전자 메일 연속성의 중요성 증가

마지막으로 수정된 항목: 2007-12-20

Osterman Research 백서(후원: Microsoft)

게시 날짜: 2006년 3월 30일

주요 내용 요약

이제 전자 메일 프로그램은 대부분의 조직에서 핵심적인 응용 프로그램이 되었습니다. 즉, 전자 메일은 대부분의 조직에서 사용하는 기본적인 통신 수단이자 가장 저렴한 가격으로 사용 가능한 통신 도구입니다.

회사 전자 메일은 여러 표준 시간대 사용자들이 일반 근무일, 직원이 퇴근한 시간 등에 항상 사용하기 때문에 시간에 관계없이 항상 사용 가능하도록 유지되어야 합니다. 전자 메일 프로그램의 가동이 30분만 중지되어도 직원 생산성과 회사 수익에 큰 영향을 줄 수 있고, 태풍, 홍수, 기타 천재지변 등으로 인해 전자 메일 가동 중지가 며칠이나 몇 주간 지속되는 경우는 말할 것도 없습니다.

요약하자면, 전자 메일은 회사에서 항상 사용 가능해야 하므로 지속적으로 사용 가능한 상태를 유지해야 합니다. 이 백서에서는 지속적인 전자 메일 가용성 관련 문제에 대해 알아보고 전자 메일을 항상 사용 가능하도록 유지하는 데 필요한 솔루션에 대해 설명합니다.

전자 메일 연속성이 필요한 이유

오늘날 전자 메일이 조직에서 운영하는 가장 중요한 응용 프로그램인 것에는 의심의 여지가 없습니다. 전자 메일은 대부분의 조직에서 사용하는 기본 파일 전송 메커니즘으로, 대부분의 사용자에게는 전화보다 더 중요합니다. 전자 메일이 중요한 업무 정보를 저장하는 수단으로 사용되는 비율이 계속해서 증가하고 있으며, 전체 조직의 4/5는 전자 메일을 사용하여 계약서나 구입 주문서 등의 업무 트랜잭션을 수행하고 있습니다. 뿐만 아니라 첨부 파일 사용 비율이 높아지고, 첨부 파일이 점점 더 복잡해지며, 일반적인 전자 메일 사용이 크게 늘어나면서 메시지 저장소는 연간 30% 이상 증가하고 있습니다. 즉, 핵심적인 업무 도구인 전자 메일의 중요성이 더욱 높아지고 있는 것입니다.

전자 메일의 가동 중단 가능성

전자 메일은 거의 모든 조직 운영에 필수적이지만, 전자 메일 서버에 대한 침수에서 태풍에 이르기까지 여러 가지 심각한 가동 중단 문제가 발생할 가능성이 항상 존재합니다. 예를 들어, 2004년과 2005년에 미국 남부를 덮친 태풍으로 인해 해당 지역의 전자 메일 사용이 대부분 중지되었으며, 대부분의 조직에서는 현재까지도 이를 복구하는 중입니다. 또한 심각한 정전, 지진, 홍수, 폭풍 및 기타 천재지변으로 인해 전자 메일 시스템이 며칠, 몇 주 또는 몇 개월간 중지될 수도 있습니다. 또한 폭파 위협, 테러 및 기타 발생 가능한 문제로 인한 건물 폐쇄로 인해 전자 메일 시스템 자체를 사용하지 못하는 경우도 있습니다. 예를 들어, 정부 기관 근처에 사무실이 있는 회사의 경우 테러 가능성이 있으면 사무실 사용이 즉시 중지될 수 있습니다.

조직에서는 서버 하드웨어 손상, 소프트웨어 버그, 정전, 침수, 운영자 과실, 기타 중요도가 낮은 문제 발생 등으로 인한 계획되지 않은 가동 중지 사고에 정기적으로 대비해야 합니다. Osterman Research의 조사 결과, 일반 조직에서는 매달 평균 18분의 계획되지 않은 가동 중지가 발생하며, 전체 조직의 1/5에서는 1시간 이상의 계획되지 않은 가동 중지가 발생하는 것으로 나타났습니다.

이러한 계획되지 않은 가동 중지 외에, 조직에서 서버 유지 관리, 패치 관리, 업그레이드, 마이그레이션 및 기타 일반 유지 관리 작업을 위해 별도로 계획하는 가동 중지 시간도 있습니다. Osterman Research의 조사에 따르면, 일반 조직에서는 매달 평균 50분 동안 전자 메일 시스템을 의도적으로 중지시키지만, 매달 계획된 가동 중지 시간이 1시간을 초과하는 조직이 전체의 1/3 이상인 것으로 나타났습니다.

