관리되는 메타데이터 개요
적용 대상: SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30
관리되는 메타데이터는 중앙에서 관리되는 용어의 계층 구조적 모음으로, 해당 용어를 정의하여 Microsoft SharePoint Server 2010에서 항목의 특성으로 사용할 수 있습니다.
이 문서에서는 관리되는 메타데이터에 대한 핵심 개념을 소개한 다음 관리되는 메타데이터를 사용하는 방법을 설명합니다. 이 개념을 설명하기 위해 문서 전체에서 예가 사용됩니다. 그리고 마지막 섹션에서는 SharePoint Server 2010 솔루션에 관리되는 메타데이터를 통합하는 경우의 이점에 대해 설명합니다.
이 문서의 내용
관리되는 메타데이터 이해
관리되는 메타데이터 작업
관리되는 메타데이터를 사용하는 경우의 이점
관리되는 메타데이터 이해
이 섹션에서는 관리되는 메타데이터와 관련된 주요 개념을 설명합니다.
용어 및 용어 집합
용어란 SharePoint Server 2010의 항목과 연결할 수 있는 단어 또는 구를 의미하고, 용어 집합이란 관련 용어의 모음을 의미합니다. Microsoft SharePoint Server 열에 특정 용어 집합의 용어를 포함하도록 지정할 수 있습니다. 관리되는 메타데이터란 열 자체와는 독립적으로 용어와 용어 집합을 만들어 관리할 수 있도록 지원하기 위해 도입된 개념입니다.
로컬 용어 집합은 사이트 모음의 컨텍스트 내에 만들어집니다. 예를 들어 문서 라이브러리의 목록에 열을 추가하고 열을 바인딩할 새 용어 집합을 만드는 경우 이 용어 집합은 문서 라이브러리가 포함된 사이트 모음에 대한 로컬 용어 집합입니다.
전역 용어 집합은 사이트 모음 컨텍스트 외부에 만들어집니다. 예를 들어 용어 저장소 관리자는 "인사부"라는 용어 집합 그룹을 만들고 이 용어 집합을 관리하는 인원을 지정할 수 있습니다. 그룹 관리자는 직함 및 급여 수준 같은 인사부와 관련된 용어 집합을 인사부 용어 집합 그룹에 만들게 됩니다.
사용자는 전역 용어 집합과 사용자 사이트 모음에 대한 로컬 용어 집합만 확인할 수 있니다.
예를 들어 회의를 주최하는 중이라고 가정하겠습니다. 이 경우 각 회의 세션에는 룸이 할당되고 대규모 세션에는 초과 수용 룸까지 할당되어 기본 룸에서 수용하지 못하는 참가자는 대형 화면을 통해 브로드캐스트 세션을 볼 수 있습니다. 또한 SharePoint Server 목록에서 모든 세션 및 연결된 세부 정보를 추적하도록 선택합니다.
세션 및 회의실을 추적하려면 다음을 수행합니다.
사용 가능한 모든 룸을 나타내도록 "회의실"이라는 용어 집합을 만듭니다.
각 회의실의 용어 집합에 용어를 추가합니다.
“세션”이라는 콘텐츠 형식을 만듭니다.
콘텐츠 형식에 "룸" 및 "초과 수용 룸"이라는 두 개의 새 열을 추가합니다.
이러한 각 열의 값을 "회의실" 용어 집합에서 가져오도록 지정합니다.
세션 목록을 만듭니다.
이 예에서는 목록에 세션을 추가할 때마다 룸 및 초과 수용 룸에 대한 값을 제공합니다. 이후에 회의 센터에서 룸을 추가로 예약하는 경우 회의실 용어 집합에 새 용어를 추가하며 이는 두 열에 대해 유효한 값이 됩니다.
관리되는 용어, 엔터프라이즈 키워드 및 용어 저장소
용어는 다음과 같은 두 가지 형식으로 나눌 수 있습니다.
관리되는 용어. 이는 일반적으로 미리 정의되며, 적절한 사용 권한이 있는 사용자만 만들 수 있고, 계층 구조로 구성되는 경우가 많습니다.
엔터프라이즈 키워드. SharePoint Server 2010 항목에 추가된 단순한 단어 또는 구를 말하며, 모든 엔터프라이즈 키워드는 키워드 집합이라는 단일 계층으로 구성된 용어 집합의 구성원입니다.
관리되는 용어 및 엔터프라이즈 키워드는 서로 다른 방식으로 사용됩니다. 자세한 내용은 이 항목의 뒷부분에 있는 "용어 사용" 섹션을 참조하십시오.
