Messaggistica unificata in Exchange Server

Si applica a: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Messaggistica unificata consente agli utenti di utilizzare il sistema di caselle vocali e altre funzionalità, incluse Outlook Voice Access e Regole ricezione chiamata. La messaggistica unificata combina la messaggistica vocale e di posta elettronica in una sola cassetta postale accessibile da diversi dispositivi. Gli utenti possono ascoltare i messaggi dalla Posta in arrivo o tramite Outlook Voice Access da qualsiasi telefono. È possibile controllare la modalità con cui gli utenti effettuano chiamate in uscita dalla messaggistica unificata e l'esperienza di chi effettua chiamate nell'organizzazione.

Oggi, gli amministratori IT gestiscono spesso il sistema di caselle vocali o le reti telefoniche e i sistemi di posta elettronica o le reti di dati come sistemi separati. Il sistema di caselle vocali e la posta elettronica sono caselle postali separate ospitate da server distinti e accessibili dal desktop per la posta elettronica e mediante telefono per la casella vocale.

Messaggistica unificata consente agli amministratori di Exchange di unire la messaggistica vocale e di posta elettronica in un'unica cassetta postale affinché i relativi utenti possano ascoltare i messaggi vocali nella propria cartella Posta in arrivo o utilizzando Outlook Voice Access da qualsiasi telefono. Utilizza l'archivio di Exchange per i messaggi di posta elettronica e vocali.

Nuove funzionalità

La messaggistica unificata è stata introdotta dapprima in Microsoft Exchange Server 2007, ma era disponibile anche in Exchange 2010. L'impostazione della funzionalità di messaggistica unificata in Exchange 2013 è simile alle precedenti versioni di Exchange. Tuttavia, sono state aggiunte nuove funzionalità e sono state apportate modifiche all'architettura. La messaggistica unificata viene ora considerata un componente o funzionalità secondaria delle funzionalità vocali offerte in Exchange 2013. Il termine Messaggistica unificata è ancora ampiamente usato nei cmdlet di Exchange Management Shell e nei servizi correlati alla messaggistica unificata e tutti i componenti della messaggistica unificata (inclusi dial plan, operatori automatici, criteri cassetta postale di messaggistica unificata e gateway IP di messaggistica unificata) insieme alla possibilità di gestire tali componenti di messaggistica unificata, si trovano all'interno del nodo Messaggistica unificata nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di Exchange.

I seguenti argomenti forniscono un'introduzione in merito a informazioni sulle funzionalità nuove o potenziate presenti in Messaggistica unificata di Exchange 2013:

• Modifiche all'architettura VoIP
• Supporto IPv6 in messaggistica unificata
• Miglioramenti alla segreteria telefonica preview
• Aggiornamenti del cmdlet di messaggistica unificata

Funzionalità di messaggistica unificata

Le funzionalità del sistema di caselle vocali presenti in Messaggistica unificata offrono vantaggi sia per gli utenti finali sia per gli amministratori.

Funzionalità per gli utenti finali

Quando si distribuisce messaggistica unificata, gli utenti possono accedere alle informazioni di segreteria telefonica, posta elettronica e calendario che si trovano nella cassetta postale da un client di posta elettronica, ad esempio Outlook o Microsoft Outlook Web App, da un telefono cellulare con Microsoft Exchange ActiveSync configurato o da un telefono. Inoltre, gli utenti possono utilizzare le seguenti funzionalità:

• Accesso alle informazioni di Exchange: gli utenti abilitati alla messaggistica unificata possono accedere a un set completo di funzionalità di segreteria telefonica da telefoni cellulari con supporto per Internet, Microsoft Office Outlook 2007 o versioni successive e Outlook Web App. Queste funzionalità includono molte opzioni di configurazione del sistema di caselle vocali, la possibilità di riprodurre un messaggio vocale dal riquadro di lettura, utilizzando una versione integrata di Windows Media Player, o dall'elenco dei messaggi, utilizzando gli altoparlanti del computer.

