ドキュメントサジェスチョンの有効化

[アーティクル]
10/31/2017

公開日: 2017年2月

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics CRM Online

ドキュメントサジェスチョンを有効化すると、大きな営業案件など Dynamics 365 で作業中のものに関連するドキュメントを Microsoft Dynamics 365 Web ブラウザーおよびモバイルユーザーに通知する助けになります。管理者として、関連フィールドを定義します。Microsoft Azure テキスト分析を使用するレコメンデーションエンジンはキーワード一致を使用して、同様のドキュメントを検索するために関連するレコードを関連付けます。Dynamics 365 で類似ルールを作成して独自の類似ロジックを提供します。Dynamics 365 は、ユーザーが現在のレコードで作業時に推奨するドキュメントの一覧を表示します。

ドキュメントレコメンデーション機能の図

注意

ドキュメントサジェスチョン機能に Azure テキスト分析サービスへの接続は必要ありません。Azure テキスト分析を使用しない場合、ドキュメントサジェスチョンは Microsoft Dynamics 365 で使用できる組み込みキーワード一致ロジックを使用します。ただし、より高度なキーワード一致には Azure テキスト分析サービスの使用をお勧めします。

ドキュメントサジェスチョンは他の同様のエンティティを検索して、Microsoft SharePoint サイト、OneDrive、外部の場所で発見されたドキュメントに見られる類似点を判断します。推奨のドキュメントは、Word、Excel、Microsoft PowerPoint、OneNote、Adobe PDF、テキストファイルなどさまざまな形式で使用できます。同様のドキュメントが見つかると、ドキュメントサジェスチョンはドキュメントを開いたり、コピーを作成したりする機能を提供します。

要件

Dynamics 365 でドキュメントサジェスチョンを使うには、以下が必要です。

Dynamics 365 (オンライン)
SharePoint にあるドキュメントを推奨するには:
- SharePoint Online、Microsoft SharePoint 2013、または SharePoint 2016 にアクセスします。
- ドキュメント管理を Dynamics 365 で設定する必要があります。SharePoint と Microsoft Dynamics CRM との統合のセットアップを参照してください
関連性検索が有効になっている必要があります。詳細:組織の関連性検索の構成
ドキュメントサジェスチョンは、Web ブラウザー、タブレット PC 用 Microsoft Dynamics 365、電話用 Dynamics 365 で動作します。
Azure テキスト分析をドキュメントサジェスチョンと使用するには:
- Azure サブスクリプションが Azure テキスト分析サービスを使用するために必要です。
- システム管理者は、Dynamics 365 でテキスト分析への接続を有効にする必要があります。詳細:テキスト分析への接続の設定
システム管理者は、ドキュメントサジェスチョンに含まれる各エンティティの種類に類似ルールを定義する必要があります。詳細:類似レコードの提案ルールの作成

動作

ドキュメントサジェスチョンを使用できるエンティティは、取引先担当者、営業案件、潜在顧客、取引先企業、サポート案件、ユーザー定義エンティティです。

ドキュメントサジェスチョン機能と一緒にもともと含まれている組み込みパターン一致を使用できますが、より高度なキーワード一致には Azure テキスト分析サービスの使用をお勧めします。

ドキュメントサジェスチョンは、ユーザーがアクセスできる場所およびドキュメントのみ検索します。

ドキュメントがある場所は、次の順で検索されます:

SharePoint 既定のサイト。
他の SharePoint サイト。
OneDrive
Office 365 グループ (ソリューションがインストールされている場合)。
外部 URL (構成されている場合)。

現在、ドキュメントサジェスチョンは、Microsoft Dynamics 365 レコードでメモに追加されている添付ファイルを検索しません。

別のサイトを検索する外部 URL の追加

検索対象のサイトの外部 URL を追加して、設置型 SharePoint ドキュメントライブラリなどの外部サイトをドキュメントサジェスチョンに含めることができます。

注意

ドキュメントサジェスチョンで外部サイトを使用している場合に最善の結果を得るには、より高度なキーワード一致ロジックを提供している Azure テキスト分析の使用をお勧めします。テキスト分析への接続の設定

有効なドキュメントサジェスチョン機能に外部 URL を追加すると、ユーザーは次の機能を使用できます。

Web ブラウザー。 Web ブラウザーから Microsoft Dynamics 365 を起動する場合、[ドキュメントサジェスチョン] をクリックした後、ドキュメントサジェスチョン ページで、[そのほかのレコメンデーション] をクリックすると、外部サイトにある複数のドキュメントサジェスチョンを含む別のページを表示できます。ユーザーは外部サイトへのサインインを求められる場合があることに注意してください。
モバイルアプリ。タブレット PC 用 Microsoft Dynamics 365 および電話用 Dynamics 365 アプリの場合、[ドキュメントサジェスチョン] をクリックした後、[そのほかのレコメンデーション] をクリックすると、複数のドキュメントサジェスチョンを含む外部サイトがデバイスの既定の Web ブラウザーで開きます。ユーザーは外部サイトへのサインインを求められる場合があることに注意してください。

外部 URL の構築

外部 URL は外部サイトによって理解される形式で構築する必要があります。たとえば、https://contoso.com/search?{0} と類似する構造を使用するサイトでは、https://contoso.com/search? が検索 URL 構造で、{0} がキーワード文字列である場合、ドキュメントサジェスチョンは {0} パラメーターのキーワードを渡します。 URL に渡されるキーワードは、[テキスト一致] のエンティティマッピングが含まれる類似レコードルールから派生します。詳細:類似レコードの提案ルールの作成

keyword が類似ルールマッピングでのテキスト値で、& がドキュメントサジェスチョンで各キーワードを分離するために使用する空白を示す場合、類似ルールマッピングのテキストフィールド内の値は、以下の URL と類似した外部サイトに渡されるクエリを構築するキーワードとして使用されます。

https://contoso.com/search?keywordA\&keywordB\&keywordC

設置型 SharePoint サーバーでは、mysharepoint が Web サイト名、sites がサイト名、subsitename がサブサイト名である場合、これに類似するサブサイトを指す外部 URL を追加できます。

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Azure テキスト分析への接続の設定

Azure テキスト分析をドキュメントサジェスチョンと使用するには、Azure テキスト分析への接続を構成する必要があります。詳細:テキスト分析への接続の設定

注意

類似ルールを定義しアクティブ化する

類似ルールを定義していない場合、「類似レコードの提案ルールの作成」を参照してください。