SharePoint 2010: Scopo della governance

Articolo
08/24/2016

L'istituzione di un programma di governance efficace e adeguato per una piattaforma di ampio come SharePoint è essenziale.

Steve Wright e Corey Erkes

Tratto da "Governance Pro SharePoint 2010" (Apress, 2012)

Perché stabilire governo su qualsiasi attività umana? Perché non basta far tutti fare proprio cosa? Non è libertà dovrebbe essere una buona cosa? Per una risposta, date un'occhiata a qualsiasi paese al mondo dove il governo ha fallito e un nuovo uno non ha sostituito subito. Non è una bella immagine.

Naturalmente, non riuscendo a assegnare quote di archiviazione sulla intranet aziendale non è suscettibile di provocare orde di colleghi impazziti combattere fino alla morte nel corso degli ultimi il toner fotocopiatrice. Più probabilmente, il sistema appena andrà in crash o essere lasciato in uno stato inutilizzabile. Lo sviluppo di politiche e norme e l'assegnazione di responsabilità ai reparti adatti crea un sistema in grado di supportare esigenze aziendali senza diventare un impedimento. O forse gli utenti gridando slogan arrabbiati mentre sventolando ardente torce sono una parte normale della vostra cultura aziendale?

La considerazione più importante nello sviluppo di vostra strategia di governance è determinare le esigenze degli utenti e adegua il piano del governo per soddisfare tali esigenze come efficacemente e discretamente possibile. Ciò richiede la comprensione dei processi di business degli utenti, preferenze e cultura lavoro.

SharePoint è un prodotto vario ampiamente con molte caratteristiche che possono essere produttivo, utile, confondere o fastidioso, a seconda delle esigenze degli utenti del sistema e come tali caratteristiche sono sfruttate. I due errori più comuni quando si stabiliscono governance sono per implementare troppo governo o troppo poco.

Non non c'è alcuna cosa come un'installazione di SharePoint con nessun governo. Anarchia non è un valore predefinito; essa è una scelta. Anche se un'organizzazione ha volutamente evitato mettendo le eventuali restrizioni sugli utenti, che è una scelta di governo. Siti di SharePoint, dove gli utenti hanno assolutamente libero sfogo sono fin troppo comune. Il risultato è più spesso un sito intasato con enormi quantità di dati, ma pochissime informazioni utili. Gli utenti non possono trovare nulla, tranne i contenuti più recenti che hanno aggiunto se stessi. Vecchi dati o contenuti hanno contribuito da altri possono pure essere su un floppy disk in desk di qualcuno per tutto il bene che li farà. Alla fine, il sito diventa lento e inaffidabile e cade in disuso.

Troppa governance, deruba d'altra parte, gli utenti della possibilità di innovare e di utilizzare la loro creatività per trovare nuovi modi di fare business. Se si dispone di una cultura aziendale intrinsecamente collaborativa, inutilmente limitare l'accesso a funzioni di collaborazione di SharePoint — come ad esempio i siti dei team, aree di lavoro documenti, wiki e social networking — può causare che la collaborazione di chiudere. In alternativa, i membri del team potrebbero abbandonare il portale di collaborare in modo efficace. Restrizioni di protezione eccessivamente aggressivo possono anche impedire agli utenti di trovare informazioni preziose di cui hanno bisogno per prendere decisioni aziendali importanti. Troppa governance, come troppo poco, è suscettibile di provocare un sistema che gli utenti non scelgono di utilizzare.

Nessuno vuole vivere in totale anarchia o in uno stato di polizia. Ecco perché efficace governance deve adottare un approccio "Riccioli d'oro". Non troppo poco, non troppo. Non caos, non la prigione. Si desidera che gli utenti di essere comodo utilizzo di SharePoint. Dovrebbe essere come naturale una parte della loro giornata lavorativa come l'apertura alla posta elettronica. In caso contrario, ti cercano modi più facili per eseguire le attività di fuori del portale. Dopo tutto, riccioli d'oro non stare a letto che era troppo morbido o troppo duro, ma in quello che è stato giusto.

Servizi SharePoint:

Il primo concetto che ti presentiamo è quello di un servizio. In questo contesto, un servizio è un insieme di funzionalità che il portale fornisce alla comunità degli utenti finali. In SharePoint, questi servizi potrebbero includere sub-sistemi discreti come Excel Services o PerformancePoint Services, ma hanno anche servizi più generale così come sito sicuro di autenticazione e di accesso tramite SSL. Un servizio è l'unità base di funzionalità di prendere in considerazione quando si pianifica la governance del vostro portale.

