메시징 레코드 관리 계획

적용 대상: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-28

Microsoft Exchange Server 2010에서 MRM(메시징 레코드 관리) 기능을 구성하고 관리하는 작업은 기술적으로 간단하지만 MRM을 올바로 구현하기 위한 계획을 세우려면 시간을 들여 숙고해야 하고 다양한 업무 규칙에 대한 정보가 필요할 수 있습니다. 그리고 Exchange 관리자와 IT 부서 이외에도 경영진, 레코드 관리자, 인사 담당자, 법률 자문가는 물론 최종 사용자까지도 계획 과정에서 중요한 역할을 담당할 수 있습니다.

시작 위치

MRM 솔루션을 구현하려면 일부 기술적인 문제를 포함한 여러 가지 요소를 고려해야 합니다. 다음 섹션에서는 이러한 요소 중 몇 가지에 대해 설명합니다.

샌드박스

MRM을 설치 및 구성하고 유지 관리하는 방법에 대해 배우려면 먼저 테스트 환경(종종 샌드박스 설치라고도 지칭함)을 설정하는 것이 좋습니다. 테스트 환경에서 MRM을 설정하고 구성하는 방법에 대해 잘 알고 있는 Exchange 관리자라면 MRM 솔루션 구현을 위한 기술적 요구 사항에 대해 조직의 다른 구성원에게 설명과 조언을 할 수 있습니다. Windows Server 2008 운영 체제와 Hyper-V를 사용하여 가상화된 샌드박스 환경을 설정할 수 있습니다. 자세한 내용은 Hyper-V를 이용한 가상화: 개요를 참조하십시오.

또한 이 가상화된 환경을 사용하여 개인 보관함, 여러 사서함 검색, 저널링 및 IRM(정보 권한 관리)과 같은 기타 메시징 정책과 준수 기능을 테스트할 수도 있습니다.

정책 및 계획

Exchange 2010의 MRM 기능을 통해 조직은 레코드 보존과 관리 정책을 구현할 수 있습니다. 효과적인 MRM 구현은 레코드 관리 정책에서부터 시작됩니다. MRM 솔루션을 구현하고자 할 때는 조직의 레코드 관리 정책을 만들거나 업데이트하는 일을 담당할 팀을 구성하는 것이 좋습니다. 정책 만들기와 검토 과정에 포함할 수 있는 그룹은 다음과 같습니다.

• 레코드 관리 전문가

• 법률 자문가

• 인사부

• 교육

• 고위 경영진

• IT(정보 기술) 관리 전문가

• 컨설턴트

조직의 현재 및 앞으로의 요구를 해결할 수 있을 정도로 광범위하면서도 Exchange 관리자가 MRM 솔루션으로 구현할 수 있을 정도로 명확하고 자세한 레코드 관리 정책을 만드는 것이 이 팀의 임무입니다. 이 정책을 개발하는 과정에는 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 관리 가능한 MRM을 구현할 수 있는 정책을 만들려면 각 팀의 구성원들이 법적 요구 사항, 예산, 복잡성, 관리 및 인적 고려 사항의 균형을 맞추면서 다른 사항을 고려하고 의견을 제안하며 다른 구성원의 작업을 수정하는 일을 담당하기 때문입니다.

다음은 특히 전자 메일 문화가 잘 형성된 조직에서 고려해야 할 사항입니다.

• MRM 솔루션에 대한 사용자 우려 및 예상되는 저항

• 조직의 메시징 정책을 모니터링하고 적용하는 방법

관리 가능한 곳에 메시지 보관

메시지를 관리하려면 관리되는 폴더 도우미에서 메시지에 액세스할 수 있어야 합니다. 즉, 효율적인 MRM을 위해 메시지를 Exchange 서버에 저장해야 합니다. 이 경우 다음과 같은 두 가지 결과가 발생합니다.

• 더 많은 항목을 저장할 수 있도록 사용자의 사서함 크기를 자주 늘려야 합니다.

• 사용자 컴퓨터의 개인 폴더(.pst) 파일에 대한 액세스를 제한하거나 없애야 합니다.

