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Gestire le cassette postali degli utenti in Exchange Online

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Dopo aver creato una cassetta postale utente, è possibile apportare modifiche e impostare proprietà aggiuntive usando l'interfaccia di amministrazione di Exchange o Exchange Online PowerShell.

Che cosa è necessario sapere prima di iniziare?

Usare EAC per configurare le proprietà delle cassette postali degli utenti

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare aCassette postalidestinatari>.

  2. Nell'elenco delle cassette postali utente fare clic sulla cassetta postale per cui si desidera modificare le proprietà. Viene visualizzato un riquadro di visualizzazione per la cassetta postale utente selezionata.

  3. Le proprietà per le cassette postali utente che è possibile modificare sono organizzate in più schede in questo riquadro. Si passerà ora a ogni riquadro

Generale

Utilizzare la sezione Generale per visualizzare o modificare le informazioni di base sull'utente. Sono disponibili anche le opzioni seguenti:

  • Nascondi dall'elenco indirizzi globale: scegliere Gestisci nascondi dal collegamento elenco indirizzi globale e usare l'interruttore per impedire che il destinatario venga visualizzato nella rubrica e in altri elenchi di indirizzi nell'organizzazione. Gli utenti possono comunque inviare messaggi al destinatario usando l'indirizzo di posta elettronica.
  • Email Indirizzi: scegliere la sezione Gestisci tipi di indirizzi di posta elettronica per aggiungere, visualizzare o modificare gli indirizzi di posta elettronica associati alla cassetta postale utente. Sono inclusi l'indirizzo SMTP primario dell'utente e tutti gli indirizzi alternativi associati. L'indirizzo SMTP primario (noto anche come indirizzo di risposta predefinito) viene visualizzato in grassetto nell'elenco indirizzi. Selezionare Aggiungi tipo di indirizzo di posta elettronica per aggiungere nuovi indirizzi di posta elettronica. Scegliere Modifica per modificare un indirizzo esistente e Rimuovi per eliminare un indirizzo esistente.
  • Utilizzo cassetta postale: è possibile visualizzare il limite di archiviazione delle cassette postali e le dimensioni correnti della cassetta postale. Queste impostazioni di archiviazione vengono configurate per impostazione predefinita al momento della creazione della cassetta postale e si applicano a tutte le cassette postali dell'organizzazione, ma è anche possibile personalizzare per cassette postali specifiche.
  • Email app & dispositivi mobili Usare questa sezione per visualizzare e gestire le impostazioni predefinite app di posta elettronica e dispositivi mobili. Scegliere Gestisci impostazioni delle app di posta elettronica per attivare o disattivare le funzionalità di accesso alle cassette postali. Scegliere Gestisci dispositivi mobili per assegnare criteri cassetta postale per dispositivi mobili, bloccare l'accesso o cancellare i dati per i dispositivi mobili esistenti.

Organizzazione

Utilizzare la sezione Organizzazione per registrare informazioni dettagliate sul ruolo dell'utente nell'organizzazione. Queste informazioni vengono visualizzate nella rubrica. Inoltre, è possibile creare un organigramma virtuale accessibile dai client di posta elettronica come Outlook. Scegliere Gestisci informazioni sull'organizzazione per apportare modifiche.

L'unica proprietà che non è possibile modificare è la proprietà Direct reports . Un subalterno è un utente che risponde a un manager specifico. Se è stato specificato un responsabile per l'utente, quest'ultimo verrà visualizzato come subalterno nei dettagli della cassetta postale del responsabile. Ad esempio, Kari è responsabile di Chris e Kate, quindi la cassetta postale di Kari è specificata nella casella Manager della cassetta postale di Chris e di Kate, mentre Chris e Kate compaiono nella casella Subalterni nelle proprietà della cassetta postale di Kari.

Delega

Usare questa sezione per assegnare autorizzazioni ad altri utenti (detti anche delegati) per consentire loro di accedere alla cassetta postale dell'utente o di inviare messaggi per conto dell'utente. È possibile assegnare le seguenti autorizzazioni:

  • Invia come: questa autorizzazione consente a un delegato di usare questa cassetta postale per inviare messaggi. Dopo l'assegnazione di questa autorizzazione a un delegato, tutti i messaggi inviati dal delegato vengono visualizzati come se fossero stati inviati dal proprietario della cassetta postale.

  • Invia per conto dell'utente: questa autorizzazione consente anche a un delegato di usare questa cassetta postale per inviare messaggi. Dopo l'assegnazione di questa autorizzazione a un delegato, l'indirizzo From: in qualsiasi messaggio inviato dal delegato indica che il messaggio è stato inviato dal delegato per conto del proprietario della cassetta postale.

