approvate vengono applicate ai progetti pubblicati nel database di Project Server e solo gli aggiornamenti di attività approvati vengono visualizzati nei progetti come lavoro effettivo segnalato. Se si è certi che siano state aggiunte nuove attività oppure che siano state modificate, delegate o rifiutate attività dai membri del team, ma le modifiche inviate non sono disponibili in Centro approvazioni, è possibile che i membri del team non abbiano effettivamente inviato le modifiche.

Prima di accettare o rifiutare modifiche di attività inviate dai membri del team di progetto, è importante tenere presente il ciclo di elaborazione delle schede attività dell'organizzazione. Se ad esempio il ciclo di elaborazione delle schede attività dell'organizzazione è settimanale, è necessario pianificare di elaborare tutte le modifiche apportate a schede attività e attività almeno una volta alla settimana, dopo che tutti i membri del team hanno inviato il loro stato ma prima della fine del ciclo settimanale. In questo modo ci si assicura che vengano inviati e accettati/rifiutati i dati corretti, oltre a evitare la pubblicazione di dati non corretti in seguito agli aggiornamenti.

Di seguito vengono descritte le caratteristiche della pagina Aggiornamenti:

  • Se un membro del team invia più modifiche per un singolo elemento di attività, viene visualizzata solo la modifica inviata più di recente.

  • Se un membro del team delega un'attività, nell'elenco di aggiornamenti viene visualizzata una riga. Se il membro del team a cui è stata delegata l'attività rifiuta la delega, il rifiuto viene visualizzato in una riga distinta e il campo Accetta non può essere modificato.

  • La modalità di verifica dell'aggiornamento in sospeso determina se la visualizzazione contiene a una scheda attività o a un diagramma di Gantt. Se per un aggiornamento vengono utilizzate ore specifiche, viene visualizzata la scheda attività. Per tutti gli altri aggiornamenti viene visualizzato un diagramma di Gantt.

  • Se un aggiornamento viene rifiutato, il membro del team che lo ha inviato riceve una notifica tramite posta elettronica e nella relativa scheda attività viene visualizzata un'icona.

  • Dopo l'approvazione di una modifica a un'attività, nella pagina Cronologia viene aggiunto un record della modifica. Le modifiche non approvate o rifiutate rimangono in sospeso in Centro approvazioni finché non vengono accettate o rifiutate ed elaborate.

Per approvare o rifiutare le modifiche alle attività inviate dai membri del team di progetto
  1. Sulla barra di avvio veloce, in Progetti, fare clic su Centro approvazioni.

  2. Nella colonna sinistra selezionare la casella di controllo relativa alla riga di aggiornamento di attività che si desidera accettare o rifiutare.

  3. Nella scheda Approvazioni della barra multifunzione fare clic su Accetta o Rifiuta.

È possibile visualizzare una cronologia di tutte le modifiche alle attività elaborate entro i 60 giorni precedenti. La cronologia viene fornita solo per scopi di revisione e non può essere modificata. In questo modo, è possibile rivedere la cronologia degli aggiornamenti apportati per tutti i progetti e tutte le risorse. Nell'archivio degli aggiornamenti vengono visualizzate le attività aggiornate in un formato simile a quello della pagina di aggiornamento delle modifiche alle attività. Nelle schede Personalizzazione vengono visualizzate le stesse opzioni della pagina Aggiornamenti. Il pulsante Visualizza le modifiche delle attività del menu azione reindirizza l'utente alla pagina di aggiornamento delle modifiche alle attività. Il numero di giorni in cui è disponibile la sezione della cronologia di aggiornamenti di attività viene impostato dall'amministratore di Project Server.

NotaNote
Le modifiche alle attività elaborate (accettate o rifiutate) vengono visualizzate nella griglia. Per passare rapidamente alla pagina in cui è possibile elaborare gli aggiornamenti delle attività inviati dai membri del team, fare clic su Visualizza le modifiche delle attività. Se si desidera adattare i valori effettivi per le risorse, passare alla pagina Risorse e fare clic su Adatta valori effettivi.
Per visualizzare la cronologia delle modifiche alle attività
  1. In Centro approvazioni di Project Web App fare clic su Cronologia nella scheda Approvazioni. Scegliere Aggiornamenti stato o Schede attività nel menu per visualizzare la relativa cronologia degli aggiornamenti delle attività.

  2. Vengono visualizzati gli aggiornamenti apportati alle attività entro i 60 giorni precedenti, in formato griglia. Nella cronologia degli aggiornamenti delle attività scorrere verso destra per visualizzare i dettagli su ogni aggiornamento, ad esempio se l'attività è stata accettata o meno, lo stato corrente, l'utente di Project Web App a cui è assegnata l'attività, l'utente che ha approvato o rifiutato l'attività e il lavoro effettivo associato all'attività, nonché altre informazioni sull'attività.

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