Create Integrated Solutions with Groove and SharePoint

아티클
08/24/2016

통신 및 공동 작업

Groove와 SharePoint로 만드는 강력한 연결

Alan Maddison

한 눈에 보기:

SharePoint 문서 라이브러리 만들기
Groove 작업 영역 만들기
Groove와 SharePoint 동기화
작업 영역 액세스 권한 부여

SharePoint®는 견고하고 확장 가능한 콘텐츠 관리 프레임워크와 공동 작업 도구 집합을 제공하여 구조화된 워크플로를 지원합니다.반면에, Groove™는 IT 오버헤드를 거의 발생시키지 않으면서 신속한 작업 영역 배포를 가능하게 하는 공동 작업 도구 집합입니다.문서 공동 작업, 토론 스레드, 기능들 간 일정 작성을 지원함으로써 Groove는 동적이고 안전한 임시 공동 작업을 위한 이상적인 프레임워크를 제공합니다.따라서 대부분의 사용자는 기본적으로 이 두 제품을 서로 다른 방법으로 사용하게 됩니다.

뿐만 아니라, Groove 2007 릴리스에서는 SharePoint 파일 도구로 SharePoint와 통합되는 기본 제공 지원이 추가되었습니다.이 도구를 사용하면 Groove 작업 영역을 SharePoint 문서 라이브러리와 동기화할 수 있습니다. 기본 제공 통합이란 간편하게 두 제품을 최대한으로 활용할 수 있다는 의미입니다.실제로, Groove의 유연하고 유동적인 특성에 SharePoint의 기능과 정교함이 합쳐지면 다양한 측면에서 상당한 장점이 있습니다.

Groove와 SharePoint의 조합

오늘날 IT 업계에서는 조직과 협력업체, 공급업체 간에서 공동 작업에 대한 요구가 어느 때보다 증가하고 있습니다.하지만 SharePoint와 같은 제품을 사용하여 구현되는 강력한 공동 작업 솔루션은 대부분 조직 내부 팀을 대상으로 하거나 조직 전체에서 정보를 공유할 수 있도록 하는 데 치중하는 경향이 있습니다.이러한 경우 조직 외부의 사용자에게 액세스 권한을 부여하는 과제는 관리와 보안이라는 두 가지 측면에서 큰 문제가 될 때가 많습니다.이럴 때는 사용자가 그때그때 외부 협력업체와 연결할 수 있게 하는 것이 목표가 됩니다.

Groove와 SharePoint의 조합은 바로 이를 위한 솔루션을 제공합니다.SharePoint가 조직 내 공동 작업, 콘텐츠 검색 및 워크플로 프레임워크를 제공하는 한편, Groove에서는 간편한 조직 간 공동 작업까지 포함하도록 이러한 기능을 확장합니다.Groove를 사용하면 기업 간 경계를 넘어 신속하게 공동 작업 영역을 마련할 수 있습니다.뿐만 아니라, 192비트 AES(Advanced Encryption Standard) 대칭 키 지원을 통해 공동 작업의 보안을 보장합니다.실제로, Groove의 보안은 기본 제공 방식이고 항상 작동하므로 구성에 신경 쓸 필요가 없습니다.

Groove의 보안 아키텍처는 이러한 작업 영역과 그 콘텐츠에 대해 로컬에 저장되거나 네트워크 전송 중에 강도 높은 보호를 제공합니다.SharePoint 파일 도구는 이러한 정보가 SharePoint 문서 라이브러리와 양방향으로 동기화되도록 하여 간편한 내부 액세스가 가능하며 중앙에서 사용할 수 있는 정보로 만듭니다.실제로 이러한 과정이 어떻게 진행되는지 알아보기 위해 구체적인 예를 들어 살펴보겠습니다.