  • Lettura e gestione (accesso completo): questa autorizzazione consente a un delegato di accedere alla cassetta postale dell'utente e visualizzare il contenuto della cassetta postale. Tuttavia, dopo l'assegnazione di questa autorizzazione a un delegato, il delegato non potrà inviare messaggi dalla cassetta postale. Per consentire a un delegato di inviare messaggi di posta elettronica dalla cassetta postale dell'utente, è comunque necessario assegnare al delegato l'autorizzazione Invia per conto dell'utente o Invia come.

Cassetta postale

Usare la sezione Cassette postali per visualizzare o modificare le funzionalità e le impostazioni seguenti della cassetta postale:

  • Restrizioni per le dimensioni dei messaggi: queste impostazioni controllano le dimensioni dei messaggi che l'utente può inviare e ricevere. Selezionare Gestisci restrizione delle dimensioni dei messaggi per visualizzare le dimensioni massime per i messaggi inviati e ricevuti.

  • Email inoltro: Email inoltro consente di configurare una cassetta postale per inoltrare i messaggi di posta elettronica inviati alla cassetta postale di un altro utente all'esterno o all'esterno dell'organizzazione. Scegliere Gestisci inoltro di posta elettronica e impostare l'opzione di inoltro Email su ON/OFF.

  • Restrizione per il recapito dei messaggi: queste impostazioni controllano chi può inviare messaggi di posta elettronica all'utente. Scegliere Gestisci restrizione per il recapito dei messaggi per visualizzare e modificare queste restrizioni.

    • Accetta messaggi da: usare questa sezione per specificare chi può inviare messaggi all'utente.
      • Tutti i mittenti: selezionare questa opzione per specificare che l'utente può accettare messaggi da tutti i mittenti. Sono inclusi sia i mittenti nell'organizzazione di Exchange sia i mittenti esterni. In base all'impostazione predefinita, questo pulsante di opzione è selezionato. Questa opzione include utenti esterni solo se si deseleziona la casella di controllo Richiedi l'autenticazione dei mittenti . Se si seleziona questa casella di controllo, i messaggi provenienti da utenti esterni verranno rifiutati.
      • Mittenti selezionati: selezionare questa opzione per specificare che l'utente può accettare messaggi solo da un set specificato di mittenti nell'organizzazione di Exchange. Fare clic su Aggiungi icona.Aggiungere il mittente per visualizzare la pagina Accetta messaggi da , che visualizza un elenco di tutti i destinatari nell'organizzazione di Exchange. Selezionare i destinatari desiderati, aggiungerli all'elenco e quindi fare clic su Conferma. È anche possibile cercare un destinatario specifico digitando il nome del destinatario nella casella di ricerca e quindi facendo clic sull'icona Cerca ricerca.
    • Blocca i messaggi da: usare questa sezione per impedire agli utenti di inviare messaggi a questo utente.
      • Nessuno: selezionare questa opzione per specificare che la cassetta postale non rifiuterà i messaggi provenienti da mittenti nell'organizzazione di Exchange. Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita.
      • Mittenti selezionati: selezionare questa opzione per specificare che la cassetta postale rifiuterà i messaggi provenienti da un set specificato di mittenti nell'organizzazione di Exchange. Fare clic su Aggiungi icona.Aggiungere il mittente per visualizzare la pagina Blocca messaggi dalla pagina che visualizza un elenco di tutti i destinatari nell'organizzazione di Exchange. Selezionare i destinatari desiderati, aggiungerli all'elenco e quindi fare clic su Conferma. È anche possibile cercare un destinatario specifico digitando il nome del destinatario nella casella di ricerca e quindi facendo clic sull'icona Cerca ricerca.

  • Criteri di condivisione: questa casella mostra i criteri di condivisione applicati alla cassetta postale. Il criterio di condivisione controlla la modalità di condivisione delle informazioni del calendario e dei contatti tra gli utenti nell'organizzazione e quelli esterni all'organizzazione Exchange.

  • Criteri di assegnazione di ruolo: questa casella mostra i criteri di assegnazione di ruolo assegnati alla cassetta postale. I criteri di assegnazione dei ruoli specificano i ruoli di controllo di accesso basato su ruoli (RBAC) assegnati all'utente e controllano le specifiche impostazioni di configurazione della cassetta postale e del gruppo di distribuzione che gli utenti possono modificare.

  • Criterio di conservazione: questa casella mostra i criteri di conservazione assegnati alla cassetta postale. Un criterio di conservazione è costituito da un gruppo di tag di conservazione applicate alla cassetta postale dell'utente. Consentono di controllare il periodo di conservazione degli elementi nelle cassette postali degli utenti e definire l'azione da eseguire sugli elementi che hanno raggiunto un determinato limite temporale.

  • Criterio rubrica: questa casella mostra i criteri della rubrica applicati alla cassetta postale. Un criterio rubrica consente di segmentare gli utenti in gruppi specifici per fornire visualizzazioni personalizzate della rubrica.