사서함 크기 증가

일반적으로 서버의 사서함에 모든 사용자의 메시지를 보관하면 사용자의 사서함 저장소 할당량이 기가바이트(GB) 이상으로 증가할지도 모릅니다. Exchange 2010은 향상된 성능을 통해 이러한 대용량 사서함을 관리할 수 있도록 지원합니다. 성능을 향상시키고 저장소 요구 사항을 줄이기 위해 ESE(Extensible Storage Engine)가 크게 변경되었습니다. 이러한 변경을 통해 절감된 비용으로 대용량 사서함 할당량을 계획하고 배포할 수 있습니다. ESE 변경에 대한 자세한 내용은 새 Exchange 핵심 저장소 기능을 참조하십시오.

개인 보관함

Exchange 2010에서는 사용자에게 개인 보관함을 제공하므로 사용자는 Microsoft Outlook 2010 및 Microsoft Office Outlook Web App를 사용하여 액세스할 수 있는 온라인 보관 사서함을 보유할 수 있습니다. 보관 사서함은 Outlook에서 사용한 .pst 파일과 유사한 기능을 제공하지만 .pst 파일 사용과 관련된 위험을 제거합니다. .pst 파일 사용으로 인해 노출되는 조직의 위험과, 개인 보관함에서 사용자가 혜택을 누리는 방법에 대한 자세한 내용은 개인 보관 파일 이해를 참조하십시오.

대용량 사서함과 보관 사서함의 조합을 통해 조직에서의 .pst 파일 사용을 줄이고 궁극적으로는 .pst 파일이 필요하지 않도록 계획할 수 있습니다.

.pst 파일에 대한 액세스 제한

기존 .pst 파일에 새 항목을 추가하지 못하도록 하는 그룹 정책을 만들어, 사용자가 .pst 파일을 사용하지 못하도록 할 수 있습니다. 그리고 .pst 파일을 읽기 전용으로 만들어, 사용자에게 이미 있을 수 있는 .pst 파일에 사용자가 액세스할 수 있도록 하는 한편, 보관할 메시지를 자신의 Exchange 사서함에 저장하도록 유도할 수 있습니다. 보관 사서함을 배포하려는 경우 pst 파일의 데이터를 사용자의 보관 사서함으로 이동할 수 있습니다. 나중에는 .pst 파일에 액세스하지 못하도록 하는 그룹 정책을 함께 만들 수도 있습니다.

.pst 파일에 대한 액세스를 제한하면 일부 사용자의 작업 방식에 지장을 줄 수 있으나 동시에 여러 가지 이점도 있습니다.

사용자 메시지를 서버에 보관하고 .pst 파일에 대한 액세스를 제한하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 관리하고 모니터링할 수 있는 위치에 메시지를 보관하여 MRM 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

• 정기적으로 백업되는 서버 대신 개별 하드 디스크에 저장되는 중요한 데이터를 손실할 위험을 줄일 수 있습니다.

• 공급업체, 인턴 및 직원이 조직에서 떠날 경우 조직의 지적 재산권의 손실을 줄일 수 있습니다.

• 모든 정보를 사서함에 보관하여 사용자가 데이터에 편리하게 액세스할 수 있습니다.

• 웹이 연결된 모든 곳에서 사용자 메시지를 모두 사용할 수 있기 때문에 Outlook Web App의 효율성을 높일 수 있습니다.

• 소송 중에 법적 개시에 따른 비용을 줄일 수 있습니다. .pst 파일의 경우 먼저 사용자의 컴퓨터에서 찾은 다음 법률 담당자가 콘텐츠를 처리해야 하기 때문에 .pst 파일에 저장된 정보를 캡처하고 검색하는 과정에는 많은 노력과 비용이 소모됩니다.

Exchange 사서함 데이터를 .pst 파일로 이동하거나 복사하지 않도록 사서함 시스템 구성

Outlook 2010을 사용하면 조직의 사서함 데이터가 .pst 파일로 이동하거나 복사되지 않도록 해당 데이터를 효과적으로 제어할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 .pst 파일을 열고 데이터를 Exchange 사서함으로 복사할 수 있지만 Exchange 사서함에서 .pst 파일로 메시지를 복사하거나 이동할 수는 없습니다. Outlook 2010을 사용하여 사용자에게 .pst 파일에서 주 Exchange 사서함이나 보관 사서함(프로비전된 경우)으로 메시징 데이터를 이동하는 마이그레이션 경로를 제공할 수 있습니다.

