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공용 폴더에 대한 강력한 대안

Alan Maddison

한 눈에 보기:

• 일정 및 연락처 공유
• 블로그 및 Wiki를 이용한 통신
• 문서 공유 및 관리

Microsoft Exchange의 첫 번째 버전부터 제공된 공용 폴더는 원래 문서 공유, 메일 그룹 보관, 사용자 지정 응용 프로그램 개발을 위한 기본 플랫폼을 제공하는 것이 그 목적이었습니다.

그러나 거의 처음부터 관리자들은 이 공용 폴더의 관리와 사용에 어려움을 겪었고, 공용 폴더는 여러 Exchange 환경에서 점차 복잡한 부분이 되었습니다. Exchange Server 2007에서는 공용 폴더 관리 기능에 몇 가지 중요한 개선이 이루어졌지만 어려움은 여전히 남아 있는 상태입니다. 공용 폴더는 오늘날 기업에서 필요로 하는 강력한 공동 작업 및 문서 관리 플랫폼을 제공하지 못하고 있습니다.

Microsoft는 Exchange Server 2007이 아마도 공용 폴더를 지원하는 마지막 버전이 될 것이라고 밝혀왔습니다. 물론 공용 폴더는 여전히 완벽하게 지원되고 있으며 Exchange Server 2007 출시 이후 10년 동안 계속 공식 지원될 예정이지만, 이제 대안을 검토하기에 적당한 시점이 되었습니다.

다행히 Microsoft에서는 Microsoft® Office SharePoint® Server(MOSS) 2007 출시와 더불어 매우 유용한 옵션을 제공하고 있습니다. MOSS 2007은 IT 관리자와 기업이 공용 폴더의 기능을 대체하고 이를 능가하는 데 필요한 플랫폼을 제공합니다. 이 기사에서는 MOSS를 통해 Exchange 공용 폴더보다 훨씬 다양한 기능을 제공하는 강력하고 유용한 프레임워크를 구현하는 방법에 대해 살펴보겠습니다. 특히 일정, 연락처 및 문서 공유와 같이 일반적으로 공용 폴더가 사용되는 작업에 SharePoint를 활용하는 방법에 대해 중점적으로 다루겠습니다.

최소한 클라이언트를 업데이트하기 전까지는 공용 폴더가 계속 필요할 것이라는 점을 잊지 마십시오. Outlook 97에서 Outlook 2003까지의 Microsoft Outlook® 클라이언트에는 오프라인 주소록, 관리 양식 라이브러리, 약속 있음/없음 조회 등 다양한 이유로 공용 폴더가 필요합니다. Outlook 2007과 Exchange Server 2007 환경으로 이전한 다음에는 언제든 준비가 되면 공용 폴더 사용을 완전히 중단할 수 있습니다.

SharePoint 일정

공유 일정에는 흔히 공용 폴더가 사용됩니다. SharePoint 일정을 사용하면 공용 폴더 일정을 아주 쉽게 대체할 수 있습니다. 기본 SharePoint 사이트 설치 환경에는 일정이 하나 포함되어 있지만 조직의 필요에 맞게 일정을 여러 개 만들어야 할 수 있습니다. 예를 들어 인사 관리 부서의 공유 일정을 만드는 방법을 설명하겠습니다. 먼저 모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택합니다. 이 옵션은 일반적으로 SharePoint 사이트의 왼쪽 위 모서리에 있습니다(그림 1 참조).

그림 1** 새 사이트 콘텐츠 만들기 **

모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택한 다음, 만들기 단추(그림 1 참조)를 클릭합니다. 만들기 페이지가 로드되면 그림 2와 같이 기본 콘텐츠 형식 옵션이 표시됩니다. 일정을 만들려면 추적 열에서 일정을 선택해야 합니다. 그런 다음 이름 및 설명 필드를 채우고 빠른 연결 섹션에 일정을 포함할지 여부를 선택합니다.