시작

조직은 일상의 비즈니스 활동에서 많은 기업과 공동으로 작업을 진행합니다.여기에는 대개 외부 조직만이 아니라 재무, 홍보, 법무 등 정기적으로 함께 일할 필요가 없는 부서의 직원도 포함됩니다.따라서 이러한 조직에서는 공동으로 작업할 임시 내부 팀을 구성하고, 이러한 공동 작업의 결과물을 공동 작업 프로세스에 참여하지 않았지만 최종 납품을 위해 액세스할 필요가 있는 사용자가 사용할 수 있어야 합니다.SharePoint와 Groove를 사용하면 이러한 목표를 손쉽게 달성할 수 있습니다.

Groove 작업 영역과 동기화할 SharePoint 문서 라이브러리가 아직 없으면 우선 이 라이브러리를 만들어야 합니다.이렇게 하려면 SharePoint에 접속하여 모든 콘텐츠 보기 링크를 선택합니다.이 페이지가 로드되고 나면 만들기를 선택하고 그림 1과 같이 라이브러리 열에서 문서 라이브러리를 선택합니다.

그림 1 SharePoint 문서 라이브러리 만들기(크게 보려면 이미지 클릭)

새 문서 라이브러리 페이지를 구성하려면 라이브러리 이름과 설명, 빠른 연결 섹션에 라이브러리를 포함할지 여부, 버전 관리 사용 여부, 라이브러리에서 직접 만든 새 문서의 기본 형식 등 다양한 요소를 설정해야 합니다.문서 버전 기록 옵션은 기본적으로 비활성화되어 있지만 버전 관리를 사용하는 환경에서는 이 기능을 활성화해야 합니다.또한, SharePoint에서 사용할 수 있고 Groove와 SharePoint 구현의 일부로 활용할 수 있는 몇 가지 고급 기능에 대해서도 고려해야 합니다.다음과 같은 향상된 기능이 포함됩니다.

버전 기록
승인 제어
체크 아웃 절차
워크플로 제어
문서 보존 정책
감사
RSS(Really Simple Syndication)

Groove에서 작업할 때 SharePoint를 통해 사용할 수 있는 이러한 추가적인 기능은 굉장한 가치를 제공합니다.지금 소개하는 예에서 이러한 추가 기능은(여기서는 승인 제어) 그 유용성이 명확히 드러납니다.예를 들어, 팀 구성원들이 Groove에서 공동으로 문서 초안을 작성할 경우최종 문서가 완성되어 검토 준비가 되면 SharePoint와 동기화하여 승인 프로세스를 진행할 수 있습니다.

승인 제어 설정

이 기능을 구성하려면 문서 라이브러리에서 설정 메뉴를 선택한 다음 설정 항목을 선택합니다.그러면 모든 구성 및 사용자 지정 옵션이 표시됩니다.승인 구성을 위해 사용 권한 및 관리 섹션에서 워크플로 설정 링크를 선택하여 워크플로 추가 페이지로 이동합니다.이제 워크플로 템플릿을 선택하고(이 예에서는 Approval 템플릿 선택) 워크플로 이름을 입력합니다.그 다음은 기존 작업 목록을 사용할 것인지 새 목록을 만들 것인지 결정해야 합니다.새 작업 목록을 사용하는 것이 기밀 유지 차원에서 낫지만 여기서는 논의 대상이 아니므로 기본값을 선택합니다.

작업 목록을 선택하고 나면 승인 프로세스 시작 방식을 결정해야 합니다.올바른 권한이 있는 임의의 인증된 사용자가 프로세스를 시작할 수 있는 수동 프로세스로 설정합니다.다른 옵션은 이 프로세스를 자동화하여 해당 문서 라이브러리에서 버전 관리가 사용되는 경우 버전 관리를 기반으로, 또는 새 문서가 추가되거나 기존 문서가 변경될 때마다 시작되도록 합니다.

