SharePoint 2010: 대세에 따르기 - SharePoint 워크플로 사용

복잡한 비즈니스 프로세스를 자동화하는 좋은 방법은 SharePoint 2010에서 워크플로를 사용하는 것입니다.

Brien Posey

오늘날 조직에 사용되는 많은 응용 프로그램은 복잡한 비즈니스 프로세스를 자동화합니다. 전자 메일을 올바른 받는 사람에게 자동으로 라우팅하는 것과 같은 전자 프로세스의 자동화는 상당히 간단합니다. 그러나 수동 상호 작용이 포함되는 프로세스를 자동화하기는 훨씬 더 어렵습니다.

Microsoft Office SharePoint Server(MOSS) 2007에서 Microsoft는 기본적으로 승인 라우팅 메커니즘인 SharePoint 워크플로를 사용하여 이 문제를 해결할 방법을 모색했습니다. 마케팅 부서의 누군가가 새로운 광고를 제안했다고 가정해 보겠습니다. 마케팅 부서는 광고 대행사로 바로 광고를 보내지는 않습니다. 반드시 거쳐야 하는 내부 승인 절차가 있기 때문입니다.

먼저 광고 편집자에게 전달되고 회사 법무 부서를 거쳐 고위 경영진에게 전달된 이후에야 비로소 광고는 회사 밖으로 나갈 수 있습니다. 이러한 승인 요구 사항에서 문제는 사람들이 바쁘다는 점입니다. 따라서 이러한 작업은 그냥 지나칠 수 있습니다. 사람의 실수로 인해 승인 전달 과정이 끊어질 수 있습니다.

SharePoint 워크플로는 이러한 프로세스를 자동화하도록 고안되었습니다. 미리 알림을 보내거나, 누군가가 작업을 무시할 경우 관리자에게 자동으로 연락을 취하는 워크플로도 설계할 수 있습니다.

워크플로는 MOSS 2007에서 중요한 역할을 했지만 유연성이 다소 부족했습니다. 대부분의 경우 관리자는 워크플로를 만들 때 SharePoint GUI 경계 내에서만 작업해야 했습니다.

SharePoint 2010에서 Microsoft는 워크플로를 만드는 과정에 훨씬 더 높은 유연성을 부여했습니다. 여전히 SharePoint GUI를 사용하여 워크플로를 목록 또는 라이브러리와 연결할 수 있지만 기본 제공 워크플로를 사용하는 경우를 제외하면 워크플로는 SharePoint 외부에서 만들어야 합니다.

그러한 이유로 Microsoft는 워크플로를 만들기 위한 여러 도구를 제공합니다. 일반적으로 SharePoint 워크플로를 개발하는 데 사용되는 도구는 SharePoint Designer 2010입니다. 전문 개발자는 Visual Studio 2010을 사용하여 SharePoint Designer 2010에서 만들어진 코드를 수정하는 방법으로 더 많은 부분을 사용자 지정하거나 아예 처음부터 새로 워크플로를 개발할 수 있습니다.

Visio를 사용하여

워크플로 만들기

워크플로를 만들려면 Visio 2010을 열고 파일 탭을 선택합니다. 이때 만들 다이어그램 유형을 묻는 메시지가 표시됩니다. 순서도 폴더를 선택하고 Microsoft SharePoint 워크플로 템플릿을 선택한 다음 만들기를 클릭합니다(그림 1 참조).

SharePoint 워크플로를 만드는 데 Visio Premium 2010을 사용한다고 하면 처음에는 이상하게 생각됩니다. Visio는 네트워크 다이어그램을 만드는 데 널리 사용되지만 대부분의 사람들은 이를 개발 도구로 생각하지는 않습니다. 그러나 Visio의 기본 기능 중 하나는 순서도를 만드는 것이므로 이 작업에 딱 맞습니다. 누구든 컴퓨터 프로그래밍을 위한 기초 강의를 들어본 적이 있다면 잘 알겠지만 가장 먼저 배우는 것 중의 하나가 바로 순서도를 만드는 방법입니다. 많은 경우 프로그램을 작성하기 위한 첫 번째 단계가 순서도를 만드는 것이기 때문입니다. SharePoint 워크플로가 단순한 프로그램일 뿐이라는 이유로 순서도를 만들기 위해 고안된 응용 프로그램을 사용하여 SharePoint 워크플로를 원활하게 만드는 것을 남용이라고 할 수 있을까요?

Visio 2010을 사용하여 SharePoint 워크플로를 만들기 전에 먼저 두 가지 중요한 사항을 알아야 합니다. 첫째, Visio 2010을 사용하여 워크플로의 최종 형태를 만들지는 않습니다. Visio를 사용하여 워크플로 템플릿을 만든 다음 이 템플릿을 SharePoint Designer로 가져와서 워크플로를 완성하게 됩니다. 둘째, 이 방법은 Visio 2010 Premium이 있는 경우에만 해당합니다. Visio 2010 Standard 및 Professional 버전은 SharePoint 워크플로 만들기를 지원하지 않습니다.

