Exchange Online 메시지 승인 시나리오에 메일 흐름 규칙 사용

Exchange Online 조직에서 중재된 수신자는 메시지가 받는 사람에게 전달되기 전에 하나 이상의 중재자의 승인이 필요합니다. 자세한 내용은 Exchange Online 조정된 받는 사람을 참조하세요.

그러나 특정 보낸 사람의 예외 외에 받는 사람의 속성에서 조정 설정을 구성할 때 받는 사람에게 전송되는 모든 메시지는 메시지의 내용이나 세부 사항에 관계없이 배달되기 전에 승인이 필요합니다.

조정이 필요한 메시지의 유형 및 상황을 세부적으로 제어하려면 메일 흐름 규칙(전송 규칙이라고도 함)을 사용할 수 있습니다. 이 문서에서는 특정 법률, 규정 준수 또는 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 조정을 위해 메일 흐름 규칙을 사용하는 예제를 설명합니다.

승인을 위해 보낸 사람의 관리자에게 메시지 전달

관리자 승인이 필요할 수 있는 몇 가지 일반적인 메시지 유형은 다음과 같습니다.

• 사용자가 특정 메일 그룹 또는 받는 사람에게 보낸 메시지
• 외부 사용자 또는 파트너에게 보낸 메시지
• 두 그룹 간에 보낸 메시지
• 특정 고객의 이름과 같은 특정 콘텐츠로 전송된 메시지
• 연수생이 보낸 메시지

승인을 위해 보낸 사람의 관리자에게 메시지를 보내야 하려면 다음 단계를 수행합니다.

1. 중재자에게 메시지 보내기 템플릿을 사용하여 메일 흐름 규칙을 만듭니다.

   

2. 승인을 위해 보낸 사람의 관리자에게 메시지를 보내도록 작업을 구성합니다.보낸 사람의 관리자에게승인을> 위해 메시지를> 전달합니다.

3. 승인이 필요한 메시지를 정의하는 조건을 구성합니다( 있는 경우 이 규칙 적용).

다음은 Garth Fort라는 연수생이 보낸 모든 외부 메시지가 관리자의 승인이 필요한 예제입니다.

• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>보낸 사람>이 사람입니다.>avinash@beta.nikey.in

  및

• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>받는 사람>가 외부/내부입니다.>organization 외부

• 다음을 수행합니다.>승인을 >위해 메시지 전달보낸 사람의 관리자에게

메시지 승인 체인 설정

메시지에 대해 여러 수준의 승인이 필요할 수 있습니다. 예를 들어 특정 고객에 대한 메시지를 먼저 고객 관계 관리자가 승인한 다음 규정 준수 책임자가 승인하도록 요구하거나 두 수준의 관리자가 경비 보고서를 승인하도록 요구할 수 있습니다.

이러한 유형의 다중 수준 승인을 만들려면 각 승인 수준에 대해 하나의 메일 흐름 규칙을 만듭니다. 각 규칙은 다음과 같이 메시지에서 동일한 패턴을 검색합니다.

• 첫 번째 규칙은 첫 번째 중재자에게 메시지를 전달합니다. 첫 번째 중재자가 메시지를 승인한 후 두 번째 규칙은 메시지를 두 번째 중재자에게 전달하는 등입니다.

• 체인의 모든 중재자가 메시지를 승인하면 원래 메시지가 의도한 받는 사람에게 전송됩니다.

• 체인의 중재자가 승인 요청을 거부하는 경우 발신자는 거부 메시지를 받습니다.

• 승인 요청이 만료 시간(Exchange Online 2일) 내에 승인되지 않은 경우 보낸 사람은 만료 메시지를 받습니다.

  참고

  만료된 중재된 메시지 처리는 7일마다 실행됩니다. 이 간격은 조정된 메시지가 2일에서 9일 사이에 언제든지 만료된다는 것을 의미합니다.

다음 예제에서는 Blue Yonder Airlines라는 고객이 있고 고객 관계 관리자와 규정 준수 담당자가 이 고객에게 전송되는 모든 메시지를 승인하도록 가정합니다.

다음 스크린샷과 같이 두 개의 규칙을 만듭니다. 첫 번째 규칙은 첫 번째 수준 승인자에게 적용됩니다. 두 번째 규칙은 두 번째 수준 승인자에게 적용됩니다.

