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메시징 레코드 관리 이해

적용 대상: Exchange Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2010-01-22

조직과 사용자가 일상적으로 처리해야 하는 전자 메일의 양이 늘어나고 있습니다. 비즈니스, 법 또는 규정 면에서 조직에 중요한 메시지를 포함하며 조직의 메시징 정책에 따라 일정 기간 동안 보존해야 할 전자 메일의 양도 늘고 있습니다. 하지만 보존 가치가 전혀 없거나 일정 기간이 지나면 가치가 없어지는 전자 메일 메시지도 많습니다. 예를 들어 사용자의 사서함에 비즈니스 전략, 트랜잭션, 제품 개발 또는 고객 상호 작용과 관련된 메시지 등의 보존해야 하는 중요한 메시지가 포함되어 있을 수 있습니다. 하지만 회보 구독이나 개인 전자 메일은 보존 가치가 별로 없고 일정 기간이 지나면 보존할 필요도 없는 경우가 대부분입니다. 보존 가치가 별로 없는 메시지를 보존하면 사서함 사용량이 커지고 사서함 서버에 필요한 리소스도 많아집니다.

MRM(메시징 레코드 관리)은 조직들이 전자 메일과 관련된 법적 위험을 줄일 수 있는 Microsoft Exchange Server 2010의 레코드 관리 기술입니다. MRM을 사용하면 회사 정책, 정부 규정 또는 법적 요구 사항을 준수하기 위해 필요한 메시지를 간편하게 보존하고, 법적 가치 또는 업무적 가치가 없는 콘텐츠를 쉽게 제거할 수 있습니다. 이 기능은 보존 정책 또는 관리되는 폴더를 사용하여 수행됩니다.

  • 보존 정책   Exchange 2010의 새로운 MRM 기술인 보존 정책은 보존 태그를 사용하여 보존 설정을 적용합니다. 보존 태그를 만들어 보존 정책에 연결합니다. 보존 정책이 적용된 사서함은 일정에 따라 실행되며 사서함에서 보존 태그를 프로비전하는 사서함 도우미인, 관리되는 폴더 도우미를 통해 처리됩니다. 보존 정책에 대한 자세한 내용은 보존 태그 및 보존 정책 이해를 참조하십시오.
  • 관리되는 폴더   Exchange Server 2007에 도입되었고 Exchange 2010에서도 사용할 수 있는 MRM 기술인 관리되는 폴더에는 관리되는 콘텐츠 설정이 적용됩니다. 관리되는 폴더를 만들어 관리되는 폴더 사서함 정책에 연결합니다. 관리되는 폴더 사서함 정책이 적용된 사서함은 일정에 따라 실행되며 사서함에서 관리되는 폴더를 프로비전하는 사서함 도우미인, 관리되는 폴더 도우미를 통해 처리됩니다. 관리되는 폴더에 대한 자세한 내용은 관리되는 폴더 이해를 참조하십시오.

메시지의 보존 기간에 도달하면 보존 태그(또는 관리되는 폴더의 관리되는 콘텐츠 설정)에 지정한 보존 작업이 수행됩니다. 메시지는 지운 편지함 폴더로 이동하거나, 삭제하여 나중에 복구 가능한 항목 폴더에서 복구할 수 있게 하거나, 영구적으로 삭제할 수 있습니다. 또한 사용자에게 보관 사서함이 프로비전된 경우 보존 태그에 의해 추가로 메시지가 사용자의 보관 사서함으로 이동합니다. 관리되는 폴더의 관리되는 콘텐츠 설정에 의해서도 메시지가 관리되는 사용자 지정 폴더로 이동합니다.

보존 정책과 관리되는 폴더는 MRM에 대해 두 가지 접근 방식을 제공합니다. 하나는 MRM 기술을 사용하여 기본 폴더와 전체 사서함에 기본 MRM 정책을 적용하는 것입니다. MRM을 효율적으로 사용하려면 사용자가 성격과 보존 가치에 따라 메시지를 분류하는 과정에 참가해야 합니다.