Altri

Le opzioni seguenti sono configurabili nella sezione Altri:

  • Attributi personalizzati: in questa sezione vengono visualizzati gli attributi personalizzati definiti per la cassetta postale utente. Per specificare valori di attributo personalizzati, scegliere Attributi personalizzati. È possibile specificare fino a 15 attributi personalizzati per un destinatario.
  • Membro di: usare questa sezione per visualizzare un elenco dei gruppi di distribuzione o dei gruppi di sicurezza a cui appartiene l'utente. In questa pagina non è possibile modificare le informazioni sull'appartenenza. È possibile modificare l'appartenenza ai gruppi gestendo direttamente i gruppi.
  • Risposte automatiche: usare queste impostazioni per creare messaggi di risposta automatica (fuori sede). Questa è la stessa impostazione che gli utenti possono configurare in Outlook, ma gli amministratori possono anche farlo per loro.
  • Ripristinare gli elementi eliminati Usare queste impostazioni per ripristinare i messaggi di posta elettronica eliminati nella cassetta postale di un utente. Gli amministratori possono cercare gli elementi eliminati in base all'ora o alla riga dell'oggetto o al tipo di elemento scegliendo Ripristina elementi eliminati.
  • Converti in cassetta postale condivisa: usare queste impostazioni per convertire una cassetta postale da normale a condivisa.
  • Blocco per controversia legale: questa funzionalità è disabilitata per impostazione predefinita. La funzionalità di conservazione in caso di dispute consente di mantenere gli elementi eliminati dalla cassetta postale e di registrare le modifiche apportate agli elementi. Gli elementi eliminati e tutte le istanze degli elementi modificati vengono restituiti in una ricerca di individuazione. Scegliere Gestisci blocco per controversia legalee attivare l'interruttore Blocco per controversia legale per mettere la cassetta postale in blocco per controversia legale. Se la cassetta postale è in blocco per controversia legale, disattivarla per rimuovere il blocco per controversia legale. Le cassette postali in blocco per controversia legale non possono essere eliminate. Per eliminare la cassetta postale, è prima necessario rimuovere il blocco per controversia legale.
  • Archivio cassette postali: se non esiste una cassetta postale di archiviazione per l'utente, questa funzionalità è disabilitata. Per abilitare l'archivio cassette postali, scegliere Gestisci archivio cassette postali e abilitare l'archivio delle cassette postali.
  • Limite destinatario: questa impostazione controlla il numero massimo di destinatari a cui l'utente può inviare un messaggio. Scegliere Imposta limite destinatario per limitare il numero di destinatari consentiti nelle caselle A:, Cc:e Ccn: di un messaggio di posta elettronica e quindi specificare il numero massimo di destinatari. Il limite predefinito è 500 destinatari.
  • Suggerimento per la posta elettronica: usare l'impostazione Gestisci suggerimento per la posta elettronica per aggiungere un suggerimento per la posta elettronica per fornire agli utenti altre informazioni se inviano un messaggio a questo destinatario. Un suggerimento per la posta elettronica è il testo visualizzato quando questo destinatario viene aggiunto alle caselle A, Cc o Ccn di un nuovo messaggio di posta elettronica.

Utilizzare EAC per la modifica in blocco delle cassette postali utente

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange passare aCassette postalidestinatari>.

  2. Nell'elenco delle cassette postali, selezionare due o più cassette postali.

  3. Verrà modificato l'elenco delle azioni disponibili nella pagina. Se si sceglie una delle opzioni, il riquadro verrà aperto per apportare modifiche all'impostazione corrispondente.

  4. Apportare le modifiche nella pagina delle proprietà e quindi scegliere Salva.

Usare Exchange Online PowerShell per modificare le proprietà della cassetta postale utente

Utilizzare i cmdlet Get-Mailbox e Set-Mailbox per visualizzare e modificare le proprietà delle cassette postali utente. Per informazioni sui parametri corrispondenti alle proprietà della cassetta postale, consultare i seguenti argomenti:

Ecco alcuni esempi di uso di Exchange Online PowerShell per modificare le proprietà della cassetta postale utente.

In questo esempio viene illustrato come inoltrare i messaggi di posta elettronica di Pat Coleman alla cassetta postale (sunilk@contoso.com) di Sunil Koduri.

Set-Mailbox -Identity patc -DeliverToMailboxAndForward $true -ForwardingAddress sunilk@contoso.com

In questo esempio viene utilizzato il comando Get-Mailbox per trovare tutte le cassette postali utente nell'organizzazione, quindi viene utilizzato il comando Set-Mailbox per impostare a 500 il numero massimo di destinatari ammessi nelle caselle A:, Cc: e Ccn: di un messaggio di posta elettronica.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox -RecipientLimits 500

In questo esempio viene utilizzato il comando Get-Mailbox per trovare tutti gli utenti nel reparto Customer Service, quindi viene utilizzato il cmdlet Set-Mailbox per modificare la dimensione massima dei messaggi da inviare e portarla a 2 MB.

Get-Mailbox -Filter "Department -eq 'Customer Service'" | Set-Mailbox -MaxSendSize 2MB