• Riproduci sul telefono: la funzionalità Play on Phone consente agli utenti abilitati alla messaggistica unificata di riprodurre i messaggi vocali tramite telefono. Se l'utente lavora in un ufficio aperto, sta utilizzando un computer pubblico o un computer non multimediale, o ancora sta ascoltando un messaggio vocale riservato, potrebbe non voler ascoltare il messaggio vocale con gli altoparlanti del computer. Egli può quindi ascoltare il messaggio vocale utilizzando qualsiasi telefono (di casa, dell'ufficio o cellulare).

• Modulo di segreteria telefonica: il modulo della segreteria telefonica è simile al modulo di posta elettronica predefinito. Offre agli utenti un'interfaccia per eseguire azioni quali la riproduzione, l'interruzione o la sospensione dei messaggi vocali, la riproduzione dei messaggi vocali da un telefono e l'aggiunta e la modifica di note.

  Il modulo del sistema di caselle vocali include Windows Media Player integrato e un campo per le note audio. Windows Media Player integrato e il campo delle note vengono visualizzati nel riquadro di lettura quando gli utenti visualizzano in anteprima un messaggio vocale oppure in una finestra separata quando il messaggio vocale viene aperto dagli utenti. Se gli utenti non sono abilitati alla messaggistica unificata o sul computer client non è stato installato un client di posta elettronica supportato, i messaggi vocali vengono visualizzati solo allegati di posta elettronica e il modulo del sistema di caselle vocali non è disponibile.

• Configurazione utente: un utente abilitato per la messaggistica unificata può configurare diverse opzioni di segreteria telefonica per la messaggistica unificata usando Outlook Web App. Ad esempio, l'utente può configurare i numeri di accesso telefonico e il numero Ascolta al telefono del sistema di caselle vocali, nonché reimpostare il PIN di accesso ai messaggi vocali.

• Rispondi alle chiamate: il servizio di risposta alle chiamate include la risposta alle chiamate in arrivo per conto degli utenti, la riproduzione dei messaggi di saluto personali, la registrazione dei messaggi e l'invio alla posta in arrivo come messaggio di posta elettronica.

• Regole di risposta alle chiamate: le regole di risposta alle chiamate consentono agli utenti abilitati per la segreteria telefonica di determinare come devono essere gestite le chiamate di risposta alle chiamate in arrivo. La modalità di applicazione delle regole ricezione chiamata alle chiamate in arrivo è simile alla modalità di applicazione delle regole di Posta in arrivo ai messaggi di posta elettronica in arrivo. Per impostazione predefinita, non è configurata alcuna regola risponditore automatico. Se un server Cassette postali risponde a una chiamata in arrivo, il chiamante è invitato a lasciare un messaggio vocale per l'utente chiamato. Utilizzando le regole ricezione chiamata, un chiamante può:

  • Lasciare un messaggio vocale per l'utente abilitato alla messaggistica unificata.
  • Eseguire il trasferimento a un contatto alternativo dell'utente abilitato alla messaggistica unificata.
  • Eseguire il trasferimento al sistema di caselle vocali di un contatto alternativo.
  • Eseguire il trasferimento ad altri numeri di telefono configurati dall'utente abilitato alla messaggistica unificata.
  • Utilizzare la funzionalità Trovami o individuare l'utente abilitato alla messaggistica unificata tramite un trasferimento da un operatore.

• Anteprima della segreteria telefonica: il server Cassette postali usa il riconoscimento vocale automatico (ASR) nei messaggi di segreteria telefonica appena creati. Quando gli utenti ricevono messaggi vocali, i messaggi contengono sia la registrazione sia il testo creati nel corso della registrazione. Gli utenti visualizzano il testo del messaggio vocale in un messaggio di posta elettronica da Outlook Web App o altri client di posta elettronica supportati.

• Indicatore di attesa dei messaggi: l'indicatore di attesa dei messaggi è una funzionalità presente nella maggior parte dei sistemi di segreteria telefonica legacy e può fare riferimento a qualsiasi meccanismo che indica l'esistenza di un nuovo messaggio. In Exchange 2007, questa funzionalità era fornita da un'applicazione di terze parti, che indicava la ricezione di un nuovo messaggio vocale tramite l'accensione di una spia luminosa sul telefono da tavolo. Questa funzionalità è stata aggiunta a Exchange 2010 e il software di terze parti non è più necessario. L'abilitazione o la disabilitazione dell'indicatore di messaggi in attesa viene effettuata nella cassetta postale dell'utente o in un criterio cassetta postale di messaggistica unificata.

