정보 관리 정책 설정(Office SharePoint Server)

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

• 기본 정보 관리 정책 설정

• 정책 설정 정의 또는 편집

정보 관리 정책은 중요한 콘텐츠 형식에 대한 규칙 집합입니다. 관리자는 정보 관리 정책을 사용하여 정보에 액세스할 수 있는 사용자, 정보를 보존할 기간, 사용자가 정책을 효율적으로 준수할 수 있는 수준 등을 제어 및 평가합니다. 가장 일반적인 정책 작성자 및 적용자는 규정 준수 책임자, 레코드 관리자, IT 담당자 및 이와 유사한 임무를 맡고 있는 기타 사용자입니다.

Microsoft Office SharePoint Server 2007에서는 비즈니스 프로세스에 따라 콘텐츠를 관리하도록 하는 정책을 적용할 수 있습니다. Office SharePoint Server 2007에는 사용자의 요구 사항에 따라 사용자 지정할 수 있는 여러 가지 정책 기능은 물론, 자신의 정책 및 정책 기능을 만들고 사용자 지정하고 배포할 수 있도록 하는 확장 프레임워크도 포함되어 있습니다.

정보 관리 정책을 사용하는 경우 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 관리자는 클라이언트 쪽과 서버 쪽 정책 기능을 모두 포함하여 단일 위치에서 콘텐츠 형식에 대한 규칙을 설정하고 관리할 수 있습니다.

• 정책은 Office SharePoint Server 2007 내의 콘텐츠와 다운로드한 Microsoft Office system 콘텐츠에 모두 적용됩니다. 관리자는 콘텐츠가 회사 내에서 라우팅될 때마다 콘텐츠에 정책이 항상 적용되도록 할 수 있습니다.

• 회사 정책은 자동으로 준수되므로 최종 사용자의 작업이나 입력은 거의 필요하지 않습니다.

다음 섹션에서는 세 가지 상태의 워크플로에 대한 사용자 지정 설정에 대해 설명합니다.

기본 정보 관리 정책 설정

정책 지정

이 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 지정합니다. 이 사이트의 미리 정의된 정책을 사용해야 하는 경우 사이트 정책 사용을 선택합니다. 또는 정책 설정을 직접 만들거나 편집할 수 있습니다.

정책 설정 정의 또는 편집

다음 표에서는 정책 정의 및 편집을 위한 설정에 대해 설명합니다.

이름 및 관리 설명

이름 및 관리 설명은 목록 관리자가 특정 목록이나 콘텐츠 형식에 대한 정책을 구성할 때 표시됩니다.

정책 설명

정책 설명은 최종 사용자가 이 정책을 따르는 항목을 열 때 표시되며, 콘텐츠에 적용되는 정책을 설명하거나 사용자가 알아야 하는 중요한 정보를 제공할 수 있습니다.

레이블

문서를 인쇄할 때 문서에 대한 중요한 정보가 포함되도록 문서에 레이블을 추가할 수 있습니다. 레이블을 지정하려면 레이블 형식 상자에 사용할 텍스트를 입력합니다. 계산된 속성 또는 기본 제공 속성(예: GUID 또는 CreatedBy)을 제외한 고정된 텍스트나 문서 속성을 조합하여 입력할 수 있습니다. 새 줄을 시작하려면 \n 문자 시퀀스를 입력합니다.

문서에 레이블을 추가하라는 메시지를 사용자에게 표시하려면 저장 또는 인쇄 전에 레이블 삽입 여부 확인 확인란을 선택합니다.

레이블을 선택적으로 지정할 수 있도록 하려면 이 확인란을 선택하지 않습니다.

레이블을 삽입한 후에 변경할 수 없도록 레이블을 잠그려면 레이블 추가 후 변경 금지 확인란을 선택합니다.

감사

감사 정책 기능을 사용하면 조직에서 작업 목록, 문제점 목록, 토론 그룹, 일정 등의 목록 항목과 문서에 대해 감사 내역을 만들고 분석할 수 있습니다. 이 정책 기능은 콘텐츠를 보거나 편집 또는 삭제하는 경우와 같은 이벤트를 기록하는 감사 로그를 제공합니다. 감사가 정보 관리 정책의 일부로 설정된 경우 관리자는 현재 사용 현황을 요약하는 Microsoft Office Excel 기반의 정책 사용 현황 보고서에서 감사 데이터를 볼 수 있습니다. 관리자는 이러한 보고서를 사용하여 조직 내에서 정보가 사용되는 방식을 확인할 수 있습니다. 이러한 보고서는 조직에서 규정 준수 여부를 확인 및 문서화하고 잠재적인 문제를 조사하는 데도 유용합니다.

감사 로그에는 이벤트 이름, 이벤트의 날짜 및 시간, 해당 작업을 수행한 사용자의 시스템 이름과 같은 정보가 기록됩니다.

만료

만료 기능은 콘텐츠 만료 날짜가 되면 취할 조치와 보존 기간을 설정합니다.

날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정하려면 항목 속성에 따른 기간을 클릭하고 만든 날짜 또는 수정한 날짜와 같은 문서 또는 항목 작업을 선택한 다음 해당 작업 이후 항목이 만료된 것으로 설정할 시간 간격(예: 일, 월 또는 년 수)을 선택합니다.

워크플로 또는 사용자 지정 보존 수식을 사용하여 만료를 결정하려면 프로그래밍 방법으로 설정을 클릭합니다.

문서나 항목이 만료될 때 삭제와 같은 특정 동작을 적용하려면 이 동작 수행을 클릭하고 목록에서 동작을 선택합니다.

문서나 항목에 대한 워크플로를 시작하려면 이 워크플로 시작을 클릭하고 워크플로의 이름을 선택합니다.

바코드

이 옵션은 각 문서 또는 항목에 바코드를 할당합니다. Microsoft Office 응용 프로그램에서 이러한 바코드를 문서에 삽입하도록 하는 경우도 있습니다.