Share via

メタデータ ベースのルーティングと記憶域の概要 (SharePoint Server 2010)

  • [アーティクル]

 

適用先: SharePoint Server 2010

トピックの最終更新日: 2016-11-30

メタデータ ベースのルーティングと記憶域機能は、Microsoft SharePoint Server 2010 のコンテンツ オーガナイザー機能をドキュメント管理ソリューションの一部として使用できます。

この資料では、メタデータ ベースのルーティングと保存の概要を説明し、Microsoft SharePoint Server 2010 のコンテンツ オーガナイザー機能を使用する方法をプランナーやデザイナーが理解し、包括的なドキュメント管理ソリューションを計画できるよう助けます。

この記事の内容:

  • メタデータ ベースのルーティングと記憶域について

  • コンテンツ オーガナイザーの設定

  • コンテンツ オーガナイザーのルール

メタデータ ベースのルーティングと記憶域について

SharePoint Server 2010 で、コンテンツ オーガナイザーを使用したメタデータのルーティングと記憶域が導入されました。コンテンツ オーガナイザーは、SharePoint 2007 のレコード センター サイト テンプレートで導入されたドキュメント ルーティング機能を基盤とします。

コンテンツ オーガナイザーが提供する新しいサイト レベル機能により、管理者とユーザーはメタデータに基づくルールを使用して、コンテンツの分類、ルーティング、および保存を簡単に行うことができます。サイト管理者がコンテンツ オーガナイザー機能をアクティブにし、設定とルールを構成すると、ユーザーはドキュメントをライブラリまたはフォルダーに直接アップロードするのではなく、次のいずれかの方法でドキュメントの保存、ルーティング、およびそれによるルールの適用を行うことができます。

  • ドキュメントを自動仕分けライブラリにアップロードする。自動仕分けライブラリは、コンテンツ オーガナイザー機能がアクティブにされたすべてのサイトに作成されます。

  • Word、Excel、および PowerPoint のクライアント アプリケーションの中から [名前を付けて保存] を使用する。

  • 他の SharePoint サイトから [送信] を使用する。

  • Web サービス オブジェクト モデルを使用する。

  • 電子メール自動仕分け領域を使用する。Exchange を使用すると、ドキュメントをサイトに電子メールで送信できます。ここで、ルールによってルーティングされる前にメタデータが適用される必要があります。

  • ドキュメントのライフ サイクルの途中または終了時にレコード センター サイトに送信する。たとえば、ワークフローまたは保持ポリシーの一部としてこの操作を行います。

ドキュメントをアップロードすると、コンテンツ オーガナイザーはドキュメントのメタデータに基づいて指定されたフォルダーにドキュメントをルーティングしたり、新しいフォルダーを自動的に作成したりできます。たとえば、以下のような操作を行えます。

  • ルーティング ルールに従ってルーティングされるフォルダーが大きくなり過ぎたため、新しいフォルダーをルーティング先フォルダーの子フォルダーとして作成する。

  • フィールド内の新しい値ごとにフォルダーを作成する (コンテンツの種類に必須のフィールドである必要があります)。たとえば、分類用に 100 個の用語がある場合、これらの 100 個の用語について個別のフォルダーを自動的に作成できます。フォルダーは、コンテンツ オーガナイザーで特定のタグを持つドキュメントが最初に評価された時点で作成されます。

新しいフォルダーは親フォルダーから設定を継承します。新しいフォルダーには、それに含まれるドキュメントが継承するアクセス許可、既定のメタデータ、保持ポリシー、およびワークフローなどの追加のパラメーターを定義する追加のルールを設定することもできます。たとえば、以下のような操作を行えます。

  • ドキュメントを "総務" としてタグ付けすると、ドキュメントはライブラリ内の別のフォルダー内の他のドキュメントよりも厳しいアクセス許可を持つフォルダにルーティングされます。これにより、メタデータが SharePoint 内のドキュメントにアクセス許可を効果的に適用できるようになります。

  • ドキュメントを "経理" としてタグ付けすると、ドキュメントを確実に保存するための保存ポリシーの対象となるフォルダーにドキュメントがルーティングされます。

  • ドキュメントを "人事" としてタグ付けすると、ドキュメントは任意の数の追加のメタデータ タグが適用されるフォルダーにルーティングされます。これによりユーザーが大量のメタデータ タグを適用する必要がなくなり、それに費やされる時間の短縮とタグ付けの際に発生する可能性のあるエラーを削減できます。

メタデータでコンテンツをタグ付けし、コンテンツ オーガナイザーの設定とルールを組み合わせて使用すると、組織内の任意のドキュメントを効果的に決定、ルーティング、格納でき、コンテンツの追加のパラメーターを適用できます。

