Exchange Server 보존 태그 및 보존 정책
MRM(메시징 레코드 관리)을 사용하면 조직에서 전자 메일 수명 주기를 관리하고 전자 메일 및 기타 통신과 관련된 법적 위험을 줄일 수 있습니다. MRM을 사용하면 회사 정책, 정부 규정 또는 법적 요구 사항을 준수하기 위해 필요한 메시지를 간편하게 보존하고, 법적 가치 또는 업무적 가치가 없는 콘텐츠를 쉽게 제거할 수 있습니다.
메시징 레코드 관리 전략
Exchange Server MRM은 보존 태그 및 보존 정책을 사용하여 수행됩니다. 이러한 각 보존 기능에 대한 세부 정보를 논의하기 전에 전체 MRM 전략에서 기능을 사용하는 방법을 알아보겠습니다.
RPT(보존 정책 태그)를 받은 편지함 및 지운 편지함과 같은 기본 폴더에 할당
DPT(기본 정책 태그)를 사서함에 적용하여 태그가 지정되지 않은 모든 항목의 보존 관리
사용자가 개인 태그를 사용자 지정 폴더 및 개별 항목에 할당하도록 허용.
사용자의 받은 편지함 관리 및 저장 습관에서 MRM 기능을 분리. 사용자는 보존 요구 사항에 따라 관리된 폴더의 메시지를 저장할 필요가 없습니다. 개별 메시지는 해당 메시지가 위치한 폴더에 적용되는 것과 다른 보존 태그를 가질 수 있습니다.
다음 그림에서는 이 전략 구현과 관련된 작업을 보여 줍니다.
보존 태그
보듯이 보존 태그는 폴더 및 전자 메일 메시지 및 음성 메일과 같은 개별 항목에 보존 설정을 적용하는 데 사용됩니다. 이러한 설정은 메시지가 사서함에 남아 있는 기간과 메시지가 지정된 보존 기간에 도달할 때 수행할 작업을 지정합니다. 메시지가 보존 기간에 도달하면 메시지는 사용자의 원본 위치 보관함으로 이동되거나 삭제됩니다.
보존 태그를 사용하면 사용자가 보존할 사서함 폴더 및 개별 항목에 태그를 지정할 수 있습니다. 사용자는 더 이상 메시지 보존 요구 사항에 따라 관리자가 프로비전하는 관리되는 폴더의 항목을 저장할 필요가 없습니다.
보존 태그의 유형
보존 태그는 해당 태그를 적용할 수 있는 사용자와 사서함에서 적용될 수 있는 위치에 따라 다음 세 가지 유형으로 분류됩니다.
| 보존 태그의 유형 | 적용... | 적용한 사람... | 사용 가능한 작업... | 세부 정보 |
|---|---|---|---|---|
| DPT(기본 정책 태그) | 전체 사서함에 자동으로 DPT는 태그가 지정되지 않은 항목에 적용됩니다. 이 항목은 보존 태그가 직접 적용되지 않거나 폴더의 상속에 의해 적용되지 않는 사서함 항목입니다. |
관리자 | 보관함으로 이동 삭제 및 복구 허용 영구 삭제 |
사용자는 사서함에 적용된 DPT를 변경할 수 없습니다. |
| RPT(보존 정책 태그) | 기본 폴더에 자동으로 기본 폴더는 받은 편지함, 지운 편지함, 보낸 편지함 등 모든 사서함에서 자동으로 만들어진 폴더입니다. 보존 정책 태그를 지원하는 기본 폴더에서 지원되는 기본 폴더 목록을 참조하세요. |
관리자 | 삭제 및 복구 허용 영구 삭제 |
사용자가 기본 폴더에 적용된 RPT를 변경할 수 없습니다. |
| 개인 태그 | 항목 및 폴더에 수동으로 사용자가 받은 편지함 규칙을 통해 태그 지정을 자동화하여 특정 태그가 있는 폴더로 메시지를 이동하거나 메시지에 개인 태그를 적용할 수 있습니다. |
사용자 | 보관함으로 이동 삭제 및 복구 허용 영구 삭제 |
개인 태그를 사용하여 항목이 보존되는 기간을 결정할 수 있습니다. 예를 들어 사서함에 7년 후에 항목을 삭제하는 DPT가 있지만 사용자는 뉴스레터 및 자동 알림 등의 항목을 3일 후에 삭제하는 개인 태그를 적용하여 이러한 항목에 대해 예외를 만들 수 있습니다. |
개인 태그에 대한 자세한 정보
개인 태그는 Outlook 및 웹용 Outlook 사용자가 보존 정책의 일부로 사용할 수 있습니다. Outlook 및 웹용 Outlook 보관으로 이동 작업이 있는 개인 태그는 보관 정책으로 표시되고 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 작업이 있는 개인 태그는 다음과 같이 보존 정책으로 표시됩니다.
