레코드 보존용 문서 라이브러리 만들기

업데이트 날짜: 2008년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2008-02-21

레코드 사이트 센터에서 레코드에 대한 저장소로 문서 라이브러리를 사용할 수 있습니다. 레코드 보존용 문서 라이브러리를 만들 때는 파일 계획 시 고려한 각 레코드 유형에 대해 문서 라이브러리를 만드는 것이 좋습니다. 사용자는 보내기 메뉴의 메뉴 항목을 사용하여 레코드 센터에 레코드를 전송합니다. 파일은 레코드 라우팅 목록에 구성된 설정에 따라 적절한 문서 라이브러리에 자동으로 라우팅됩니다. 레코드 라우팅 목록에 대한 자세한 내용은 레코드 라우팅 목록 구성을 참조하십시오.

레코드 보존용 문서 라이브러리를 만들 때는 버전 관리를 사용할 필요가 없습니다. 레코드 라우터는 레코드가 전송될 때 자동으로 새 버전을 만들며 여러 버전을 구분하기 위해 레코드 이름에 임의로 생성된 식별자가 추가됩니다. 그러나 레코드 센터의 항목을 편집할 수 있는 권한이 있는 경우 버전 관리를 사용할 수도 있습니다. 이렇게 하면 전체 버전 기록이 보존됩니다.

레코드 보존용 문서 라이브러리를 만들려면 다음 절차를 나열된 순서대로 수행합니다.

레코드용 문서 라이브러리를 만들려면

1. 레코드 센터 최상위 사이트의 사이트 작업 메뉴에서 만들기를 클릭합니다.

2. 라이브러리 열에서 문서 라이브러리를 클릭합니다.

3. 이름 상자에 라이브러리 이름을 입력합니다. 라이브러리 이름은 필수 항목입니다.

   이 이름은 라이브러리 페이지 맨 위에 나타나고 라이브러리 페이지에 대한 주소의 일부가 되며 사용자가 라이브러리를 찾아서 여는 데 도움이 되는 탐색 요소에 나타납니다. 라이브러리 이름을 사용하여 라이브러리를 레코드 센터 사이트에 전송되는 레코드 유형과 연결할 수도 있습니다.

4. 설명 상자에 라이브러리의 용도에 대한 설명을 입력합니다. 설명은 선택 항목입니다.

5. 빠른 실행에 이 라이브러리에 대한 링크를 추가하려면 탐색 섹션에서 예를 선택합니다.

6. 라이브러리에 파일이 체크 인될 때마다 버전을 만들려면 문서 버전 기록 섹션에서 예를 클릭하여 라이브러리에 파일이 체크 인될 때마다 버전을 만듭니다.

   중요

   레코드를 보호하려면 레코드 센터 사이트의 문서 라이브러리에서 파일이 체크 인될 때마다 항상 버전을 만들도록 구성합니다. 이렇게 하면 레코드가 편집되어 체크 인될 때 원래 레코드를 덮어써도 무방합니다. 레코드의 원래 버전을 포함하여 문서의 이전 버전이 삭제되지 않게 하려면 문서 라이브러리를 사용할 수 있는 어떤 사용자에게도 버전 삭제 권한을 부여하지 않아야 합니다.

7. 문서 서식 파일 상자는 무시합니다. 문서 라이브러리의 레코드는 사이트의 레코드 라우팅 목록을 사용하여 라이브러리에 추가됩니다.

8. 만들기를 클릭합니다.

9. 문서 라이브러리의 모든 뷰에서 설정 메뉴의 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

10. 사용자 지정 페이지의 콘텐츠 형식 섹션에서 기존 사이트 콘텐츠 형식에서 추가를 클릭합니다.

    목록이나 라이브러리가 여러 콘텐츠 형식을 허용하도록 구성되지 않은 경우에는 해당 목록이나 라이브러리의 사용자 지정 페이지에 콘텐츠 형식 섹션이 나타나지 않습니다. 이러한 경우 다음 단계를 수행합니다.

    1. 일반 설정 열에서 고급 설정을 클릭합니다.

    2. 문서 라이브러리 고급 설정 페이지의 콘텐츠 형식 섹션에서 예를 선택하여 콘텐츠 형식 관리를 허용합니다.

    3. 확인을 클릭합니다.

11. 콘텐츠 형식 추가 페이지의 콘텐츠 형식 선택 섹션에 있는 사이트 콘텐츠 형식 선택 목록에서 선택할 사이트 콘텐츠 형식 그룹의 이름을 클릭합니다.

12. 사용 가능한 사이트 콘텐츠 형식 목록에서 원하는 콘텐츠 형식을 클릭한 다음 추가를 클릭하여 선택한 콘텐츠 형식을 추가할 콘텐츠 형식 목록으로 옮깁니다.

13. 추가할 콘텐츠 형식을 선택한 다음 확인을 클릭합니다.

14. 설정 메뉴에서 문서 라이브러리 설정을 클릭합니다.

15. 사용 권한 및 관리 열에서 정보 관리 정책 설정을 클릭합니다.

16. 정책 지정 섹션에서 다음 중 하나를 선택합니다.

    • 없음: 이 값이 기본 설정입니다.

    • 정책 정의: 이 옵션을 선택하면 정보 관리 정책을 만들거나 편집할 수 있습니다. 정보 관리 정책을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책 추가를 참조하십시오.

    • 사이트 모음 정책 사용: 이 옵션을 선택하면 미리 정의된 정보 관리 정책 목록에서 선택할 수 있습니다.

17. 확인을 클릭합니다.

레코드 콘텐츠 형식을 문서 라이브러리에 연결하려면

1. 레코드 센터 홈 페이지의 빠른 실행에서 레코드 라우팅을 클릭합니다.

2. 레코드 라우팅 페이지의 새로 만들기 메뉴에서 새 항목을 선택합니다.

3. 레코드 라우팅: 새 항목 페이지의 제목 상자에 레코드 콘텐츠 형식의 제목을 입력합니다. 이 값은 필수 항목입니다.

   중요

   레코드 콘텐츠 형식의 제목은 라우팅할 콘텐츠 형식의 이름을 나타냅니다. 이 이름은 기존 문서 콘텐츠 형식과 일치해야 합니다.

4. 선택적으로 설명 상자에 레코드 콘텐츠 형식에 대한 설명을 입력합니다.

5. 위치 상자에 이 레코드 라우팅 항목과 일치하는 레코드를 저장할 문서 라이브러리의 이름을 입력합니다.

   참고

   전송된 레코드를 저장하는 데 사용되는 문서 라이브러리는 삭제할 수 없습니다.

6. 선택적으로 별칭 상자에 레코드 라우팅 항목을 나타내는 대체 이름을 "/"로 구분되는 목록 형식으로 입력합니다.

7. 선택적으로 레코드 센터로 라우팅된 항목 중 콘텐츠 형식이 들어 있지 않은 항목을 이 문서 라이브러리로 라우팅하려면 기본값 상자를 선택합니다.

8. 확인을 클릭합니다.

참고 항목

개념

레코드 관리
레코드 센터 사이트 만들기
레코드 관리를 위해 워크플로 구성
레코드에 대한 정보 관리 정책 만들기
레코드의 콘텐츠 형식 만들기
레코드 센터 사용 권한 관리
레코드 라우팅 목록 구성