워크플로 제작

워크플로를 만들려면 Visio 2010을 열고 파일 탭을 선택합니다. 이때 만들 다이어그램 유형을 묻는 메시지가 표시됩니다. 순서도 폴더를 선택하고 Microsoft SharePoint 워크플로 템플릿을 선택한 다음 만들기를 클릭합니다(그림 1 참조).

그림 1 Visio 2010을 사용하여 SharePoint 워크플로 순서도 만들기

Visio 기본 화면이 표시됩니다. 여기서 실제 워크플로 개발을 시작할 수 있습니다. Visio를 사용해본 적이 없다면 워크플로를 만드는 과정에 익숙해져야 합니다. 화면의 왼쪽에는 여러 가지 컬렉션(또는 “스텐실”)이 있고 여기에는 다양한 아이콘(또는 “마스터 셰이프”)이 포함되어 있습니다. SharePoint 워크플로 템플릿에는 동작, 조건 및 워크플로 종결자 셰이프를 위한 스텐실이 포함됩니다. Visio 드로잉에 셰이프를 끌어서 놓고, 워크플로가 원활하게 진행되도록 이러한 셰이프를 배열합니다.

그림 2의 Visio 드로잉을 예로 참조하십시오. 이 그림은 간단한 시작 종결자(녹색 삼각형)로 시작하는 SharePoint 워크플로 템플릿을 보여 줍니다. 그 뒤로 제목 필드에 특정 값이 포함되는지 여부를 확인하는 조건이 있습니다. 필드 이름이나 키워드 목록은 지금은 생각할 필요가 없습니다. 구체적인 값 또는 필드 이름은 나중에 제공할 수 있습니다. 지금은 워크플로 논리만 작성하면 됩니다.

그림 2 Visio에서 만든 기본적인 SharePoint 워크플로

그림을 보면 조건 분기가 특정 값이 검색되었는지 여부에 따라 움직이는 것을 알 수 있습니다. Visio에서는 워크플로에서 사용하는 각 조건에 대해 ‘예’ 경로와 ‘아니요’ 경로를 만들어야 합니다. 이 워크플로는 일치하는 값이 발견되지 않을 경우(‘아니요’ 경로) 종료 개체로 종료됩니다. 키워드가 발견될 경우 항목이 삭제되고 워크플로가 종료됩니다.

또한 각 개체가 하나 이상의 다른 개체에 연결되어 있음을 볼 수 있습니다(개체 간 화살표로 표시됨). 이러한 연결은 필요하지만 자동으로 만들어지지는 않습니다. 두 셰이프를 연결하려면 드로잉 페이지의 연결할 다른 셰이프 위로 셰이프를 끌어옵니다. 그러면 개체의 바깥쪽 경계 주변에 파란색 화살표 아이콘이 표시됩니다. . 셰이프를 화살표 아이콘 위에 놓으면 두 셰이프 간 연결이 만들어집니다.

워크플로를 만든 다음에는 모든 단계의 유효성을 검사해야 합니다. 워크플로 유효성 검사를 통해 문제가 없는지 확인하여 SharePoint에서 이 워크플로를 정상적으로 사용할 수 있도록 합니다. 예를 들어 워크플로 내에 연결이 끊어진 개체가 있거나 워크플로 종료가 누락된 경우 유효성 검사 프로세스에서 이를 알려 줍니다.

워크플로의 유효성을 검사하려면 프로세스 탭으로 가서 다이어그램 검사 단추를 클릭합니다. 잘 만들었다면 다이어그램에서 아무 문제도 발견되지 않을 것입니다. 문제가 발견될 경우 Visio 작업 영역의 하단에 있는 이슈 창에 표시됩니다. 대부분의 문제는 손쉽게 해결할 수 있습니다. 이슈를 두 번 클릭하면 문제와 관련된 개체가 선택됩니다.

프로세스의 마지막 단계는 Visio 다이어그램을 내보내는 것입니다. 프로세스 탭으로 이동해서 리본에 있는 내보내기 단추를 클릭합니다. 대화 상자가 표시되면 내보내는 드로잉에 대한 파일 이름을 지정할 수 있습니다. 파일 이름을 입력하고 내보낸 파일을 저장할 경로를 선택합니다. 파일을 Visio Workflow Interchange(*.VWI) 형식으로 내보내도록 선택하고 저장을 클릭합니다.

SharePoint Designer 소개

이제 워크플로 템플릿이 있으니 워크플로 만들기 프로세스의 두 번째 부분을 수행할 준비가 되었습니다. SharePoint Designer로 템플릿을 가져와서 SharePoint 워크플로로 변환합니다.

