Collaborazione in Exchange Online

Microsoft 365 o Office 365 e Exchange Online offrono diverse funzionalità che consentono agli utenti finali di collaborare facilmente tramite posta elettronica.

Ognuna di queste funzionalità, descritta nelle sezioni seguenti, ha un'esperienza utente e un set di funzionalità diversi e deve essere usata in base a ciò che gli utenti devono eseguire e a ciò che l'organizzazione può fornire.

In questo argomento vengono confrontate le funzionalità di collaborazione per facilitare la scelta del tipo di funzionalità da offrire agli utenti.

Cartelle pubbliche

Le cartelle pubbliche sono progettate per l'accesso condiviso e offrono un metodo semplice ed efficace per raccogliere, organizzare e condividere le informazioni con altre persone del gruppo di lavoro o dell'organizzazione.

Le cartelle pubbliche organizzano il contenuto in base a una gerarchia diretta facile da sfogliare. Gli utenti scoprono contenuti interessanti e pertinenti esplorando gli opportuni rami della gerarchia. Gli utenti visualizzano sempre la gerarchia completa nella visualizzazione cartelle di Outlook. Le cartelle pubbliche rappresentano un'ottima tecnologia per l'archiviazione dei gruppi di distribuzione. Una cartella pubblica può essere abilitata alla posta elettronica e aggiunta come membro di un gruppo di distribuzione. La posta elettronica inviata al gruppo di distribuzione viene aggiunta automaticamente alla cartella pubblica per riferimenti futuri. Le cartelle pubbliche offrono anche una semplice condivisione dei documenti e non richiedono l'installazione di SharePoint nell'organizzazione. Infine, gli utenti finali possono usare cartelle pubbliche con i client Di Outlook supportati seguenti: Outlook 2010 o versioni successive e Outlook sul web (precedentemente noto come Outlook Web App), ma con alcune limitazioni.

Per altre informazioni, vedere Cartelle pubbliche in Microsoft 365 o Office 365 e Exchange Online.

Cassette postali condivise

Una cassetta postale condivisa è una cassetta postale a cui possono accedere più utenti designati per leggere e inviare messaggi di posta elettronica e per condividere un calendario comune. Le cassette postali condivise possono fornire un indirizzo di posta elettronica generico , ad info@contoso.com esempio o sales@contoso.com, che i clienti possono usare per informarsi sull'azienda. Se alla cassetta postale condivisa è assegnata l'autorizzazione Invia come quando un utente delegato risponde al messaggio di posta elettronica, può apparire come se la cassetta postale (ad esempio , sales@contoso.com) rispondesse, non l'utente effettivo.

Per altre informazioni, vedere Cassette postali condivise in Exchange Online.

Gruppi

I gruppi, noti anche come gruppi di distribuzione, sono una raccolta di due o più destinatari presenti nella rubrica condivisa. Quando un messaggio di posta elettronica viene inviato a un gruppo, tale messaggio viene ricevuto da tutti i membri del gruppo. I gruppi di distribuzione possono essere organizzati in base a un determinato oggetto di discussione, ad esempio "Amanti dei cani" o in base a utenti che condividono una struttura di lavoro comune che richiede comunicazioni frequenti.

Per ulteriori informazioni, vedere Destinatari in Exchange Online.

Quale utilizzare?

Nella tabella seguente viene fornita una rassegna rapida di ogni singola funzionalità di collaborazione per agevolarne la scelta.

Cartelle pubbliche Cassette postali condivise Gruppi
Tipo di gruppo Con le dovute autorizzazioni, ciascun utente dell'organizzazione può accedere ed eseguire ricerche nelle cartelle pubbliche. Le cartelle pubbliche sono ideali per mantenere la cronologia o le conversazioni dei gruppi di distribuzione. Delegati che lavorano a nome di un'identità virtuale e possono rispondere ai messaggi di posta elettronica come identità di cassetta postale condivisa. Esempio: support@tailspintoys.com Gli utenti che devono inviare messaggi di posta elettronica a un gruppo di destinatari con interessi o caratteristiche comuni.
Dimensione ideale del gruppo Grandi dimensioni Piccolo1 Grandi
Access Accessibile da tutti gli utenti dell'organizzazione. Agli utenti possono essere concesse le autorizzazioni di accesso completo e/o Invia come. Con le autorizzazioni di accesso completo, gli utenti possono anche aggiungere la cassetta postale condivisa al profilo di Outlook personale per accedere alla cassetta postale condivisa. Per i gruppi di distribuzione, i membri devono essere aggiunti manualmente. Per i gruppi di distribuzione dinamici, i membri vengono aggiunti in base ai criteri di filtro.
Calendario condiviso? No
La posta elettronica arriva nella cartella Posta in arrivo personale dell'utente? No. La posta elettronica arriva nella cartella pubblica. No. La posta elettronica arriva nella posta in arrivo della cassetta postale condivisa. Sì. Sì, i messaggi di posta elettronica arrivano nella cartella Posta in arrivo di un membro del gruppo di distribuzione.
Client supportati Outlook 2010 o versioni successive
Outlook sul Web
Outlook 2010 o versioni successive
Outlook sul Web
Outlook 2010 o versioni successive
Outlook sul Web

Nota

1 A seconda del carico di lavoro, le dimensioni ideali del gruppo possono essere molto piccole (non più di 25). Se più di alcuni utenti devono accedere contemporaneamente a una cassetta postale condivisa, prendere in considerazione una delle altre opzioni.