Exchange 사서함 데이터를 .pst 파일로 복사하는 기능을 사용하지 않도록 설정하려면 Outlook 2010 사용자에 대해 다음 레지스트리 값을 설정합니다. 레지스트리 값은 그룹 정책에 관리 템플릿을 구성하여 설정할 수 있습니다. Outlook14.adm 정책 파일을 추가하여 Outlook 2010 그룹 정책 설정을 그룹 정책 개체에 추가할 수 있습니다. 관리 템플릿의 추가 또는 제거에 대한 자세한 내용은 관리 템플릿(.adm 파일) 추가 또는 제거를 참조하십시오.

Outlook 2010에서 .pst 파일 없이 작동하도록 사용자 시스템 구성

1. .pst 파일로 메시지 복사 또는 이동 안 함   다음 레지스트리 하위 키의 값을 1로 설정하는 그룹 정책을 만듭니다. 이 설정을 사용하면 사용자는 .pst 파일로 메시지를 이동하거나 복사할 수 없습니다. 사용자는 새 .pst 파일을 만들 수 있지만 파일에 항목을 추가할 수는 없습니다. 이 설정은 Microsoft Outlook .pst 파일만 차단합니다. 그리고 이 설정을 통해 사용자의 Outlook 프로필에서 Microsoft SharePoint .pst 파일을 연결하고 업데이트할 수 있습니다. 비슷한 레지스트리 키를 사용하여 OfficeOutlook 2003의 .pst 파일에 내용을 기입하지 못하도록 설정할 수 있습니다.

   경고

   레지스트리를 잘못 편집하면 운영 체제를 다시 설치해야 할 수도 있는 심각한 문제가 발생할 수 있습니다. 레지스트리를 잘못 편집하여 발생한 문제는 해결하지 못할 수 있습니다. 레지스트리를 편집하기 전에 중요한 데이터를 백업하십시오.

   레지스트리 경로	HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/14.0/Outlook/PST
   레지스트리 값	PstDisableGrow
   값 유형	DWORD
   값 데이터	1

2. 자동 보관 사용 안 함   다음 레지스트리 하위 키의 값을 0으로 설정하는 그룹 정책을 만듭니다. 이 설정은 Outlook의 AutoArchive 메뉴를 사용하지 않도록 설정하고 AutoArchive 옵션을 제거하는데, 이 옵션은 사용자가 도구 > 옵션을 클릭한 다음 기타 탭을 클릭할 때 표시됩니다.

   레지스트리 경로

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14.0/Outlook/Preferences

   레지스트리 값	값 유형	값 데이터
   ArchiveDelete	DWORD	0
   ArchiveMount	DWORD	0
   ArchiveOld	DWORD	0
   DeleteExpired	DWORD	0
   DoAging	DWORD	0
   PromptForAging	DWORD	0

3. 새 .pst 파일 만들기 사용 안 함   다음 레지스트리 하위 키의 값을 5575로 설정하는 그룹 정책을 만듭니다. 이 설정을 사용하면 Outlook의 Outlook 데이터 파일 옵션이 제거됩니다. 이 옵션은 사용자가 파일을 클릭한 다음 새로 만들기를 가리킬 때 표시됩니다.

   레지스트리 경로	HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14.0/Outlook/DisableCmdBarItemsList
   레지스트리 값	TCID1
   값 유형	DWORD
   값 데이터	5575

파일럿 프로그램

파일럿 프로그램을 구현하면 MRM 솔루션을 조직 전체에 구현하기 전에, MRM 솔루션을 세부적으로 조정하고 최종 사용자의 만족도를 파악할 수 있습니다. 예를 들어 6개월이라는 받은 편지함의 보존 기간이 너무 짧고 이 기간을 1년으로 늘리면 더 편할 거라는 의견을 사용자로부터 받을 수 있습니다. 또는 추가 저널링으로 인해 보관 솔루션을 업그레이드해야 한다는 사실을 알게 될 수도 있습니다.

