Configurazione delle notifiche tramite posta elettronica e dei promemoria in Project Web App

Project 2010
 

Si applica a: Project Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2015-03-09

Riepilogo:  questo è l'ottavo di una serie di otto articoli in cui viene descritto come utilizzare Microsoft Project Web App per gestire i dati di Microsoft Project Server 2010 ed eseguire attività correlate alla gestione dei progetti.

Si applica a:  Project Server 2010 | Project Web App

Contenuto dell'articolo:

Le notifiche tramite posta elettronica consentono di ricevere avvisi in caso di modifiche o azioni necessarie riguardanti i progetti appartenenti all'utente o alle risorse che gestisce. I promemoria consentono di ricevere avvisi in caso di operazioni in scadenza o scadute di responsabilità dell'utente o delle risorse che gestisce. Gli avvisi e i promemoria vengono attivati da eventi specifici di Microsoft Project Server 2010 e generano l'invio di messaggi di posta elettronica agli account utente appropriati. Le pagine Gestisci avvisi e promemoria personali e Gestisci avvisi e promemoria risorse personali consentono di configurare la modalità di ricezione di avvisi in caso di modifiche correlate ad attività, relazioni sullo stato o errori dei processi in coda. Le notifiche ricevute possono contenere collegamenti ipertestuali alle pagine appropriate di Project Web App (PWA), in cui i destinatari della notifica o del promemoria possono eseguire azioni aggiuntive.

NotaNote
La pagina Gestisci avvisi e promemoria personali viene configurata a livello di ogni utente. Ogni utente di Project Web App deve sottoscrivere e annullare la sottoscrizione delle proprie notifiche. In alcuni casi, in base alle impostazioni di sicurezza, un manager delle risorse può configurare in Gestisci avvisi e promemoria risorse personali le notifiche e i promemoria tramite posta elettronica per le risorse che gestisce.

Nella tabella seguente sono elencate le autorizzazioni di Project Server 2010 necessarie agli utenti di Microsoft Project Professional 2010 e Project Web App per configurare le notifiche tramite posta elettronica.

Tabella 7. Autorizzazioni necessarie

Autorizzazioni globali Descrizione

Gestisci notifiche e promemoria

Consente di gestire le impostazioni di avvisi e promemoria in Impostazioni server di Project Web App.

Gestisci notifiche personali

Consente di accedere al collegamento Gestisci avvisi e promemoria personali nella sezione Impostazioni personali della colonna di spostamento di Project Web App.

Gestisci notifiche risorse

Consente di accedere al collegamento Gestisci avvisi e promemoria risorse personali nella sezione Impostazioni personali della colonna di spostamento di Project Web App.

Le notifiche vengono generate da numerosi eventi avviati dall'utente. Questi eventi possono essere le azioni di altri membri del team e project manager. Ad esempio, un project manager che invia una nuova attività a una risorsa può attivare una notifica al membro del team a cui è assegnata l'attività, in modo che tale membro sia informato della nuova assegnazione ed esegua gli interventi necessari.

Le azioni degli utenti seguenti possono generare notifiche tramite posta elettronica:

  • Pubblicazione

  • Riassegnazione di attività

  • Aggiornamenti di attività

  • Nuove attività

  • Attività scadute

  • Richieste di relazioni sullo stato

  • Risposte a relazioni sullo stato

  • Relazioni sullo stato scadute

  • Apertura di un nuovo problema

  • Apertura di un nuovo rischio

  • Assegnazione di un problema

  • Modifica di un problema

  • Modifiche ai documenti (Nuovo, Elimina, Modifica)

  • Delega di un elenco di attività

  • Errori di processi in coda

Per impostazione predefinita, le azioni seguenti generano notifiche tramite posta elettronica. Gli utenti non possono annullare la sottoscrizione di queste notifiche:

  • Assegnazioni rifiutate (risorsa)

  • Aggiornamenti delle attività rifiutate (manager)

