워크플로의 승인 및 검토 프로세스 계획(SharePoint Server 2010)
적용 대상: SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30
Microsoft SharePoint Server 2010 배포를 위한 워크플로를 계획할 때 그 일부로 승인 및 검토 프로세스의 워크플로를 사용하는 방법을 계획할 수도 있습니다.
이 문서의 내용
워크플로 승인 개요
승인 워크플로 작동 방식
- 예 - 워크플로를 사용하여 문서 승인 프로세스 관리
혼합 검토 모델
워크플로 승인 개요
Microsoft SharePoint Designer 2010의 워크플로 승인 프로세스를 사용하면 Microsoft SharePoint Server 2010 사용자가 워크플로 내에서 승인이 필요한 개별 작업을 사용자 지정할 수 있습니다.
예를 들어 특정 문서를 완료해야 하는 프로젝트가 있을 때 이 프로젝트에 한해 일반적인 제출 시간을 단축해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 워크플로 승인 프로세스를 설정하여 지정한 시간까지 작업이 완료되지 않으면 문서가 자동으로 거부되도록 할 수 있습니다.
승인 프로세스에서 작업을 할당받은 한 명 이상의 사람에게 항목을 회람시킵니다. 이들은 각자 항목을 검토하고 항목에 대해 수행할 작업을 결정해야 합니다. 예를 들어 문서가 문서 라이브러리로 업로드되었다면 승인자는 문서를 승인하거나 거부하고, 승인 작업을 다른 사람에게 다시 할당하거나 문서를 변경하도록 요청할 수 있습니다.
승인 워크플로 작동 방식
승인 워크플로는 목록 또는 라이브러리에 저장된 문서나 항목을 승인받을 수 있도록 사용자 그룹에 회람시킵니다. 기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있게 됩니다.
승인 워크플로는 승인을 위해 문서나 항목을 동료 또는 관리자에게 보내는 데 필요한 비즈니스 프로세스를 지원합니다. 승인 워크플로를 사용하면 프로세스에서 사람의 손길이 필요한 모든 작업을 관리 및 추적하고 작업이 완료되면 프로세스의 레코드를 제공하므로 승인 비즈니스 프로세스를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.
목록 또는 라이브러리의 문서나 항목에서 직접 승인 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로를 시작하려면 사용할 워크플로를 선택한 다음 워크플로 참석자(승인자), 기한 및 관련 작업 지침을 지정하는 워크플로 시작 양식을 작성합니다. 워크플로가 시작된 후에는 서버에서 모든 참석자에게 작업이 할당됩니다. 서버에 전자 메일 알림이 설정되어 있는 경우 모든 참석자에게 전자 메일 알림도 보내집니다. 참석자는 전자 메일 작업 알림의 링크를 클릭하여 승인할 문서나 항목을 열 수 있습니다. 참석자는 할당된 승인 작업을 승인 또는 거부하거나 다시 할당할 수 있습니다. 승인할 문서나 항목에 대한 변경을 요청할 수도 있습니다. 참석자는 2007 Microsoft Office 시스템 및 Microsoft Office 2010 제품군에 포함된 특정 프로그램에서 직접 할당되거나 SharePoint Server 2010 웹 사이트에서 직접 할당된 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자나 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 할당된 워크플로 작업을 완료한 참석자를 확인할 수 있습니다. 모든 워크플로 참석자가 할당된 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되며 워크플로 소유자는 워크플로가 완료되었다는 알림을 자동으로 받게 됩니다.
참고
사용자가 2007 Microsoft Office 시스템 프로그램에서 SharePoint Server 2010 워크플로 작업을 실행하면 2007 Microsoft Office 시스템 프로그램에서 워크플로가 열리지 않습니다. 대신 SharePoint Server 2010 웹 사이트에서 Microsoft SharePoint Server 2010의 InfoPath Forms Services 브라우저로 리디렉션됩니다.
워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자나 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 할당된 워크플로 작업을 완료한 참석자를 확인할 수 있습니다. 모든 워크플로 참석자가 할당된 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되며 워크플로 소유자는 워크플로가 완료되었다는 알림을 자동으로 받게 됩니다.