또한 전자 메일 시스템이 내부 문제와 마찬가지로 즉각 다운될 수 있는 통신 또는 WAN 문제 등, 전자 메일 시스템 연속성을 유지하려는 전자 메일 관리자가 전혀 손을 쓸 수 없어 더욱 큰 부담이 되는 요인도 있습니다.

전자 메일 연속성 중단으로 인한 심각한 영향

전자 메일은 크기에 관계없이 모든 조직에서 핵심적인 도구이므로 전자 메일 연속성이 아주 잠시 동안만 중단되더라도 직원 생산성에는 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 연구 결과에 따르면, 전자 메일을 사용할 수 없는 경우 전자 메일을 통해 일상적인 작업을 처리하는 사용자의 생산성이 크게 떨어지는 것으로 나타났습니다. 예를 들어, 전자 메일을 사용할 수 없을 때 전자 메일 사용자의 생산성이 25% 떨어지며 해당 직원의 연봉이 6만 5천 달러인 경우, 전체 사용자가 1,000명인 조직에서 1시간 동안 전자 메일 가동이 중지되면 직원 생산성 저하로 인해 7천 8백 달러 이상의 손실을 입게 됩니다.

그러나 이보다 더 심각한 문제는 전자 메일 가동 중지 시간이 회사 수익에도 영향을 줄 수 있다는 점입니다. 주문 접수 및 기한이 있는 제안서 발송 등과 같은 수익 창출 활동을 포함하여 핵심적인 업무 프로세스에 전자 메일을 사용하는 비율이 점점 더 높아지고 있기 때문에, 아주 잠시 동안만 전자 메일 사용이 중단되어도 조직의 수익에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어, 전자 메일을 통해 주문을 접수하는 조직의 경우에는 전자 메일을 사용할 수 없는 경우 매 시간마다 많은 수익 손실이 발생하게 됩니다.

전자 메일 가동 중지로 인한 평판 하락

전자 메일 가동이 중지되는 경우 조직의 평판에도 큰 문제가 발생할 수 있습니다. 전자 메일이 보낸 사람에게 반송되면 잠재 고객이나 업무 파트너에게 번거로운 작업이 가중되는 것은 물론, 해당 조직이 더 이상 운영되고 있지 않다는 인상을 줄 수 있습니다.

전자 메일 연속성이 조직에 제공하는 가치

전자 메일 가동이 중지되면 여러 가지 심각한 문제가 발생할 수 있으므로, 전자 메일을 사용하는 조직에서는 계획된/계획되지 않은 가동 중지 시간 동안 전자 메일 연속성을 유지 관리할 수 있는 백업 기능을 마련해 두어야 합니다. 이러한 기능의 특징은 다음과 같습니다.

• 몇 분이든 몇 주이든 길이에 관계없이 중단 시의 작업을 처리할 수 있도록 항상 사용 가능한 대기 전자 메일 시스템이어야 합니다.

• 대부분의 전자 메일 사용자가 새 메시지를 작성할 때 주기적으로 예전 전자 메일 내용을 참조하므로, 최근에 보내고 받은 전자 메일을 백업 시스템에서 참조용으로 사용할 수 있어야 합니다.

또한 IT 담당자가 시스템 업그레이드 또는 사용자를 새 시스템으로 마이그레이션할 때와 같이 예정된 전자 메일 중단 시간 동안 전자 메일 연속성을 유지할 수 있도록 대기 시스템을 백업 시스템으로 사용할 수 있어야 합니다. 사용자는 이와 같이 계획된 중단 시간 동안에도 전자 메일에 액세스해야 하는 경우가 있기 때문에, 대기 전자 메일 시스템을 통해 계획된 중단 시간 동안의 전자 메일 액세스에 대한 사용자 요구 사항을 관리할 수 있어야 합니다.

무엇보다도 대기 전자 메일 시스템은 원인에 관계없이 어떤 내부 전자 메일 중단 상황이 발생하더라도 정상적으로 가동되어야 합니다. 전자 메일을 언제든지 사용 가능할 수 있도록 유지하는 조직은 내부 및 외부 사용자가 핵심적인 통신 자산을 항상 사용할 수 있음을 보장할 수 있습니다.

메시징 기능을 지속적으로 사용 가능하게 유지하기 위한 옵션

기본적으로 조직에서는 백업 전자 메일 시스템을 구현하기 위해 메시징 연속성을 실현하는 데 세 가지 옵션을 고려해 볼 수 있습니다.