  • Nuove attività rifiutate (manager)

  • Aggiornamenti del calendario rifiutati (manager)

  • Richieste rifiutate di attività riassegnate (manager)

  • Rimozione di attività rifiutata (manager)

  • Rimozione da una relazione sullo stato (manager)

I promemoria vengono attivati da eventi programmati. Se ad esempio un'attività deve essere completata da una risorsa in una determinata data, alla risorsa viene inviato un promemoria indicante lo stato corrente dell'attività. In Project Server 2010 i promemoria vengono ricercati e inviati a un intervallo specificato dall'utente o dal manager delle risorse/project manager con autorizzazione Gestione di avvisi e promemoria risorse personali.

Gli utenti di Project Web App possono definire quando ricevere notifiche o promemoria tramite posta elettronica da Project Server. I project manager e i manager delle risorse possono definire le notifiche e i promemoria tramite posta elettronica per se stessi e per i membri del team. I membri del team non possono annullare la sottoscrizione di notifiche o promemoria tramite posta elettronica configurati dal project manager o dal manager delle risorse.

La sezione Impostazioni personali della colonna di spostamento di Project Web App include i collegamenti seguenti che è possibile utilizzare per configurare notifiche e promemoria tramite posta elettronica:

  • Gestisci avvisi e promemoria personali. Questo collegamento consente di configurare le notifiche tramite posta elettronica in caso di modifiche alle attività e alle relazioni sullo stato. Le notifiche per le attività e le relazioni sullo stato vengono configurate separatamente.

  • Gestisci avvisi e promemoria risorse personali. Questo collegamento consente di configurare le notifiche tramite posta elettronica in caso di modifiche alle attività e alle relazioni sullo stato delle risorse.

Con l'avanzamento del progetto, è possibile scegliere di modificare il tipo e la frequenza di notifiche e promemoria tramite posta elettronica. È ad esempio possibile impostare inizialmente un promemoria più a lungo termine per le attività scadute (diversi giorni o settimane) e quindi abbreviare questo periodo quando il progetto sta per essere completato, in modo che i promemoria vengano inviati alla scadenza dell'attività. È inoltre possibile annullare la sottoscrizione di notifiche.

Le notifiche e i promemoria tramite posta elettronica per attività, progetti, risorse, relazioni sullo stato e aggiornamenti vengono configurati dall'amministratore di Project Server. Possono inoltre essere personalizzati.

Tutti gli utenti di Project Web App possono configurare i tipi di notifiche e promemoria tramite posta elettronica che desiderano ricevere.

Per configurare le notifiche e gli avvisi personali tramite posta elettronica, eseguire la procedura seguente.

Per sottoscrivere notifiche e avvisi personali tramite posta elettronica
  1. Sulla barra di avvio veloce della home page di Project Web App fare clic su Impostazioni personali e quindi selezionare Gestisci avvisi e promemoria personali.

    NotaNote
    L'indirizzo di posta elettronica a cui vengono inviati gli avvisi è riportato nella parte superiore della pagina Gestisci avvisi e promemoria personali, accanto a Indirizzo di posta elettronica.
  2. Per configurare gli avvisi per le attività, espandere la sezione Attività e configurare le opzioni seguenti:

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica immediatamente al verificarsi di eventi specificati, selezionare le caselle di controllo appropriate nella sezione Invia avviso immediatamente nei seguenti casi per impostare l'invio degli avvisi quando si ricevono nuove assegnazioni di attività o quando le attività vengono modificate o aggiornate.

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica a intervalli prestabiliti, selezionare le caselle di controllo appropriate nella sezione Promemoria per attività per impostare l'invio degli avvisi prima dell'avvio e della scadenza delle attività e per le attività incomplete e scadute. Per ogni intervallo, specificare la frequenza.