참고
관리되는 용어를 언급할 때 문맥에서 의미가 확실한 경우에는 "관리되는"이라는 단어가 자주 생략됩니다.
관리되는 용어와 엔터프라이즈 키워드는 모두 용어 저장소라는 데이터베이스에 저장됩니다.
관리되는 메타데이터 작업
다음 섹션에서는 용어를 만들고 사용하는 방법에 대해 설명합니다. 이 개념을 설명하기 위해 섹션 전체에서 회의실 예가 계속 사용됩니다.
용어 만들기
SharePoint Server 2010에는 용어 집합을 만들고 관리하는 데 사용할 수 있는 용어 저장소 관리 도구가 있습니다. 적절한 사용 권한이 있는 경우 용어 저장소 관리 도구를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
용어 집합 만들기 또는 삭제
용어 추가, 수정 또는 삭제
용어 집합 내의 관리되는 용어를 계층 구조로 정렬
동의어 정의
용어 가져오기
엔터프라이즈 키워드를 용어 집합으로 이동하여 관리되는 용어로 만들기
예:
회의 세션을 주최하려면 먼저 용어 저장소 관리 도구를 사용하여 모든 회의실을 나타내는 용어 집합을 정의해야 합니다. 그런 다음 이 도구를 사용하여 각 룸의 용어 집합에 용어를 추가합니다. 다음과 같은 용어 집합과 용어를 정의할 수 있습니다.
회의실(용어 집합)
La Nouvelle 볼룸
256번 룸
270번 룸
Mardi Gras 볼룸
287번 룸
391번 룸
348b번 룸
C 홀
D 홀
348a번 룸
C 강당
D 강당
E 강당
354번 룸
355번 룸
293번 룸
용어 집합이 너무 커져 사용하기가 어려워지면 회의실을 선택할 때 매우 긴 목록을 스크롤해야 합니다. 이 경우 룸이 위치한 회의 센터의 전체 구조를 기반으로 용어 집합을 다시 구성하면 됩니다. 이제 새로운 용어 집합 및 용어의 구조는 다음과 같습니다.
회의실(용어 집합)
강당
C 강당
D 강당
E 강당
홀
A 홀
B 홀
C 홀
D 홀
볼룸
La Nouvelle 볼룸
Mardi Gras 볼룸
2층
256번 룸
270번 룸
287번 룸
293번 룸
3층
348a번 룸
348b번 룸
354번 룸
355번 룸
391번 룸
용어 "강당", "홀", "2층" 및 "3층"은 다른 용어를 그룹화하는 데만 사용되며 세션을 진행할 수 있는 실제 룸을 나타내지는 않으므로 이러한 용어를 사용자가 선택할 수 있도록 해서는 안 됩니다.
용어 사용
열은 SharePoint Server 항목의 정보를 저장하는 위치입니다. 열을 정의할 때는 열의 이름을 입력하고 열의 형식을 지정하며 열 형식에 따라 추가 정보를 입력합니다.
SharePoint Server 2010에는 관리되는 메타데이터라는 새로운 열 형식이 도입되었습니다. 관리되는 메타데이터 열을 만들 때는 해당 열의 값을 가져올 용어 집합을 지정해야 합니다. 사용자가 문서를 포함하여 목록 항목에 정보를 입력하고 해당 정보에 유효한 값이 용어 집합에 포함되도록 하려면 관리되는 메타데이터 열을 사용하면 됩니다. 새 콘텐츠 형식을 만들 수도 있고, 기존 콘텐츠 형식을 수정한 다음 해당 콘텐츠 형식에 관리되는 메타데이터 열을 추가할 수도 있습니다.
예:
각 세션을 나타내는 "세션"이라는 새 콘텐츠 형식을 만듭니다. 회의 세션에는 연결된 룸 및 초과 수용 룸이 있으므로 이러한 각각의 특성에 대한 열을 추가합니다. 먼저 "룸"이라는 열을 만들고 해당 열의 형식으로 관리되는 메타데이터를 선택한 후, 용어 집합 "회의실"을 선택하여 "룸" 열의 값을 제공하고 해당 열에 하나의 값만 포함할 수 있도록 지정합니다. 그런 다음 "초과 수용 룸"이라는 추가 열을 만들어 동일한 용어 집합에 매핑합니다. 일부 세션에는 초과 수용 룸이 없으므로 열에 정보가 포함될 필요는 없습니다. 또한 초과 수용 룸은 여러 개가 있을 수 있기 때문에 여러 값을 허용합니다.
