SharePoint

Una panoramica di Microsoft Office SharePoint Server 2007

Thomas Rizzo

Panoramica:

• Integrazione Web di SharePoint
• Gestione contenuti
• Business intelligence

Due fenomeni stanno mutando il modo in cui le aziende operano in quello che Microsoft chiama "il nuovo mondo del lavoro". In primo luogo, i team che lavorano in collaborazione sono sempre più spesso dislocati in paesi diversi e

spesso lavorano anche in ore differenti del giorno. Di conseguenza, il software di collaborazione è divenuto sempre più importante per supportare la natura globale del lavoro. In secondo luogo, si assiste ad un'enorme crescita nell'utilizzo di informazioni digitali e contemporaneamente gli obblighi di conformità che circondano questa attività diventano sempre più complessi. Le società si stanno confrontando con la possibilità di permettere la collaborazione e lo scambio di informazioni, garantendo nello stesso tempo sia la sicurezza che la privacy. Una soluzione in grado di soddisfare tutte queste richieste (comunicazione da un continente all'altro e tra fusi orari differenti, strumenti di collaborazione effettiva e gestione sicura delle informazioni) è assolutamente determinante per sfruttare al meglio le proprie risorse umane e informative.

L'introduzione di Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 riunisce diverse tecnologie in un'unica piattaforma integrata e una serie di servizi per l'impresa. Queste tecnologie spaziano dalla collaborazione ai portali, alla ricerca aziendale, ai flussi di lavoro fino ai processi aziendali. MOSS rappresenta la nuova generazione di SharePoint Portal Server (SPS) basata su Windows® SharePoint Services (WSS). Un modo semplice di comprendere come MOSS e WSS funzionano insieme è quello di vedere il grafico a torta della Figura 1. Le aree in verde rappresentano il servizio fornito da WSS e dal momento che MOSS è progettato in base a WSS, l'intera torta è coperta da MOSS. MOSS in particolare offre la gestione dei portali, delle ricerche dei contenuti d'azienda, dei processi e dei moduli aziendali e delle componenti business intelligence.

Figura 1** Servizio basato su MOSS e WSS **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

La parte seguente di questo articolo esporrà le caratteristiche tecnologiche più importanti di MOSS e il modo in cui utilizzarle per rendere i propri utenti più produttivi.

SharePoint si unisce a Web 2.0

Web 2.0, Enterprise 2.0, applicazioni composte, contenuti community-driven, o comunque li si voglia chiamare, tecnologie Internet quali AJAX, RSS, blog e siti wiki stanno offrendo agli utenti un maggiore controllo sui propri contenuti, un maggiore controllo sulla propria collaborazione e un maggiore controllo sulle modalità con cui i dati arrivano fino a loro. Inoltre gli utenti vogliono l'interattività di Windows unita alla facilità di impiego e di utilizzo fornita dal Web. Ma esportare concetti propri di Internet in un ambente aziendale presenta nuove problematiche. È possibile, per esempio, verificare e dare credito alla fonte che fornisce il servizio? E questo si integra in maniera impeccabile con l'infrastruttura esistente?

MOSS 2007 offre nuove caratteristiche e migliora la piattaforma di collaborazione esistente tramite funzionalità integrate per la gestione dei documenti e per i meccanismi di avviso e aggiungendo nuove funzionalità come i blog (vedi Figura 2), i siti wiki e una sezione Web per la pubblicazione e la ricezione di feed RSS. Quando si utilizza Microsoft Office Outlook® 2007, è possibile eseguire una sincronizzazione bidirezionale tra Outlook e Microsoft SharePoint dei dati utili alla collaborazione come calendari, attività e contatti. Se si desidera modificare un contatto o spostare un appuntamento di lavoro, è possibile eseguire la modifica sia in Outlook sia in SharePoint e le modifiche apportate appariranno automaticamente anche nell'altro programma.