  3. Per configurare gli avvisi per le relazioni sullo stato, espandere la sezione Relazioni sullo stato e configurare le opzioni seguenti:

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica immediatamente al verificarsi di eventi specificati, selezionare la casella di controllo Si riceve una nuova richiesta di relazione sullo stato nella sezione Invia avviso immediatamente nei seguenti casi per impostare l'invio di avvisi quando si riceve una nuova richiesta di relazione sullo stato.

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica a intervalli prestabiliti, selezionare le caselle di controllo appropriate nella sezione Promemoria per relazioni sullo stato per impostare l'invio di avvisi quando le relazioni sullo stato sono in scadenza, sono scadute o sono state inviate. Per ogni intervallo, specificare la frequenza.

  4. Per ricevere avvisi relativi a errori di processi in coda, espandere la sezione Errori di processi in coda e quindi selezionare o deselezionare le opzioni di Avvisi per errori dei processi in coda.

  5. Se per Project Server 2010 sono installati Multilingual User Interface Pack (MUI Pack), selezionare la lingua in cui ricevere i messaggi di posta elettronica nell'elenco a discesa Impostazioni lingua.

  6. Fare clic su Salva.

Se non si desidera ricevere più notifiche e avvisi personali tramite posta elettronica, eseguire le operazioni seguenti.

Per annullare la sottoscrizione di notifiche e avvisi personali tramite posta elettronica
  1. Sulla barra di avvio veloce della home page di Project Web App fare clic su Impostazioni personali e quindi selezionare Gestisci avvisi e promemoria personali.

    NotaNote
    L'indirizzo di posta elettronica a cui vengono inviati gli avvisi è riportato nella pagina Invia avviso per le attività e le relazioni sullo stato personali, accanto a Indirizzo di posta elettronica.
  2. Per annullare la sottoscrizione di avvisi per attività, espandere la sezione Attività e quindi deselezionare la casella di controllo relativa al tipo specifico di avviso e promemoria per cui si desidera annullare la sottoscrizione.

  3. Per annullare la sottoscrizione di avvisi per relazioni sullo stato, espandere la sezione Relazioni sullo stato e deselezionare la casella di controllo Si riceve una nuova richiesta di relazione sullo stato e tutte le caselle di controllo nella sezione Promemoria per relazioni sullo stato.

  4. Per annullare gli avvisi per errori di processi in coda, espandere la sezione Errori di processi in coda e deselezionare la casella di controllo Errori per qualsiasi processo personale in coda.

  5. Fare clic su Salva.

Gli utenti di Project Web App che gestiscono risorse possono configurare l'invio di notifiche e promemoria tramite posta elettronica alle risorse quando si verificano azioni specifiche.

Se si desidera configurare gli avvisi e le notifiche per le risorse gestite, eseguire le operazioni seguenti.

Per sottoscrivere avvisi e notifiche tramite posta elettronica per le risorse
  1. Nella colonna di spostamento della home page di Project Web App fare clic su Impostazioni personali e quindi selezionare Gestisci avvisi e promemoria risorse personali.

    NotaNote
    L'indirizzo di posta elettronica a cui vengono inviati gli avvisi è riportato nella pagina Gestisci avvisi e promemoria risorse personali, accanto a Indirizzo di posta elettronica.
  2. Per configurare gli avvisi per le attività assegnate alle risorse, espandere Attività dei membri del team personale e configurare le opzioni seguenti:

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica immediatamente al verificarsi di eventi specificati, selezionare le caselle di controllo appropriate nella sezione Avvisi per attività per impostare l'invio di avvisi quando i membri del team inviano nuove attività e assegnazioni oppure riassegnano e aggiornano attività.

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica a intervalli prestabiliti per le attività in scadenza, selezionare l'opzione appropriata in Promemoria per attività per impostare l'invio di promemoria prima della scadenza delle attività e specificare che il promemoria deve essere inviato solo a se stessi, solo ai membri del team o a entrambi. È inoltre possibile specificare il numero di giorni, settimane o mesi antecedenti alla data di scadenza di un'attività in cui deve essere inviato il messaggio di posta elettronica.