다음을 눌러 구성 옵션을 수락한 다음에는 몇 가지 최종 구성 정보를 입력해야 합니다.맨 처음 구성할 옵션은 작업 할당 방법입니다.승인 프로세스에 여러 사람이 개입될 수 있으므로 한 사람이 항목을 승인하고 나면 다음 사람에게 이동하는 방식으로 승인자를 직렬로 지정하거나, 누구든지 언제든지 승인하는 방식으로 병렬로 지정할 수 있습니다.그 다음은 승인자가 다른 사람에게 작업을 할당할 수 있도록 허용할 것인지, 그리고 작업이 완료되기 전에 승인자가 변경을 요청할 수 있게 할 것인지 결정해야 합니다.

그 다음 단계는 실제 승인자를 선택하고 작업 완료 기한을 정합니다.마지막으로, 워크플로의 완료 시점을 결정합니다.모든 작업이 완료되면 워크플로가 완료되는 것이 기본 옵션입니다.마지막 구성 옵션에서 워크플로가 완료되었을 때 승인 상태를 업데이트할 것인지 여부를 지정합니다.확인 단추를 누르면 승인 프로세스가 만들어지고 문서 승인 프로세스를 시작할 수 있습니다.

Groove 작업 영역 만들기

SharePoint 문서 라이브러리를 만든 후 다음 단계는 Groove 작업 영역을 만드는 것입니다.이렇게 하려면 먼저 Groove 계정과 ID가 하나 이상 있는지 확인합니다.ID는 Groove에서 상태 표시와 의사 소통을 위한 기반이 됩니다.Groove 계정 하나에 여러 ID에 연결할 수 있고 이러한 ID는 각각 고유한 연락처 파일과 연결되어 사용하는 각 ID에 대한 연락처 정보를 사용자 지정할 수 있습니다.Groove 계정 및 연결된 ID를 내보내서 여러 컴퓨터에서 사용할 수도 있습니다.

계정과 ID를 만들었으면 시스템 트레이에서 Groove 아이콘을 두 번 클릭하여 Groove 실행창을 엽니다.새 작업 영역 옵션을 클릭하고 작업 영역 이름을 입력한 다음 표준 작업 영역 유형을 선택합니다.Groove 표준 작업 영역은 작업 영역 구성원에게 현재 상태, 경고 및 역할 할당을 제공합니다.확인을 클릭하면 작업 영역이 만들어지고 열립니다.그림 2는 파일 도구에 몇 가지 파일이 추가된 새 작업 영역의 모습을 보여 줍니다.이제 작업 영역의 기능이 작동하며, 알림을 구성하거나 원하는 도구를 추가하여 설정을 마칠 수 있습니다.

그림 2 새 Groove 작업 영역(크게 보려면 이미지 클릭)

알림은 도구, 작업 영역 또는 개별 파일 수준에서 구성할 수 있습니다.없음, 보통, 높음, 그리고 자동의 네 가지 알림 수준이 있습니다.높음 및 자동 알림은 오디오 파일을 재생하는 반면, 보통 수준은 새 콘텐츠를 강조 표시합니다.또한, 사용자가 특정 작업 영역에 들어갔을 때 알려주도록 구성할 수도 있습니다.알림을 구성하려면 옵션 메뉴에서 알림 설정을 선택합니다.개별 파일 수준의 경고는 파일 자체 속성에서 설정하며 작업 영역에서 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 선택하면 됩니다.

문서 공동 작업용 파일 도구와 기본 표준 작업 영역의 일부인 토론 스레드용 토론 도구 외에도 일정, 양식, 문제점 처리 보고서, 모임, 스케치북 및 SharePoint 파일 도구 등 많은 도구가 있습니다.이 도구들은 유용한 공동 작업 관련 기능을 추가로 제공합니다.도구를 선택하려면 작업 영역 오른쪽 아래에서 이 작업 영역에 도구 추가 단추를 선택한 다음 그림 3과 같이 추가할 도구를 선택합니다.또한, 언제든지 손쉽게 도구를 삭제할 수도 있습니다.