사용자를 만든 폴더 또는 개별 항목에 개인 태그를 적용할 수 있습니다. 개인 태그가 적용된 메시지는 항상 개인 태그의 설정에 따라 처리됩니다. 사용자는 메시지에 개인 태그를 적용하여 해당 사서함에 적용된 DPT 또는 RPT에 지정된 설정보다 더 일찍 또는 늦게 메시지를 이동 또는 삭제할 수 있습니다. 보존이 사용되지 않도록 설정된 개인 태그를 만들 수도 있습니다. 이렇게 하면 항목이 절대 보관함으로 이동되지 않거나 만료되지 않도록 태그를 지정할 수 있습니다.
참고
보관 정책은 기본 폴더, 사용자가 만든 폴더나 하위 폴더, 개별 항목에 적용할 수 있습니다. 보존 정책은 사용자가 만든 폴더나 하위 폴더, 개별 항목(기본 폴더의 하위 폴더 및 항목 포함)에 적용할 수 있지만 기본 폴더에는 적용할 수 없습니다.
사용자는 EAC(Exchange 관리 센터)를 사용하여 보존 정책에 연결되지 않은 추가 개인 태그를 선택할 수도 있습니다. 선택한 태그는 Outlook에서 사용할 수 있게 되고 웹용 Outlook. 사용자가 EAC에서 태그를 추가로 선택할 수 있으려면 사용자의 역할 할당 정책에 MyRetentionPolicies Role을 추가해야 합니다. 사용자와 관련된 역할 할당 정책에 대한 자세한 내용은 Understanding Management Role Assignment Policies를 참조하십시오. 사용자가 개인 태그를 추가로 선택할 수 있게 하면 Exchange 조직의 모든 개인 태그를 사용할 수 있게 됩니다.
참고
개인 태그는 고급 기능입니다. 이러한 태그를 포함하는 정책이 적용된 사서함의 경우(또는 사용자가 사서함에 태그를 추가한 경우) Exchange Enterprise CAL(클라이언트 액세스 라이선스)이 있어야 합니다.
보존 기간
보존 태그를 사용하도록 설정할 때는 태그의 보존 기간을 지정해야 합니다. 이 기간은 사용자의 사서함에 도착한 후 메시지를 보존하는 날짜 수를 나타냅니다.
되풀이하지 않는 항목(예: 전자 메일 메시지)의 보존 기간은 끝 날짜가 있는 항목 또는 되풀이 항목(예: 모임 및 작업)과 다르게 계산됩니다. 다양한 유형의 항목에 대해 보존 기간을 계산하는 방법을 알아보려면 Exchange Server 보존 기간을 계산하는 방법을 참조하세요.
보존을 사용하지 않도록 설정한 보존 태그를 만들거나 이미 생성된 태그를 사용하지 않도록 설정할 수도 있습니다. 사용하지 않도록 설정된 태그를 적용한 메시지는 처리되지 않으므로 보존 작업이 이루어지지 않습니다. 결과적으로 사용자는 사용하지 않도록 설정된 개인 태그를 이동 안 함 태그나 삭제 안 함 태그로 사용하여 DPT 또는 그렇지 않으면 메시지에 적용될 RPT를 재정의할 수 있습니다.
보존 작업
보존 태그를 만들거나 구성할 때 항목이 보존 연령에 도달하면 수행할 다음 보존 작업 중 하나를 선택할 수 있습니다.