이 두 열의 정의는 다음 표에 요약되어 있습니다.
| 열 이름 | 용어 집합 | 값 필요 여부 | 복수 값 허용 여부 |
|---|---|---|---|
룸 |
회의실 |
예 |
아니요 |
초과 수용 룸 |
회의실 |
아니요 |
예 |
마지막으로 세션 목록을 만듭니다.
용어 입력
사용자가 특정 값을 필요로 하는 열이 포함된 형식의 새 SharePoint Server 항목을 만드는 경우 값을 입력해야 합니다. 해당 열이 관리되는 메타데이터 열인 경우 관리되는 메타데이터 컨트롤이 나타나고 사용자는 이 컨트롤을 사용하여 값을 입력하게 됩니다.
관리되는 메타데이터 컨트롤을 사용하면 사용자가 값을 입력하거나 해당 열과 연결된 용어 집합을 계층 구조적으로 탐색하여 값을 선택할 수 있습니다. 사용자가 값을 입력하기 시작하면 컨트롤에서 연결된 용어 집합 중 사용자가 입력한 문자로 시작하는 모든 용어가 표시되며, 용어 집합의 이름과 계층 구조 내 해당 용어의 위치도 함께 나타납니다.
열의 정의에서 여러 값을 허용하는 경우 사용자가 하나 이상의 용어를 선택할 수 있고, 용어 집합과 열의 정의에서 모두 새로운 용어 추가를 허용하는 경우에는 사용자가 새 용어를 만들어 용어 집합 계층 구조의 적합한 위치에 추가할 수도 있습니다.
예:
회의 관리자는 새 세션을 추가합니다. SharePoint Server에서는 세션 콘텐츠 형식에 연결된 각 열에 대한 필드가 포함된 양식을 표시합니다. 관리자는 기조 세션을 만들 때 룸 필드에 회의실 용어 집합 내의 용어 계층 구조를 표시한 다음 La Nouvelle 볼룸을 선택합니다.
관리자는 기조 세션에서 초과 수용을 위해 사용되는 강당을 기억할 수 없지만 중간에 있다는 것은 알고 있습니다. 이때 강을 입력하면 다음과 같은 용어가 옵션으로 표시됩니다.
C 강당[회의실: 강당]
D 강당[회의실: 강당]
E 강당[회의실: 강당]
관리자는 D 강당을 선택합니다.
엔터프라이즈 키워드 입력
SharePoint Server 2010에는 엔터프라이즈 키워드라는 사전 정의된 열이 있습니다. 이 열은 콘텐츠 형식에 추가할 수 있습니다. 사용자가 엔터프라이즈 키워드 열에 값을 추가하면 엔터프라이즈 키워드 컨트롤이 표시되고 사용자는 해당 컨트롤을 사용하여 값을 입력하게 됩니다. 엔터프라이즈 키워드 컨트롤은 관리되는 메타데이터 컨트롤과 유사한 방식으로 작동합니다. 단, 엔터프라이즈 키워드 컨트롤을 사용하면 사용자가 관리되는 관리되는 용어뿐 아니라 엔터프라이즈 키워드도 선택할 수 있습니다.
사용자가 값을 입력하기 시작하면 전역 용어 집합 및 사용자의 사이트 모음에 대한 로컬 용어 집합 모두에서 사용자가 입력한 문자로 시작하는 용어가 컨트롤에 표시됩니다. 해당 용어가 포함된 용어 집합과 계층 구조 내 용어의 위치도 함께 나타납니다. 일반적으로 새로운 엔터프라이즈 키워드를 입력하는 옵션도 제공되므로 사용자가 새로운 엔터프라이즈 키워드를 입력하면 해당 키워드가 키워드 집합에 추가됩니다.
엔터프라이즈 키워드 열에는 기본적으로 여러 값이 허용됩니다.
예:
회의 관리자는 모든 참가자에게 환영회를 나타내는 새 세션을 추가합니다. 환영회는 외부 위치인 Mardi Gras World에서 열립니다. Mardi Gras World는 회의실 용어 집합에 포함되어 있지 않으므로 관리자는 이를 룸 필드의 값으로 선택할 수 없습니다. 그러나 다른 관리자가 “Mardi Gras World”라는 구를 검색할 때 이 세션을 확인할 수 있도록 위치를 포함하지 않으려고 합니다. 관리자는 세션 콘텐츠 형식에 엔터프라이즈 키워드 열이 포함되어 있음을 확인하고 위치를 엔터프라이즈 키워드로 추가하기로 결정합니다.