첫 번째 규칙은 제목 또는 메시지에서 회사 이름 Blue Yonder Airlines로 모든 메시지를 식별하고 Garret Vargas라는 내부 고객 관계 관리자에게 이러한 메시지를 보냅니다.

• 이름: Blue Yonder Airlines: 승인 #1 관계 관리자

• 우선 순위: 두 번째 규칙 이전.

• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>보낸 사람>가 외부/내부입니다.>organization> 내부.

  및

• 이 규칙> 적용주체 또는 본문>제목 또는 본문에는 이러한 단어가> 포함됩니다. 'B.Y.A' 또는 'BYA' 또는 'Blue Yonder Airlines' 또는 'Blue Yonder'.

• 다음을 수행합니다.>승인을 >위해 메시지 전달승인을 >위해 메시지 전달 Avinash P.

두 번째 규칙은 승인을 위해 규정 준수 책임자 인 Tony Krijnen에게 이러한 메시지를 보냅니다.

• 이름: Blue Yonder Airlines: 승인 #2 규정 준수 관리자

• 우선 순위: 첫 번째 규칙 이후.

• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>보낸 사람 위치>organization 내부.

  및

• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>주제 또는 소년 일치> 'B.Y.A' 또는 'BYA' 또는 'Blue Yonder Airlines' 또는 'Blue Yonder'.

• 다음을 수행합니다.>승인을 위해 메시지를 다음으로 전달합니다> . 토니 크리진.

여러 조건 중 하나와 일치하는 메시지 전달

메일 흐름 규칙 내에서 규칙이 일치하려면 규칙의 모든 조건이 true여야 합니다(Condition1 AND Condition2). 여러 조건(Condition1 또는 Condition2)에 동일한 작업을 적용하려면 각 조건에 대해 별도의 규칙을 만들어야 합니다.

이렇게 하려면 EAC의 규칙 페이지에서 첫 번째 조건에 대한 규칙을 만듭니다. 그런 다음, 규칙을 선택하고 복사를 선택하고 두 번째 조건과 일치하도록 새 규칙의 조건을 변경합니다.

승인 시나리오의 경우 동일한 작업을 사용하여 여러 규칙을 만들 때 동일한 메시지가 중재자에게 여러 번 전송되지 않도록 주의해야 합니다. 첫 번째 규칙과 일치하는 메시지를 무시하도록 두 번째 규칙에 예외를 추가합니다.

예를 들어 메시지에 제목 줄 또는 메시지 본문 또는 첨부 파일의 내용에 "sales quote"가 있는 경우 중재자에게 메시지를 보내려고 합니다.

두 가지 규칙이 필요합니다. 첫 번째 규칙이 제목 줄 또는 메시지 본문을 확인하는 경우 첨부 파일 콘텐츠를 확인하는 두 번째 규칙에는 제목 줄 또는 메시지 본문(첫 번째 규칙의 조건)에서 "판매 견적"을 확인하는 예외가 필요합니다.

• 이름: 판매 견적 승인: 규칙 2
• 우선 순위: 첫 번째 규칙보다 낮습니다.
• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>첨부 파일>콘텐츠에는 이러한 단어가> 포함됩니다. 판매 견적.
• 다음을 수행합니다.>승인을 >위해 메시지 전달보낸 사람의 관리자에게
• 제외하는 경우>주체 또는 본문>제목 또는 본문이 이러한 텍스트 패턴과 일치합니다.> 판매 견적.

중요한 정보가 포함된 메시지 전달

DLP( 데이터 손실 방지 ) 기능이 있는 경우 많은 유형의 중요한 정보가 미리 정의됩니다. DLP를 사용하면 메시지에 중요한 정보 조건이 포함되어 있음을 알 수 있습니다. DLP가 있는지 여부에 관계없이 organization 고유한 특정 중요한 정보 패턴을 식별하는 조건을 만들 수 있습니다.

신용 카드 번호를 포함하는 메시지에 승인이 필요한 예제는 다음과 같습니다.

• 다음의 경우 이 규칙을 적용합니다.>메시지>에는 이러한 유형의 중요한 정보가> 포함됩니다.신용 카드 번호
• 다음을 수행합니다.>승인을 >위해 메시지 전달보낸 사람의 관리자에게