Lync Server 2010: Microsoft Office에서 Lync 사용
현재 상태 및 공동 작성 기능이 Microsoft Lync에 추가되어 공동 작업 절차가 간소화되었습니다.
William Van Winkle
현재 기업 환경에서는 그룹 단위로 업무가 이루어집니다. 한 명의 영업 사원이 PowerPoint 프레젠테이션을 준비하는 경우에도 다양한 출처와 작성자의 콘텐츠 요소를 가져와야 합니다. PR 부서의 텍스트, 마케팅 부서의 이미지, 회계 부서의 스프레드시트가 이러한 예입니다. 프레젠테이션을 완성하는 것은 한 영업 사원의 몫이지만 다른 팀 구성원에게 질문을 해야 하고, 모든 변경과 개정을 추적하고 관리해야 합니다.
사실 얼마 전만 해도 문서 작성자를 추적하기가 어려웠습니다. 그러나 Office 2010에서는 모든 Word, Excel 또는 PowerPoint 파일의 파일 | 정보 화면에서 "관련 사용자"를 확인하면 문서의 알려진 저자와 편집자를 볼 수 있습니다.
Send Now(지금 보내기) 단추를 사용하면 Lync IM(인스턴트 메시징)을 통해 각 참가자들에게 문서의 현재 버전을 즉시 보낼 수 있습니다. Share Now(지금 공유) 단추를 사용하여 응용 프로그램 공유를 통해 문서를 보여 주는 방법도 선택할 수 있습니다.
Microsoft Lync Server를 Microsoft Office 응용 프로그램과 함께 사용하면 더 유용한 콘텐츠를 더 빠르게 작성하고 콘텐츠를 더 효과적으로 팀 구성원들과 공유할 수 있습니다. 전통적인 공동 작업 방식의 경우 팀 구성원들이 각기 다른 부분이나 섹션을 기고하면, 일반적으로 한 사람이 모든 콘텐츠를 조합했습니다. Lync Server 및 Office 2010을 사용하면 공동 저자가 누가 문서를 열어 놓았는지 볼 수 있으며 실시간으로 함께 작업할 수 있습니다.
현재 상태의 유용성
Lync Server를 사용하면 이름 옆에 컬러로 표시되는 "현재 상태" 단추를 통해 이전 및 현재 기고자의 온라인 상태를 확인할 수 있습니다(그림 1 참조). 이러한 단추로 동료가 대화 가능한 상태인지, 다른 일을 하고 있는지, 사무실에 없는지를 알 수 있습니다.
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그림 1 문장을 편집한 기고자 및 질문 가능 여부를 볼 수 있으면 귀중한 시간이 절약됩니다.
Bob과 Doug라는 사용자 두 명이 Word 2010으로 문서를 편집하고 있다고 가정해 보겠습니다. Bob은 미네소타 주 덜루스에 있고 더그는 아일랜드 더블린에 있습니다. 두 사용자는 모두 일반 국제 통화 요금을 지불하거나 표준 시간대와 관련된 문제가 발생하는 것을 원하지 않습니다. Word 2010의 공동 작업 도구는 Doug가 문서를 열고 편집하는 동안 Bob에게 이를 보여 줍니다. 또한 Doug의 현재 상태를 알려 주며 편집하려고 잠근 문단을 보여 줍니다.
이러한 공동 작업의 접촉 방법으로 작업의 효율과 속도를 높일 수 있습니다. 예를 들어 Doug가 15분 동안 문단을 잠그고 있고 Bob이 해당 섹션을 반드시 변경해야 하는 경우, Bob은 Doug가 연락을 받을 수 있는지 확인하고 Lync를 사용해서 해당 문단을 해제해 달라는 내용의 IM을 Doug에게 보낼 수 있습니다. 잠시 뒤에 Bob은 작업을 진행할 수 있게 됩니다. Word 2010에 이렇게 Lync가 통합되지 않았다면 몇 초가 아니라 몇 분 혹은 그 이상 길어질 수 있습니다.
Lync와 Outlook, Exchange 및 SharePoint
이제는 음성 메일 확인하기 위해 중요한 회의에서 자리를 비울 필요가 없습니다. Lync를 사용하면 음성 메일에 대한 자동 기록을 받을 수 있습니다.
음성 메시지는 Microsoft가 수년 동안 개발한 음성을 텍스트로 엔진을 통해 처리됩니다(그림 2 참조). 그런 다음 보낸 사람, 이 보낸 사람에 대한 모든 연락처 정보, 보낸 사람의 회사 및 업무, 그리고 보낸 사람의 Lync 현재 상태를 포함하는 전자 메일 메시지를 표시합니다.