그림 3 Groove 작업 영역에 도구 추가(크게 보려면 이미지 클릭)

Groove와 SharePoint 동기화

SharePoint 파일 도구를 추가한 다음에는 동기화할 문서 라이브러리가 있는 SharePoint 사이트의 URL을 설정해야 합니다.이렇게 하려면 그림 4와 같이 Groove 작업 영역 화면 맨 아래에 있는 SharePoint 파일 탭을 선택한 다음 작업 영역에서 설정 단추를 누릅니다.

그림 4 SharePoint 파일 도구 설정(크게 보려면 이미지 클릭)

URL을 입력하고 나면 SharePoint 사이트에서 사용할 수 있는 모든 라이브러리가 표시됩니다.그러면 그림 5와 같이 사용할 라이브러리를 선택합니다.Groove에서 연결하여 자동으로 동기화를 시작합니다.이렇게 동기화하면 현재 SharePoint 라이브러리에 있는 모든 문서가 Groove 작업 영역을 통해 다운로드되어 사용할 수 있게 됩니다.그림 6에 그 예가 나와 있습니다.

그림 5 URL 설정 후 Groove에 SharePoint 라이브러리가 표시됨(크게 보려면 이미지 클릭)

그림 6 Groove와 SharePoint 동기화(크게 보려면 이미지 클릭)

지금 막 다운로드했기 때문에 Groove 작업 영역에서 문서가 읽지 않음으로 표시됩니다.SharePoint와 동기화된 모든 파일에는 SharePoint 체크 인/체크 아웃 기능을 사용할 수 있습니다.뿐만 아니라, 파일을 체크 아웃하면 문서를 편집하는 동안 다른 사용자가 수정할 수 없습니다.

또한 SharePoint 파일 도구는 양방향 동기화를 지원하므로, Groove를 통해 SharePoint 파일 도구에 파일을 추가하면 SharePoint 문서 라이브러리에 동기화됩니다.기본적으로 동기화는 자동으로 실행되도록 설정되어 있지만 지금 동기화 단추를 눌러 수동으로 시작할 수 있습니다.이렇게 하면 그림 7과 같이 동기화 및 관련 작업이 필요한 모든 파일의 변경 내용이 요약되어 표시되며, 이러한 파일을 SharePoint에서 가져오거나 SharePoint에 보냅니다.

그림 7 수동 동기화 후 표시되는 변경 내용 요약 정보(크게 보려면 이미지 클릭)

한 가지 유의할 점은 Groove 표준 작업 영역의 일부분으로 배포되는 파일 도구가 SharePoint 파일 도구와 다르다는 것입니다.Groove 파일 도구는 SharePoint와 동기화를 수행하지 않으므로 필요에 따라 제거할 수 있습니다.하지만 SharePoint와 동기화되지 않기 때문에 이 도구는 실제로 팀에서 프로젝트를 진행하면서 액세스해야 하는 임시 파일을 저장하는 위치로 사용할 수 있습니다.여기에 저장된 파일도 작업 영역 구성원 간에 동기화됩니다.

작업 영역 액세스 권한 부여

공동 작업을 위한 기본 인프라가 배포되었으므로 이제 사용자에게 작업 영역에 대한 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.하지만 먼저, 전자 메일이나 Groove 인스턴트 메시징을 사용하여 사용자를 초대해야 합니다.아니면 Groove에서는 초대를 파일로 내보낼 수도 있습니다.확장명이 .grv이며 기본적으로 Groove 응용 프로그램과 연결된 이 파일은 웹 사이트에 게시하여 받는 사람이 초대를 다운로드하도록 하는 등 여러 가지 방법으로 전달할 수 있습니다.

Groove 인스턴트 메시징에는 지정된 받는 사람만 초대를 읽을 수 있도록 하는 보안 검사 기능이 포함되어 있습니다.전자 메일이나 초대 파일을 사용하여 초대할 때 수락 확인 필요 옵션을 선택하면 작업 영역에 참가하는 사람이 해당 사용자인지 이중으로 확인할 수 있으므로 이 옵션을 선택하십시오.이러한 기능은 작업 영역에 보안 계층을 추가로 제공합니다.또한, 보류 중인 초대를 취소할 수도 있습니다.

