Outlook を Exchange Online で使う際のメッセージ数の推奨上限値

発行日: 2010 年 7 月

IT 管理者は、常時苦情と向き合っています。たとえば「Outlook の動作が遅い」「受信トレイのアイテムを並べ替えるのに、どうしてこんなに時間がかかるのか」 など。

ユーザーからこのような苦情を頻繁に受け取る場合、その原因は、フォルダ内のアイテム数が多すぎることが考えられます。

Microsoft Office Outlook をキャッシュ モードで実行しているユーザーの場合、Outlook では大量のデータを参照する必要があるため、クライアントの動作が低下し、ユーザーの電子メール環境が悪化してしまいます。

それでは、フォルダ内のアイテム数はどの程度までが適切でしょうか。実際のところ、Exchange のベスト プラクティスの観点からは、1 つのフォルダに 20,000 を超えるメッセージを含めないようにすることが理想的です。これは、受信トレイ、連絡先、削除済みアイテム、予定表、送信済みアイテムなどの重要なフォルダについては特に重要です。

すぐに頭に浮かぶ質問は、メールボックスに大量のアイテムを保有しているユーザーがアイテム数を減らすにはどうすればよいかということです。最も簡単な解決策は、Outlook の自動アーカイブを有効にすることです。

IT 管理者として、ユーザーに対して自動アーカイブを有効にするよう促すことをお勧めします。マイクロソフト サポート技術情報には、Outlook 2010、2007、および 2003 で自動アーカイブをセットアップするための手順に関する記事があります。

また、メールの保存ポリシーを組織に実装し、ポリシーで定められた制限よりも古いアイテムが自動的に削除されるようにすることもできます。Microsoft Online Services 技術サポートにサポート要求を送信して、組織に保存ポリシーをセットアップできます。