Microsoft SharePoint 2010 Pianificazione della governance

Articolo
08/24/2016

Per poter stabilire una struttura di governance efficiente, sono necessarie una ricerca, una pianificazione, un'esecuzione precisa, nonché una valutazione e una manutenzione costanti.

Steve Wright e Corey Erkes

Tratto da "SharePoint Governance" (Apress, 2012)

Così l'organizzazione ha deciso di distribuire una soluzione basata su SharePoint. Stai guardando hardware, licenze software, reti e tutti gli altri dettagli tecnici che vanno in distribuzione di SharePoint. A questo punto, ci sono altrettanti problemi non tecnici che si dovrebbe prendere in considerazione, ma probabilmente non sono all'avanguardia della vostra mente. Forse essi sembrare ovvi o sembrano essere qualcun altro preoccupazione. Queste sono:

Chi è lo sponsor esecutivo per questo progetto; o, in altre parole, chi sta pagando per questo?
Che cosa stai cercando di realizzare?
Come si manterrà il sistema una volta che è in atto?
Come si è assicurarsi che il sistema fornisce i servizi di business ha bisogno? Come sarà in grado di dire se essa non è fornire il valore?

Tutte queste domande conducono all'esigenza di governance. Purtroppo, rispondendo alle loro non otterrà il sistema ed esecuzione più veloce di tutti e non riuscendo a rispondere a loro non evitare ritardi. Ecco perché così tanti siti vengono distribuiti senza un piano di governo stabilita. È anche perché tanti non riescono. In un certo senso, i costi di avvio relativamente poco costoso e facile installazione di SharePoint contribuiscono a questo problema. Nessuna impresa prenderebbe in considerazione l'implementazione di un datacenter di svariati milioni di dollari senza un'idea chiara di ciò che essa sarebbe stata usata per e come sarebbe riuscito.

Idealmente, lo sponsor esecutivo dovrebbe essere la persona di avvio di governance del sistema. Questa è la persona che fornisce i finanziamenti per il progetto, che ha l'autorità per controllare i requisiti. Lo sponsor ha quindi un interesse acquisito nel visto che il sistema è ben gestito e restituisce il valore della società.

Il responsabile IT spesso il compito di creare l'ambiente SharePoint da qualcun altro nel business. In tal caso, dovrebbero immediatamente identificare lo sponsor esecutivo e coinvolgerli nello sforzo di governo. Senza il coinvolgimento dello sponsor, efficace governance non sarà possibile perché esso mancanza di sufficiente autorità.

L'operazione successiva è di stabilire la visione del sito. Questa dichiarazione descrive perché si sta creando il sito e che valore aspettano per restituire all'organizzazione. Ci sono molti riferimenti disponibili per la scrittura di dichiarazioni di buona visione e molti modi di scriverle. Qui ci sono alcuni suggerimenti da tenere a mente:

Scrivere l'istruzione come se il sistema già esiste e ha raggiunto tutti i suoi obiettivi.
L'istruzione dovrebbe essere non più di una o due frasi.
La visione dovrebbe essere abbastanza generale per coprire l'intero scopo del sistema, ma abbastanza specifici per guidare le successive decisioni per quanto riguarda la sua attuazione.
L'istruzione dovrebbe descrivere il ruolo del portale all'interno dell'organizzazione e il valore che essa intende fornire.

La dichiarazione sarà diversa per un'intranet, extranet o un sito Internet. Varierà a seconda della portata del portale attraverso reparti, divisioni o l'intera azienda. La visione dovrebbe riflettere le caratteristiche più importanti che forniranno il valore all'azienda senza soffermarsi sull'ovvio. Una dichiarazione di visione descrive ciò che il sito aspira a raggiungere per conto di business.

Oltre all'istruzione di visione, questo può essere buon tempo di considerare la creazione di una dichiarazione di intenti. La dichiarazione di intenti è simile all'istruzione visione che aiuta a guidare il processo decisionale. La differenza è che una dichiarazione di intenti descrive ciò che il sistema sta per fare, considerando che una dichiarazione di visione delinea quello che sta per essere. Può essere opportuno prendere in considerazione l'istruzione di missione a destra dopo la definizione della squadra di governo.

Una volta che hai definito la visione e la missione, è necessario capire la portata dello sforzo di governo. Questo va di pari passo con la portata del sistema. Ad esempio, se il sito servirà come intranet per una divisione all'interno della società, lo sforzo di governo si concentrerà sulle necessità di tale divisione. L'ambito consente di dire ciò che è e non è pertinente al progetto, e concentrarsi su ciò che sono più importante.

