SharePoint Server でのドキュメント管理

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適用対象:yes-img-13 2013yes-img-162016 yes-img-192019 yes-img-seSubscription Edition no-img-sopSharePoint in Microsoft 365

この記事には、SharePoint Server をベースにしたドキュメント管理ソリューションのさまざまな要素の概要が記載されています。

ドキュメント管理は、組織内のドキュメントのライフ サイクル (それらがどのように作成、審査、および発行されるかや、それらが最終的にどのように廃棄または保存されるか) を制御します。 「管理」という用語は情報が組織の上層部から制御されることを意味しますが、効率的なドキュメント管理システムはそれを使用する組織の文化を反映している必要があります。 ドキュメント管理に使用するツールは、それが会社の文化や目標に適合する場合に、ドキュメントのライフ サイクルを厳密に管理できるようにするためだけでなく、それがより会社に合っている場合に、大ざっぱに構造化されたシステムを実装できるようにするためにも十分な柔軟性を備えている必要があります。

Microsoft 365 での SharePoint のコラボレーション ガバナンスについて説明します。

ドキュメント管理システムの要素

効果的なドキュメント管理ソリューションでは、次を指定します。

  • 組織で作成可能なドキュメントとその他のコンテンツの種類

  • ドキュメントの種類ごとに使用するテンプレート

  • ドキュメントの種類ごとに提供されるメタデータ

  • ドキュメントのライフ サイクルの各段階での保存場所

  • ドキュメントのライフ サイクルの各段階でのアクセス制御方法

  • チーム メンバーがドキュメントの作成、審査、承認、発行、および処分に関与する組織内部のドキュメントの移動方法

SharePoint Foundation 2013 は、このようなドキュメント管理のすべての側面を実装する機能を備えています。 SharePoint Server には同じ機能が含まれており、次の機能も追加されます。

  • ドキュメント関連アクションが監査され、ドキュメントが適切に保存または廃棄され、組織にとって重要なコンテンツが保護されるようにドキュメントに適用されるポリシー

  • 法的要件や会社方針に従って保存すべき会社の記録としてのドキュメントの処理方法

インフォメーション ワーカーが日常業務や使い慣れたツールから離れることなく、これらの機能を簡単に活用できることを保証するために、Microsoft Office system 内のアプリケーション (Microsoft Outlook や Word など) はドキュメントのライフ サイクルの各段階をサポートする機能も備えています。

計画プロセス

ドキュメント管理計画プロセスは以下の主なステップで構成されます。

  1. ドキュメント管理の役割を特定する 計画に組織の主要な利害関係者のフィードバックが反映されていること、ソリューションを実装するために最適なチームが編成されていること、およびドキュメント管理プロセスの参加者を把握していることを保証します。

  2. ドキュメントの使用状況を分析する ドキュメントの使用者を特定したら、彼らが使用するドキュメントの種類と使用方法を特定します。

  3. ドキュメントの体系化を計画する ドキュメントは、サイト コレクション、サイト、およびライブラリに整理できます。 SharePoint Server は、ドキュメントを整理して保存するための一連の機能 (ドキュメントの迅速な作成とグループ作業のための特殊なサイトから大ざっぱに構造化されたドキュメント ライブラリまで) を提供します。 加えて、ライブラリ内部では、コンテンツをフォルダーやサブフォルダーに整理できます。

  4. コンテンツの移動方法を計画する ドキュメントのライフ サイクルのさまざまな段階でドキュメントをサイトまたはライブラリ間で移動またはコピーしなければならない場合があります。

  5. コンテンツ タイプを計画する メタデータ、ドキュメント テンプレート、ワークフロー プロセスなどのドキュメントに関する情報をコンテンツ タイプを使用して整理します。 この方法の実装は、ドキュメントを整理し、組織全体で一貫性を適用するのに役立つ重要な手順です。

  6. ワークフローを計画する 組織のワークフローを計画するときに、ドキュメントのライフ サイクル内でのグループ作業を通してドキュメントがチーム メンバー間を移動する方法を追跡して管理できます。 SharePoint Server には、ドキュメントの審査や承認などの共通のチーム タスクに関するワークフローが含まれています。 SharePoint Server は、カスタム ワークフローの作成と設置もサポートします。

  7. コンテンツ ガバナンスを計画する コンテンツ タイプまたは保存場所に基づく適切な管理の程度を計画できます。 たとえば、特定のライブラリ内のドキュメントは検査してからでなければ、編集できないような場合です。

  8. ポリシーを計画する コンテンツ タイプごとに、ドキュメントが組織の制度的要件や法的要件に従って、確実に、監査、保存、およびそれ以外の方法で処理されるようにするための情報管理ポリシーを計画します。 SharePoint Server には、監査、ドキュメント保存、およびバー コード (印刷されたコンテンツを対応する電子版に関連付けられることを確認するため) を実装するポリシーが含まれています。

    注:

    ポリシーは、SharePoint Foundation 2013 では使用できません。