Exchange Server 보류 및 소송 보존 In-Place

소송 가능성이 존재하는 경우 조직은 해당 사례와 관련된 전자 메일을 비롯한 ESI(전자적으로 저장된 정보)를 보존해야 합니다. 이러한 가능성은 사례의 세부 사항이 알려지기 전에 발생하기도 하며 대부분 보존 범위가 넓습니다. 조직에서는 특정 항목과 관련된 모든 전자 메일 또는 특정 개인의 모든 전자 메일을 보존해야 합니다. 조직의 eDiscovery(Electronic Discovery) 방식에 따라 전자 메일을 보존하기 위해 채택할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 최종 사용자에게 메시지를 삭제하지 않도록 요청하여 전자 메일을 보존할 수 있습니다. 그러나 사용자가 의도적으로 또는 우연히 전자 메일을 삭제할 가능성이 여전히 있습니다.

• MRM(메시징 레코드 관리)과 같은 자동 삭제 메커니즘을 일시 중단할 수 있습니다. 이 경우 사용자 사서함에 많은 양의 전자 메일이 쌓여 사용자의 생산성에 영향을 미칠 수 있습니다. 또한 자동 삭제를 일시 중단해도 사용자가 수동으로 전자 메일을 삭제하는 것은 차단되지 않습니다.

• 일부 조직에서는 전자 메일을 보관함으로 복사 또는 이동하여 삭제, 변경 또는 변조되지 않도록 합니다. 이 경우 메시지를 보관함으로 복사 또는 이동하는 데 필요한 수동 작업, 또는 Microsoft Exchange 외부에서 전자 메일을 수집 및 저장하는 데 사용되는 타사 제품으로 인해 비용이 증가됩니다.

전자 메일을 보존하지 않으면 조직은 조직의 레코드 보존 및 검색 프로세스에 대한 조사, 불리한 법정 판결, 처벌 또는 벌금과 같은 법적, 금전적 위험에 노출될 수 있습니다.

소송 보존 및 원본 위치 유지

Exchange Server 사용할 수 있는 보류 유형에는 소송 보존 및 In-Place 보존의 두 가지 유형이 있습니다. 소송 보존은 사서함의 LitigationHoldEnabled 속성을 사용합니다. 소송 보존을 사용하도록 설정하면 모든 사서함이 보류됩니다. 반대로 In-Place Hold를 사용하여 In-Place eDiscovery 도구를 사용하여 정의한 검색 쿼리의 조건을 충족하는 항목만 보존할 수 있습니다. 사서함에 여러 In-Place 보류를 배치할 수 있지만 사서함에 대해 소송 보존이 활성화되거나 비활성화됩니다. 두 유형의 보류에 대해 항목을 보관할 기간을 지정할 수도 있습니다. 기간은 사서함 항목이 수신되거나 만들어진 날짜부터 계산됩니다. 기간이 설정되지 않은 경우 항목은 무기한 또는 보류가 제거될 때까지 유지됩니다. 사서함에서 소송 보존을 제거했지만 하나 이상의 In-Place 보관이 사서함에 계속 배치되는 경우 보류 설정에 지정된 기간 동안 In-Place 보류 조건과 일치하는 항목이 유지됩니다.

원본 위치 유지 기능을 사용하여 사용자를 여러 보존 상태로 설정할 수 있습니다. 사용자가 여러 보류에 배치되면 쿼리 기반 보류의 검색 쿼리가 OR 연산자와 결합됩니다. 이 경우 사서함에 배치된 모든 쿼리 기반 보류의 최대 키워드 수는 500개입니다. 키워드가 500개를 초과하는 경우 사서함의 모든 콘텐츠가 보류됩니다(검색 기준과 일치하는 콘텐츠만이 아님). 키워드의 총 수가 500개 이하로 줄어들 때까지 모든 콘텐츠가 보존됩니다.

Exchange 2010 또는 Exchange 2013의 소송 보존에 있는 사서함을 Exchange 2016의 사서함 서버로 이동하는 경우 소송 보존 설정이 계속 적용되어 이동 중 및 이동 후 준수 요구 사항이 충족되도록 합니다.

