SharePoint Online で文書のバージョン管理機能を有効にしてみよう

[アーティクル]
08/24/2010

発行日: 2010 年 7 月

SharePoint Online の最も便利な機能の 1 つに、ドキュメントのチェックインとチェックアウトがあります。この機能は Microsoft Office と自動的に連携して動作するため、SharePoint Online のドキュメントライブラリに格納されているドキュメントを開いてチェックアウトし、オフラインで作業してから、チェックインして戻すことができます。他のユーザーは、ドキュメントがチェックアウトされていることを確認でき (次のスクリーンショットで Word ドキュメントに緑の矢印が付加されているのがチェックアウトを示しています)、読み取り専用のバージョンをダウンロードできます。

これらのセーフガードがあっても、ドキュメントのチェックインされているバージョンを、古いバージョンで上書きしてしまう可能性があります。このための解決策として、SharePoint Online にはドキュメントのバージョン管理機能があります。

ドキュメントのバージョン管理を有効にする方法

SharePoint Online のドキュメントライブラリでは、複数レベルでのバージョン管理がサポートされています。バージョン管理は既定では有効になっていないため、SharePoint サイト管理者がドキュメントのライブラリ設定で有効にする必要があります。この設定は、次の操作によって簡単に実行できます。

i. ドキュメントライブラリに移動します。

図 2

このスクリーンショットは、[共有ドキュメント] リンクをクリックし、共有ドキュメントライブラリに移動するところです。

ii. 次のスクリーンショットに示すように、ドキュメントライブラリで、ドキュメントライブラリメニューの [設定] をクリックし、[ドキュメントライブラリの設定] オプションをクリックします。

図 3

iii. ドキュメントライブラリのカスタマイズページ (次に示すスクリーンショットでは [共有ドキュメントのカスタマイズ]) で、[全般設定] セクションの [バージョン設定] をクリックします。

図 4

iv. 次のスクリーンショットに示すようなバージョン設定ページが開きます。

図 5

設定を構成する前に、SharePoint のバージョン管理にはドラフトとメジャーバージョンの発行の概念が組み込まれていることを理解してください。ドラフトは、サイトを参照している他のユーザーに対して表示されたり、表示されなかったりします。これは、管理者の行った設定により制御されます。メジャーバージョンは "公開された" バージョンと見なされ、既定で他のユーザーに対して表示されます。

[コンテンツの承認が必要] - メジャーバージョンを発行する前に、承認を行うことを選択できます。厳密に制御され、公開前に必ずレビューを必要とするドキュメントに対して最適の機能です。

[ドキュメントのバージョン履歴] - バージョン履歴の機能を有効にします。

[バージョンを管理しない] - 既定の設定です。

[メジャーバージョンを作成する] - メジャーバージョンは、基本的にはライブラリへ "発行" されたドキュメントを指します。このオプションが選択されている場合、ドキュメントのすべてのバージョンが "発行" されたバージョンと見なされます。この場合、整数値のバージョンのみが作成され、保持されます。

[メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] - このオプションを選択すると、チェックインするバージョンがメジャーバージョンとマイナーバージョンのどちらについて更新されたものとするかを指定できます。マイナーバージョンは、2 番目のオクテットに小数としてマークされます。

[保存するバージョンの数を限定する (オプション)] - このオプションを使用すると、ドキュメントライブラリに保持されるドキュメントのバージョン数を制限できます。これらの制限は、メジャーバージョンとマイナーバージョンの両方について指定できます。この機能は、サイトが消費するディスク容量を制御するのに便利です。

[下書きアイテムのセキュリティ] - この設定により、下書きドキュメントを簡単に隠して表示されないようにすることができます。

[チェックアウトを必須にする] - バージョン更新を強制するには、この設定を有効にします。

この設定が有効な場合、ドキュメントをチェックインするときに次の画面が表示されます。

図 6