그림 2** 여러 기본 옵션이 표시되는 만들기 페이지 **

이 시점에서 일정이 만들어집니다. 사용자는 이 공유 일정을 SharePoint 사이트에서 볼 수도 있고 Outlook에서 직접 볼 수도 있습니다. Outlook에서 공유 일정을 보려면 웹 브라우저를 사용하여 일정에 연결한 다음, 작업 메뉴를 열고 Outlook에 연결 옵션을 선택하면 됩니다.

처음 연결할 때는 Outlook에 보안 경고가 표시되는데, 이것은 신뢰할 수 있고 알려진 원본에만 연결해야 한다는 점을 사용자에게 알려 주는 것입니다. 예를 선택하면 일정이 Outlook에 연결됩니다. 그림 3에서는 SharePoint 일정과 Outlook 일정이 나란히 표시된 기본 보기를 보여 줍니다.

그림 3** 나란히 표시된 SharePoint 일정 및 Outlook 일정 **

일정이 Outlook에 연결되면 양방향 동기화가 이루어질 수 있습니다. Outlook에서 입력한 모든 이벤트는 SharePoint와 동기화되며 일정을 보는 모든 사용자에게 업데이트된 항목이 표시됩니다. 또한 SharePoint에서 SMTP를 지원하도록 설정한 경우 전자 메일을 통해 이벤트를 일정으로 직접 보낼 수 있고 SharePoint에서는 해당 항목을 추가합니다.

SharePoint 연락처

공용 폴더를 이용하는 공유 연락처 역시 많은 조직에서 사용되고 있습니다. SharePoint에서는 공유 연락처의 경우에도 연락처 목록을 쉽게 만들고 관리할 수 있도록 하는 더 강력한 대안을 제공합니다. 앞서 살펴본 인사 관리 부서의 예를 통해 공유 연락처 목록을 만드는 방법을 설명하겠습니다.

모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택한 다음, 만들기 단추를 클릭합니다. 이번에는 통신 열에서 연락처 링크를 선택합니다. 이름, 설명, 빠른 연결 구성 등의 정보를 입력하는 화면이 표시됩니다(그림 4 참조). 이 정보를 모두 입력한 다음, 만들기 단추를 클릭하면 새 연락처 목록이 만들어집니다.

그림 4** 이름, 설명, 빠른 연결 구성 채우기 **

사용자 통신

토론 목록이라고도 하는 토론 게시판을 만들 때도 SharePoint를 사용할 수 있습니다. 만드는 방법은 일정 및 연락처의 경우와 마찬가지로 매우 간단합니다. 모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택하고 만들기 단추를 클릭한 다음, 통신 열에서 토론 게시판 링크를 선택합니다. 앞서 살펴본 것처럼 이름, 설명, 빠른 링크 구성 등 필요한 정보를 입력하고 만들기 단추를 클릭합니다. 그림 5에서는 몇 가지 게시물이 있는 토론 게시판을 보여 줍니다.

그림 5** 몇 가지 게시물이 있는 토론 게시판의 예 **

SharePoint Server에서는 토론 게시판 외에도 많이 사용되는 두 가지 통신 도구인 블로그와 Wiki를 지원합니다. 공용 폴더에서는 사용할 수 없었던 블로그와 Wiki는 SharePoint Server 2007에 새로 추가된 도구이며 매우 재미있고 유용한 공동 작업 기능을 제공합니다.

블로그는 웹 사이트에 손쉽게 아이디어와 의견을 게시하여 공유할 수 있는 대화형 포럼입니다. 일반적으로 이러한 게시물은 범주별로 구분되어 있으므로 독자들은 원하는 내용을 쉽게 찾을 수 있습니다. 독자들은 블로거의 의견에 응답을 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 회사에서 경영진이 블로그를 운영할 수 있습니다. 이러한 방식으로 직원들과 효과적으로 의사 소통을 수행할 수 있고 운영 담당자는 회사 내 모든 계층의 직원들과 아이디어 및 의견을 공유할 수 있습니다.