Un servizio ha un ciclo di vita che inizia con l'installazione e la configurazione del servizio, conosciuto anche come il servizio di provisioning. Una volta che il servizio viene effettuato il provisioning, deve essere monitorato e valutato per vedere quanto bene sta soddisfacendo esigenze degli utenti. Quando sono necessari miglioramenti, il servizio potrebbe aver bisogno di essere riconfigurato o aggiornati per soddisfare le esigenze di nuovi o affinati. A un certo punto, si può decidere di rimuovere un servizio perché non è più necessario. Quando un servizio viene dismesso, è spesso necessario migrare i dati associati a un altro servizio o sistema.

Che regolano il ciclo di vita di un servizio è un processo continuo che non si ferma fino a quando il servizio è in produzione. Ciò garantisce che il servizio continua a soddisfare i requisiti dell'organizzazione in modo sostenibile. Questo ciclo di monitoraggio continuo e rivalutazione sarà un tema ricorrente come esaminare tutti i processi utilizzati per governare un portale SharePoint.

Il primo passo per qualsiasi squadra di SharePoint è quello di identificare i servizi devono essere fornite. Questi servizi possono essere suddivisi in due categorie generali: obbligatori e facoltativi.

Servizi obbligatori

Alcuni servizi di SharePoint sono obbligatori nel senso che tali servizi sono fatti almeno parzialmente disponibili solo mediante la distribuzione di SharePoint. Voi non potete spegnerli completamente. Questi servizi forniscono l'infrastruttura su cui è costruito il resto del sito di SharePoint. È necessario pianificare per questi servizi prima di distribuire qualsiasi soluzione di SharePoint. Alcuni dei servizi più importanti sono:

**Autenticazione:**In questo modo SharePoint di identificare gli utenti sul sito. Rivolto al pubblico anche siti che consentono l'accesso "anonimo" devono essere in grado di identificare determinati utenti al fine di sostenere l'aggiornamento contenuti del sito. Per impostazione predefinita, gli utenti di SharePoint vengono identificati tramite un dominio Active Directory. Gli utenti possono essere autenticati anche con i servizi basati sulle attestazioni che utilizzano altri tipi di credenziali.
**Autorizzazione:**Controlla l'accesso alle risorse all'interno del sito. SharePoint utilizza un interno set di autorizzazioni, simile a file Access Control List (ACL), per controllare l'accesso alle sue risorse.
**Archiviazione dei dati:**SharePoint archivia la configurazione, contenuti e altri dati critici in una serie di database di Microsoft SQL Server ospitati su server di database all'interno dell'organizzazione.
**Amministrazione di fattoria:**Il sito Web Amministrazione centrale SharePoint è lo strumento principale per la configurazione dei servizi all'interno della farm. Ci sono anche gli strumenti della riga di comando e linguaggi di scripting che possono essere utilizzati per l'amministrazione. Gli utenti finali di questi strumenti sono in genere limitati ai professionisti IT il compito di mantenere il portale.

Deve installare, configurare e monitorare ciascuno di questi servizi per mantenere SharePoint in esecuzione bene.

Servizi opzionali

SharePoint è un gran numero di sottosistemi che può accendere e spegnere, quali sono i servizi opzionali. A seconda dell'edizione di SharePoint che stai usando, avrete diversi servizi opzionali, tra cui scegliere. Ecco alcuni esempi:

Servizi di SharePoint 2010 Foundation
Servizi di integrazione applicativa
Modello di oggetto client
SharePoint Designer Support
Sicurezza soluzioni in modalità sandbox
SharePoint 2010 Server Standard Edition
Pubblico di Targeting
Cerca
Organizzatore di contenuto
Documento Sets
Siti personali
SharePoint 2010 Server Enterprise Edition
InfoPath Forms Services
Servizi di Visio
Grafico Web part
PerformancePoint Services
Excel Services
Ricerca sensibile al contesto

È possibile rendere disponibili servizi aggiuntivi con l'aggiunta di altri Microsoft o prodotti di terze parti progettati per estendere la funzionalità di SharePoint. Alcune estensioni Microsoft includono Project Server, SQL Server Reporting Services, Dynamics CRM e Visual Studio Team Foundation Server. Estensioni e altri prodotti di terze parti forniscono ulteriore collaborazione, gestione documentale e gestione dei dati e reporting funzionalità all'interno di SharePoint. SharePoint è anche una piattaforma di sviluppo potente su cui le organizzazioni possono costruire le proprie applicazioni personalizzate.

