사용자 확인 및 문서 사용 분석

적용 대상: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

문서 관리 솔루션을 계획하는 첫 번째 단계는 사용자를 확인하고 문서 사용 방법을 분석하는 것입니다. 이 문서에서는 Microsoft SharePoint Server 2010에 기초한 솔루션의 사용자를 확인하고 문서 사용 방법을 분석하는 과정을 설명합니다.

이 문서의 내용

• 사용자 확인

• 문서 사용 현황 분석

• 워크시트

사용자 확인

문서 관리 솔루션의 이해 관계자와 참가자를 결정하려면 설문 조사를 통해 다음 정보를 수집합니다. 예를 들어 설문 조사에 다음과 같은 질문을 포함할 수 있습니다.

• 조직에서 문서를 만드는 사람은 누구입니까?

• 어떤 종류의 문서를 만듭니까?

• 문서를 검토하는 사람은 누구입니까?

• 문서를 편집하는 사람은 누구입니까?

• 문서를 사용하는 사람은 누구입니까?

• 문서의 게시를 승인하는 사람은 누구입니까?

• 문서 호스트에 사용되는 웹 사이트를 디자인하는 사람은 누구입니까?

• 문서 관리의 지침과 정책을 만드는 사람은 누구입니까?

• 조직의 레코드를 관리하는 사람은 누구입니까?

• 문서가 저장되는 서버를 배포하고 유지 관리하는 사람은 누구입니까?

문서 참가자 워크시트의 예:

콘텐츠 관련자를 식별하면 포괄적인 문서 관리 솔루션을 만들고 기업의 콘텐츠 요구 사항 및 프로세스에 적합한 사이트와 문서 라이브러리를 디자인하는 데 도움이 됩니다.

문서 사용 현황 분석

콘텐츠 관련자를 식별한 후 조직에서 문서가 사용되는 방식을 분석하는 데 도움이 되는 정보를 이들에게서 수집합니다. 분석을 통해 다음을 확인할 수 있으므로 이 작업은 계획 프로세스에서 매우 중요한 부분을 차지합니다.

• 문서 라이브러리의 구조

• 사용할 사이트 서식 파일

• 필요한 사이트 수

• 사이트에 적용할 정보 관리 정책

• 솔루션을 구현해야 하는 실제 서버 토폴로지

수집하는 정보는 다음과 같습니다.

• 문서 종류(예: 주식 연구서, 업무 실적 검토서, 내부 메모 또는 제품 사양서)

• 각 문서 종류의 용도(예: "고객에게 주식에 대한 권장 사항을 지원 데이터와 함께 제공합니다.")

• 각 문서 종류별 작성자. 각자의 이름보다 작성자의 역할(예: "재무 분석가" 또는 "제품 관리자")을 나열하는 것이 좋습니다.

• 문서의 형식. 문서의 수명 주기 중 어느 때에 문서를 한 형식에서 다른 형식으로 변환해야 하는 경우 해당 정보를 기록합니다.

• 각 문서 종류별 사용자(예: "고객" 또는 "팀원")

• 문서의 수명 주기에 적용되는 기타 역할(예: "테크니컬 리뷰어" 또는 "편집자")

• 문서의 위치(예: "클라이언트 컴퓨터", "웹 서버" 또는 "파일 서버"). 예를 들어 문서가 클라이언트 컴퓨터에서 제작된 후 웹 서버에 게시되었다면 이 질문에는 대답이 여러 개일 수 있습니다.

• 문서를 보는 방식(예: 웹 페이지 또는 파일 공유)

문서 사용 워크시트의 예:

분석   제작 형식과 게시 형식을 달리 하려면 파일 형식을 변환해야 하고, 검토자가 많으면 워크플로(서버에 구현되는 비즈니스 프로세스)가 하나 이상 있어야 합니다. 또한 제작, 테스트, 인터넷, 레코드 저장소 등 4개의 사이트를 운영하려면 사이트 간에 콘텐츠를 이동할 수 있는 메커니즘이 필요합니다. 회사 레코드 저장소에 콘텐츠를 보관해야 하거나 주식에 대한 조언을 게시할 때 정부 규제의 영향을 받는다면 콘텐츠 감사와 보존 등에 대한 회사 정책과 모범 사례가 구축되어야 합니다.

분석   제작자가 두 명이고 검토자가 여러 명이면 하나 이상의 워크플로가 필요합니다. 문서는 여러 사람에 의해 처리된 다음 회사 웹 서버(보안이 철저할 가능성 높음)에 상주하고 레코드 저장소에 보관됩니다. 기밀을 요하는 콘텐츠의 경우 데스크톱 및 서버에 IRM(정보 권한 관리)이 필요할 뿐만 아니라 직원의 개인 정보와 기업의 법적 위상을 보호하는 회사 정책과 모범 사례(예: 감사)가 필요합니다.

워크시트

다음 워크시트를 사용하여 이 문서에서 설명한 정보를 기록할 수 있습니다.

• 문서 관리 참가자 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x412)

• 문서 사용 현황 분석 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x412)