Dynamics 365 と Outlook 用 Dynamics 365 間の同期に対するフィールド セキュリティの影響
公開日: 2017年2月
対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2016、Dynamics CRM Online
フィールド レベルのセキュリティで Microsoft Dynamics 365 内のフィールドを保護すると、Dynamics 365 と Outlook 用 Microsoft Dynamics 365 間の同期に影響する可能性があります。 以下の例を確認してください。
注意
フィールドが同期に設定されているときは、Dynamics 365 内のフィールドにセキュリティを設定することはお勧めしません。 ベスト プラクティスは、同期フィールドにセキュリティを設定しないことです。 同期フィールドにセキュリティを設定する場合は、次の手順を実行する必要があります。
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フィールド レベルのセキュリティを使用して、フィールドをセキュリティで保護します。詳細: 「フィールド レベル セキュリティ」については下記を参照してください。
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同期中に同期によってフィールドが更新されたり書き込まれないように、同期の方向を変更します。詳細:Dynamics 365 と Outlook 用 Dynamics 365 間のフィールド同期のコントロール
シナリオ: ユーザーが役職を変更できないように制限する
Contoso 会社は一貫性のあるデータ入力を促進する必要があります。 営業担当者は、フィールドにいる間に、同じことを記述するために異なるデータ入力を作成しがちです。 たとえば、同じ役職が "建設管理者"、"現場監督"、または"工事監督" として入力される可能性があります。 これを回避するには、"役職" フィールドにセキュリティを設定します。 これが同期による結果を引き起こします。
フィールド レベルのセキュリティの設定
Contoso の Dynamics 365 管理者のジョンは、複数のフィールドにセキュリティを設定します。
.jpeg "Job Title field in Microsoft Dynamics 365")
彼は次の手順を実行しました。
[設定] > [カスタマイズ] に移動します。
[システムのカスタマイズ] を選択します。
[エンティティ] > [取引先担当者] を展開します。
[フィールド] を選択し、jobtitle を選択します。 多数の取引先担当者フィールドがあるので、複数のページを進む必要があります。
[編集] を選択します。
フィールド セキュリティについて、[有効化] > [保存して閉じる] を選択します。
[すべてのカスタマイズの公開] を選択します。
また John は、連絡先フィールド ftpsiteurl と governmentid にセキュリティを設定して、Dynamics 365 に表示されないようにしました。
フィールド セキュリティ プロファイルの作成と構成
John は、フィールド セキュリティ プロファイルを作成し、そのプロファイルに営業チーム メンバーを割り当てます。
.jpeg "Field Security Profile in Dynamics 365")
彼は、フィールド セキュリティ プロファイルを作成するために、次の手順を実行しました。
[設定] > [セキュリティ] に移動します。
[フィールド セキュリティ プロファイル] を選択します。
プロファイルを作成します。[新規] を選択し、名前を入力します。
[保存して閉じる] を選択します。
新しいプロファイル > [ユーザー] > [追加] を選択します。
ユーザーを選択し、次に [選択] > [追加] を選択します。
フィールドのアクセス許可の設定
フィールド セキュリティ プロファイルが作成され、ユーザーがプロフィルに追加されたら、John は、組織の要件に合わせてフィールドにアクセス許可を設定できます。
.jpeg "Edit Field Security form in Dynamics 365")
[設定] > [セキュリティ] に移動します。
[フィールド セキュリティ プロファイル]、自分のプロファイルを順に選択します。
[フィールドのアクセス許可] > セキュリティを設定するフィールド > [編集] を選択します。
会社の要件に合わせてセキュリティ設定を変更し、[OK] > [保存して閉じる] を選択します。
ユーザーに表示される内容
Contoso の営業担当者の Nancy は、Outlook 用 Dynamics 365 を使用して、新しい取引先担当者を作成し、Dynamics 365 でその取引先担当者を追跡します。
.jpeg "Contact Rene Valdes form in Dynamics 365")
Nancy が Dynamics 365 との同期を取ると、役職フィールドが取引先担当者からなくなっていることに気が付きます。 これは、Nancy に役職フィールドの更新権限がないためです。
.jpeg "Rene contact with no Job Title in Dynamics 365")
役職フィールドの更新権限を持つ Nancy の上司が、正しい役職である建設管理者をフィールドに入力します。
Nancy が再度 Dynamics 365 との同期を取ると、役職フィールドが正しい役職で取引先担当者に表示されるようになります。
.jpeg "Contact with Job Title form in Dynamics 365")
関連項目
Outlook 用 Dynamics 365 の設定
フィールド レベル セキュリティ
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