MRM 계획 팀의 구성원이 MRM 파일럿 프로그램을 가장 먼저 사용해 보는 것이 좋을 수도 있습니다. 추가 구성원은 IT 직원 및 관심이 있는 경영진 중에서 모집할 수 있고, 파일럿 프로그램이 안정적으로 운영되면 참여할 조직 구성원을 추가로 모집할 수 있습니다. 그리고 대용량 사서함과 전자 메일 자동 관리(보존 기간이 짧은 폴더에 배치할 수 있는 일상적인 알림과 메시지의 자동 삭제 포함)와 같은 사항을 보장하고 질문이나 우려를 해결하는 교육을 제공함으로써, 관리되는 메시징 채택에 대한 사용자 거부감을 완화할 수 있습니다.

MRM 구현 방법

조직에 MRM 솔루션을 구현할 시기가 되면, 조직 구성원과 Exchange 시스템이 필요한 변경 내용에 적응하도록 단계적 구현을 고려할 수 있습니다.

MRM 구현 동안의 사용자에 대한 고려 사항

사용자에게 MRM을 서서히 소개하여 자신의 작업 방식에서 필요한 변경 내용에 적응할 시간을 제공합니다. 실행 가능한 계획은 다음과 같습니다.

1. 파일럿 프로그램을 시작하여 이 솔루션을 테스트하고 조정합니다.

2. 파일럿 프로그램에 참가하도록 사용자를 추가로 초대합니다. 대용량 사서함과 보관 사서함의 사용 가능성은 사용자 참여를 유도하는 좋은 동기가 될 수 있습니다.

3. 전체 조직에 MRM을 구현할 준비가 되면 MRM 및 이와 관련된 조직 메시징 정책에 대한 교육을 시작합니다.

4. 사용자의 사서함 크기를 늘립니다.

5. 보존 정책을 만료 날짜가 해제된 채로 사용자 사서함에 적용합니다. 사용자를 사용자 필요와 조직의 메시지 보존 정책에 따라 MRM과 적절한 보존 정책에 익숙해지도록 합니다.

6. 사용자에게 보존 정책이 적용되고 3주 후에 MRM을 사용하도록 설정하고 .pst 파일을 읽기 전용으로 만듭니다.

7. MRM 구현 시작 단계에서는 사용자에 대해 많은 지원을 제공해야 합니다. 구현하기 전에 교육을 하면 사용자 질문과 우려가 줄어듭니다.

8. 시스템 성능을 모니터링합니다.

9. 사용자 준수를 모니터링합니다.

MRM 구현 동안의 시스템에 대한 고려 사항

Exchange 시스템이 MRM에 적응해야 합니다. 관리되는 폴더 도우미를 처음 실행하면 일반적으로 많은 수의 항목을 처리합니다. 이 작업은 사서함 서버와 네트워크 모두에 대해 리소스를 집중적으로 사용하는 프로세스가 될 수 있습니다. 또한 사서함 콘텐츠를 서버와 동기화하는 동안 Outlook 클라이언트에서 많은 시간과 네트워크 리소스를 소모할 수 있습니다. 이때 리소스가 오버로드되지 않도록 신중하게 계획해야 합니다. 서버의 로드가 적을 때, 관리되는 폴더 도우미를 실행하고 사용자를 한 번에 모두 추가하는 대신 서서히 추가하면 전환 작업이 원활하게 진행될 수 있습니다.

교육 및 인적 요소

사람들은 개인 전자 메일이 아닌 경우에도 전자 메일을 개인적으로 사용합니다. 따라서 조직의 메시징 정책을 갑자기 변경하거나 특히, 새 정책에 메시지 자동 삭제와 같은 항목이 있을 경우 사용자는 불편해하거나 혼란스러워할 수 있습니다. 오래 사용하던 방법(예: 받은 편지함 비우지 않기 또는 모든 항목을 .pst 파일에 저장)을 변경하면 잠재적으로 일부 사용자에게는 중대한 업무 중단을 유발할 수 있습니다. MRM 구현 과정에서 업무 중단을 최소화하기 위해 다음 권장 사항을 고려합니다.