문서 라이브러리의 기본 승인 워크플로는 참석자에게 한 번에 하나씩 작업을 할당하는 순차적 워크플로입니다. 기본적으로 승인 워크플로의 한 버전은 게시 사이트의 페이지 라이브러리와도 연결되어 있으므로 이 워크플로를 사용하여 웹 페이지의 발행물에 대한 승인 프로세스를 관리할 수 있습니다. 사용자 지정하려는 사항에 따라 Office SharePoint Designer 또는 SharePoint Server 2010 자체를 사용하여 이처럼 사전에 연결된 버전의 승인 워크플로를 조직의 요구에 맞게 사용자 지정하거나 새 버전의 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가할 수 있습니다.
예 - 워크플로를 사용하여 문서 승인 프로세스 관리
프로젝트 계획, 제안서 또는 기타 몇 가지 중요한 문서에 대해 여러 사람에게 승인을 받아야 하는 경우 매우 어려운 상황이 발생할 수 있습니다. 먼저, 문서를 적당한 사람에게 보내기 위한 세부 계획을 어떻게 관리할지, 문서를 전자 메일로 보내고 전자 메일로 응답하도록 요청할지, 회의를 예약할지 등을 결정해야 하고, 두 번째로, 문서를 승인한 사람을 어떤 방법으로 계속 추적하고, 그들의 승인을 공식적으로 기록할지, 여러 통의 전자 메일 메시지를 저장할지, 회의 노트를 저장할지 등을 알아야 합니다.
지금부터 몇 주 또는 몇 달 후에 직면할 수 있는 문제를 생각해 보십시오. 승인한 사람이 누구인지 또는 특정한 의견을 보낸 사람이 누구인지 기억할 수 없는 경우가 발생할 수 있습니다. 조직에서 공식 승인 프로세스를 개발하지 않은 경우 필요할 때 이러한 정보를 찾을 수 없는 상황이 발생할 수도 있습니다.
SharePoint Server 2010 사이트에서 사용할 수 있는 승인 워크플로를 사용하여 문서를 승인할 동료에게 회람시키면 이러한 문제를 방지할 수 있습니다. 워크플로는 이러한 프로세스와 관련된 사람의 작업을 관리하고 추적함으로써 회사의 일반적인 비즈니스 프로세스(예: 문서 승인)에 필요한 시간을 줄여 줍니다. 승인 워크플로는 작업을 할당하고, 미리 알림을 보내고, 참석 여부를 추적하고, 전체 프로세스의 레코드를 만들기 때문에 사람을 추적하고 문서 승인 프로세스의 세부 계획을 처리하는 대신 작업을 수행하는 데만 전념할 수 있습니다. 어떤 사항에 대해 승인을 받은 문서를 관리해야 하는 경우 관련자에게 해당 문서의 워크플로 기록에 대한 링크를 제공할 수 있습니다. 그러면 워크플로 기록을 통해 문서를 승인하거나 거부한 사람, 워크플로 작업을 완료하지 않은 사람을 볼 수 있습니다. 이처럼 승인 워크플로를 사용하면 승인 프로세스를 보다 투명하게 관리할 수 있습니다.
중요
Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Excel 2010, Microsoft Office PowerPoint 2007 또는 Microsoft PowerPoint 2010에서 승인 워크플로를 시작하는 기능은 2007 Microsoft Office 시스템 및 Microsoft Office 2010 제품군, 그리고 독립 실행형 버전의 Office Word 2007, Word 2010, Office Excel 2007, Excel 2010, Office PowerPoint 2007 및 PowerPoint 2010에서만 사용할 수 있습니다.
혼합 검토 모델
혼합 승인 워크플로 모델은 단계별 승인 모델입니다. 집합 또는 단계별로 승인을 만들 수 있습니다. 즉, 첫 번째 승인자 집합이 검토 및 승인 프로세스를 완료한 후 다음 승인자 집합이 해당 프로세스를 완료하는 방식으로 이어집니다. 그러나 각 단계 또는 승인 집합에 고유한 이벤트 순서가 있을 수도 있습니다. 즉, 첫 번째 승인자 그룹의 구성원은 순차적인 승인 순서대로 검토를 수행하는 반면 두 번째 그룹의 구성원은 동시에 검토를 수행할 수 있는 식입니다.