공동 작성 개요(SharePoint Server 2010)
적용 대상: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2010-07-16
오늘날의 긴밀하게 연결된 작업 환경에서는 대부분의 문서를 여러 작성자, 편집자 및 이해 당사자가 만들게 됩니다. 조직에서는 Microsoft SharePoint Server 2010의 통신 및 공동 작업 기능을 통해 최종 사용자들이 서로 원활하게 통신 및 공동 작업을 하도록 하는 한편, 이러한 작업을 지원하는 데 필요한 관리 절차를 줄이고자 합니다. Microsoft Office 2010은 이러한 추세에 발맞추어 Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010 및 Microsoft OneNote 2010 문서를 SharePoint Server 2010에서 공동 작성하는 기능을 제공합니다.
공동 작성 기능을 사용하는 경우 서버 기반 문서 공동 작업을 자유롭게 수행할 수 있으며, 조직에서 첨부 파일을 통한 일반적인 문서 공유 방식과 관련된 오버헤드를 줄일 수 있습니다. 공동 작성 기능은 여러 명의 사용자가 다른 사용자의 작업에 영향을 주거나 서로 작업을 잠그지 않으면서 동일한 문서에서 효율적으로 작업할 수 있도록 하여 공동 작업을 단순화합니다. 추가 서버를 설치하지 않아도 이 기능을 사용할 수 있으며, SharePoint Server 2010에 저장되는 문서는 기본적으로 이 기능을 사용합니다. 이미 SharePoint를 관리하는 데 사용하고 있는 것과 같은 도구 및 기술을 사용하여 공동 작성 기능을 관리하므로, 관리자에 대한 영향을 최소화할 수 있습니다.
이 문서의 내용
SharePoint Server 2010의 공동 작성 기능
최종 사용자 환경 이해
중요 고려 사항
OneNote 전자 필기장
소프트웨어 버전 요구 사항
혼합 Office 환경의 공동 작성 기능
성능 및 확장성
SharePoint Server 2010의 공동 작성 기능
일반적인 공동 작업 방식에서는 전자 메일 첨부 파일을 통해 문서를 공유합니다. 따라서 사용자들이 여러 작성자의 버전과 편집 내용을 추적하기가 어려우며 시간이 많이 걸립니다. 전자 메일 시스템에 동일한 문서의 여러 복사본을 저장해야 할 뿐 아니라, 문서를 반복적으로 발송함으로 인해 네트워크 트래픽도 증가합니다.
SharePoint를 사용하여 공동 작업용으로 문서를 저장하면 문서의 최신 버전에 지속적으로 액세스할 수 있고, 이전 버전 추적 기능이 제공되며, 중앙 집중식 관리가 가능하므로 이러한 문제를 줄일 수 있습니다. 또한 여러 첨부 파일이 아닌 문서 하나를 저장하기 때문에 네트워크 및 저장소 오버헤드도 감소합니다.
그러나 이 방법을 통해 문제가 완전히 해결되지는 않습니다. 특정 작성자가 문서를 열어 놓은 동안에는 다른 작성자가 해당 문서로 작업할 수 없습니다. 따라서 작성자가 문서를 닫거나 체크 인하는 것을 잊어버리면 해당 문서가 다른 사용자에 대해 계속해서 잠겨 있으며, 그러면 IT 부서에 문제 해결을 요청해야 하는 경우가 많습니다.
SharePoint Server 2010의 공동 작성 기능은 여러 사용자가 언제든지 서로의 변경 작업을 방해하지 않고 한 문서에서 작업할 수 있도록 함으로써 이러한 문제를 해결합니다. 이 방식에서는 다음과 같은 일반적인 여러 문서 공동 작업 시나리오가 간소화됩니다.
둘 이상의 작성자가 복합 문서의 서로 다른 부분에서 작업하는 경우. 각 작성자는 서로의 작업을 방해하지 않고 원하는 문서 섹션에서 작업할 수 있습니다.
여러 작성자가 복합 슬라이드 쇼에서 작업하는 경우. 이전에는 각 작성자가 따로 작업을 한 다음 여러 문서를 병합하여 항상 일치하도록 만들었지만, 이제는 각 작성자가 프레젠테이션에 슬라이드를 추가하고 편집할 수 있습니다.