Figura 2** MOSS 2007 supporta Blog and siti Wiki **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Outlook supporta anche la disponibilità offline delle proprie librerie di documenti. È possibile effettuare modifiche dei documenti anche quando si è disconnessi dalla rete e sincronizzarli una volta ritornati online.

Inoltre MOSS offre la possibilità di controllare e applicare gli obblighi di conformità ai contenuti community-driven, cosicché tali nuove funzionalità non richiedono ai clienti di rinunciare alla facilità di gestione e alla sicurezza.

Una delle più importanti innovazioni di MOSS è l'accresciuta personalizzazione del portale. MOSS presenta un My Site riorganizzato che sfrutta pienamente la funzionalità di un sito SharePoint. Gli utenti hanno la possibilità di creare elenchi, librerie di documenti o siti secondari a partire da My Site e personalizzare la consultazione di questi siti sia per uso personale sia per l'utilizzo da parte del proprio gruppo di lavoro. My Site fornisce inoltre sezioni Web per l'organigramma societario e il reperimento dei dipendenti, compresi avvisi di modifiche nei dati dei propri colleghi, come il numero di telefono, la posizione, l'indirizzo dell'ufficio o altre informazioni. La figura 3 mostra un My Site personalizzato di MOSS.

Figura 3** My Site supporta diverse caratteristiche SharePoint-Centric **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

Enterprise Search

Quando i dischi fissi erano di piccole dimensioni, era facile ricordare dove fossero archiviati i dati. Da quando gli archivi si sono ampliati enormemente, e con essi le capacità potenzialmente illimitate degli utenti di riempirli, le funzioni di ricerca sono diventate una componente fondamentale di ogni architettura dell'informazione. MOSS fornisce funzionalità avanzate per la ricerca aziendale negli archivi, progettate sulla piattaforma di ricerca precedentemente fornita con SPS 2003. MOSS 2007 continua a supportare la ricerca in archivi di condivisione file, siti Web, Exchange Server e Lotus Notes, ognuno dei quali è considerato un archivio di dati non strutturati.

Ciò che SPS non forniva facilmente era la capacità di ricerca all'interno di archivi strutturati quali applicazioni line-of-business o database relazionali. Inoltre, archivi strutturati e non strutturati sono integrati dai dati personali e dalla competenza di ogni dipendente che partecipa all'organizzazione. MOSS può effettuare ricerche in archivi strutturati mediante una nuova tecnologia denominata Business Data Catalog (BDC) e può ricercare personale e competenze mediante la innovativa Knowledge Network.

La tecnologia BDC consente di connettersi, passare in rassegna ed effettuare ricerche in sistemi che mettono a disposizione i loro dati mediante provider ADO.NET sia mediante servizi Web. È possibile creare un file di configurazione XML che contenga tutte le informazioni necessarie per connettersi al sistema che si desidera. Questa procedura può includere il nome del server o dell'endpoint, la modalità con cui enumerare e recuperare gli oggetti da quel sistema, qualsiasi filtro supportato dal sistema back-end e la modalità con cui i dati back-end dovranno essere mappati in dati SharePoint. In questa maniera è possibile utilizzare le funzionalità di ricerca aziendale comprese in SharePoint per ricercare dati BDC come se si accedesse agli archivi di altre aziende.

SharePoint crea per ogni azienda, in maniera predefinita, una pagina di profilo dal sistema back-end. È possibile personalizzare queste pagine di profilo nello stesso modo in cui si fa con SharePoint. La figura 4 mostra una pagina di profilo personalizzata che restituisce sia dati aziendali che altre informazioni. Inoltre, SharePoint comprende un numero di sezioni Web di dati aziendali che consentono di visualizzare dati BDC data nelle pagine di profilo e anche, in alternativa, di filtrare su quelle pagine dati basati sulle informazioni personali disponibili. Dal momento in cui i dati aziendali sono mappati su SharePoint, è possibile accedere ai propri dati tramite gli elenchi SharePoint utilizzando il nuovo tipo di colonna Business Data. Non c'è più possibilità di errori di immissione e di pulitura dei dati dal momento che i dati riportati negli elenchi provengono dall'autorevole sistema back-end.