• Notifiche di chiamata e segreteria telefonica senza risposta tramite SMS: quando gli utenti fanno parte di una distribuzione ibrida o Microsoft 365 o Office 365 e configurano le impostazioni della segreteria telefonica con il numero di telefono cellulare e configurano l'inoltro di chiamata, possono ricevere notifiche sulle chiamate perse e sui nuovi messaggi vocali sui telefoni cellulari in un sms tramite il servizio di messaggistica breve (SMS). Tuttavia, per ricevere questo tipo di notifiche, gli utenti devono prima configurare la messaggistica di testo e abilitare le notifiche per l'account.

• Segreteria telefonica protetta: La funzionalità Di messaggistica unificata è protetta che consente agli utenti di inviare messaggi privati. Il messaggio di posta è protetto dal servizio AD RMS (Active Directory Rights Management Services) e gli utenti non possono eseguire l'inoltro, la copia o l'estrazione del file vocale dal messaggio di posta elettronica. Sistema di caselle vocali protette aumenta la riservatezza della messaggistica unificata e consente agli utenti di limitare il pubblico per i messaggi vocali. Tale funzionalità è simile alla modalità di gestione dei messaggi di posta elettronica privati in Exchange 2007, ma viene ora applicata anche ai messaggi vocali.

• Outlook Voice Access: sono disponibili due interfacce utente di messaggistica unificata per gli utenti abilitati alla messaggistica unificata: l'interfaccia utente telefonica (TUI) e l'interfaccia utente vocale (VUI). L'insieme di queste due interfacce viene definito Outlook Voice Access. Gli utenti di Outlook Voice Access possono utilizzare Outlook Voice Access quando accedono al sistema di caselle vocali da un telefono interno o esterno. Gli utenti abilitati alla messaggistica unificata che effettuano una chiamata al sistema di caselle vocali possono accedere alla propria cassetta postale utilizzando Outlook Voice Access. Utilizzando un telefono, un utente abilitato alla messaggistica unificata può:

  • Accedere al sistema di caselle vocali
  • Ascoltare, inoltrare o rispondere ai messaggi di posta elettronica
  • Ascoltare le informazioni del calendario
  • Accedere o chiamare contatti memorizzati nella directory dell'organizzazione o un singolo contatto o gruppo di contatti presenti tra i contatti personali.
  • Accettare o annullare le convocazioni di riunione
  • Impostare un messaggio vocale per consentire ai chiamanti di sapere che l'utente chiamato non è disponibile
  • Impostare preferenze di protezione dell'utente e opzioni personali

• Indirizzamento di gruppo tramite Outlook Voice Access: in Exchange 2007, gli utenti possono usare l'interfaccia utente telefonica (TUI) o l'interfaccia utente vocale (VUI) in Outlook Voice Access per inviare messaggi di posta elettronica e vocali quando hanno eseguito l'accesso alla propria cassetta postale. Tuttavia, gli utenti potevano solo inviare un unico messaggio di posta elettronica a un singolo utente dei Contatti personali e a più destinatari dalla directory aggiungendo ogni destinatario singolarmente o aggiungendo il nome di una lista di distribuzione dalla directory dell'organizzazione. In Exchange 2013, gli utenti che accedono alla propria cassetta postale utilizzando Outlook Voice Access possono inviare messaggi di posta elettronica e vocali anche agli utenti di un gruppo salvato nei Contatti personali.

Funzionalità amministrative

Attualmente, la maggior parte degli utenti e dei reparti IT gestisce il sistema di caselle vocali separatamente dalla posta elettronica. Il sistema di caselle vocali e la posta elettronica sono caselle postali separate ospitate da server distinti e accessibili dal desktop per la posta elettronica e mediante telefono per il sistema di caselle vocali. La Messaggistica unificata offre un archivio integrato per tutti i messaggi e l'accesso al contenuto attraverso computer e telefono.

