정보 관리 정책 계획(SharePoint Server 2010)

적용 대상: SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

이 문서에서는 Microsoft SharePoint Server 2010 문서 관리 솔루션에서 정보 관리 정책을 계획하고 통합하는 방법에 대해 설명합니다.

이 문서의 내용

• 정보 관리 정책 및 정책 기능

• 정보 관리 정책 보고

• Office system 응용 프로그램에서 정보 관리 정책 통합

• Office SharePoint Server 2010에서 사용할 수 있는 정책 기능

• 문서 정책 계획

정보 관리 정책 및 정책 기능

정보 관리 정책은 특정 콘텐츠 형식에 대한 규칙의 집합이고 정책 기능은 정책의 각 규칙입니다. 예를 들어 정보 관리 정책 기능을 통해 특정 콘텐츠 형식의 보존 기간을 지정하거나 문서 감사를 제공할 수 있습니다. 정보 관리 정책을 사용하면 조직의 정보에 액세스할 수 있는 사용자를 제어하고, 해당 사용자가 정보에 대해 수행할 수 있는 작업 및 정보의 보존 기간을 제어할 수 있습니다.

조직은 정책을 구현하여 기록 유지 의무 등의 법적 필수 요구 사항을 준수할 수 있습니다. 예를 들어 법률에서 권고하는 지침에 따라 직원 기록을 처리해야 하는 조직에 사용되는 인사 정책에는 다음과 같은 정책 기능을 포함할 수 있습니다.

• 각 직원 관련 문서의 편집 및 열람 내역을 기록하는 감사

• 진행 중인 작업 콘텐츠를 불필요하게 장기간 보관하지 않도록 하는 보존

• 각 문서의 실제 사본이 올바르게 식별되도록 하는 레이블

• 중요한 직원 관련 문서는 안전한 프린터에서만 인쇄하도록 하는 인쇄 제한. 이 기능은 Microsoft SharePoint Server 2010 개체 모델을 사용하여 구현하거나 타사 소프트웨어 공급업체에서 취득해야 하는 사용자 지정 정책 기능의 한 예입니다.

정책 기능은 SharePoint Server 2010에서 실행되는 프로그램으로 구현됩니다. 정책 기능은 서버 관리자가 활성화하고 구성하며, 사이트 관리자는 활성화된 정책 기능을 사용하여 정책을 정의할 수 있습니다. SharePoint Server 2010에는 콘텐츠를 관리하는 데 도움이 되는 정책 기능이 있습니다. SharePoint Server 2010 개체 모델을 사용하면 고유한 기업 요구를 충족하는 사용자 지정 정책 기능을 디자인하여 설치할 수 있습니다.

정책 기능은 하나 이상의 정책 리소스를 사용할 수 있습니다. 정책 리소스는 정책 기능에 특정 기능을 제공하는 프로그램입니다. 예를 들어 바코드 생성 정책 기능에 대한 정책 리소스는 고유한 바코드 값을 제공할 수 있습니다. 정책 기능을 지원하기 위해 사용자 지정 정책 리소스를 개발하여 설치할 수 있습니다.

SharePoint Server 2010과 Microsoft Office system 클라이언트 응용 프로그램을 함께 사용하는 경우 서버 및 클라이언트 응용 프로그램에 모두 정책이 적용됩니다. 이 과정은 투명하게 수행됩니다. 즉, 특정 문서에 적용되는 정책 기능은 해당 문서와 연결된 정책 설명에 설명되어 있으며 정책 인식 응용 프로그램 사용자는 해당 문서의 정책을 위반하는 작업을 실행할 수 없습니다.

정책을 구현하려면 정책을 사이트의 콘텐츠 형식, 라이브러리 또는 목록에 연결합니다.

다음과 같은 방법으로 정책을 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다.

• 정책 기능을 사이트 모음 정책에 연결한 다음 이 정책을 콘텐츠 형식 또는 목록이나 라이브러리에 연결합니다. 사이트 모음의 최상위 사이트에는 최상위 사이트의 관리자가 새 정책을 만들 수 있는 사이트 모음 정책 갤러리가 있습니다. 사이트 모음 정책을 만든 후 이를 내보내 다른 사이트 모음의 관리자가 자신의 사이트 모음 정책 갤러리로 가져가도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 조직 전체에 걸쳐 정책을 표준화할 수 있습니다.

  사이트 모음 정책을 특정 콘텐츠 형식과 연결하고 이 콘텐츠 형식을 목록 또는 라이브러리와 연결하면 목록 또는 라이브러리의 소유자가 해당 목록이나 라이브러리의 사이트 모음 정책을 수정할 수 없습니다. 이렇게 하면 특정 콘텐츠 형식에 지정된 정책을 사이트 계층의 각 수준에 적용할 수 있습니다.

• 정책 기능의 집합을 특정 콘텐츠 형식에 직접 연결하고 해당 콘텐츠 형식을 하나 이상의 목록 또는 라이브러리에 추가합니다. 이 방법을 사용하여 만든 정책을 전체 사이트 모음에 사용하려면 해당 정책을 최상위 사이트 모음의 사이트 콘텐츠 형식 갤러리에 있는 콘텐츠 형식에 연결합니다. 그러면 사이트 모음에 있는 해당 콘텐츠 형식의 모든 항목 및 원래 콘텐츠 형식에서 상속되는 콘텐츠 형식의 모든 항목에 정책이 적용됩니다. 이 방법으로 만든 정책은 내보낼 수 없기 때문에 이 방법을 사용하여 콘텐츠 형식에 연결한 정책은 다른 사이트 모음에서 다시 사용하기 어렵습니다.

