SharePoint Server 2013 でのデジタル アセットの管理の概要

適用対象:2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

この記事では、デジタル アセット (リッチ メディアとも呼ばれます) について説明し、SharePoint Server 2013 のデジタル アセットの管理に関連して使用される主な用語を定義します。 また、SharePoint Server 2013 でのアセット ライブラリの使用によるデジタル アセットの管理の側面や、アセット ライブラリの主なユーザーについて説明し、SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリを使用するときの一般的なシナリオの概要を示します。

デジタル アセットの管理のソリューションを計画する方法の詳細については、「SharePoint Server 2013 のデジタル アセット ライブラリを計画する」を参照してください。

画像などのリッチ メディア アセットの作成や再利用を日常業務の一部として行うオフィスの作業者の数は、ますます増加しています。 しかし、それらのアセット の保存に最適化された部門レベルや企業レベルの一元的なリポジトリが存在しないこともよくあります。 一元的なリポジトリによって、ユーザーは他のユーザーがすでに作成したリッチ メディア アセットを容易に発見して再利用できます。 SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリは、デジタル アセットの保存と管理に特化したリポジトリを提供することで、組織の時間やその他のリソースを節約することができます。 ユーザーは、ネットワーク越しに複数の場所でアセットを探すことも、アセットを最初から作成し直すことも必要なくなります。 デジタル アセットを管理する一元的なリポジトリを使用することで、組織はブランドの機密コンテンツの管理をさらに厳格化し、製品の承認されたアセットのみを適切なユーザーが利用できるようにすることが可能になります。

デジタル アセットの管理について

デジタル アセット とは、組織が全社のアプリケーションで使用する、画像、オーディオ、ビデオ ファイルなど、豊富に存在する再利用可能なコンテンツの断片のことです。 SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリによって、ユーザーは組織内の既存のデジタル アセットを、容易に作成、発見、再利用することができます。

SharePoint Server 2013 では、アセット ライブラリを使用して、デジタル アセットを保存してユーザーと共有します。 アセット ライブラリは SharePoint Server 2013 のライブラリ テンプレートで、リッチ メディア アセットの保存とカタログ化のために用意されたコンテンツ タイプを使用するようカスタマイズされています。

デジタル アセットの管理に効果的なソリューションでは、次の点を明らかにします。

• アセットの種類ごとに提供するメタデータ。

• アセットのために必要なストレージの大きさと、ユーザーにアセットを提供する場合に考慮すべきパフォーマンスの問題。

• アセットのライフ サイクルの各段階でアセットを保存する場所。

• ライフ サイクルの各段階でアセットへのアクセスを制御する方法。

• チーム メンバーがアセットの作成、確認、承認、発行、および処分を投稿するときに、組織内でアセットを移動する方法。

• アセット関連のアクションの監査、アセットの適切な保持または処分、および組織の重要なアセットの保護のために、アセットに適用するポリシー。

• 要件および企業ガイドラインに従って保持する必要のある、企業レコードとしてのアセットの処理方法。

SharePoint Server 2013 を使用したデジタル アセット ソリューションの計画方法の詳細については、「SharePoint Server 2013 のデジタル アセット ライブラリを計画する」を参照してください。

アセット ライブラリのユーザー

SharePoint Server 2013 のアセット ライブラリのユーザーは、通常次の 3 つのカテゴリのいずれかに該当します。

• アセットの作成者。 グラフィック アーティスト、ビデオ プロデューサー、マーケティング コピーライターなど、個々のアセットを作成する人と、アセットをアセット ライブラリに送信する人が含まれます。 たとえば、グラフィック アーティストは、複数の解像度とサイズ、カラーと白黒で製品のロゴを作成し、すべてのバージョンのロゴをアセット ライブラリにアップロードして、製品のマーケティング チームの他のメンバーが利用できるようにします。