• 모든 전자 메일 사용자에게 소비자 웹 메일 계정 제공   가장 저렴한 옵션은 Hotmail 또는 Yahoo! 메일 등 자체 소비자 웹 메일 계정을 모든 사용자에게 제공하는 것입니다. 이 방식의 경우 사용자가 전자 메일에 지속적으로 액세스할 수 있으며 비용도 저렴하지만, 몇 가지 중요한 단점도 있습니다. 즉, 시스템 중단 시간 동안 회사 도메인은 계속 사용할 수 없으므로 사용자의 기본 전자 메일 계정으로 발송되는 전자 메일이 계속 반송됩니다. 또한 사용자가 최근에 보내고 받는 전자 메일의 기록 레코드를 참조할 수 없습니다. 회사 디렉터리를 사용할 수 없으므로 사용자들이 개인 웹 메일 주소를 자체적으로 공유하는 경우가 아니면 서로 통신할 수가 없는 문제도 있고, 웹 메일 옵션의 경우 회사 메일 관리자가 정책 위반을 제어할 수 있는 기능도 없습니다. 뿐만 아니라 회사 도메인이 전자 메일에 사용되지 않으므로, 여기서 설명하는 세 가지 옵션 중 가장 전문성이 떨어지는 옵션이라고 할 수 있습니다. 요약하자면 개인 웹 메일 계정을 제공하는 것은 저렴하기는 하지만 사실상 모든 조직에 적합하지는 않습니다.

• 원격 위치에 완전히 중복되는 전자 메일 시스템 배포   이 옵션은 기본 전자 메일 시스템에 오류가 발생해도 기본 회사 도메인을 계속 가동할 수 있다는 점에서 유용합니다. 또한 이 옵션을 사용하는 경우 기본 전자 메일 시스템과 백업 전자 메일 시스템 간에 데이터를 실시간으로 복제하는 기능이 구현된 것으로 가정하므로, 사용자가 자신의 기록 전자 메일에 액세스할 수 있습니다. 사용자는 기본 시스템에 오류가 발생하는 경우 자신의 전자 메일 클라이언트가 백업 서버를 가리키도록 계정을 약간 수정하는 것만으로도 어느 정도는 정상적으로 작업을 계속할 수 있습니다.

  그러나 완벽하게 중복되는 시스템을 지속적으로 원격 설비에서 유지 관리해야 하며 이를 관리하는 인력이 필요하므로 이 옵션에는 비용이 매우 많이 소요됩니다. Osterman Research의 비용 예상치 조사에 따르면, 3년 동안 기본 메시징 시스템을 구축 및 유지 관리하는 비용은 사용자당 매월 약 25달러입니다. 완전한 백업 전자 메일 시스템을 갖추려면 이 비용이 두 배로 늘어나므로 대부분의 조직에서는 이 옵션을 채택하기가 어렵습니다. 또한 이 방식을 사용하는 경우 보다 생산적인 작업을 수행할 수 있는 주요 IT 직원이 전자 메일 시스템 관리 작업을 수행해야 합니다.

• 호스팅 솔루션 사용   세 번째 옵션인 호스팅 솔루션을 선택하는 경우 회사 도메인을 계속해서 사용할 수 있는 기능을 통해 사용자당 비용을 줄일 수 있습니다. 전자 메일 백업용 호스팅 솔루션은 내부적으로 관리되는 백업 전자 메일 시스템과 관련된 모든 이점을 제공하면서 비용은 훨씬 저렴합니다. 호스팅 솔루션은 기본 전자 메일 시스템 관리 및 통합에 필요한 IT 담당자 관련 투자를 줄여 주며, 기본 전자 메일 시스템에 오류가 발생하는 경우 몇 분 내에 활성화할 수 있습니다. 회사 도메인으로 발송되는 메시지가 반송되지 않으므로 고객, 잠재 고객, 파트너 등 다양한 사용자 간의 메시지 흐름 연속성을 유지할 수 있습니다. 또한 사용자는 새 전자 메일을 작성할 때 기록 전자 메일에 액세스하여 이전 전자 메일을 검토 및 응답할 수 있습니다. 현재 대부분의 직원이 메일을 작성할 때 이전 메일을 참조합니다. 뿐만 아니라 사용자의 전자 메일 주소가 변경되지 않으므로 모든 직원이 연락처 정보에 액세스하여 회사 내 다른 직원의 정보를 확인할 수 있습니다. 그리고 유지 관리용 가동 중단이든 야간의 일시적인 메일 서버 문제이든, 기본 전자 메일 시스템이 중단된 원인에 상관없이 이러한 시스템은 언제든지 사용할 수 있습니다.

