Utilità in primo piano: Backup dei file PST in sicurezza

Lo strumento gratuito di Backup cartelle personali di Microsoft può aiutarvi a fare il backup regolari del file PST degli utenti.

Lance Whitney

Backup dei file PST di Outlook di Microsoft è che richiede tempo, ma essenziale. Se l'organizzazione utilizza Outlook, è necessario fare questo a un certo punto. A meno che non si archiviano file PST degli utenti direttamente su un server, sono più probabile mantenuto su ogni singolo computer dove può essere perso o danneggiati per una serie di motivi. Per eseguire il backup di tali cartelle di posta elettronica così importante archivio, Microsoft offre l'utilità Backup delle cartelle personali.

Backup cartelle personali è un vecchietto, ma sempre un goody. Questo strumento può eseguire il backup di un intero file PST a intervalli regolari finché c'è spazio disponibile sul percorso di backup. Per impostazione predefinita, solo è pienamente compatibile con Outlook 2002, 2003 e 2007. Un'incisione di breve registrazione ti permetterà di lavorare con Outlook 2010 in modo esso verrà chiesto di eseguire il backup tuo PST.

Diciamo prima provarlo su un singolo computer che eseguono Outlook. Scaricare lo strumento di Backup delle cartelle personali da Microsoft Download Center e installare il file Pfbackup.

Se si utilizza Outlook 2002, 2003 o 2007, è possibile aprire Outlook dopo che lo strumento ha terminato l'installazione. Se utilizzi Outlook 2010, sarà necessario leggere il documento di supporto Microsoft, "come abilitare il Backup delle cartelle personali add-in lavorare con Outlook 2010," o semplicemente attenersi alla seguente procedura:

1. Aprire l'Editor del Registro di sistema (regedit. exe) come amministratore.
2. Passare alla seguente sottochiave:
   HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Microsoft.Outlook Backup.1.
3. Fare clic sul menu Modifica, scegliere nuovo e selezionare valore DWORD o valore DWORD (32-bit).
4. Rinominare il valore RequireShutdownNotification.
5. Fare doppio clic sul nome del nuovo valore e modificare i dati del valore a 1. Fare clic su OK.
6. Chiudere l'Editor del Registro di sistema e aprire Outlook 2010.

Dopo avere aperto Outlook, è necessario cercare il nuovo comando di Backup. In Outlook 2002, 2003 e 2007, fare clic sul menu File e selezionare Backup. In Outlook 2010, è necessario cliccare sull'opzione Add-Ins in alto per visualizzare la barra multifunzione Add-Ins. Scegliere il comando Backup.

Si dovrebbe vedere lo strumento di Backup delle cartelle personali di Outlook appaiono (vedere Figura 1). Fare clic sul pulsante Opzioni. Nella finestra Opzioni di Backup, è possibile impostare un promemoria per avere Outlook avvisare l'utente di eseguire una copia di backup. È possibile impostare la durata per dovunque da 1 a 999 giorni, ma il valore predefinito di sette giorni probabilmente funzionerà benissimo nella maggioranza dei casi.

Figura 1 Backup cartelle personali consente di impostare la durata di promemoria.

Vedrete i nomi dei file nella finestra Opzioni di Backup o file PST (vedere Figura 2). La maggior parte degli utenti può avere solo un singolo file per i loro conti aziendali. Alcuni possono avere due PSTs — uno per posta più recente e un file archiviato per la posta più anziane. Se questo è il caso, è possibile eseguire il backup entrambi i file.

Figura 2 È possibile selezionare i file PST si desideri eseguire up

Infine, sarà necessario impostare la posizione di archiviazione per i backup. Questo può essere una questione spinosa a molte organizzazioni, come file PST degli utenti spesso possono crescere a consumare diversi gigabyte. Trovare un posto per tutti quei backup pesante di casa può essere problematico.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e la quantità di spazio libero sul vostro server, è possibile impostare le posizioni di backup in una condivisione di rete. Questa potrebbe essere la condivisione di rete personale dell'utente. Un'altra opzione è di avere gli utenti indietro fino alla sicura unità USB o altri supporti portatili. Si potrebbe anche scegliere di memorizzare backup utente desktop su un backup server e computer portatile su un dispositivo portatile. Ad ogni modo, valutare attentamente i vostri piani di archiviazione di backup per assicurarsi che soddisfa le tue esigenze.

Digitare o selezionare il percorso che hai scelto per il backup. Fare clic su OK dopo aver effettuato le selezioni per chiudere la finestra Opzioni di Backup. Volete testare il backup cliccando il comando Salva Backup. Outlook vi dirà ha bisogno di uscire prima che è possibile eseguire il backup delle cartelle personali di vostra (vedere Figura 3).

Figura 3 sarà necessario chiudere Outlook prima di impegnarsi in un percorso di archiviazione per i backup.

Il passo successivo è per uscire da Outlook. Si dovrebbe vedere una copia del File Windows dialogo standard che mostra il percorso di backup viene essere copiato il PST (vedere Figura 4).

Figura 4 su uscita, Backup delle cartelle personali copierà i tuoi file PST selezionati.

Una volta che il file viene copiato, è possibile controllare il percorso di backup per garantire che il PST è stato infatti completamente copiato. Puoi anche aprire Outlook ed eseguire nuovamente lo strumento di Backup. Questa volta, fare clic su Backup Open. Scegliere il file PST di backup. Sarà poi aggiungere il backup come file di dati separati per Outlook, che può navigare per confermare che tutte le cartelle corrette e i messaggi sono stati sottoposti a backup.

È sempre possibile aprire il backup, sia per recuperare un e-mail individuale che è stato perso o cancellato o di recuperare l'intera cartella nel caso il PST principale è perso o danneggiato. Può anche manualmente il backup il PST in qualsiasi momento. Anche se fate questo, ancora riceverai un promemoria di backup basato sul numero di giorni che è stata selezionata nella finestra Opzioni di Backup.

Dopo aver testato con successo lo strumento di Backup delle cartelle personali su un singolo PC, è il momento di rotolare fuori agli utenti. È possibile aggregare il file Pfbackup e l'incisione del Registro di sistema per Outlook 2010 in uno script automatico e installarlo tramite uno script di accesso o un altro metodo di distribuzione. Naturalmente, dovrete anche spiegare agli utenti come eseguire lo strumento di una volta che è installato.

Lo strumento di creazione, trovare lo spazio di backup e ottenere agli utenti di eseguire il backup di loro PSTs potrebbe richiedere una discreta quantità di tempo e fatica. Ma quando si pensa che circa la quantità di informazioni vitali sono memorizzare gli utenti di Outlook in questi giorni, è necessario assicurarsi che le informazioni sono sostenute in maniera regolare.

Lance Whitney è una scrittrice, addestratore software e consulente IT. Egli ha trascorso innumerevoli ore tweaking Windows Workstation e server. Originariamente un giornalista, un buio lanciandosi nel mondo dell'IT nei primi anni ' 90.

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