| 보존 작업 | 수행된 작업... | 제외한... |
|---|---|---|
| 보관함으로 이동 | 메시지를 사용자의 보관 사서함으로 이동 DPT 및 개인 태그에만 사용 가능 보관에 대한 자세한 내용은 Exchange Server 현재 위치 보관을 참조하세요. |
사용자에게 보관 사서함이 없는 경우에는 아무 작업도 수행되지 않습니다. |
| 복구 삭제 및 허용: | 사용자가 지운 편지함 폴더를 비울 때의 동작을 에뮬레이션합니다. 항목은 사서함의 Exchange Server 복구 가능한 항목 폴더로 이동하고 삭제된 항목 보존 기간까지 유지됩니다. Outlook 또는 웹용 Outlook 삭제된 항목 복구 대화 상자를 사용하여 사용자에게 항목을 복구할 수 있는 두 번째 기회를 제공합니다. |
삭제된 항목 보존 기간을 0일로 설정하면 항목이 영구적으로 삭제됩니다. 자세한 내용은 삭제된 항목 보존 및 복구 가능한 항목 할당량 구성을 참조하세요. |
| 영구 삭제 | 메시지를 영구적으로 삭제합니다. 영구적으로 삭제한 메시지는 복구할 수 없습니다. |
사서함이 현재 위치 보존 및 소송 보존에 Exchange Server 또는 소송 보존에 배치되는 경우 항목은 보류 매개 변수를 기반으로 복구 가능한 항목 폴더에 유지됩니다. Exchange Server In-Place eDiscovery는 검색 결과에서 이러한 항목을 계속 반환합니다. |
| 보존 기간이 지난 것으로 표시 | 메시지를 만료된 것으로 표시합니다. Outlook 및 웹용 Outlook 만료된 항목은 '이 항목이 만료되었습니다'와 '이 항목은 0일 후에 만료됩니다'라는 알림과 함께 표시됩니다. | N. 대답. |
참고
보관으로 이동 작업이 있는 DPT(기본 정책 태그)는 DPT 보존 기간 제한이 RPT 또는 PT보다 낮은 경우 항상 RPT(보존 정책 태그) 또는 개인 태그(PT)를 덮어씁니다.
보존 태그를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 Exchange Server 보존 정책 만들기를 참조하세요.
보존 정책
하나 이상의 보존 태그를 사서함에 적용하려면 태그를 보존 정책에 추가한 다음 정책을 사서함에 추가해야 합니다. 사서함에는 둘 이상의 보존 정책을 적용할 수 없습니다. 보존 태그는 언제든지 보존 정책에 연결하거나 해제할 수 있으며, 변경 사항은 정책이 적용되는 모든 사서함에 자동으로 적용됩니다.
보존 정책에는 다음과 같은 보존 태그가 포함될 수 있습니다.
| 보존 태그 유형 | 정책의 태그 |
|---|---|
| DPT(기본 정책 태그) | 보관 작업으로 이동 작업이 포함된 DPT 1개 삭제 및 복구 또는영구 삭제 작업이 있는 DPT 1개 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 작업이 포함된 음성 메일 메시지용 DPT 1개 |
| RTP(보존 정책 태그) | 지원되는 각 기본 폴더에 대한 RPT 하나 참고: 특정 기본 폴더(예: 지운 편지함)에 대해 둘 이상의 RPT를 동일한 보존 정책에 연결할 수 없습니다. |
| 개인 태그 | 개인 태그의 번호 참고: 정책의 많은 개인 태그는 사용자를 혼동할 수 있습니다. 보존 정책에 개인 태그를 10개 이하로 추가하는 것이 좋습니다. |
참고
보존 정책에 보존 태그를 연결할 필요가 없더라도 이 시나리오는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 보존 정책이 포함된 사서함에 연결된 보존 태그가 없는 경우 사서함 항목이 만료되지 않을 수 있습니다.
보존 정책은 보관 태그(개인 보관 사서함으로 항목을 이동시키는 태그) 및 삭제 태그(항목을 삭제하는 태그)를 둘 다 포함할 수 있습니다. 사서함 항목에도 두 가지 태그를 모두 적용할 수 있습니다. 보관 사서함에는 별도의 보존 정책이 없습니다. 기본 사서함과 보관 사서함에는 동일한 보존 정책이 적용됩니다.
보존 정책을 만들고자 할 때는 보관 태그와 삭제 태그를 둘 다 포함시킬지 여부를 고려해야 합니다. 앞서 언급했듯이 보존 정책에는 보관으로 이동 작업을 사용하는 DPT와 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 작업을 사용하는 DPT가 하나 있을 수 있습니다. 보관 작업으로 이동 작업이 있는 DPT는 삭제 작업이 있는 DPT보다 보존 기간이 낮아야 합니다. 예를 들어 보관 으로 이동 작업과 함께 DPT를 사용하여 2년 후에 항목을 보관 사서함으로 이동하고 삭제 작업이 있는 DPT를 사용하여 7년 후에 사서함에서 항목을 제거할 수 있습니다. 기본 및 보관 사서함 모두의 항목은 7년 후에 삭제됩니다.
기본 보존 정책
Exchange 설치 프로그램에서는 보존 정책 기본 MRM 정책을 만듭니다. 새 사용자에 대한 보관 파일을 만들고 보존 정책을 지정하지 않으면 정책이 자동으로 적용됩니다.