• 資産マネージャー。 これには、ライブラリ内の資産を管理するユーザーが含まれます。 これらは、資産が最初に送信された時点からパブリケーションまで、資産の有効期限が切れた時点まで、エンドツーエンドのワークフローを担当します。 また、ライブラリ内の資産の管理と整理も担当しています。 たとえば、資産マネージャーは、製品ロゴの複数のバージョンを取得し、ライブラリで適切に分類し、キーワードなどの重要なメタデータを追加し、その後に資産を使用できない日付を設定する場合があります。

• アセットの消費者。 ライブラリからアセットを検索して使用し、他の作業生産物を作成しなければならない人が含まれます。 たとえば、Web デザイナーは、製品の Web サイトのマーケティング ページを作成するときに、アセット ライブラリの製品のロゴを利用することができます。

シナリオによっては、これらのユーザーがクロスオーバーしている場合があります。 たとえば、ライブラリにアセットをアップロードする権限を持つユーザーは、アーカイブに送信するアセットを分類して管理する権限も持っている可能性があります。 アセットの作成者が他の作業生産物に追加されているアセットを検索して利用し、その後そのアセットが別のアセットとしてアップロードされる場合、そのアセットの作成者はアセットの消費者にもなります。 たとえば、ビデオ プロデューサーは、製品のマーケティング ビデオを作成しているときに製品のロゴを使用し、ビデオを別のアセットととしてライブラリにアップロードすることができます。

SharePoint Server 2013 でのデジタル アセットの管理

SharePoint Server 2013 は、リッチ メディア アセットの保存と分類のために用意され、新しい画像、オーディオ、ビデオのコンテンツ タイプを使用してカスタマイズされるアセット ライブラリという名前のライブラリ テンプレートを提供します。 これらの新しいコンテンツ タイプは、[プレビュー]、[画像のサイズ]、[画像の作成日]、[長さ (秒)] など、特定のアセットに対するメタデータを投稿する新しい列のタイプを使用します。 アセット ライブラリには、アセットの上にポインタを置いたときにサムネイルとこのメタデータの一部を表示するプレビュー モードもあります。 エンタープライズ キーワードをアセットに割り当て、検索での検出をさらに容易にすることができます。 キーワードは、新しいアセットがアップロードされるときにアセットの作成者が割り当てることも、アセット マネージャーが後で追加することもできます。 ユーザーはアセットの追加のメタデータを提供する機能である、アセットの評価を行うことができます。 これで、アセットが Web パーツで表示されるときにメタデータを使用できます。 たとえば、ユーザーが表示および評価しているトレーニング ビデオのライブラリがある場合、Web パーツを使用して Web ページで評価の高いビデオを表示することができます。

アセットの作成者とアセット マネージャーは、アセット ライブラリで直接作業して、アセットのアップロード、分類、管理を行います。 アセットの消費者は、ライブラリを参照して、他のアプリケーションのプロジェクトに挿入するアセットを検索できます。 アセットの消費者は、アセット ライブラリを Office アプリケーションから参照して、Word や PowerPoint などの開いているアプリケーションにアセットを挿入できます。

SharePoint Server 2013 では、デジタル アセットを次の方法でユーザーに表示できます。

• ユーザーがアセット ライブラリを参照できるようにします。

• Web パーツをチームのサイトの Web ページに挿入します。

• 発行サイトの発行ページでビデオ フィールド コントロールを使用します。

• コンテンツ クエリ Web パーツを使用します。

アセット ライブラリのユーザーにアセットを表示するために使用する具体的な方法は、誰がユーザーで、ライブラリのアセットをどのように使用する必要があり、アセットを表示するのにどの方法がシナリオに最適なのかによって変わります。

アセット ライブラリの一部である機能の他に、ワークフロー、ルーティング、ルール、ポリシーなど、SharePoint Server 2013 の機能を利用できます。 これらの機能により、アセット ライブラリに送信されたアセットの管理、アセットの進行状況の追跡、承認時のアセットの自動発行、アセットの有効期限の設定などを行うことができます。

アセット ライブラリを使用するためのシナリオ

編集権限を持つユーザーは、アセット ライブラリを SharePoint Server 2013 サイト コレクションまたはサイトに追加できます。 次の表で、デジタル アセット ライブラリを使用する可能性があるシナリオについて説明します。