각 보류 유형을 사용하는 경우의 자세한 내용은 모든 사서함을 보류를 참조하세요.

보존 목표 및 기능

소송 보존 및 보류 In-Place 사용하여 다음 목표를 달성할 수 있습니다.

• 사용자 사서함을 보류 상태로 유지하고 사서함 항목을 변경할 수 없는 상태로 유지합니다.

• 항목을 무기한 또는 일정 기간 동안 보존합니다.

• 사용자나 MRM과 같은 자동 프로세스에 의해 삭제된 사서함 항목을 보존합니다.

• 다른 사서함으로 전달되는 메시지를 보존합니다.

• 쿼리 기반 In-Place 보류를 사용하여 지정된 조건과 일치하는 항목을 검색하고 유지합니다(보류를 만들 때 모든 사서함 콘텐츠를 포함하여 모든 항목을 보관할 수도 있음).

• 각 사례 또는 조사용으로 사용자에게 여러 보존 상태를 적용합니다.

• MRM을 일시 중단할 필요 없이 보존 항목을 사용자에 대해 투명하게 유지합니다.

• In-Place eDiscovery를 사용하여 보류됨으로 유지되는 항목을 검색합니다.

Exchange Server 2010에서 업그레이드하는 경우 법적 보존의 개념은 사용자의 모든 사서함 데이터를 무기한 또는 보류가 제거될 때까지 보유하는 것입니다. Exchange 2016에서 In-Place Hold는 다음 매개 변수를 지정할 수 있는 다른 모델을 도입했습니다.

• 쿼리 기반 보존: 소송 보존을 사용하면 사서함의 모든 항목이 유지됩니다. 그러나 In-Place 보류를 사용하면 키워드, 보낸 사람 및 받는 사람, 시작 및 종료 날짜와 같은 검색 쿼리 매개 변수를 사용하여 보유할 항목을 지정하고 전자 메일 메시지, 일정 항목 및 보류하려는 비즈니스용 Skype 대화와 같은 메시지 유형을 지정할 수 있습니다. 쿼리 기반 원본 위치 유지를 만들고 나면 쿼리 매개 변수와 일치하는 기존의 모든 사서함 항목과 이후에 생성되는 사서함 항목이 보존됩니다. 소송 보존은 쿼리 기반 보류를 지원하지 않습니다.

• 보존 기간: 소송 보존 및 In-Place 보존 모두에서 항목을 보관할 기간을 지정할 수 있습니다. 무한 보류 기간 또는 시간 기반 보존 기간을 지정할 수 있습니다. 기간은 사서함 항목이 수신되거나 만들어진 날짜부터 계산됩니다. 예를 들어 organization 모든 사서함 항목을 7년 동안 보존해야 하는 경우 시간 기반 보존을 만들 수 있습니다. 따라서 사서함이 보류되고 보류 기간이 7년으로 설정되고 사서함의 항목이 받은 날짜로부터 2년 후에 영구적으로 삭제되는 경우 사서함 데이터베이스에서 제거되기 전에 5년 동안 보관됩니다.

  팁

  보존 정책과 함께 시간 기반 보존을 사용하여 항목이 지정된 기간 동안 보존된 다음 보존 기간 및 보존 기간이 만료된 후 Exchange에서 영구적으로 제거되도록 할 수 있습니다.

사서함을 보류 중

소송 보존 또는 In-Place 보존에 사서함을 배치하려면 법적 보존 관리 역할이 필요합니다. 그러나 쿼리 기반 In-Place 보존을 만들려면 사서함 검색 역할도 할당해야 합니다. RBAC(검색 관리 역할 기반 액세스 제어) 역할 그룹(또는 법적 보존 및 사서함 검색 역할이 할당된)에 추가된 사용자는 사용자를 보류하고 쿼리 기반 In-Place 만들 수 있습니다. 검색 관리 역할 그룹에 멤버를 추가하는 방법을 알아보려면 Exchange Server eDiscovery 권한 할당을 참조하세요.

Exchange 관리 센터의 받는 사람 페이지에서 또는 Exchange 관리 셸의 명령을 사용하여 Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true 사서함 소송 보존을 배치할 수 있습니다.