한 문서를 여러 전문가 및 이해 당사자에게 보내서 내용을 편집하거나 추가하도록 하는 경우. 이 경우 모든 사용자가 서버에 저장된 중앙 문서에서 작업을 하므로 어떤 사용자의 편집 내용도 손실되지 않습니다.
최종 사용자 환경 이해
최종 사용자 측면에서 볼 때 공동 작성 기능은 매우 쉽게 사용할 수 있습니다. Word 2010, PowerPoint 2010 또는 OneNote 2010에서 문서 작업을 하려는 사용자는 SharePoint Server에서 해당 문서를 정상적으로 열면 됩니다. 다른 사용자가 해당 문서를 이미 열어 놓은 상태이면 두 사용자가 모두 동시에 문서를 편집할 수 있습니다. 문서 액세스는 차단되지 않으며 오류도 표시되지 않습니다.
Word 2010 및 PowerPoint 2010에서는 문서를 저장하면 해당 문서를 보고 있는 다른 사용자에게 새 편집 내용이 있다는 알림이 표시됩니다. 그러면 해당 사용자가 보기를 즉시 새로 고쳐 변경 내용을 확인하거나, 작업을 계속한 다음 나중에 문서를 새로 고쳐 최신 편집 내용을 확인할 수 있습니다. 또한 작성자는 서로의 작업을 볼 수 있으며, 모든 작성자가 문서에서 작업 중인 사람을 확인할 수 있습니다. SharePoint Server 2010 버전 관리 및 추적 도구가 문서를 보호하므로, 작성자가 원치 않는 변경 내용을 롤백할 수 있습니다. Office Communication Server를 사용할 수 있는 경우에는 사용자가 동료 작성자의 온라인 상태를 확인하고 문서 내에서 인스턴트 메시징 대화를 시작할 수 있습니다.
OneNote 2010에서는 공유 전자 필기장을 사용하면 노트를 쉽게 공유할 수 있습니다. 사용자가 전자 필기장의 특정 페이지를 편집하면 해당 편집 내용이 그 전자 필기장을 사용하는 다른 사용자의 작업 내용과 자동으로 동기화되므로 모든 사용자가 완전한 노트 집합을 볼 수 있습니다. 여러 사용자가 같은 페이지에 적용한 편집 내용이 자동으로 표시되므로 거의 실시간의 공동 작업이 가능합니다. OneNote의 버전 관리 및 기타 공유 기능을 사용하면 편집 내용을 롤백하고, 새 편집 내용을 표시하고, 특정 편집을 수행한 사람을 확인할 수 있습니다.
Excel 2010 클라이언트 응용 프로그램은 SharePoint Server 2010에서 통합 문서 공동 작성을 지원하지 않습니다. 하지만 Excel 클라이언트 응용 프로그램은 공유 통합 문서 기능을 사용하여 로컬 또는 네트워크(UNC) 경로에 저장된 통합 문서의 실시간이 아닌 공동 작성 기능은 지원합니다. SharePoint의 통합 문서 공동 작성은 Office Web Apps에 포함된 Microsoft Excel Web App를 통해 지원됩니다. 일반 사용자는 Windows Live를 통해, 비즈니스 고객은 Microsoft SharePoint 2010 제품를 기반으로 하는 Microsoft Office 2010 볼륨 라이선싱 및 문서 관리 솔루션을 통해 Office Web Apps를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 Office Web Apps(SharePoint 2010 제품에 설치됨)를 참조하십시오.
중요 고려 사항
관리자는 환경에서 공동 작성 기능을 사용할 방법을 계획할 때 다음과 같은 여러 요소를 고려할 수 있습니다.
SharePoint의 공동 작성 기능은 쉽게 설정할 수 있도록 설계되었으며 최소한의 작업만으로 관리할 수 있습니다. 하지만 공동 작성을 설정 및 관리할 때는 다음과 같은 몇 가지 사항을 고려해야 합니다.