Iniziare a comunicare

La comunicazione tra la squadra di governo e il resto dell'organizzazione è essenziale. A questo punto, esso è una buona idea per iniziare aprendo le linee di comunicazione. Piani di comunicazione ed educazione formale saranno poi, ma solo ottenere la parola per ora:

Richiedere i volontari per la squadra di governo.
Richiedere i requisiti funzionali e dei contenuti proposti.
Richiedi tutte le idee che potrebbero aggiungere valore al portale nel tentativo di governo.

Leadership di governo

Si capisce che cosa stai cercando di realizzare e quello che tu non sei, è necessario montare un gruppo di condurre lo sforzo del governo. Questo è il Comitato per la governance. Non lasciate che il Comitato parola mettersi in cammino. Se la cultura dell'organizzazione visualizzazioni comitati come cose cattive, chiamano qualcos'altro. Alcune alternative comuni sono comitato direttivo, squadra di direzione, centro di eccellenza e così via. Qualunque sia il suo nome, questo gruppo imposterà le politiche e gli standard che rendono il sistema funzionano.

Prendere in considerazione i tipi di persone che dovrebbe rendere la squadra di governo. Questi includono i leader IT, business e management. In particolare, è necessario determinare le parti interessate del sistema. Queste sono le persone e i dipartimenti con un interesse acquisito nel vedere il progetto riuscire. Nella ricerca per attori del sistema, considerare queste domande:

Chi sta finanziando il sistema?
Chi è responsabile per il successo o il fallimento del sistema?
Chi utilizzerà il sistema?
Che impatto se il sistema non soddisfa le esigenze di business?
Chi spenderà tempo implementazione o il mantenimento del sistema?
Chi sarà responsabile per definire l'architettura delle informazioni del sistema?
Che fornirà e consumare il contenuto sul sistema?

È improbabile che tutte le parti interessate saranno in grado di impegnare il tempo necessario a partecipare attivamente lo sforzo del governo. Invece, ogni area dovrebbe nominare uno o più rappresentanti. Questi rappresentanti dovrebbero avere l'esperienza e la facoltà di prendere decisioni vincolanti per i loro rispettivi gruppi.

Questi membri del team diventerà mentori per gli utenti e sostenitori per il sistema all'interno dell'organizzazione da parte loro. Sia sicuro che chiunque da includere nella squadra di governo si impegna allo sforzo nel tempo e interesse.

Dovrebbero inoltre essere premiate e riconosciute per i loro contributi. Che partecipano a questo tipo di attività può essere molto tempo quando fatto bene. È importante che questa volta essere scomposto nel loro piano di carriera e del carico di lavoro complessivo. Chiunque per eseguire questo tipo di lavoro oltre e soprattutto chiedendo loro normale lavoro di 40 ore a settimana inevitabilmente trasformerà questo in una priorità bassa.

Impostare gli obiettivi

Come qualsiasi progetto, governance portale di SharePoint ha bisogno di un insieme di obiettivi ben definiti o obiettivi. Come con le dichiarazioni di visione, ci sono molte idee su come impostare obiettivi. Uno degli approcci più comuni è quello di utilizzare la smart approccio:

Specifico. Obiettivi dovrebbero specificare esattamente quello che deve essere compiuta.
Misurabili. Obiettivi dovrebbero essere quantificabili e concrete in modo da poter giudicare oggettivamente progresso, successo e fallimento.
Raggiungibile. Obiettivi mai dovrebbero essere impostati in modo tale che essi non possono essere pienamente realizzati. L'impostazione di un obiettivo che è difficile da raggiungere è buona. L'impostazione di un obiettivo che è fuori dalla portata è inutile.
Pertinenti. Obiettivi sempre dovrebbero contribuire a realizzare la missione e la visione del progetto.
Scadenze. Obiettivi dovrebbero venire con una data di scadenza. Un obiettivo a tempo indeterminato è di scarsa utilità, perché non ha mai realmente essere soddisfatti.

Quando si imposta il gol per un progetto di portale SharePoint, cercare di ricordare perché si sta intraprendendo il progetto. A realizzare la visione fornendo un bastone di misura per misura che il progresso gli obiettivi dovrebbero andare l'organizzazione più vicino.

Il mapping degli obiettivi per la governance portale spesso il valore specificato per il business. Questi possono comprendere le cose come ridurre il costo totale di proprietà, o il TCO, per il sistema e stabilire politiche e standard organizzativi. Si possono incontrare questi obiettivi attraverso la definizione e l'attuazione dei servizi all'interno del portale per gli utenti business.