SharePoint에서는 간편하게 블로그를 만들 수 있습니다. 먼저 모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택하고 만들기 단추를 클릭한 다음, 웹 페이지 열에서 사이트 및 작업 영역을 클릭합니다. 그러면 새 SharePoint 사이트 페이지가 나타나는데, 여기서 사이트의 제목, 이름, URL 등을 입력해야 합니다. 그런 다음 사이트의 서식 파일을 선택합니다(이 예의 경우 블로그 서식 파일). 마지막으로 사용 권한, 탐색, 사이트 디렉터리 목록 등의 구성 옵션을 지정합니다. 필요한 옵션을 모두 지정했으면 만들기 단추를 클릭합니다. 그러면 최상위 사이트 아래에 하위 사이트가 만들어집니다. 이 하위 사이트 안에 있는 라이브러리와 목록에서 블로그 기능을 제공합니다. 이 과정을 완료하면 새 블로그가 만들어집니다.

Wiki는 더욱 폭넓은 공동 제작 활동을 위해 개발된 또 하나의 훌륭한 도구입니다. Wiki 사이트에서는 사용자들이 콘텐츠를 추가, 제거 및 편집할 수 있으며 수많은 페이지를 연결할 수도 있습니다. Wiki를 만드는 가장 간단한 방법은 다음과 같습니다. 모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택하고 만들기 링크를 클릭한 다음, 라이브러리 열에서 Wiki 페이지 라이브러리를 선택합니다. 그런 다음 이름, 설명, 탐색 구성 필드에 필요한 정보를 입력하고 만들기 단추를 클릭하면 됩니다. SharePoint에서 Wiki를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 TechNet Magazine 2007년 1월호 기사 "작업에 Wiki 활용"을 참조하십시오.

SharePoint 라이브러리

실질적으로 공용 폴더는 사용자들이 한곳에서 문서에 쉽게 액세스하여 공유할 수 있는 문서 저장소가 되었습니다. Exchange 관리자들이 여러 해 동안 경험한 것처럼, 이러한 기본적인 용도로 인해 공용 폴더를 관리하는 것이 어렵습니다. 즉, 공용 폴더 데이터베이스에 대한 Exchange I/O가 증가할 뿐만 아니라 Exchange 인프라 전반에 걸친 복제 작업도 영향을 받습니다. SharePoint 라이브러리는 Exchange와 해당 리소스에서 이러한 부담을 완화하는 훌륭한 대안을 제공합니다.

SharePoint 라이브러리는 파일을 저장하고 관리할 수 있는 SharePoint 사이트 내부의 한 위치입니다. 그림, Wiki 페이지, 양식, 문서 등 몇 가지 형식의 라이브러리가 있습니다. 공용 폴더를 대체하려는 경우에는 문서 라이브러리가 가장 적절한 선택입니다. 문서 라이브러리는 SharePoint 사이트 내에서 문서를 저장하고 관리할 수 있게 해 주며, 필요한 경우 문서를 만들 수 있도록 지원합니다.

문서 라이브러리에는 다양한 형식의 파일을 저장할 수 있지만 실행 파일, 스크립트 등의 일부 파일 형식은 보안상의 이유로 기본적으로 제한됩니다. 그러나 이 제한 설정은 SharePoint 중앙 관리 사이트의 작업 섹션에서 구성할 수 있습니다.

MOSS를 기본 설치할 때 포함되는 문서 라이브러리는 사용자 지정이 가능합니다. 대부분의 조직에서는 조직에 속한 다양한 업무 부서를 지원하기 위해 여러 개의 라이브러리를 만들게 됩니다. SharePoint에서 제공하는 도구를 사용하면 이러한 작업을 쉽게 처리할 수 있습니다. 예를 들어 인사 관리 부서를 위한 문서 라이브러리를 배포하려면 모든 사이트 콘텐츠 보기를 선택하고 만들기 링크를 클릭한 다음, 라이브러리 열에서 문서 라이브러리를 선택합니다. 그러면 구성해야 하는 여러 가지 설정이 표시됩니다. 여기에서 라이브러리의 이름과 설명을 입력하고, 빠른 연결 섹션에 이 라이브러리를 포함할 것인지 지정하고, 버전 관리 기능 사용 여부를 선택하고, 라이브러리에서 직접 만들어지는 새로운 문서의 기본 서식을 선택합니다.