コンテンツ オーガナイザーの設定

サイト管理者は、サイトにアップロードされたコンテンツのルーティング方法を決定するコンテンツ オーガナイザー設定を構成できます。これらの設定は、コンテンツ オーガナイザーを使用してルーティングされるすべてのコンテンツに適用されます。コンテンツ オーガナイザーには、次の設定があります。

  • ユーザーを自動仕分けライブラリにリダイレクト   この設定を有効にした場合、1 つ以上のコンテンツ オーガナイザーのルールが適用されるサイトにコンテンツをアップロードすると、コンテンツは自動仕分けライブラリにリダイレクトされます。この設定を無効にした場合は、ユーザーはコンテンツ オーガナイザーの使用を迂回して、ファイルをライブラリまたはフォルダーに直接アップロードできます。この設定が適用されるのは、ドキュメント ライブラリのページまたはクライアント アプリケーションを使用してドキュメントをアップロードする場合のみです。

  • 別サイトへの送信   この設定を有効にした場合、現在のサイトにアップロードされたドキュメントを、コンテンツ オーガナイザーがアクティブになっている別のサイトにリダイレクトするルールを作成できます。

  • フォルダーのパーティション分割   この設定を有効にした場合、フォルダー内のアイテム数が指定の値を超えたときにサブフォルダーが作成されます。

  • 送信アイテムの重複   このオプションは、アップロード先のライブラリに同じ名前のドキュメントが既にある場合に、SharePoint のバージョン管理を使用するか、重複するファイル名の最後に一意の文字を付加するかを指定します。

  • ルール管理者   この設定は、ルールを作成したり、ルールに一致しないコンテンツのアップロードに応答し、管理したりできるユーザーを指定します。

  • 送信ポイント   この構成可能ではない設定は、コンテンツを他のサイトに送信するためにサイトまたは電子メール メッセージングを設定するのに使用できる Web サービスと URL、および電子メール アドレスを提供します。全体管理で新しい [送信] の場所を作成するときに、この設定を [送信] の場所に送信されるファイルの送信先サービス URL として指定します。[送信] の場所は、送信ポイントとして表示できるためには、その前に構成されなければなりません。

コンテンツ オーガナイザーのルール

ルール管理者はルールを作成できます。ルールによって、受信されたドキュメントにルールを適用し、ルールに指定されたアクションを実行するかどうかが決定されます。ルールには、次のオプションがあります。

  • ルール名   ルールの名前。

  • ルールの状態および優先順位   複数のルールを適用する場合に、ルールの優先順位を 1 から 9 の数値で指定します。また、ルールを非アクティブにして、受信されるコンテンツに適用しないことも指定できます。

  • 提出アイテム コンテンツ タイプ   ドキュメント コンテンツ タイプ、発行用コンテンツ タイプなど、コンテンツ タイプ グループを指定します。コンテンツ タイプ グループに基づいて、ルールに使用するコンテンツ タイプを追加で選択できます。組織でコンテンツ タイプに別の名前が使用される場合は、代替の名前を指定できます。

  • 条件   プロパティに基づく追加のフィルターをルールに適用して処理します。

  • 送信先  ルールに一致するコンテンツを送信する場所を指定します。

  • 送信ポイント   前に示したすべての条件を満たすアイテムが保存される場所。コンテンツ オーガナイザーの設定で [別サイトへの送信] オプションをオンにした場合は、現在のサイトの外部にあり、ドキュメントをルーティングできる他の場所の一覧を示すドロップダウン リストが表示されます。

コンテンツ オーガナイザー機能をサイトに対してアクティブにする

サイトでコンテンツ オーガナイザーを使用するには、コンテンツ オーガナイザー機能をアクティブにする必要があります。サイトに対してアクティブにすると、、[サイト設定] ページの [サイトの管理] の下に [コンテンツ オーガナイザーの設定] と [コンテンツ オーガナイザーのルール] が表示されます。

注意

レコード センター サイト テンプレートを使用してサイトを作成すると、既定でコンテンツ オーガナイザーがアクティブになります。

コンテンツ オーガナイザー機能をサイトに対してアクティブにするには

  1. [サイトの設定] ページの [サイトの操作] で、[サイト機能の管理] をクリックします。

  2. [機能] ページの [コンテンツ オーガナイザー] で、[アクティブ化] をクリックします。

コンテンツ オーガナイザー機能がアクティブになった後で、メタデータに基づくルールを作成して、送信されたコンテンツをライブラリまたはフォルダーに移動できます。

See Also

Concepts

メタデータ ナビゲーションの概要 (SharePoint Server 2010)

Other Resources

リソース センター:SharePoint Server 2010 での管理されたメタデータと分類