메시징 백업을 항상 사용 가능할 수 있도록 유지해야 하는 이유

기본 전자 메일 시스템에 오류가 발생하는 경우 조직이 전자 메일 연속성을 제공하기 위해 어떤 옵션을 선택하든 관계없이, 그러한 기능은 즉시 사용할 수 있어야 합니다. 일반적으로 기본 전자 메일 시스템에 대한 오류는 정전, 서버 고장, 화재 등 얘기치 않은 사고로 인해 경고 없이 갑자기 발생하기 때문입니다. 그러므로 대비 시스템은 전자 메일 연속성을 유지 관리하기 위해 즉시 사용할 수 있도록 항상 가동 준비 상태로 유지해야 합니다.

기본 전자 메일 계정의 백업 역할을 하는 소비자 웹 메일 계정은 일반적으로 신뢰도가 높기는 하지만 위에서 설명한 몇 가지 중대한 단점이 있습니다. 그리고 내부 관리되는 중복 전자 메일 시스템의 경우에도 즉시 사용할 수 있고 다양한 이점을 제공하지만 배포 및 관리에 비용이 많이 소요되며 항상 담당 직원을 배치해야 하기 때문에 비용 부담이 더욱 늘어납니다. 호스팅 솔루션은 항상 사용 가능하고 백업에 사용되는 소비자 웹 메일 계정에 비해 보다 다양한 이점을 제공하며, 내부 관리 솔루션에 비해서는 훨씬 저렴합니다.

현재 사용되고 있는 전자 메일 연속성에 대한 예

다음은 전자 메일 연속성의 두 가지 예입니다.

예 1: Microsoft Exchange Hosted Continuity를 통한 전자 메일 보험

2005년에는 사상 최대 규모의 태풍이 강타했고, 특히 2005년 8월의 태풍 카트리나는 뉴올리언스 전체를 휩쓸었습니다. 이 태풍으로 인해 뉴올리언스 경계를 보호하던 제방이 파괴되었습니다. 그리고 2주 후에는 태풍 리타가 유사한 진행 경로로 휴스턴을 덮쳐 지역 회사는 엄청난 피해를 입었습니다.

휴스턴에 본사를 둔 한 건축 회사에서는 전자 메일을 통해 미국 전역의 직원 515명들이 설계 계획과 계약 상태를 공유하고 있었습니다. 이 회사의 전자 메일 인프라는 휴스턴에 구축되어 있었으므로 회사에서는 태풍으로 인해 미국 전역의 사업이 중단될 것임을 파악했습니다. 그리하여 이 회사는 서버가 중단되는 경우 웹 기반 전자 메일 백업 기능을 제공하는 전자 메일 연속성 솔루션의 구현 작업을 Microsoft에 요청했습니다. 다행히도 태풍으로 인한 피해는 예상보다 크지 않았지만 회사 관리자들은 심각한 피해를 입은 경우에도 업무를 계속할 수 있음을 알고 있었기 때문에 안심할 수 있었습니다.

예 2: 업무 시간 중의 서버 유지 관리

로스엔젤레스의 가장 유명한 법률 회사 중 한 곳에서는 Microsoft Exchange Hosted Continuity를 통해 변호사들이 예정된 서버 유지 관리 시간 동안 전자 메일에 액세스할 수 있도록 했습니다. 이 회사의 경우 시간이 곧 수익과 직결되며 아주 짧은 가동 중지가 발생해도 유능한 변호사를 고객에게 제공할 수 있는 기회를 놓칠 수 있습니다. 이제는 서버가 중단되어도 변호사들이 웹 기반 인터페이스를 통해 전자 메일 기능에 계속 액세스할 수 있습니다.

Microsoft Exchange Hosted Continuity 개요

Exchange Hosted Continuity는 항상 사용 가능한 전자 메일 연속성 및 재해 복구 서비스입니다. 이 서비스를 사용하면 회사 직원이 재해 발생 시와 긴급 상황에서도 전자 메일에 계속 액세스할 수 있습니다. Exchange Hosted Continuity는 인바운드, 아웃바운드 및 내부 전자 메일 인스트림 복사본을 만들어 30일 단위 롤링 메시지 저장소에 저장합니다. 전자 메일 관리자와 최종 사용자는 언제든지 메시지 저장소에 액세스하여 엔터프라이즈의 기본 전자 메일 환경에서 손실되거나 삭제된 전자 메일을 복구할 수 있습니다.