    • Se si desidera ricevere avvisi tramite posta elettronica a intervalli prestabiliti per le attività scadute, selezionare le caselle di controllo appropriate nella sezione Promemoria per attività per impostare l'invio di avvisi quando le attività sono scadute (e di nuovo finché l'attività scaduta non è stata completata) e selezionare l'opzione appropriata per specificare che gli avvisi devono essere inviati solo a se stessi, solo ai membri del team o a entrambi. È inoltre possibile specificare il numero di giorni, settimane o mesi successivi alla data di scadenza dell'attività in cui deve essere inviato l'avviso e la frequenza con cui devono essere inviati i promemoria fino al completamento dell'attività.

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica a intervalli prestabiliti per le attività in corso ma che non includono lavoro effettivo, selezionare le opzioni appropriate nella sezione Promemoria per attività per impostare l'invio di avvisi all'avvio di un'attività che non include lavoro effettivo e specificare che gli avvisi devono essere inviati solo a se stessi, solo ai membri del team o a entrambi. È inoltre possibile specificare il numero di giorni, settimane o mesi successivi all'avvio dell'attività in cui deve essere inviato l'avviso.

  3. Per configurare i promemoria per le relazioni sullo stato delle risorse, espandere Relazioni sullo stato delle risorse personali e Avvisi per relazioni sullo stato, quindi configurare le opzioni seguenti:

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica immediatamente quando le risorse inviano una relazione sullo stato, selezionare la casella di controllo appropriata nella sezione Avvisi per relazioni sullo stato.

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica a intervalli prestabiliti per le relazioni sullo stato in scadenza, selezionare l'opzione appropriata nella sezione Promemoria per relazioni sullo stato e specificare che gli avvisi devono essere inviati solo a se stessi, solo alle risorse o a entrambi. È inoltre possibile specificare il numero di giorni, settimane o mesi antecedenti alla data di scadenza della relazione sullo stato in cui deve essere inviato l'avviso.

    • Se si desidera ricevere messaggi di posta elettronica a intervalli prestabiliti per le relazioni sullo stato scadute, selezionare le opzioni appropriate nella sezione Promemoria per relazioni sullo stato per impostare l'invio di avvisi quando la relazione sullo stato di una risorsa è scaduta (e finché non viene inviata) e specificare che gli avvisi devono essere inviati solo a se stessi, solo ai membri del team o a entrambi. È inoltre possibile specificare il numero di giorni successivi alla data di scadenza della relazione sullo stato in cui deve essere inviato l'avviso e la frequenza con cui devono essere inviati i promemoria finché la relazione non viene inviata.

  4. Se per Project Server 2010 sono installati Multilingual User Interface Pack (MUI Pack), selezionare la lingua in cui ricevere le notifiche tramite posta elettronica nell'elenco a discesa Impostazioni lingua.

  5. Fare clic su Salva.

Se le risorse sono già configurate per la ricezione di notifiche e avvisi personali tramite posta elettronica, eseguire le operazioni seguenti per annullare la sottoscrizione.

Per annullare la sottoscrizione di notifiche tramite posta elettronica per le risorse
  1. Nella colonna di spostamento della home page di Project Web App fare clic su Impostazioni personali e quindi selezionare Gestisci avvisi e promemoria risorse personali.

  2. Per annullare la sottoscrizione di avvisi per le attività della risorsa, espandere Attività dei membri del team personale e quindi, nella sezione Avvisi per attività, deselezionare la casella di controllo relativa al tipo specifico di avviso per cui annullare la sottoscrizione

  3. Per annullare la sottoscrizione delle notifiche tramite posta elettronica inviate quando le risorse inviano relazioni sullo stato, espandere Relazioni sullo stato delle risorse personali e quindi, nella sezione Avvisi per relazioni sullo stato, deselezionare la casella di controllo Invia relazione sullo stato.

  4. Fare clic su Salva.

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