In-Place 보존 기능은 In-Place eDiscovery 검색과 통합됩니다. EAC의 현재 위치 eDiscovery & 보류 마법사 또는 Exchange 관리 셸의 New-MailboxSearch cmdlet을 사용하여 In-Place 보류에 사서함을 배치할 수 있습니다. 방법을 알아보려면 다음을 참조하세요.

• 사서함을 소송 자료 보존으로 설정

• 원본 위치 유지 만들기 또는 제거

많은 조직에서는 사용자가 유지 상태로 설정될 경우 이를 사용자에게 알려야 합니다. 또한 사서함이 보존 상태인 경우 사서함 사용자에게 적용 가능한 보존 정책을 일시 중단할 필요가 없습니다. 메시지가 계속 예상대로 삭제되므로 사용자는 자신이 보존 상태임을 인식하지 못할 수 있습니다. organization 보류 중인 사용자에게 알림이 필요한 경우 보존 주석 속성을 채우고 RetentionUrl 속성을 사용하여 웹 페이지에 연결하여 사서함 사용자의 알림 메시지를 추가할 수 있습니다. Outlook 2010 이상 버전에서는 파일 리본 메뉴에 있는 Backstage 영역에 보존 주석 및 URL을 표시합니다. Set-Mailbox cmdlet을 사용하여 이러한 속성을 추가할 수 있습니다.

보존 및 복구 가능한 항목 폴더

소송 보존 및 In-Place 보존은 복구 가능한 항목 폴더를 사용하여 항목을 보존합니다. 복구할 수 있는 항목 폴더는 Outlook, 웹용 Outlook 및 기타 전자 메일 클라이언트의 기본 보기에서 숨겨집니다. 복구 가능한 항목 폴더에 대한 자세한 내용은 Exchange Server 복구 가능한 항목 폴더를 참조하세요.

사용자가 지운 편지함 폴더 이외의 폴더에서 메시지를 삭제하면 해당 메시지는 기본적으로 지운 편지함 폴더로 이동됩니다. 사용자가 Shift+DELETE를 눌러 항목을 일시 삭제 하거나 지운 편지함 폴더에서 항목을 삭제하면 메시지가 복구 가능한 항목 폴더로 이동되어 사용자의 보기에서 사라집니다.

복구할 수 있는 항목 폴더의 항목은 사용자의 사서함 데이터베이스에 구성된 삭제된 항목 보존 기간 동안 보존됩니다. 기본적으로 사서함 데이터베이스에서 삭제된 항목 보존 기간은 14일로 설정됩니다.

복구 가능한 항목 폴더에는 삭제된 항목을 다양한 사이트에 저장하고 소송 보존 및 보류를 용이하게 하는 데 사용되는 다음 하위 폴더가 포함되어 In-Place.

• 삭제: 삭제된 항목 폴더에서 제거되거나 다른 폴더에서 일시 삭제된 항목은 삭제 하위 폴더로 이동되며 Outlook 및 웹용 Outlook 삭제된 항목 복구 기능을 사용할 때 사용자에게 표시됩니다. 기본적으로 항목은 사서함 데이터베이스 또는 사서함에 대해 구성된 삭제된 항목 보존 기간이 만료될 때까지 이 폴더에 존재합니다.

• 제거: 사용자가 Outlook에서 삭제된 항목 복구 도구를 사용하여 복구 가능한 항목 폴더에서 항목을 삭제하고 웹용 Outlook 항목이 제거 폴더로 이동됩니다. 사서함 데이터베이스 또는 사서함에 대해 구성된 삭제된 항목 보존 기간을 초과한 항목도 제거 폴더로 이동됩니다. 이 폴더의 항목은 지운 편지함 복구 도구를 사용해도 볼 수 없습니다. 사서함 도우미가 사서함을 처리할 때 제거 폴더의 항목은 사서함 데이터베이스에서 제거됩니다. 사서함 사용자를 소송 보존에 배치하면 사서함 도우미 이 폴더의 항목을 제거하지 않습니다.

