Outlook または Exchange フォルダー レベルの追跡の構成

公開日: 2017年2月

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2016、Dynamics CRM Online

Microsoft Exchange フォルダーのフォルダー レベルの追跡を有効にして、Exchange の受信トレイを Microsoft Dynamics 365 のレコードにマップできます。これにより、Exchange フォルダーのすべての電子メールが Dynamics 365 のマップされたレコードと対照して自動的に追跡されます。Dynamics 365 に "Adventure Works" という名前の取引先企業が存在する例を検討します。Microsoft Outlook の受信トレイに "Adventure Works" という名前のフォルダーを作成し、電子メールの件名または本文に基づいて、"Adventure Works" フォルダーに電子メールを自動的にルーティングする Exchange のルールを作成できます。 次に、Dynamics 365 で、Exchange フォルダー (Adventure Works) を取引先企業レコード (Adventure Works) とマップして、Exchange Adventure Works フォルダーに着信するすべての電子メールを Dynamics 365 で自動的に追跡し、考慮するオブジェクトを Adventure Works 取引先企業レコードとして Dynamics 365 で設定できます。

フォルダー レベルの追跡を有効にする

1. Dynamics 365 で、[設定] > [電子メール アクセス構成] の順にクリックします。

2. [電子メール アクセス構成の設定] をクリックします。

3. [電子メールの処理方法] が [サーバー側同期] に設定されていることを確認します。

4. [Exchange フォルダーからのフォルダー レベルの追跡を使用 (サーバー側同期が有効になっていることが必要)] を有効にします。

5. このページで他の追跡オプションを構成し、[OK] をクリックします。

フォルダー レベルの追跡を有効にすると、ユーザーは、[設定] () > [オプション] > [電子メール] > [フォルダー追跡ルールの構成] を使用して、Dynamics 365 でフォルダー追跡ルールを構成する必要があります。

フォルダー レベルの追跡についてのいくつかの重要な点

• 電子メールのフォルダー レベルの追跡は、サーバー側同期を電子メールに使用するように組織が構成されている場合にのみ有効です。 サーバー側同期が Exchange (および非 POP3) メールボックスに対して構成されている必要があります。 詳細については、「電子メール、予定、取引先担当者、およびタスクのサーバー側同期の設定」を参照してください。

• Exchange の受信トレイのフォルダーでのみ電子メールを追跡できます。 他のフォルダーの電子メールは追跡できません。

• ユーザー アカウントごとに最大 25 フォルダーを追跡できます。

• 次にサーバー側同期が作動すると、追跡対象の活動レコード内の関連オブジェクトに対して Dynamics 365 で行った手動による変更が上書きされます。 たとえば、Adventure Works フォルダと Adventure Works 取引先企業間のマッピングを設定していた場合、Exchange の Adventure Works フォルダー内のすべての電子メールは、Adventure Works 取引先企業レコードとの関連を保った状態で、Dynamics 365 内の活動として追跡されます。 関連先を他のレコードに変更した場合は、次にサーバー側同期が動作したときに関連先は自動的に上書きされます。 電子メールの関連先を変更するには、受信トレイなどの別のフォルダーに電子メールを移動します。

関連項目

Outlook 電子メールを追跡した Exchange フォルダーに移動して追跡する
電子メール、予定、取引先担当者、およびタスクのサーバー側同期の設定
[システムの設定] ダイアログ ボックス - [電子メール] タブ
Outlook 用 Dynamics 365 のレコード追跡の概要

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