문서 버전 기록 옵션에 특히 주의해야 합니다. 이 옵션의 기본 설정은 '사용 안 함'입니다. 그러나 버전 관리는 여러 환경에서 유용하고 적절한 기능입니다. 문서의 기록용 복사본을 저장할 뿐만 아니라 변경 시기와 변경한 사용자를 추적할 수 있으며 이전 버전을 확인하고 복원할 수도 있습니다.

그림 6에서는 새로 생성되어 일부 문서가 업로드된 문서 라이브러리를 보여 줍니다. 문서 라이브러리를 만든 후에는 Microsoft Outlook과 Windows® 탐색기를 통해 이 저장소를 사용할 수 있습니다. Outlook에서는 문서 라이브러리의 콘텐츠를 오프라인으로 전환할 수 있으며 네트워크에 액세스할 수 없는 사용자를 위한 읽기 전용 복사본을 제공합니다. Windows 탐색기를 통한 액세스 권한 제공에는 내 네트워크 환경이 사용됩니다. 문서 라이브러리의 URL을 입력하여 사용자에게 액세스를 제공할 수 있습니다. 규모가 큰 환경에서는 그룹 정책을 사용하여 이 네트워크 환경을 배포할 수도 있습니다.

그림 6** 일부 문서가 업로드된 문서 라이브러리 **

향상된 기능

SharePoint는 공용 폴더보다 훨씬 우수한 기능을 제공합니다. 또한 공용 폴더가 제공하는 일반적인 기능 외에도 이를 더욱 향상시킨 강력한 기능도 제공합니다. 다음과 같은 기능이 향상되었습니다.

• 버전 기록
• 승인 제어
• 체크 아웃 절차
• 워크플로 제어
• 문서 보존 정책
• 감사
• RSS

이러한 기능은 모든 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 플랫폼에 매우 중요합니다. SharePoint에서는 관리자가 쉽게 사용할 수 있는 강력한 프레임워크를 제공합니다. 이러한 향상된 기능을 일정, 작업, 토론 게시판, 문서 라이브러리 등 SharePoint의 여러 기능에 사용할 수 있습니다.

이러한 기능을 구성하려면 설정 메뉴를 선택하고 설정 옵션을 선택합니다. 예를 들어 그림 7과 같이 문서 라이브러리 설정 옵션을 선택합니다. 그러면 설정 페이지가 표시됩니다. 이 페이지에서 사용할 수 있는 모든 구성 및 사용자 지정 옵션을 볼 수 있습니다. 예를 들어 일반 설정 열에 있는 버전 관리 설정에서는 버전 기록을 구성할 수 있습니다.

그림 7** 향상된 기능을 구성하기 위한 설정 옵션 선택 **

앞서 설명한 것처럼 이 기능은 변경한 사용자, 변경 시기 등 문서 변경에 대한 기록을 제공합니다. 필요한 경우 이전 버전을 확인하고 복원할 수도 있습니다. 또한 SharePoint에서 저장할 수 있는 버전 수를 제어할 수도 있습니다. 이 제한 값에 도달한 경우 해당 항목은 SharePoint 휴지통에 보관되지 않고 바로 삭제됩니다.

또한 버전 관리 섹션에서 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 요구 사항을 구성할 수도 있습니다. 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정한 경우 제출된 모든 항목은 승인을 거쳐야만 다른 사용자들이 사용할 수 있습니다. 승인을 받지 않은 항목은 보류 상태로 유지됩니다. 체크 아웃 프로세스는 여러 사용자가 동시에 하나의 파일에 대해 작업할 수 없도록 하는 콘텐츠 제어 기능을 제공합니다.