Figura 4.** Estrarre dati aziendali da servizi back-end a pagine SharePoint **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

La rete di conoscenza fornisce un ottimo modo di ricercare personale e competenze. Le reti sociali all'interno dell'azienda sono il modo in cui oggi si svolge l'attività lavorativa. In molti casi i dipendenti potrebbero essere più produttivi se fossero in grado di trovare persone esperte in grado di supportarli nella risoluzione dei problemi aziendali sui quali lavorano. Tuttavia se la ristretta cerchia dei colleghi più prossimi non possiede la conoscenza di cui necessita, è probabile che la ricerca si interrompa. Con la rete di conoscenza, invece di fare affidamento solo sulla rete sociale, il software aiuta a costruire una mappa sociale della organizzazione e consente di ricercare all'interno di quella rete sociale. È possibile ordinare i risultati a seconda della distanza sociale e filtrarli attraverso metadati come la posizione lavorativa o il dipartimento.

Come ogni soluzione che si occupa delle persone e delle loro informazioni personali, la rete di conoscenza offre un ottimo modello di sicurezza e privacy in modo tale che gli utenti debbano scegliere di partecipare alla rete e possano controllare cosa viene visualizzato in quali parti della rete. La rete di conoscenza sfrutta sia le informazioni provenienti dal proprio server sia dal My Site di SharePoint. Possiede anche un componente client che si inserisce in Outlook e nel software di Instant Messaging per rilevare e-mail e contatti. Dal lato cliente, è possibile controllare quando si verifica il rilevamento delle informazioni e che cosa viene pubblicato sul profilo server. Una delle lacune dei sistemi di competenze è la capacità di mantenere aggiornati i dati che riguardano il personale. Con la rete di conoscenza, il software mantiene aggiornate tutte le informazioni permettendo contemporaneamente agli utenti di controllare la visibilità e l'accessibilità dei propri dati.

Gestione contenuti aziendali

Oltre alla semplice gestione di documenti, MOSS 2007 fornisce una solida gestione dei contenuti aziendali mediante l'aggiunta di un supporto per la gestione di archivi, contenuti Web e moduli elettronici. Le funzionalità di gestione archivi di SharePoint comprende la possibilità di creare un archivio gestito che si accordi con le proprie esigenze di conformità, quali la conservazione dei contenuti, la revisione, l'applicazione di codici a barre e l'etichettatura. Mediante una stretta integrazione con Exchange Server, l'archivio dei documenti ha la possibilità di contenere messaggi e-mail come documenti ufficiali in aggiunta alle informazioni create e archiviate in SharePoint. Le funzionalità di gestione dei registri consente di eseguire ricerche legali fra i propri registri e diritti legali in modo da poter fare a meno dei propri criteri di conformità (in base alle procedure legali che richiedono di mantenere il contenuto più a lungo di quanto stabilito da tali criteri).

Nell'ambito della gestione dei contenuti Web, MOSS 2007 sostituisce ora Microsoft Content Management Server 2002. Con tale cambiamento, SharePoint può ora soddisfare ogni bisogno in merito al Web, da intranet a extranet fino ai siti Internet. Possedendo tutte queste funzionalità in SharePoint, è necessario supportare una sola tecnologia su tutta la propria infrastruttura. SharePoint supporta la distribuzione dei contenuti in modo da poter avere due separati server di prova e di distribuzione. Inoltre SharePoint ha reso la personalizzazione dei siti ancora più semplice con il supporto delle pagine master ASP.NET 2.0. In aggiunta, per scenari multilingue, SharePoint supporta le varianti del sito e perciò un singolo sito può avere varianti multiple e consentire un reindirizzamento automatico a seconda delle impostazioni della lingua nel browser dell'utente che apre la pagina.