보존 기간 또는 보존 작업을 변경하여 기본 MRM 정책에 포함된 태그를 수정하거나, 태그를 사용하지 않도록 설정하거나, 정책에서 태그를 추가하거나 제거하여 정책을 수정할 수 있습니다. 다음번에 관리되는 폴더 도우미가 처리할 때 사서함에 업데이트된 정책이 적용됩니다.
정책에 연결된 보존 태그 목록을 비롯한 자세한 내용을 보려면 Default Retention Policy을 참조하세요.
관리되는 폴더 도우미
사서함 서버에서 실행되는 사서함 도우미인 관리되는 폴더 도우미는 보존 정책이 적용된 사서함을 처리합니다.
관리되는 폴더 도우미는 사서함의 항목을 조사하고 보존이 적용되는지 여부를 결정하여 보존 정책을 적용합니다. 그런 다음 적절한 보존 태그로 보존이 적용되는 항목을 스탬프 처리하고 보존 기간이 지난 항목에서 지정된 보존 작업을 수행합니다.
관리되는 폴더 도우미는 스로틀 기반 도우미입니다. 스로틀 기반 도우미는 항상 실행되며 예약하지 않아도 됩니다. 사용하는 시스템 자원은 제한되어 있습니다. 관리되는 폴더 도우미가 일정 기간 내에 사서함 서버의 모든 사서함을 처리하도록 구성할 수 있습니다(작업 주기라고도 함). 또한 이 도우미는 처리되는 사서함 목록을 지정된 간격(작업 주기 검사점이라고도 함)에 따라 새로 고칩니다. 새로 고침 과정에서 도우미는 새로 만들어지거나 이동한 사서함을 큐에 추가합니다. 또한 오류로 인해 성공적으로 처리되지 않은 기존 사서함의 우선 순위를 재설정하여 우선 순위가 높은 사서함을 같은 작업 주기에서 처리될 수 있도록 큐에서 높은 위치로 이동시킵니다.
Start-ManagedFolderAssistant cmdlet을 사용하여 도우미를 수동으로 트리거한 후 지정된 사서함을 처리하도록 할 수도 있습니다. 자세한 내용은 Exchange Server 관리되는 폴더 도우미 구성 및 실행을 참조하세요.
참고
관리되는 폴더 도우미는 보존이 적용되지 않는 메시지에서 보존 태그를 사용하지 않도록 설정하여 지정되는 작업을 수행하지 않습니다. 보존 태그를 사용하지 않도록 설정하여 해당 태그를 사용하는 항목이 일시적으로 처리되지 않도록 할 수도 있습니다.
폴더 간에 항목 이동
하나의 폴더에서 다른 폴더로 이동된 사서함 항목은 이동된 폴더에 적용되는 태그를 상속받습니다. 항목이 태그가 할당되지 않은 폴더로 이동된 경우 DPT가 항목에 적용됩니다. 항목에 명시적으로 할당된 태그가 있는 경우 해당 태그가 폴더 수준 태그 또는 기본 태그보다 우선합니다.
보관 폴더에 보존 태그 적용
사용자가 보관함의 폴더에 개인 태그를 적용하는 경우 기본 사서함에 이름이 같은 폴더가 있고 태그가 다른 경우 보관함의 해당 폴더에 있는 태그가 기본 사서함의 태그와 일치하도록 변경됩니다. 이는 사용자의 기본 사서함에 있는 동일한 폴더와 다른 만료 동작을 갖는 보관의 폴더에 있는 항목에 대한 혼동을 방지하기 위한 것입니다. 예를 들어 사용자에게 Delete - 3년 태그가 있는 기본 사서함에 Project Contoso라는 폴더가 있고 보관 사서함에도 Project Contoso 폴더가 있습니다. 사용자가 Delete - 1년 개인 태그를 적용하여 1년 후 폴더의 항목을 삭제하는 경우 사서함이 다시 처리되면 폴더가 Delete - 3년 태그로 되돌아갑니다.
보존 정책에서 보존 태그 제거 또는 삭제
보존 태그가 사서함에 적용된 보존 정책에서 제거되는 경우 해당 태그는 더 이상 사용자가 사용할 수 없으며 사서함의 항목에 적용할 수 없습니다.
해당 태그로 스탬프 처리된 기존 항목은 이러한 설정에 따라 관리되는 폴더 도우미가 계속 처리하고 태그에 지정된 보존 작업이 해당 메시지에 적용됩니다.