사용 권한 - 여러 사용자가 같은 문서를 편집하도록 하려면 각 사용자에게 문서가 저장된 문서 라이브러리에 대한 편집 권한이 있어야 합니다. 각 사용자에게 이 권한을 부여하는 가장 간단한 방법은 문서가 저장된 SharePoint 사이트에 대한 액세스 권한을 모든 사용자에게 부여하는 것입니다. 일부 사용자에게만 특정 라이브러리의 문서를 공동 작성하는 권한을 부여해야 하는 경우에는 SharePoint 권한을 통해 액세스를 관리할 수 있습니다.
버전 관리 - SharePoint Server의 버전 관리 기능은 편집 중인 문서의 변경 내용을 추적하며, 이전 버전을 참조용으로 저장합니다. 기본적으로 이 기능은 SharePoint Server 2010에서 해제됩니다. SharePoint Server 2010에서는 주 버전 관리 및 부 버전 관리의 두 가지 버전 관리 유형을 지원합니다. OneNote에서 공동 작성에 사용되는 문서 라이브러리에 대해서는 부 버전 관리를 설정하지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 제품에서 기본적으로 제공되는 동기화 및 버전 관리 기능을 방해할 수 있기 때문입니다. 이 제한은 부 버전 관리에만 적용되며, 주 버전 관리는 OneNote와 함께 사용할 수 있습니다.
버전 수 - 보관되는 문서 버전 수는 서버의 저장소 요구 사항에 영향을 줍니다. 문서 라이브러리 설정에서 이 수를 조정하여 보관되는 버전 수를 제한할 수 있습니다. OneNote 전자 필기장이 자주 업데이트되는 경우 서버에 많은 버전이 저장될 수 있습니다. 불필요한 디스크 공간 사용을 방지하려면 관리자가 OneNote 전자 필기장을 저장하는 데 사용되는 문서 라이브러리에 대해 보관되는 최대 버전 수를 적절한 수로 설정하는 것이 좋습니다.
버전 관리 기간 - 버전 관리 기간은 SharePoint Server에서 공동 작성 중인 Word 또는 PowerPoint 문서의 새 버전을 만드는 빈도를 결정합니다. 이 기간을 작은 값으로 설정하면 버전이 보다 자주 캡처되고 버전을 더 상세하게 추적할 수 있지만, 서버 저장소가 더 많이 필요합니다. 버전 관리 기간은 OneNote 전자 필기장에는 영향을 주지 않습니다. 서버에서 coAuthoringVersionPeriod 속성을 조정하여 이 값을 변경할 수 있습니다. 이 설정을 조정하는 방법에 대한 자세한 내용은 공동 작성 버전 관리 기간 구성(SharePoint Server 2010)을 참조하십시오.
체크 아웃 - 사용자가 편집을 위해 문서를 체크 아웃하면 해당 사용자만 편집할 수 있도록 문서가 잠겨 공동 작성을 수행할 수 없습니다. 따라서 공동 작성 기능을 사용할 문서 라이브러리에서는 체크 아웃 필요를 사용하도록 설정해서는 안 됩니다. 기본적으로 체크 아웃 필요는 SharePoint Server 2010에서 사용하도록 설정되지 않습니다. 공동 작성 기능을 사용하는 경우 문서를 수동으로 체크 아웃해서는 안 됩니다.
OneNote 전자 필기장
Microsoft Word 및 Microsoft PowerPoint와 달리, Microsoft OneNote에서는 버전 정보가 파일 자체 내에 저장됩니다. 따라서 관리자는 SharePoint Server 문서 라이브러리에서 OneNote 전자 필기장을 저장할 때 다음과 같이 권장되는 방법을 따라야 합니다.
부 버전 관리를 사용하도록 설정하지 않습니다. 기본적으로 부 버전 관리는 SharePoint Server 2010에서 사용하도록 설정되지 않습니다.
주 버전 관리를 사용하도록 설정하는 경우에는 저장할 최대 버전 수를 적절히 설정합니다. 기본적으로 주 버전 관리는 SharePoint Server 2010에서 사용하도록 설정되지 않습니다.