Gli amministratori di Exchange possono gestire la messaggistica unificata usando la stessa interfaccia usata per gestire il resto di Exchange, usando l'interfaccia di amministrazione di Exchange (EAC) e Exchange Management Shell. Possono:

• Gestire il sistema di caselle vocali e la posta elettronica da una singola piattaforma
• Gestire la messaggistica unificata mediante comandi di script
• Creare infrastrutture di messaggistica unificata altamente disponibili e affidabili

La Messaggistica unificata di Exchange 2013 offre agli amministratori:

• Un sistema di segreteria telefonica completo: la messaggistica unificata offre una soluzione di segreteria telefonica completa usando un unico archivio, trasporto e infrastruttura di directory. L'archiviazione viene fornita da un server Cassette postali e l'inoltro delle chiamate in arrivo da un gateway VoIP o IP PBX è gestito da un server Accesso client. Tutti i messaggi di posta elettronica e vocali possono essere gestiti da un singolo punto di gestione, utilizzando una singola interfaccia di amministrazione e un insieme di strumenti.

• Un modello di sicurezza di Exchange: il servizio Messaggistica unificata di Microsoft Exchange in un server Cassette postali e il servizio Router di chiamata di messaggistica unificata di Microsoft Exchange in un server Accesso client vengono eseguiti come un singolo account del server Exchange.

• Consolidamento dei sistemi di segreteria telefonica: attualmente, la maggior parte dei sistemi di messaggistica vocale richiede l'installazione di tutti i componenti di messaggistica vocale in ogni sede fisica di un'organizzazione. Con questo tipo di disposizione, i sistemi di caselle vocali nelle succursali si trovano all'esterno dell'ufficio centrale e devono essere amministrati in sede. Spesso il risultato corrisponde a maggiori oneri e complessità a livello di amministrazione. Messaggistica unificata consente di gestire il proprio sistema di caselle vocali da una postazione centrale. Per creare un sistema di gestione centralizzato per la messaggistica unificata, è possibile posizionare alcuni dei server Exchange in un datacenter o altre posizioni e il resto dei server Exchange sul posto e, quindi, distribuire i gateway VoIP, IP PBX o session border controller in tutte le succursali per sostituire il sistema di messaggistica vocale per ciascuna succursale. La distribuzione di un sistema di messaggistica vocale centralizzato di questo tipo può determinare un significativo risparmio a livello di costi legati all'hardware e all'amministrazione.

• Ruoli amministrativi predefiniti della messaggistica unificata: il set di ruoli amministrativi specifici della messaggistica unificata per la gestione delle funzionalità di messaggistica unificata e segreteria telefonica include quanto segue:

  • Cassette postali di messaggistica unificata
  • Prompt di messaggistica unificata
  • Messaggistica unificata

• Supporto fax in ingresso: Exchange 2013 offre il supporto fax incorporato in ingresso per gli utenti che dispongono di una cassetta postale abilitata per la messaggistica unificata. Possono ricevere messaggi fax tramite chiamate effettuate al loro numero di interno.

  I clienti che richiedono una soluzione fax devono distribuire una soluzione partner fax. Le soluzioni fax sono messe a disposizione da numerosi partner. Le soluzioni partner fax sono progettate per un'integrazione completa con Exchange e consentono agli utenti abilitati alla messaggistica unificata di ricevere fax in ingresso.

• Supporto per più lingue: tutti i Language Pack disponibili contengono il motore Sintesi vocale (TTS) e le richieste preregistrate per una lingua e un supporto asr specificati. Tuttavia, solo alcuni Language Pack contengono il supporto per l'anteprima di posta vocale. Il Language Pack per l'inglese (en-US) è incluso nel supporto di installazione ed è possibile scaricare ulteriori Language Pack di messaggistica unificata dall' Area download Microsoft.