관리자는 위치 이름을 엔터프라이즈 키워드 필드에 입력하기 시작합니다. Mar을 입력하면 다음과 같은 옵션이 표시됩니다.
Mardi Gras Ballroom[회의실: 볼룸]
새로 만들기
관리자는 새로 만들기를 선택하고 엔터프라이즈 키워드 Mardi Gras World를 만듭니다. 이제 해당 키워드가 목록 항목의 엔터프라이즈 키워드 열과 키워드 집합에 모두 추가됩니다.
관리되는 메타데이터를 사용하는 경우의 이점
이 섹션에서는 관리되는 메타데이터를 사용하는 경우의 몇 가지 이점에 대해 설명합니다.
보다 일관성 있는 용어 사용
관리되는 메타데이터를 사용하면 용어뿐 아니라 SharePoint Server 항목에 추가된 엔터프라이즈 키워드를 보다 일관성 있게 사용할 수 있습니다. 또한 용어를 미리 정의하고 권한이 있는 사용자만 새 용어를 추가할 수 있도록 허용할 수 있으며, 사용자가 항목에 직접 엔터프라이즈 키워드를 추가하는 것을 금지하고 기존의 키워드를 사용하도록 제한할 수도 있습니다. 그뿐만 아니라, 관리되는 메타데이터를 사용하면 올바른 용어의 목록만 표시하고 해당 목록에서 값을 선택하도록 하여 용어의 정확성을 높일 수 있습니다. 엔터프라이즈 키워드는 관리되는 메타데이터의 한 종류이기도 하므로 사용자가 항목에 적용하는 엔터프라이즈 키워드의 일관성도 향상됩니다.
메타데이터가 보다 일관성 있게 사용되므로 값의 정확성을 보다 신뢰할 수 있습니다. 메타데이터를 사용하여 비즈니스 프로세스를 자동으로 수행하는 경우, 예를 들어 부서 특성값을 기준으로 레코드 센터의 여러 파일에 문서를 배치하는 경우 권한 있는 사용자가 해당 메타데이터를 만들었으며 부서 특성값이 항상 유효한 값이라는 것을 신뢰할 수 있습니다.
검색 결과 향상
항목의 특성에 일관성이 있는 경우 간단한 검색으로도 보다 관련성 높은 결과를 얻을 수 있습니다.
사용자가 항목에 관리되는 용어 및 엔터프라이즈 키워드를 적용하려 하면 이미 사용되었던 용어로 안내됩니다. 또한 사용자가 새 값을 입력하지 못하는 경우도 있습니다. 사용자가 사용할 수 있는 용어는 특정 용어 집합으로 한정되므로 관리되는 용어(동의어 제외)가 항목에 적용될 가능성이 높습니다. 따라서 관리되는 용어 또는 엔터프라이즈 키워드를 검색하면 보다 관련성이 높은 결과를 얻을 수 있습니다.
동적 업데이트 가능
이전 버전의 SharePoint Server에서 한 특성의 값을 특정 값 집합 중 하나가 되도록 제한하려면 "선택" 형식의 열을 만든 다음 유효한 값의 목록을 제공해야 합니다. 선택 집합에 새 값을 추가해야 하는 경우에는 동일한 값 집합을 사용하는 모든 열을 수정해야 했습니다.
그러나 SharePoint Server 2010의 관리되는 메타데이터를 사용하면 유효한 값의 집합 중 하나를 포함해야 하는 열과 유효한 값의 모음을 구분할 수 있습니다. 새로운 값을 추가해야 하는 경우에는 용어 집합에 용어를 추가하면 해당 용어 집합으로 매핑되는 모든 열에서 업데이트된 선택 항목의 집합이 사용됩니다.
용어를 사용하면 비즈니스 변화에 따라 SharePoint Server 항목과 비즈니스의 동기화를 유지할 수 있습니다. 예를 들어 회사에서 신제품의 개발 초기에는 코드 이름을 사용하고 제품 출시 직전에 공식 이름을 정할 수 있습니다. 이 경우 개발 초기에는 "제품" 용어 집합에 코드 이름의 용어를 포함하면 사용자가 해당 용어를 사용하여 제품과 관련된 모든 문서를 식별할 수 있고, 제품 이름이 변경되면 용어를 편집하여 해당 이름을 제품의 공식 이름으로 변경할 수 있습니다. 이 경우 해당 용어는 동일한 항목에 계속 적용된 상태를 유지하고 이름만 업데이트됩니다.