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Exchange Hosted Archive の利点

  • [アーティクル]

 

EHA は、重要なさまざまな領域において、非常に優れた価値を提供します。

  • ホストされたサービスの利便性: EHA は、少ない総所有コスト (TCO) で組織に完全なメッセージ アーカイブ機能を提供します。ハードウェアおよびソフトウェアへの設備投資は不要です。

  • 自動化された保持とコンプライアンスのワークフロー: EHA は、コーポレート ガバナンス慣行または業界の規制により、電子メッセージの保持要件を持つユーザーを支援するために設計されています。EHA には、コンプライアンスの監督、監査、およびレポートのためのワークフロー ツールが完全に統合されています。

  • 統合されたメッセージの探索および取得: EHA では、一元化されたデータ リポジトリへのロール ベースのセルフサービス アクセスを提供します。また、ユーザーがメッセージを検索、整理、および復元できるツールが用意されています。すべてのメッセージは、フルテキスト インデックスが作成されるため、必要なときに取得、復元、またはエクスポートできます。

  • 直感的な Web ベースのユーザー インターフェイス: ユーザーの操作から管理および監督タスクまで、システムのあらゆる面の処理に、使い慣れていて簡単に扱える Web インターフェイスが使用されています。そのため、管理者およびユーザーの広範なトレーニングを実施する必要性が最小限に抑えられます。

EHA の高度な検索機能を簡単に使用できるため、電子証拠開示の要求、ビジネス データを復元するためのメッセージの取得、内部調査などのビジネス ニーズに即座に対応できます。

件名、メッセージ本文、および添付ファイルから、日付、日付範囲、およびキーワードを使って簡単に検索できます。こうした検索は、特定のメッセージ サイズまたはファイルの種類の添付ファイルや、1 つまたは複数の送信者/受信者の電子メール アドレス、ドメイン、または名前に絞り込むことができます。

また、高度な演算子機能も用意されており、複雑な検索を実行できます。表示される検索結果のスコープは、割り当てられているロールによって異なります。たとえば、従業員ロールに割り当てられているユーザーの場合、検索できるのは自分のアーカイブのみで、表示されるのは自分が送受信したメッセージのみです。

検索結果または特定のメッセージをユーザーがアーカイブ内に作成したフォルダーに保存して、簡単に整理できます。検索対象に特定のフォルダーを指定して、結果をさらに絞り込むことができます。また、フォルダーを他のユーザーと共有することもできます。たとえば、一緒に調査を行っているチームのメンバーと相互にフォルダーを共有して、データを二重にチェックできます。さらに、外部の弁護士、社外の監査者などの外部ユーザーのアカウントをアーカイブ内に作成し、フォルダー内の整理されているデータのみを外部のユーザーと共有して、外部のユーザーがアクセスできる範囲を制限し、レビューする必要があるメッセージの量を削減することができます。

EHA を使用すると、進行中のビジネス コミュニケーションを定期的に監視して、コンプライアンスまたは品質管理ポリシーを強制できます。米国に拠点を置く多くの金融サービス企業は、金融取引業規制機構 (FINRA) および証券取引委員会 (SEC) による規制を受けています。FINRA (以前の全米証券業者協会 [NASD]) の権限の 1 つである規則 3010 では、規制のコンプライアンスが確実に遵守されるように、企業が従業員のビジネス コミュニケーションをレビューすることが定められています。人事部門、コンプライアンス担当部門などのビジネス グループでは、EHA の監視機能を利用して、部門および従業員が内部のコーポレート ガバナンス ポリシー (雇用慣行、一般的な企業行動など) を遵守するように監視することもできます。また、組織では、品質保証を支援するために、カスタマー サービス チームの顧客宛ての電子メール メッセージを監視する必要がある場合もあります。

EHA の監督機能を使用すると、メッセージの送信後にスーパーバイザーによってメッセージが監視およびレビューされるように、スーパーバイザーと部下の関係を構築し、ワークフローを設定できます。EHA は、レビューするメッセージをキャプチャする次のメカニズムを備えています。

  • 電子メール、インスタント メッセージ、および Bloomberg メッセージ内のキーワード/語句の一致 (Bloomberg のメッセージング システムは、金融市場コミュニティ内の標準的な通信ツールです)

  • 指定した比率に基づいたメッセージのランダム サンプリング

  • キーワードとランダム サンプリングの両方

組織では、異なるビジネス ニーズのカスタム辞書を作成し、追加の一覧を含め、一致するメッセージをキャプチャするための新しいキーワードを追加できます。また、各ユーザーの送受信された電子メール メッセージ、インスタント メッセージ、および Bloomberg メッセージに異なるサンプリング率のレートを設定することもできます。さらに、テストのコンプライアンス検索を実行して、指定したサンプリング条件によって期待した結果が得られるかどうかを判断することや、特定のコンプライアンス検索を実行することができます。