하지만 태그를 삭제하는 경우 Active Directory에 저장된 태그 정의는 제거됩니다. 그러면 관리되는 폴더 도우미가 사서함의 모든 항목을 처리하고 제거한 태그가 적용된 항목은 다시 스탬프 처리합니다. 사서함 및 메시지 수에 따라 이 프로세스는 제거한 태그가 포함된 보존 정책이 있는 사서함을 포함하는 모든 사서함 서버에서 리소스를 많이 사용할 수 있습니다.
중요
보존 태그가 보존 정책에서 제거되는 경우 해당 태그가 적용된 기존 사서함 항목은 태그의 설정에 따라 계속 만료됩니다. 태그의 설정이 항목에 적용되지 않도록 방지하려면 해당 태그를 삭제해야 합니다. 태그를 삭제하면 태그가 포함된 보존 정책에서 태그가 제거됩니다.
보존 태그를 사용하지 않도록 설정
보존 태그를 사용하지 않도록 설정하면 관리되는 폴더 도우미는 태그가 적용된 항목을 무시합니다. 보존을 사용하지 않도록 설정된 보존 태그를 포함한 항목은 지정된 보존 작업에 따라 이동 또는 삭제되지 않습니다. 이러한 항목은 계속 태그가 지정된 항목으로 간주되기 때문에 DPT가 해당 항목에 적용되지 않습니다. 예를 들어 보존 태그 설정 문제를 해결하려는 경우 일시적으로 보존 태그를 사용하지 않도록 설정하여 관리되는 폴더 도우미가 해당 태그가 있는 메시지를 처리하지 않도록 중지할 수 있습니다.
참고
사용하지 않도록 설정된 보존 태그의 보존 기간은 사용자에게 없음으로 표시됩니다. 사용자가 절대 삭제하지 않을 것으로 판단되는 항목에 태그를 지정한 경우, 나중에 그 태그를 사용하도록 설정하면 삭제하려고 하지 않았던 항목이 예기치 않게 삭제될 수 있습니다. 보관 작업으로 이동 작업을 사용하는 태그도 마찬가지입니다.
보존
사용자가 일시적으로 직장을 떠나 전자 메일에 액세스할 수 없는 경우 직장으로 돌아가거나 전자 메일에 액세스하기 전에 새 메시지에 보존 설정을 적용할 수 있습니다. 보존 정책에 따라 메시지가 사용자의 개인 보관함에서 삭제되거나 이동될 수 있습니다. 사서함을 보존 상태로 두면 지정된 기간 동안 사서함이 처리되지 않도록 보존 정책을 일지적으로 중단할 수 있습니다. 사서함을 보존 상태로 두는 경우 보존이 시작되고 끝나도록 예약된 시간을 포함하여 보존에 대해 사서함 사용자(또는 사서함에 액세스할 권한이 있는 다른 사용자)에게 알리는 보존 설명을 추가할 수도 있습니다. 보존 설명은 지원되는 Outlook 클라이언트에서 표시됩니다. 사용자의 기본 설정 언어로 보존 설명을 지역화할 수도 있습니다.
참고
사서함을 보존 상태로 두면 사서함 저장소 할당량이 처리되는 방법에 영향을 주지 않습니다. 사서함 사용량 및 해당 사서함 할당량에 따라 휴가 중이거나 장기간 전자 메일에 액세스할 수 없는 경우 사용자의 사서함 저장소 할당량을 일시적으로 늘리는 것이 좋습니다. 사서함 저장소 할당량에 대한 자세한 내용은 사서함 저장소 할당량 구성를 참조하십시오.
부재 시간이 오래 걸리는 동안 사용자는 많은 양의 전자 메일을 받을 수 있습니다. 전자 메일의 양과 부재 기간에 따라 이러한 사용자가 메시지를 정렬하는 데 몇 주가 걸릴 수 있습니다. 이러한 경우 사서함을 보존 상태에서 제거하기 전에 사용자가 메일을 확인하는 데 걸리는 추가 시간을 고려하십시오.
조직에서 MRM을 구현한 적이 없고 사용자가 해당 기능을 잘 모르는 경우 MRM 배포 초기 웜업 및 학습 단계 동안 보존을 사용할 수도 있습니다. 사용자가 태그를 지정하기 전에 항목이 이동하거나 삭제될 위험 없이 보존 정책을 만들어 배포하고 사용자에게 해당 정책에 대한 교육을 시킬 수 있습니다. 웜업 및 교육 기간이 종료되기 며칠 전에 사용자에게 웜업 마감 날짜를 알려야 합니다. 마감 후에는 사용자 사서함에서 보존을 제거하여 관리되는 폴더 도우미가 사서함 항목을 처리하고 지정된 보존 작업을 수행하도록 할 수 있습니다.