워크플로는 공용 폴더에서는 사용할 수 없는 SharePoint의 또 다른 유용한 기능입니다. 기본적으로 워크플로는 비즈니스 프로세스에 대한 체계적인 접근 방법을 제공함으로써 기업 운영의 능률화에 도움을 줄 수 있습니다. SharePoint에서 구현되는 워크플로는 지정된 프로세스를 통해 문서가 이동하는 과정을 자동화하는 일련의 미리 정의된 작업입니다. 이러한 프로세스는 각 단계를 완료해야만 그 다음 단계로 넘어가는 반복적 방식이거나, 주어진 작업을 언제든 완료할 수 있는 병렬적 방식입니다. SharePoint에 포함된 기본 워크플로는 다음과 같습니다.

• 승인
• 의견 수집
• 서명 수집
• 문서 폐기 승인

정보 관리 정책은 규정 및 비즈니스 요구 사항을 준수하도록 하는 데 사용됩니다. 정책은 문서의 관리 및 제어와 관련된 일련의 규칙으로 구성됩니다. SharePoint Server에서는 사용자 지정 규칙을 지원하지만 다음과 같이 바로 사용할 수 있는 기본 규칙도 제공합니다.

• 감사
• 만료
• 레이블
• 바코드

감사는 사이트 설정 내에서 정의한 일련의 작업을 기준으로 이벤트를 기록하는 기능을 제공합니다. 문서 열기, 항목 또는 항목 속성 다운로드 또는 보기, 문서 편집, 문서 체크 아웃 또는 체크 인, 항목 이동 또는 복사, 항목 삭제 또는 복원과 같은 작업을 추적할 수 있습니다.

콘텐츠 만료를 사용하면 조직의 데이터 보존 정책에 맞게 콘텐츠를 삭제할 수 있습니다. 이와 같은 데이터 만료는 특정 날짜에 실행되거나 문서 만들기와 같이 특정 이벤트가 발생한 이후 일정 기간이 되면 실행되도록 설정할 수 있습니다.

레이블은 인쇄 기능과 함께 사용하며 인쇄물에 텍스트를 추가하는 기능입니다. 실제로 이 정책은 다양한 용도로 활용할 수 있습니다. 예를 들어 법률 자문 부서의 규정을 준수하기 위해 인사 관리 부서에서 공유하는 문서 라이브러리의 모든 문서에 기밀 유지 공지 사항을 삽입하도록 지정할 수 있습니다.

바코드는 온라인 문서와 인쇄된 문서에 대한 공식적인 추적 방법을 제공합니다. SharePoint에서 모든 문서에 대한 고유 식별자를 만들면 사용자들은 자신의 문서에 바코드 이미지를 삽입할 수 있습니다.

SharePoint에서 제공하는 향상된 기능 중 하나로 RSS 피드와의 통합이 있습니다. 일정, 연락처, 문서 라이브러리, 토론 게시판 등은 모두 사용자가 구독할 수 있는 RSS 피드를 제공합니다. 사용자는 Outlook 2007과 같은 RSS 판독기만 있으면 자신의 일상적 업무 내용을 파악하는 데 유용한 자동 업데이트를 받아 볼 수 있습니다.

요약

Microsoft Office SharePoint Server 2007은 Exchange 공용 폴더를 대체하는 보다 강력한 엔터프라이즈급 기능을 제공합니다. 또한 강력한 관리 프레임워크를 통해 일정, 연락처, 문서 공유 솔루션을 쉽게 구현할 수 있도록 지원합니다. 따라서 사용자는 토론 포럼, 블로그, Wiki 등 다양한 의사 소통 방법을 실현할 수 있습니다.

Alan Maddison은 MTI Technology Corporation의 Microsoft 기술 담당 수석 컨설턴트로, Active Directory, Exchange Server 및 가상화 관련 업무를 중점적으로 수행하고 있습니다.

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