Per i moduli elettronici, SharePoint aggiunge una nuova funzionalità denominata InfoPath® Forms Services, che consente la conversione dei propri moduli InfoPath in moduli elettronici. Il procedimento comporta la creazione di moduli InfoPath, la spunta di una casella nella tabella di progettazione che segnali l'eventuale utilizzo di funzioni che non consentono la conversione Web e il salvataggio del modulo in una directory sicura entro un elenco SharePoint. A questo punto gli utenti potranno utilizzare un normale browser per vedere, modificare e inviare i moduli.

Una richiesta importante degli utenti di SPS 2003 era quella di potenziare le funzionalità del flusso di lavoro, dal momento che molti clienti desideravano incorporare i flussi di lavoro nei contenuti che archiviavano in SharePoint. MOSS fa molto più che migliorare il flusso di lavoro e aggiunge le innovative funzionalità Windows Workflow Foundation di .NET Framework 3.0. Ciò permette di costruire flussi di lavoro su Windows Workflow Foundation e di far funzionare quei flussi di lavoro in SharePoint. Oltre a comprendere Windows Workflow Foundation, SharePoint include anche un numero ulteriore di flussi di lavoro, come l'approvazione e la firma di documenti. La figura 5 mostra come configurare un flusso di lavoro aggiuntivo in MOSS.

Figura 5.** Impostare flussi di lavoro in MOSS **(Fare clic sull'immagine per ingrandirla)

MOSS permette di controllare i propri flussi di lavoro in modo da poter osservare lo stato dell'attività corrente nonché la cronologia. Inoltre SharePoint si integra con i clienti Office e in questo modo gli utenti finali possono avviare flussi di lavoro dalle proprie applicazioni Office. In aggiunta essi possono rendersi conto di quando un flusso di lavoro è stato loro assegnato e hanno la possibilità di completare quelle attività senza dover continuamente abbandonare le proprie applicazioni Office.

Le potenzialità di MOSS si estendono anche ai portali di informazioni commerciali. Normalmente questi portali contengono report, grafici e tabelle di dati che è possibile ordinare e filtrare e illustrazioni che possono aiutare a rappresentare visivamente lo stato dei dati. Con MOSS, per produrre portali di informazioni commerciali si tratta semplicemente di creare una nuova pagina utilizzando un modello di pannello personale Business Intelligence (BI). Il pannello personale BI comprende, in maniera predefinita, un elenco di indicatori di prestazione chiave (KPI) e Excel® Web Access Web Part.

L'elenco KPI è un nuovo tipo di elenco contenuto in MOSS che consente di connettersi a fonti di informazioni come Excel, SQL Server™ Analysis Services, elenchi SharePoint, o a informazioni inserite manualmente, e permette di rilevare i propri KPI a partire da queste fonti di dati. Con l'elenco KPI, è possibile visionare i valori correnti, i valori obiettivo, le tendenze e lo stato utilizzando indicatori visivi.

Excel Web Access fa parte dei Excel Services di MOSS, una versione sul lato server di Excel che permette di calcolare e visualizzare le proprie informazioni Excel mediante un browser. Per utilizzare Excel Services, è possibile pubblicare i propri fogli di calcolo direttamente dall'applicazione desktop Excel su un percorso sicuro in SharePoint. Gli utenti possono a questo punto visionare da Excel il foglio di calcolo o i grafici utilizzando il proprio browser. Inoltre, se sono presenti parametri o filtri, gli utenti possono servirsi di queste funzionalità per modificare la lettura da parte del browser delle informazioni Excel.

Per saperne di più

Sebbene siamo stati in grado di esporre soltanto una piccola parte delle funzionalità di MOSS, è disponibile un'ampia gamma di risorse online per proseguire l'apprendimento. Il nostro suggerimento è di cominciare dallo SharePoint Team Blog e dallo SharePoint Server TechCenter.

Thomas Rizzo è direttore del gruppo SharePoint di Microsoft. In precedenza, ha lavorato nei gruppi SQL Server ed Exchange Server. Tom è anche autore di quattro libri. È possibile contattarlo all'indirizzo thomriz@microsoft.com.

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