음성을 텍스트로 변환하는 정확도는 일반적으로 80% - 95% 범위입니다. 완벽하지는 않지만 전달하는 내용의 의미, 긴급한 수준을 파악하고 대응하는 데는 충분합니다. 자리를 비우거나 회의실을 빠져나가지 않고도 이러한 내용을 확인할 수 있습니다.
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그림 2 Lync Server 2010의 오디오 음성 메일 기능으로 다른 작업을 하는 동안 메시지를 들을 수 있습니다.
Lync 피드백에서 “응답하는 방법” 요소는 매우 중요합니다. 대부분의 전문가들은 정보와 전문 기술은 충분하지만 시간이 부족하므로, 데이터를 즉시 공유할 수 있는 도구를 제공하는 것이 회사의 생산성과 경쟁력을 좌우하는 주요 요인입니다. 바로 이것이 Lync가 Outlook을 통해 표시하는 통합된 연락처 및 현재 상태 요소가 중요한 이유입니다. 이를 통해 필요한 사람을 필요한 시간에 실질적으로 즉시 연결할 수 있습니다.
OutLook에 표시되는 현재 상태 정보는 Lync 대화 상대 카드에서 가져옵니다(그림 3 참조). 대화 상대 카드에는 연락처 번호, 주소, 현재 상태, 해당 인물의 위치, 업무 및 Exchange 달력을 바탕으로 대화 가능한 시간이 포함됩니다. 조직 탭은 대화 상대 카드의 다른 측면입니다. 이 보기에는 팀 구성원과 관리자, 현재 상태 및 대화 가능 여부가 함께 표시됩니다(그림 4).
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그림 3 각 Lync 연락처에는 개인 및 조직 메타데이터가 포함된 플라이아웃 대화 상대 카드가 있습니다.
Office 2010과 SharePoint Server 사이에는 직접적으로 통합된 부분이 많기 때문에 한 가지만 따로 설명하기가 어렵습니다. 비즈니스 팀은 문서, 일정 및 다른 리소스를 저장할 수 있는 위치에 정기적으로 SharePoint 사이트를 만듭니다.
팀 구성원들은 모두 해당하는 팀 사이트에 나타납니다. Lync 현재 상태 기능을 사용하면 각 사용자의 현재 상태 정보가 자동으로 표시됩니다. 팀 구성원은 SharePoint와 Lync를 사용해서 서로를 임시 IM, 인터넷 기반 음성 통화, 비디오 채팅 및 화면 공유 세션으로 끌어서 놓을 수 있습니다.
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그림 4 Lync는 여러 응용 프로그램에 “현재 상태”를 삽입하여 사용자와 대화가 가능한지 여부를 보여 줍니다.
“Office와 SharePoint에서 Lync를 활용하면 필요한 세부 정보를 즉시 얻을 수 있어 프로젝트가 더 원활하게 진행됩니다.” Convergent의 전 CTO인 Douglas Splinter의 설명입니다. Splinter에서는 일상적인 모든 작업이 Microsoft UC(통합 통신)를 사용해서 수행되며, 이 회사에서는 UC 시스템을 기반으로 실행되는 응용 프로그램을 만들었습니다.
“전에는 제안서가 완성될 때까지 5-7일이 걸리곤 했습니다. 여러 번 의견을 주고 받는 동안 시간이 많이 소비되었습니다,”라면서 이제 이 기간이 2-3일로 줄어들었습니다. 우리와 같은 컨설팅 회사로서는 상당한 성과입니다. 영업 담당자는 이전에 비해 거의 1/3 정도의 시간으로 이러한 문서를 만들 수 있습니다. 이전에는 올바른 엔지니어를 조율하기가 어려웠기 때문에 저장소 관행 면에서는 차이가 더욱 두드러집니다. 이전에는 열흘이 걸리던 일을 이제는 2일이면 완료할 수 있습니다.”
Lync Server는 누구도 빈 공간에 존재하지 않는다는 21세기의 간단한 진실을 잘 보여 줍니다. 우리는 서로 의존하고 있습니다. 서로 간의 개인적인 연결을 더 효과적으로 활용할수록 더 효율적으로 일할 수 있습니다. Lync Server는 엔터프라이즈 작업자가 Office와 같은 생산성 도구를 활용하는 방식에서 비약적인 발전을 이룰 수 있도록 해 줍니다.
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William Van Winkle은 Reseller Advocate Magazine의 전 관리 편집자입니다. 1997년부터 프리랜서 테크니컬 라이터로 일해 왔으며 PC Magazine, CPU, Smart Computing, Processor, Tom’s Hardware 등의 매체에 글을 기고했습니다. 그는 일상 생활에 적용되는 기술에 대한 블로그 포스트를 즐겨 작성하고 있습니다. 현재는 오레곤 주 포틀랜드 외각의 힐스버러에 거주하고 있습니다.