• 단계적 구현
  MRM을 한 번에 모두 도입하지 말고 서서히 도입합니다.

• 교육
  사용자를 교육하면 우려를 사전에 없앨 수 있고 원활하게 구현할 수 있습니다. 교육 주제로 고려할 몇 가지 내용은 다음과 같습니다.

  • 조직의 메시징 정책에 대해 소개합니다.

  • 레코드 관리의 부족으로 인해 발생하는 잠재적인 법적 책임에 대한 개요와 이러한 책임으로 인해 조직에서 부담해야 하는 비용과 작업의 어려움 등 현대 직장에서 MRM이 필요한 이유를 설명합니다.

  • 매일 쌓이는 오래된 콘텐츠를 자동으로 삭제해 주는 전자 메일 자동 삭제가 시간 절약에 얼마나 도움이 되는지 설명합니다.

  • 대용량 사서함을 통해 어떻게 메시지 저장을 위한 더 많은 공간이 확보되는지 설명합니다.

  • 서버 기반 저장소를 통해 어떻게 데이터에 대한 모바일 액세스가 증가하는지 설명합니다.

  • 사용자의 특정 작업 수행 방식이 불가피하게 변경될 수 있다는 점(예: .pst 파일에 메시지를 추가할 수 없음)과 메시지를 분류하고 처리하는 데 보다 많은 주의가 필요함을 설명합니다.

  • MRM이 조직의 IT 리소스 절약에 얼마나 도움이 되는지 설명합니다.

• 사전 알림
  변경이 있을 것이라고 사용자에게 미리 알립니다. 특히 정확한 MRM 구현 날짜를 알리고 발생할 변경 내용에 대해 상기시킵니다.

• 사용자 지원
  구현 초기 단계에 사용자를 완벽하게 지원하면 손쉽게 MRM으로 전환할 수 있습니다. 배포 단계 중에 발생하는 문제는 대개 예상한 것보다 덜 기술적입니다. 종종 "뭘 해야 합니까?"라는 유형의 질문을 하는 사용자를 중심으로 우려가 생겨납니다. 이런 유형의 질문에 대답할 수 있는 사람으로 팀을 구성하면 이러한 우려를 다루는 데 도움이 됩니다.

준수, 모니터링 및 적용

다음은 사용자가 MRM 정책을 고의로 피할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• .pst 파일에 메시지를 저장합니다(그룹 정책에서 .pst 파일 사용을 금하지 않은 경우).

• 다른 위치로 메시지 전달(예: 외부 전자 메일 계정)

• 메시지를 자신의 컴퓨터에 파일로 저장합니다.

• 메시지를 Microsoft OneNote에 보냅니다(Outlook 2010 또는 Outlook 2007 사용).

• 메시지를 인쇄합니다.

• 조직이 관리되는 폴더를 배포한 경우 보존 설정이 가장 길게 지정된 관리되는 폴더에 모든 사서함 폴더 배치

조직의 메시징 정책에 대한 교육을 수행하면 사용자가 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다. 그러나 MRM 솔루션이 효과적인지 확인하기 위해 모니터링이 필요할 수 있습니다. 메시징 정책 적용에는 고위 경영진이 개입하여 지도하는 것이 효과적일 것입니다.

법적 개시 명령 준수

Exchange 2010에서 여러 사서함 검색을 통해 전자적으로 저장된 정보에 대한 법적 개시 명령을 준수할 수 있습니다. 또한 여러 사서함 검색을 사용하여 지정된 Exchange 2010 사서함의 내용을 검색할 수 있습니다. 많은 검색 매개 변수를 사용하여 강력한 검색 쿼리를 만들 수 있습니다. 검색에서 반환되는 메시지는 지정된 검색 사서함에 복사됩니다. 여러 사서함 검색에 대한 자세한 내용은 여러 사서함 검색 이해를 참조하십시오.

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