SharePoint Designer 2010은 사이트, 데이터 원본, 워크플로 등을 사용자 지정하기 위한 도구입니다. SharePoint GUI 내에서도 일부 사용자 지정이 가능하지만 SharePoint 인터페이스는 다소 제한적입니다. SharePoint Designer는 SharePoint 사이트 사용자 지정 수준을 한 단계 높여 줍니다.

SharePoint Designer는 무료로 사용할 수 있습니다. 다음 위치에서 다운로드할 수 있습니다.

32비트: microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en

64비트: microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en

SharePoint Designer 사용

SharePoint Designer 2010을 다운로드 및 설치한 후 열고 수정할 SharePoint 사이트를 엽니다. SharePoint Designer 2010을 시작한 다음 사이트 열기 단추를 클릭하면 됩니다.

열 사이트를 지정하라는 메시지가 표시됩니다. SharePoint 사이트 URL을 입력하고 열기 단추를 클릭합니다. 또는 사이트로 이동해서 사이트 작업을 선택하고 SharePoint Designer에서 사이트를 편집합니다. 이렇게 하면 기본 SharePoint Designer 화면이 표시됩니다(그림 3 참조).

그림 3 SharePoint Designer 기본 화면

화면 왼쪽의 사이트 개체 목록에 워크플로라는 개체가 포함된 것을 볼 수 있습니다. 워크플로 개체를 클릭하면 기본 제공 워크플로에 대한 목록이 표시됩니다.

Visio 2010에서 직접 워크플로를 만들었으므로 이 워크플로를 가져와야 합니다. 가져오려면 워크플로 리본에 있는 Visio에서 가져오기 단추를 클릭합니다. 가져올 Visio 드로잉을 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 찾아보기 단추를 클릭한 다음 앞서 만든 드로잉을 선택하고 열기, 다음을 차례로 클릭합니다.

이제 가져오는 워크플로의 이름을 지정하라는 메시지가 포함된 화면이 표시됩니다. 또한 워크플로를 목록 워크플로로 가져올지, 다시 사용할 수 있는 워크플로로 가져올지 묻는 메시지도 표시됩니다(그림 4 참조). 다른 점은 목록 워크플로는 특정 목록 또는 라이브러리에 바인딩되는 반면 다시 사용할 수 있는 워크플로는 콘텐츠 형식에 바인딩되며 모든 목록 또는 라이브러리에 적용할 수 있다는 것입니다.

그림 4 목록 워크플로 또는 다시 사용할 수 있는 워크플로로 가져오도록 선택

선택하고 마침을 클릭하면 워크플로를 가져옵니다. 가져오기 프로세스가 완료되면 워크플로 편집기로 이동됩니다(그림 5 참조).

그림 5 워크플로 편집기에서 워크플로 변경 가능

몇 가지 최종 준비 작업

만든 워크플로와 함께 시각화 기능을 사용하려면 먼저 SharePoint Server에서 몇 가지 구성 작업을 수행해야 합니다. 특히 Visio Web Access 기능과 Visio Graphics Service가 모두 활성 상태인지 확인해야 합니다.

이렇게 하려면 SharePoint 사이트를 열고 사이트 작업 메뉴에서 사이트 설정 명령을 선택합니다. 사이트 설정 페이지가 로드되면 사이트 모음 기능 링크를 클릭합니다. SharePoint Server Enterprise 사이트 모음 기능이 활성 상태인지 확인합니다. 활성 상태가 아닌 경우 해당 활성화 단추를 클릭합니다.

그림 6 워크플로 템플릿 목록에서 워크플로 선택

다음으로, SharePoint 2010 중앙 관리 콘솔을 열고 서버 링크에 있는 서버의 서비스 관리를 클릭합니다(시스템 설정 섹션에 위치). 이제 Visio Graphics Service가 실행 중인지 확인합니다. 실행 중이 아닌 경우 해당 시작 단추를 클릭합니다.

프로세스의 마지막 단계는 만든 워크플로를 목록 또는 라이브러리와 연결하는 것입니다(다시 사용할 수 있는 워크플로를 만들었다고 가정). 이렇게 하려면 웹 브라우저를 열고 SharePoint 문서 라이브러리로 이동한 다음 라이브러리 탭을 클릭합니다. 이렇게 하면 문서 라이브러리에 해당하는 리본이 표시됩니다. 워크플로 설정 단추를 클릭하면 워크플로 추가 링크가 표시됩니다. 이제 문서 라이브러리에 여러분의 워크플로를 추가할 수 있습니다(그림 6 참조). 자세한 내용은 워크플로 연결 추가를 참조하십시오.

새 워크플로가 저장됩니다. 그러면 이 워크플로를 사용하거나 동료와 공유할 수 있습니다.

Brien Posey는 Microsoft MVP이며 수천 개의 기사와 수십 개의 서적을 집필한 기술 관련 프리랜서 작가입니다. 문의 사항이 있으면 Brien의 웹 사이트인 brienposey.com을 방문해 보십시오.

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