사용자를 작업 영역에 초대할 때 초대를 받는 사람 각자에 대해 역할을 선택해야 합니다.관리자, 참가자, 방문자의 역할이 있으며 기본적으로 참가자 역할이 할당됩니다.각각의 역할은 작업 영역 내에서 특정 권한을 가지며, 대개 관리자 역할은 작업 영역에서 도구 삭제를 비롯하여 실제로 모든 작업 권한이 필요한 사람으로 제한해야 합니다.기본적으로 작업 영역을 만든 사람에게 관리자 역할이 할당되며 지정된 역할은 언제든지 변경할 수 있습니다.

이 글에서 논의하는 프로젝트가 임시적이라는 특성을 고려했을 때 마지막 작업은 모든 작업을 완료한 뒤 Groove 작업 영역을 삭제하는 일이 될 수 있습니다.SharePoint 라이브러리와 작업 영역의 동기화를 수행했는지 확인한 다음 작업 영역을 열고 파일 메뉴로 가서 작업 영역 삭제를 선택합니다.그리고 이 컴퓨터에서 삭제 옵션과 모든 구성원에 대해 삭제 옵션 중에 선택합니다.모든 구성원에 대해 삭제하지 않는 경우, 각 사용자의 시스템에 해당 작업 영역의 복사본이 생성되어 영구적으로 저장됩니다.

프로젝트의 완료는 Groove와 SharePoint의 상호 보완적 속성을 활용할 수 있는 또 다른 기회입니다.문서의 최종 동기화가 실행되고 나면 SharePoint의 정보 관리 정책 설정을 활용할 수 있는 최적의 여건이 됩니다.특히, 데이터 만료 기능을 활성화하여 보관된 데이터를 자동으로 관리하는 수단으로 사용할 수 있습니다.

만료를 사용하면 데이터를 보존할 기간을 지정할 수 있습니다.이 보존 기간이 끝나면 SharePoint에서 자동으로 데이터를 삭제하거나 워크플로 프로세스를 시작할 수 있습니다.이 기능은 Groove 데이터를 기업의 정보 수명 주기 관리 정책에 통합하는 훌륭한 수단입니다.데이터 보존 정책은 언제든지 구성할 수 있습니다.라이브러리를 처음 구성할 때 이 정책을 구성하지 않았으면 지금 구성할 수 있습니다.

만료를 활성화하려면 문서 라이브러리에서 설정 메뉴를 선택하고 문서 라이브러리 설정 메뉴 항목을 선택합니다.그러면 페이지의 사용 권한 및 관리 섹션에서 정보 관리 정책 설정 메뉴 옵션을 볼 수 있습니다.정보 관리 정책 설정 링크를 클릭한 다음 새 사용자 지정 정책을 정의하거나 문서 라이브러리에서 사이트 수준에서 정의된 정책을 사용하도록 선택할 수 있습니다.

사용자 지정 정책을 정의하려면 몇 가지 구성 정보를 입력해야 합니다.따라서, 위의 예에서는 만료를 활성화한 다음 보존 기간 및 이 보존 기간 만료 시 수행할 작업을 선택합니다.

Groove는 동적이고 직관적이며 안전한 임시 공동 작업용 프레임워크를 제공하도록 개발된 풍부한 기능의 공동 작업 클라이언트입니다.다양한 도구 집합을 지원하는 Groove는 가볍고 융통성있는 공동 작업 플랫폼으로서, 조직 내부나 여러 조직 사이에서 편리하게 사용할 수 있습니다.

SharePoint의 견고하고 강력한 콘텐츠 관리 프레임워크와 공동 작업 도구 집합을 이미 사용하고 있다면 Groove를 추가하여 비교할 수 없는 강력한 솔루션을 얻을 수 있습니다.이 두 제품은 상호 보완성이 뛰어나 함께 사용하면 공동 작업 팀의 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

Alan Maddison은 Brocade의 Strategic Business Systems 사업부 선임 컨설턴트로서 재직 중입니다.

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