• Operatore automatico: un operatore automatico è un set di prompt vocali che consente agli utenti esterni e interni di accedere al sistema di segreteria telefonica. Gli utenti possono utilizzare il tastierino numerico del telefono o gli input vocali per spostarsi nella struttura del menu dell'operatore automatico, chiamare un utente o individuare un utente all'interno dell'organizzazione e quindi eseguire la chiamata. Un operatore automatico consente all'amministratore di:

  • Creare un menu personalizzato per gli utenti esterni.
  • Definire messaggi di saluto informativi, messaggi di saluto per gli orari di ufficio e non di ufficio.
  • Definire la pianificazione delle festività.
  • Descrivere come eseguire la ricerca nella directory dell'organizzazione.
  • Descrivere la modalità di connessione al numero di interno di un utente, in modo da consentire agli utenti esterni di chiamare gli utenti specificandone l'interno.
  • Descrivere la modalità di esecuzione della ricerca nella directory dell'organizzazione, in modo da consentire ai chiamanti esterni di effettuare tale ricerca e chiamare un utente specifico.
  • Abilitare gli utenti esterni alle chiamate verso l'operatore.

Pianificazione e distribuzione della messaggistica unificata

La messaggistica unificata richiede l'integrazione della distribuzione di Exchange Server nel sistema di telefonia esistente all'interno dell'organizzazione. Una distribuzione corretta richiede un'attenta analisi dell'infrastruttura telefonica esistente e l'esecuzione della procedura di pianificazione corretta per distribuire e gestire il sistema di caselle vocali in Messaggistica unificata.

Quando si pianifica la distribuzione della messaggistica unificata, è necessario prendere in considerazione la progettazione ed altre questioni che potrebbero influire sulla possibilità di raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione in caso di distribuzione della messaggistica unificata. In genere, più la topologia della messaggistica unificata è semplice, più saranno semplici la distribuzione e la manutenzione. Installare una quantità di server Accesso client e Cassette postali e creare una quantità di componenti di messaggistica unificata corrispondenti al numero di dial plan di messaggistica unificata, operatori automatici e criteri cassetta postale di messaggistica unificata necessari per supportare gli obiettivi aziendali e organizzativi. Le grandi aziende con ambienti di rete e di telefonia complessi, più unità aziendali o altre strutture complesse richiedono una maggiore pianificazione rispetto alle organizzazioni più piccole, le quali presentano esigenze di messaggistica unificata relativamente semplici.

Per una corretta distribuzione della messaggistica unificata, è necessario considerare e valutare diversi fattori. È necessario comprendere i diversi aspetti della messaggistica unificata, nonché ogni componente e funzione, in modo tale da poter pianificare nel modo adeguato l'infrastruttura della messaggistica unificata e la relativa distribuzione. Destinare del tempo alla pianificazione e allo studio di questi fattori consente di evitare eventuali problemi durante la distribuzione della messaggistica unificata all'interno dell'organizzazione:

• Le esigenze dell'organizzazione.
• I requisiti di protezione dell'organizzazione.
• La telefonia esistente, la rete a commutazione di circuito e il sistema di caselle vocali corrente.
• La struttura della rete IP a commutazione di pacchetto corrente. Ciò include i propri dispositivi e punti di connessione LAN e WAN.
• L'ambiente Active Directory corrente.
• Il numero di utenti che dovrà essere supportato.
• Il numero di server Accesso client e Cassette postali necessari.
• Se verrà effettuata un'integrazione della messaggistica unificata con Microsoft Lync Server per l'abilitazione di Enterprise Voice.
• Il posizionamento di gateway VoIP, apparecchiature telefoniche e server Accesso client e Cassette postali.
• Il tipo di distribuzione della messaggistica unificata: locale o ibrido.
• I requisiti di archiviazione per gli utenti del sistema di caselle vocali.