Tutti questi servizi hanno le opzioni di configurazione differenti e considerazioni sulla protezione. Pianificazione di provisioning, monitoraggio e formazione utente intorno a questi servizi è un primo passo fondamentale. Una volta che il servizio completo di pianificazione è completa, il passo successivo di provisioning dovrebbe essere abbastanza semplice.

Uno delle verità sfortunato da notare su SharePoint, o qualsiasi piattaforma complessa, è che spesso è più difficile da aggiornare o riconfigurare un servizio che è di distribuirlo inizialmente. Questo riapprovvigionamento richiede almeno tanto pianificazione come l'installazione originale.

Servizio di monitoraggio

Un servizio di monitoraggio prevede la raccolta di dati su come viene utilizzato il servizio e quanto bene sta scontando la sua funzione designata. Monitoraggio può assumere forme diverse, a seconda del servizio. È possibile utilizzare qualcosa come PerfMon raccogliere una serie di metriche circa l'uso di ciascun server ad esempio CPU, memoria, rete e l'utilizzo del disco rigido. È anche possibile utilizzare i registri eventi di sistema e i file di registro di SharePoint per diagnosticare i problemi come presentano. Infine, le funzionalità incorporate di rilevamento sull'utilizzo di SharePoint possono produrre rapporti di dettagliare come i diversi servizi sono utilizzati nella produzione.

Non dimenticare di raccogliere dati dalla risorsa più preziosa avete — gli utenti. Hanno un valore inestimabile aiuto scrivania biglietti, denunce, complimenti e qualsiasi altra forma di feedback è possibile ottenere informazioni di servizio di pianificazione.

I servizi forniti di monitoraggio sarebbe inutile senza qualche modo di utilizzare i dati raccolti. La squadra di governo deve valutare periodicamente i dati raccolti per identificare i servizi che non vengono incontro alle esigenze dell'organizzazione per qualche motivo. Queste possono includere i servizi non viene utilizzate in modo efficace a causa di problemi tecnici, scarsa familiarità utente o variazioni alle esigenze degli utenti. Servizi potrebbero essere necessario essere riconfigurate per fornire una migliore funzionalità. Inoltre, è necessario considerare i servizi che non sono stati dispiegati per eventuale aggiunta al catalogo dei servizi forniti.

Servizio di rimozione delle autorizzazioni

La fase finale di qualsiasi servizio di rimozione delle autorizzazioni. In questa fase, è stato deciso — per una qualunque ragione — che il servizio non è più sarà offerti agli utenti. Disattivazione di un servizio è spesso difficile perché ci potrebbe essere una o due utenti o gruppi di utenti che vogliono continuare a utilizzare il servizio.

In questi casi, l'organizzazione deve fare il trade-off tra continuando a mantenere il servizio e la transizione di questi utenti di un modo alternativo di questi compiti. Nella maggior parte dei casi, ciò comporterà lo spostamento o la migrazione, i dati già presentano nel servizio in una nuova posizione — o, come minimo, l'archiviazione che i dati così può fare riferimento più tardi come necessario. Disattivazione di un servizio non dovrebbe essere visto come un fallimento, ma come una decisione strategica fatta a beneficio di tutti gli utenti e l'organizzazione nel suo complesso.

Una volta che le modifiche di servizi necessari sono state identificate, pianificazione deve iniziare per il provisioning, riconfigurazione o disattivazione di servizi per soddisfare le esigenze della comunità degli utenti. Questo chiude il ciclo sul ciclo di vita di servizio e consente al sistema di crescere e cambiare come necessario.

Steve Wright

Steve Wright è un senior manager in Business Intelligence Management (BIM) per Sogeti USA LLC in Omaha, Nebraska Ultima coltivano anni, Wright ha lavorato sul controllo del traffico aereo, finanziario, assicurativo e una moltitudine di altri tipi di sistemi. L'autore e ha esibito recensioni tecniche per molti titoli precedenti che copre i prodotti Microsoft, tra cui Windows, SharePoint, SQL Server e BizTalk.

Corey Erkes è un consulente di gestione per Sogeti USA LLC in Omaha, Nebraska Erkes ha lavorato con una vasta gamma di aziende in diversi punti i cicli di vita dei loro implementazioni di SharePoint. Egli è anche uno dei membri fondatori del gruppo utenti di SharePoint Omaha.

Per ulteriori informazioni su questo titolo e di altri libri simili, visitare apress.com. © 2012 Apress Inc. Tutti i diritti riservati. Stampato con il permesso di Apress. Copyright 2012. "Pro SharePoint 2012 Governance" da Steve Wright e Corey Erkes.