Un'altra considerazione quando si stabiliscono gli obiettivi del governo sta creando un equilibrio tra flessibilità e controllo. Buona governance richiede un approccio equilibrato. Troppo poco controllo può causare una mancanza di messa a fuoco e uno spreco di tempo e risorse. Troppo controllo può soffocare l'innovazione e causare il sistema a cadere in disuso. Uno degli obiettivi dello sforzo governo dovrebbe essere a colpire efficacemente questo equilibrio.

Assegnare i ruoli e le responsabilità

Uno degli scopi primari di governance è garantire che tutte le persone coinvolte capisce che cosa ci si aspetta da loro. Questo processo inizia con la che istituisce i ruoli di ogni persona o dipartimento e l'assegnazione di responsabilità a quei ruoli. Qui ci sono alcuni ruoli comuni di governo e le responsabilità associate:

Sponsor esecutivo. Questo progetto "campione" è di solito associato con la parte del business fornire le risorse per il progetto.

Responsabile del progetto. Questa persona spinge avanti il progetto e spesso si occupa di facilitare incontri, garantendo le scadenze sono soddisfatte e comunicando con l'organizzazione a nome della squadra.

Proprietario di affari. Questo è di solito un gestore o membro del personale senior da una delle unità di business utilizzando il sistema. I proprietari di imprese aiutano a stabilire i requisiti di sistema e di fornire un canale per feedback degli utenti.

Utente mentore (allenatore). Il mentore o allenatore è impegnata ad aiutare gli utenti a ottenere il massimo dal sistema di e possa effettuare formazione formale o informale, scrivere i post del blog, rispondere alle domande e fare altre forme di tutoraggio come necessario.

Power User. Questa persona è abile con nuovi contenuti progettazione e implementazione all'interno del portale e maggio o non può essere tecnica, a seconda del tipo di contenuto aiutare autore.

Responsabile IT. I responsabili IT forniscono direzione per amministratori e sviluppatori connessi con il sistema.

Sviluppatore di applicazioni. Gli sviluppatori di applicazioni creano funzionalità personalizzate. Questo può includere nuove Web part, i flussi di lavoro, i moduli di InfoPath e così via. Gli sviluppatori eseguono personalizzazioni altamente tecniche oltre la portata degli utenti di potere.

Amministratore di sistema. Gli amministratori di sistema, installare, monitorare e aggiornare i server associati al portale.

Supporto. Risorse di supporto sono disponibili per rispondere a domande e risolvere problemi quando essi vengono segnalati dagli utenti finali.

Architetto dell'informazione. Questa persona aiuta i proprietari di imprese definire dei metadati, i flussi di lavoro, strutture sito e altri componenti che controllano l'organizzazione di informazioni.

Web Designer. Questa persona aiuta a stabilire il look and feel del sito in collaborazione con l'architetto dell'informazione e aiuta anche a sviluppatori e utenti di potere implementare il design del sito.

Proprietario del sito. Ogni sito di SharePoint ha uno o più proprietari che controllano l'accesso al sito.

Sito Designer. Il finestra di progettazione controlli in loco le liste, le biblioteche e altri contenuti all'interno del sito. Spesso, il sito proprietario e progettista del sito sono la stessa persona.

Collaboratore del sito. Un collaboratore del sito aggiunge nuovi o aggiornati contenuti per il sito.

Definire le responsabilità per i ruoli del precedente può essere semplice come la creazione di un elenco e l'assegnazione delle responsabilità per ogni ruolo. Mentre un ruolo può essere responsabile di un compito, altri ruoli sono spesso anche coinvolti. Ci sono numerose variazioni sulle definizioni di questi termini, ma l'idea generale è lo stesso.

Come inizia il tuo sforzo di governo, l'elenco delle attività sarà abbastanza breve. Il sistema cresce e problemi, può essere ampliato l'elenco come necessario per assicurare che tutti sono confortevoli, con i ruoli di tutti i soggetti coinvolti.

Steve Wright

Steve Wright è un dirigente di business management intelligenza per Sogeti USA in Omaha, Nebraska Ultima coltivano anni, Wright ha lavorato sul controllo del traffico aereo, finanziario, assicurativo e una moltitudine di altri tipi di sistemi. L'autore e ha esibito recensioni tecniche per molti titoli precedenti che copre i prodotti Microsoft, tra cui Windows, SharePoint, SQL Server e BizTalk.

Corey Erkes è un consulente di gestione per Sogeti USA in Omaha, Nebraska Erkes ha lavorato con una vasta gamma di aziende in diversi punti i cicli di vita dei loro implementazioni di SharePoint. Egli è anche uno dei membri fondatori del gruppo utenti di SharePoint Omaha.