소프트웨어 버전 요구 사항
사용자가 Office 2010을 통해 문서를 공동 작성하려면, 해당 문서가 SharePoint Server 2010 또는 SharePoint Foundation 2010에 저장되어 있어야 합니다. 공동 작성 기능을 사용하려면 Word 2010, PowerPoint 2010 또는 OneNote 2010이 필요합니다.
참고
사용자에게 Windows Live SkyDrive 계정이 있는 경우에는 SharePoint Server 2010 또는 SharePoint Foundation 2010이 없어도 Office 2010의 공동 작성 기능을 사용할 수 있습니다. 이 문서에서는 SharePoint Server 2010 또는 SharePoint Foundation 2010 없이 공동 작성 기능을 사용하는 방법에 대해서는 다루지 않습니다.
혼합 Office 환경의 공동 작성 기능
일부 조직에서는 사용자가 서로 다른 Office 버전을 사용하는 환경에서 공동 작성 기능을 사용하고자 합니다.
Microsoft Office PowerPoint 및 Word 2007이 설치된 혼합 환경
이전 버전 PowerPoint 및 Word 사용자는 SharePoint Server 2010에 저장된 문서를 이전 버전 SharePoint에서와 같은 방법으로 공유하고 편집할 수 있지만, 공동 작성 기능을 사용하여 여러 사용자가 문서에서 동시에 작업할 수는 없습니다. PowerPoint 및 Word에서 효율적으로 공동 작업을 하려면 모든 사용자가 Office 2010을 사용하는 것이 좋습니다. Office PowerPoint 및 Word 2007 사용자의 경우 현재 작업 환경과 Office 2010의 작업 환경은 큰 차이가 없습니다. 예를 들어 Office 2007 사용자가 Office 2010에 저장되어 있으며 현재 다른 사용자가 편집 중인 문서를 여는 경우 해당 문서는 사용 중이며 편집할 수 없다는 메시지가 표시됩니다. 해당 문서를 편집 중인 다른 사용자가 없으면 Office 2007 사용자는 문서를 정상적으로 열 수 있습니다. Office 2007 사용자가 문서를 열면 문서가 잠겨 Office 2010 사용자가 공동 작성 기능을 사용하여 해당 문서를 편집할 수 없게 됩니다. 이 동작은 이전 버전의 SharePoint와 일치합니다.
Microsoft Office OneNote 2007이 설치된 혼합 환경
OneNote 2010은 이전 버전 형식인 Office OneNote 2007 형식과 호환되며, OneNote 2007 사용자와의 공동 작성을 지원합니다. 혼합 환경에서는 전자 필기장을 OneNote 2007 파일 형식으로 저장해야 OneNote 2007 및 OneNote 2010 사용자가 문서에서 공동 작업을 할 수 있습니다. 하지만 OneNote 2010 파일 형식으로 업그레이드하는 사용자는 OneNote 버전을 설치하지 않았더라도 전자 필기장을 편집 및 공동 작성할 수 있도록 하는 Microsoft OneNote Web App과의 호환성을 비롯한 여러 주요 기능을 사용할 수 있게 됩니다.
OneNote 2010에는 언제든지 OneNote 2007 파일을 OneNote 2010 파일로 업그레이드하는 기능이 포함되어 있으므로, 혼합 환경에서 통합 Office 2010 환경으로 이전하려는 조직에게 간편한 업그레이드 경로가 제공됩니다.
성능 및 확장성
SharePoint Server 2010 및 Office 2010 응용 프로그램은 작업 환경에서 공동 작성과 관련된 성능 및 확장성 영향을 최소화하도록 설계되었습니다. Office 클라이언트는 둘 이상의 작성자가 편집을 하기 전에는 공동 작성 정보를 보내거나 서버로부터 정보를 다운로드하지 않습니다. 한 명의 사용자가 문서를 편집할 때의 성능에 대한 영향은 이전 버전의 SharePoint Server와 비슷합니다.
Office 클라이언트는 서버의 부하가 높거나 사용자가 실제로 문서를 편집하고 있지 않은 경우 공동 작성과 관련된 동기화 작업 빈도를 낮춰 서버에 대한 영향을 줄이도록 구성되어 있으므로, 전반적인 성능에 대한 영향이 더욱 줄어듭니다.