• DiscoveryHolds: 사용자가 In-Place 보류를 사용하는 경우 삭제된 항목이 이 폴더로 이동됩니다. 사서함 도우미는 사서함을 처리할 때 이 폴더의 메시지를 평가합니다. In-Place Hold 쿼리와 일치하는 항목은 쿼리에 지정된 보류 기간까지 유지됩니다. 보존 기간이 지정되지 않은 경우에는 항목이 무기한으로 또는 사용자가 보존 상태에서 제거될 때까지 보존됩니다. 그러나 이미 In-Place 보류에 있는 사용자를 소송 보류에 배치하는 경우 소송 보존이 기본 설정됩니다. 따라서 삭제된 항목은 대신 Purges 폴더로 이동됩니다.

• 버전: 사용자가 보류 또는 소송 보존을 In-Place 경우 사서함 항목은 사용자 또는 프로세스의 변조 또는 수정으로부터 보호되어야 합니다. 이 작업은 쓰기에 복사 프로세스를 사용하여 수행됩니다. 사용자나 프로세스가 사서함 항목의 특정 속성을 변경하면 변경이 커밋되기 전에 원본 항목의 복사본이 버전 폴더에 저장됩니다. 이 프로세스는 후속 변경에 대해 반복됩니다. 또한 버전 폴더에 캡처된 항목은 인덱싱되어 원본 위치 eDiscovery 검색 시 반환됩니다. 보존이 제거되면 버전 폴더의 복사본도 관리되는 폴더 도우미에 의해 제거됩니다.

COW(기록 중 복사)를 트리거하는 속성

DiscoveryHold, 제거 및 버전 폴더는 사용자에게 표시되지 않지만 복구할 수 있는 항목 폴더의 모든 항목은 원본 위치 eDiscovery를 사용하여 검색할 수 있습니다. 사서함 사용자가 In-Place 보류 또는 소송 보존에서 제거되면 DiscoveryHolds, Purges 및 Versions 폴더의 항목이 관리되는 폴더 도우미에 의해 제거됩니다.

사서함이 소송 보존 또는 In-Place 보류에 배치되지 않은 경우 제거 폴더의 항목은 삭제된 항목 보존 기간보다 오랫동안 폴더에 상주한 경우 처음에 복구 가능한 항목 폴더에서 영구적으로 삭제됩니다.

보유 및 사서함 할당량

복구 가능한 항목 폴더의 항목은 사용자의 사서함 할당량 계산에 포함되지 않습니다. Exchange에서 복구 가능한 항목 폴더는 자체 할당량을 가집니다. Exchange의 경우 RecoveryableItemsWarningQuota 및 RecoveryableItemsQuota 사서함 속성의 기본값은 각각 20GB 및 30GB로 설정됩니다. Exchange Server용 사서함 데이터베이스에 대한 이러한 값을 수정하려면 Set-MailboxDatabase cmdlet을 사용하세요. 개별 사서함에 대해 이러한 설정을 수정하려면 Set-Mailbox cmdlet을 사용하십시오.

사용자의 복구 가능한 항목 폴더가 RecoveryableItemsWarningQuota 매개 변수에 지정된 대로 복구 가능한 항목에 대한 경고 할당량을 초과하면 이벤트가 사서함 서버의 애플리케이션 이벤트 로그에 기록됩니다. 폴더가 복구 가능한 항목에 대한 할당량(RecoverableItemsQuota 매개 변수로 지정)을 초과하면 사용자는 지운 편지함 폴더를 비우거나 사서함 항목을 영구 삭제할 수 없습니다. 또한 COW(기록 중 복사)에서 수정된 항목의 복사본을 만들지 못합니다. 따라서 원본 위치 유지 상태로 설정된 사서함 사용자에 대한 복구할 수 있는 항목 할당량을 모니터링하는 것이 중요합니다.

보류 및 전자 메일 전달

Exchange Server에 사서함이 있는 사용자는 Outlook 및 웹용 Outlook을 사용하여 사서함에 대한 전자 메일 전달을 설정할 수 있습니다. Email 전달을 통해 사용자는 사서함으로 전송된 전자 메일 메시지를 organization 내부 또는 외부에 있는 다른 사서함으로 전달하도록 사서함을 구성할 수 있습니다. 관리자는 메일 흐름 규칙(전송 규칙이라고도 함)을 설정하여 메시지를 다른 사서함으로 전달할 수도 있습니다. 두 경우 모두 원본 사서함으로 전송된 모든 메시지가 해당 사서함에 복사되지 않고 전달 주소로만 전송되도록 전자 메일 전달을 구성할 수 있습니다.