Exchange Hosted Continuity는 Microsoft Exchange Hosted Filtering과 함께 작동하여 메일 스트림에서 원치 않는 전자 메일 콘텐츠를 필터링합니다. 긴급 상황에서 사용자는 30일분의 실제 업무 전자 메일에 액세스할 수 있습니다.

이 서비스의 웹 기반 인터페이스에는 전자 메일 작성, 읽기 및 회신을 위한 전자 메일 도구가 포함되어 있으므로 기본 전자 메일 환경을 사용할 수 없거나 백업 전자 메일 시스템이 필요한 경우에도 모든 전자 메일 기능에 계속 액세스할 수 있습니다. 그리고 웹 기반 도구를 통해 보낸 모든 메시지를 기본 메일 시스템에 병합하여 재해 복구 작업을 완료할 수 있습니다.

기본 메일 환경이 중단되거나 업무 네트워크를 사용할 수 없는 경우 Exchange Hosted Continuity는 계속해서 메시지를 메시지 저장소에 복사하고 기본 전자 메일 환경이 복원되면 배달되도록 원본 메시지를 큐에 넣습니다.

기능 요약

• 전자 메일 연속성 및 재해 복구 기능이 30일분의 메시지를 저장하는 관리 서비스로 제공됨

• 인바운드 및 아웃바운드 전자 메일에 대해 인스트림 메시지 캡처/기본 전자 메일 서버의 저널링 기능을 통해 내부 전자 메일 캡처

• 최종 사용자 및 관리자의 메시지 저장소 및 전자 메일 도구에 대한 웹 기반 액세스

• 전자 메일 작성, 읽기, 전달, 복원 및 회신이 가능한 웹 기반 인터페이스

• 역할 및 액세스 권한(전체 및 개별 설정) 구성 기능

• 시스템 작업 추적 및 감사를 위한 이벤트 로그

• 가동 중단 시 담당자에게 알리기 위한 호출 트리 목록

• 가동 중단 이후 메시지 복원

• 긴급 상황 시 사용자의 암호를 전체적으로 다시 설정

• 검색 가능한 메시지 저장소가 있어 사용자가 메시지 머리글을 검색하고 검색된 메시지를 가져와 복원할 수 있음

• 전자 메일을 통해 요약 및 드릴다운 전자 메일 트래픽 보고서를 예약 및 배달

결론

전자 메일은 크기에 관계없이 모든 조직의 핵심적인 통신 자산이므로 서버 고장에서 천재지변에 이르기까지 가동 중지 시간이 발생할 수 있는 다양한 문제의 영향을 받지 않아야 하며 지속적으로 사용 가능하도록 유지해야 합니다. 조직에서는 기본 전자 메일 시스템의 가동 중단 시 즉시 사용할 수 있는 대기 시스템 역할을 하는 백업 전자 메일 시스템을 구현해야 합니다. 이러한 시스템을 사용 가능하도록 유지하면 조직의 생산성, 수익 및 회사 평판을 유지할 수 있습니다.

Microsoft Exchange Hosted Services 정보

Microsoft Exchange Hosted Services를 사용하는 기업에서는 비용 효과적으로 메시징 환경의 보안과 가용성을 적극적으로 확보하는 동시에, 메시징 프로세스를 통해 내부 정책과 규정 준수 요구 사항을 충족할 수 있음을 보장하고 확신할 수 있습니다. 인터넷에서 서비스로 작동하는 Microsoft Exchange의 효율적인 확장 기능인 이 전체 서비스에는 스팸 및 바이러스 방지를 위한 호스팅 필터링, 규정 준수 요구 사항 및 내부 정책 충족을 위한 호스팅 아카이빙, 전자 메일 기밀성 유지를 위한 호스팅 암호화, 재해 동안 및 재해 이후에 전자 메일에 지속적으로 액세스할 수 있도록 하는 호스팅 연속성 등이 포함됩니다. Microsoft Exchange Hosted Services를 사용하는 경우 선행 투자가 필요하지 않고, IT 리소스를 확보할 수 있으며, 들어오는 전자 메일 위협을 회사 방화벽에 도달하기 전에 제거할 수 있으므로 회사 고객에게 가치를 제공할 수 있습니다.

자세한 내용은 Microsoft Exchange Hosted Services를 참조하십시오.

이 페이지의 내용

• 주요 내용 요약

• 전자 메일 연속성이 필요한 이유

• 전자 메일 연속성이 조직에 제공하는 가치

• 현재 사용되고 있는 전자 메일 연속성에 대한 예

• Microsoft Exchange Hosted Continuity 개요

• 기능 요약

• 결론

• Microsoft Exchange Hosted Services 정보