보존 태그를 사용하면 받은 편지함 폴더 등의 기본 폴더에 기본 보존 설정을 적용하고 전체 사서함에 DPT(기본 정책 태그)를 적용할 수 있습니다. DPT 보존 설정은 사용자가 만든 사용자 지정 폴더와 같이 보존 태그가 없이 폴더 안에 들어 있는 태그가 지정되지 않은 항목에 적용됩니다. 보존 태그는 전자 메일을 폴더에 보관하고 받은 편지함에는 일부 메시지만 남겨 두는 사용자와 대부분의 전자 메일을 받은 편지함에 남겨 두는 사용자 모두에게 유용합니다. 보존 태그는 폴더 보존 설정에 따라 사용자가 메시지를 폴더에 넣을 필요가 없으므로 사용자의 워크플로에 영향을 덜 줍니다. 사용자는 사용자 지정 폴더에 개인 태그를 적용할 수 있으며 개별 메시지에 명시적으로 다른 태그를 적용할 수도 있습니다.

관리되는 폴더를 사용하는 사용자는 자신의 메시지를 분류하고 관리되는 폴더에 정렬하여 MRM 프로세스에 참가합니다. 이러한 정렬 프로세스를 사용하면 사용자의 선택과 조직의 요구에 따라 메시지를 분류할 수 있습니다. 완전히 자동화된 메시징 관리 솔루션에서 발생할 수 있는 메시지 처리 오류를 해소하는 데에도 도움이 됩니다.

Exchange 2010 메시징 보존 관리 및 정책 적용을 보다 안정적이고 효과적이며 간편하게 하기 위한 전략은 다음과 같은 세 가지 원칙을 바탕으로 합니다.

  • 사용자가 직접 메시지 분류
  • 보존 가치가 없는 메시지 제거
  • 보존 가치가 있는 메시지는 보존

Exchange 2010에서는 사용자가 자신의 메시지를 분류하는 방법으로 MRM 프로세스에 참가합니다. 보존 정책이 적용된 사용자는 보존 태그가 적용된 폴더로 메시지를 이동하거나 메시지에 개인 태그를 적용할 수 있습니다. 사용자가 아무 동작도 수행하지 않으면 다음 보존 설정 중 한 가지가 적용됩니다.

  • 보존 정책 태그가 적용된 기본 폴더의 메시지   메시지가 보존 정책 태그가 적용된 기본 폴더에 있는 경우에는 폴더의 보존 설정이 메시지에 적용됩니다.
  • 개인 태그가 적용된 사용자 지정 폴더의 메시지   사용자가 개인 태그를 적용한 사용자 지정 폴더에 메시지가 있는 경우에는 폴더의 보존 설정이 메시지에 적용됩니다.
  • 보존 태그가 없는 기본 또는 사용자 지정 폴더의 메시지   보존 태그가 적용되지 않은 기본 또는 사용자 지정 폴더에 메시지가 있는 경우는 메시지에 DPT가 적용됩니다.

사용자가 메시지에 명시적으로 태그를 적용하면 메시지의 위치에 관계 없이 사용자의 동작이 실행됩니다.

관리되는 폴더 도우미에서 사용자의 사서함에 보존 정책 및 관리되는 폴더 사서함 정책을 적용합니다. 이 도우미는 보존 정책 또는 관리되는 폴더 정책이 적용된 사서함을 처리합니다. 보존 정책이 적용된 사서함의경우 관리되는 폴더 도우미는 정책에 포함된 보존 태그를 기본 폴더와 전체 사서함에 적용합니다. 정책에 포함된 모든 개인 태그는 프로비전되어 Microsoft Outlook 2010 및 Microsoft Office Outlook Web App 사용자가 사용할 수 있게 됩니다.

보존 가치가 있는 메시지는 메시지, 폴더 또는 사서함에 적용된 보존 설정에 따라 보존됩니다. 하지만 사용자가 사서함에 있는 메시지를 삭제하거나 제거할 수도 있습니다. MRM는 사용자가 자신의 메시지를 삭제하는 것을 막지 않습니다. 조직의 상황에 따라 메시지를 사용자의 사서함 외부에 장기적으로 보존할 경우에는 저널링을 구현하는 것도 좋습니다. 저널링에 대한 자세한 내용은 저널링 이해를 참조하십시오.

조직에서 사용자의 메시지를 보존하여 전자 검색 및 보존 요구 사항을 충족하려면 큰 사서함을 배포하고 사용자에게 법적 보존을 적용하는 것을 고려하십시오. 법적 보존에 대한 자세한 내용은 법적 보유 이해를 참조하십시오.

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