사서함이 보류 중인 경우 추가 단계가 수행됩니다. 배달 프로세스 중에 사서함에 대한 보존 설정이 확인됩니다. 메시지가 사서함의 보류 조건을 충족하는 경우 메시지의 복사본이 받은 편지함 폴더에 저장됩니다. 즉, 원본 위치 eDiscovery를 사용하여 원본 사서함을 검색하여 다른 사서함으로 전달된 메시지를 찾을 수 있습니다.

보관된 비즈니스용 Skype 콘텐츠 보존

Exchange 2016 및 Exchange 2019, 비즈니스용 Skype 및 SharePoint 2016은 다양한 데이터 저장소에서 항목을 보존하고 검색할 수 있는 통합 보존 및 eDiscovery 환경을 제공합니다. Exchange 2016 및 2019를 사용하면 Exchange에서 비즈니스용 Skype 콘텐츠를 보관할 수 있으므로 보관된 Lync 콘텐츠를 저장할 별도의 SQL Server 데이터베이스가 필요하지 않습니다. SharePoint 2016의 통합 보존 및 eDiscovery 기능을 사용하면 단일 콘솔의 모든 저장소에서 데이터를 보존하고 검색할 수 있습니다.

Exchange Server 사서함을 In-Place 보류 또는 소송 보존에 배치하면 비즈니스용 Skype 콘텐츠(예: 온라인 모임에서 공유되는 인스턴트 메시징 대화 및 파일)가 사서함에 보관됩니다. In-Place eDiscovery를 사용하여 사서함을 검색하는 경우 검색 쿼리와 일치하는 보관된 비즈니스용 Skype 콘텐츠도 검색 결과에 반환됩니다. 사서함에 보관된 콘텐츠를 비즈니스용 Skype 검색을 제한할 수도 있습니다.

Exchange Server 사서함에서 비즈니스용 Skype 콘텐츠를 보관할 수 있도록 하려면 Exchange Server 비즈니스용 Skype 서버 2015 통합을 구성해야 합니다. 자세한 내용은 다음 항목을 참조하십시오.

• 보관 계획

• 보관 배포

보존 중인 사서함 삭제

사서함이 있는 사용자 계정을 삭제하는 경우 Exchange Information 저장소는 사서함이 더 이상 사용자 계정에 연결되어 있지 않음을 감지하고 사서함이 보류된 경우에도 해당 사서함을 삭제하도록 표시합니다. 사서함을 유지하려면 다음을 수행해야 합니다.

1. 사용자 계정을 삭제하는 대신 사용자 계정을 사용하지 않도록 설정합니다.

2. 사서함의 속성을 변경하여 사서함의 사용 및 액세스를 제한합니다. 예를 들어, 보내기 및 수신 할당량을 1로 설정하고, 사서함으로 메시지를 보낼 수 있는 사용자를 차단하고, 사서함에 액세스할 수 있는 사용자를 제한합니다.

3. 모든 데이터가 제거되거나 데이터를 더 이상 보존할 필요가 없을 때까지 사서함을 유지합니다.

보류 중인 사서함을 Exchange Server Microsoft 365 또는 Office 365 마이그레이션

Exchange 하이브리드 배포가 있는 경우 온-프레미스 Exchange Server 사서함을 Microsoft 365 또는 Office 365 Exchange Online 이동(온보딩)할 때 다음 조건이 적용됩니다.

• 온-프레미스 사서함이 소송 보존 또는 보류 In-Place 경우 사서함을 Exchange Online 이동한 후 보존 설정이 유지됩니다.

• 온-프레미스 사서함이 소송 보존 또는 보류 In-Place 경우 복구 가능한 항목 폴더의 모든 콘텐츠가 Exchange Online 사서함으로 이동됩니다.

Exchange Online 사서함을 온-프레미스 Exchange Server 조직으로 이동(오프보딩)할 때도 복구 가능한 항목 폴더의 보존 설정과 콘텐츠가 유지됩니다.