Gestione della messaggistica unificata tramite Interfaccia di amministrazione di Exchange e Shell

Gestione tramite Interfaccia di amministrazione di Exchange

Exchange 2013 offre una singola console di gestione unificata per l'organizzazione che include tutti i componenti e le funzionalità di messaggistica unificata. L'interfaccia di amministrazione di Exchange offre un'interfaccia ottimizzata e semplificata per la gestione di distribuzioni locali, online o ibride. L'interfaccia di amministrazione di Exchange in Exchange 2013 sostituisce Exchange Management Console (EMC) e il Pannello di controllo di Exchange (ECP) in Exchange 2010. Alcune delle funzionalità dell'interfaccia di amministrazione di Exchange comprendono:

• Visualizzazione elenco: la visualizzazione elenco in EAC è stata progettata per rimuovere le limitazioni esistenti in ECP. ECP limitava la visualizzazione a 500 oggetti e, se si desiderava visualizzare gli oggetti non riportati nel riquadro dei dettagli, si doveva ricorrere alla ricerca e al filtraggio per trovare quegli oggetti specifici. In Exchange 2013, il limite visualizzabile nell'elenco EAC è di circa 20.000 oggetti. Inoltre, è stato aggiunto il paging per poter sfogliare i risultati. È anche possibile configurare le dimensioni delle pagine ed effettuare l'esportazione in un file CSV.

• Aggiungere/rimuovere colonne alla visualizzazione Elenco destinatari: è possibile scegliere le colonne da visualizzare ed è possibile salvare le visualizzazioni elenco personalizzate.

• Proteggere la directory virtuale ECP: è possibile partizionare l'accesso da Internet e Intranet dalla directory virtuale IIS ECP per consentire o impedire le funzionalità di gestione. Con questa funzionalità, è possibile concedere o negare l'accesso agli utenti che tentano di accedere al Pannello di controllo di Exchange utilizzando un accesso Internet esterno al proprio ambiente organizzativo, consentendo, però, l'accesso alle opzioni di Outlook Web App di un utente finale.

• Gestione delle cartelle pubbliche: in Exchange 2010 ed Exchange 2007 le cartelle pubbliche sono state gestite tramite la console di amministrazione delle cartelle pubbliche. Le cartelle pubbliche ora sono in Interfaccia di amministrazione di Exchange e non serve uno strumento a parte per gestirle.

• Notifiche: in Exchange 2013 l'interfaccia di amministrazione di Exchange ha ora un visualizzatore di notifiche che consente di visualizzare lo stato dei processi a esecuzione prolungata e, se si sceglie, ricevere una notifica tramite un messaggio di posta elettronica al termine del processo.

• Editor utenti RBAC (Role Based Controllo di accesso): in Exchange 2010 è possibile usare l'Editor utenti controllo degli accessi in base al ruolo per aggiungere utenti ai gruppi di ruoli di gestione. In Exchange 2013, la funzionalità Editor utente RBAC è ora disponibile nell'Interfaccia di amministrazione di Exchange e non è richiesto un ulteriore strumento per la gestione di RBAC.

• Strumenti di messaggistica unificata: in Exchange 2010 è possibile usare gli strumenti Statistiche chiamate e Log chiamate utente per fornire statistiche di messaggistica unificata e informazioni su chiamate specifiche per un utente abilitato alla messaggistica unificata. In Exchange 2013, gli strumenti Statistiche delle chiamate e Registri chiamate utente sono ora disponibili nell'Interfaccia di amministrazione di Exchange e non sono richiesti altri strumenti per gestirli.

Shell management

Exchange Management Shell, incorporata nella tecnologia Windows PowerShell, è una potente interfaccia della riga di comando che consente l'automazione delle attività amministrative. Shell consente di gestire ogni aspetto di Exchange. È possibile abilitare nuovi account di posta elettronica, creare connettori di invio e ricezione, configurare le proprietà di un database, gestire tutti gli aspetti della messaggistica unificata e altro ancora. Shell è in grado di eseguire tutte le attività eseguibili dall'interfaccia di amministrazione di Exchange più altre attività che non possono essere svolte nella suddetta interfaccia. In realtà, qualsiasi operazione si esegue dall'interfaccia di amministrazione di Exchange, è lo Shell che svolge l'attività in background.

Documentazione di messaggistica unificata

Nella seguente tabella, sono riportati i collegamenti agli argomenti che offrono maggiori informazioni sulla messaggistica unificata di Exchange e ne facilitano la gestione.