  참고

  사이트 모음 관리자는 사이트 모음에서 사용되는 정책을 보다 엄격하게 제어하기 위해 콘텐츠 형식에 대해 직접 정책 기능을 설정하는 기능을 사용할 수 없도록 설정할 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 대한 정책 기능 설정이 제한된 경우 콘텐츠 형식 디자이너에 한해 사이트 모음 정책 갤러리의 정책을 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다. 사이트 모음의 정책 기능을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 "사이트 모음 만들기, 삭제 및 보기"를 참조하십시오.

• 정책 기능 집합을 목록 또는 라이브러리에 직접 연결합니다. 이 방법은 목록 또는 라이브러리에서 여러 콘텐츠 형식을 지원하지 않는 경우에 사용할 수 있습니다. 이 방법은 단일 목록 또는 라이브러리 등 적용 범위가 제한적으로 정의된 정책을 만드는 경우에만 유용합니다.

  참고

  사이트 모음에서 사용되는 정책을 보다 엄격하게 제어하기 위해 사이트 모음 관리자는 라이브러리에 대해 직접 정책 기능을 설정하는 기능을 사용하지 못하도록 할 수 있습니다. 라이브러리에 대한 정책 기능 설정이 제한된 경우 콘텐츠 형식 디자이너만 사이트 모음 정책 갤러리의 정책을 라이브러리에 연결할 수 있습니다.

정보 관리 정책 보고

정책이 솔루션의 각 웹 응용 프로그램에서 어떻게 사용되고 있는지 추적하려면 SharePoint Server 2010 중앙 관리를 사용하여 정보 관리 정책 사용 현황 보고를 구성하면 됩니다. 정보 관리 정책 보고서를 통해 조직에서 정책이 제대로 사용되고 있는지 모니터링할 수 있습니다. 정책은 조직에서 특정 규정을 준수하도록 구현하는 경우가 많으므로 정책 사용 현황을 자주 모니터링하면 조직에서 규칙이 잘 준수되도록 관리하기 쉽습니다.

SharePoint Server 2010에는 XML 스프레드시트 형식의 기본 정책 보고서 서식 파일이 있습니다. 이 서식 파일의 스키마에 따라 사용자 지정 보고서 서식 파일을 만들 수도 있습니다. 정책 보고에 대한 일정을 지정하고 보고서를 직접 생성할 수도 있습니다.

정책 보고서는 웹 응용 프로그램의 각 사이트 모음에 대해 생성됩니다. 보고서에는 각 목록 및 라이브러리에 대해 다음 항목이 기록됩니다.

• 각 정책을 사용하는 항목 수

• 사이트 모음 정책에 기반하거나 콘텐츠 형식에 구성되어 사용 중인 각 정책에 대한 요약, 즉 정책 설명 및 각 정책 기능에 대한 설명

Office system 응용 프로그램에서 정보 관리 정책 통합

SharePoint Server 2010 정보 관리 정책은 Office system 클라이언트 응용 프로그램에 표시됩니다. 서버에서 정보 관리 정책을 구성할 때 정책 설명을 작성하면 문서에 적용되는 정책을 정보 근로자에게 알릴 수 있습니다. 예를 들어 정책 설명을 통해 문서가 일정 기간 후 만료될 예정임을 나타내거나 회사 외부에 알려지면 안 되는 중요한 정보가 문서에 포함되어 있음을 나타낼 수 있습니다. 정보 근로자가 정책에 관한 추가 정보를 필요로 할 경우에 대비하여 정책 설명에 담당자 이름을 제공할 수도 있습니다.

SharePoint Server 2010에 포함된 정책은 Office system 클라이언트 응용 프로그램을 통해 정보 근로자에게 표시됩니다. 예를 들어 정책의 일부로 레이블을 정의한 경우 사용자가 대부분의 Office system 클라이언트 응용 프로그램에 있는 삽입 메뉴를 통해 문서에 레이블을 삽입할 수 있습니다. 레이블이 필수인 경우 사용자가 레이블을 삽입하지 않은 문서를 저장하려고 하면 메시지가 나타납니다. 마찬가지로 바코드 정책 기능이 문서 정책에 포함된 경우 사용자는 클라이언트 응용 프로그램에서 바코드를 삽입할 수 있습니다.

사용자 지정 정책 기능을 Office system 클라이언트 응용 프로그램에 통합할 수도 있습니다. 그러나 이 경우에는 Office system 클라이언트 응용 프로그램에서 사용할 수 있도록 할 정책별 동작을 구현해야 하고, 사용자가 이러한 동작을 Office system 클라이언트 응용 프로그램에서 사용할 수 있도록 해당 동작을 자신의 클라이언트 컴퓨터에 설치하는 방법을 추가 기능 등의 메커니즘을 통해 제공해야 합니다. 예를 들어 콘텐츠 형식을 인쇄하는 데 사용할 수 있는 프린터를 제한하는 사용자 지정 정책 기능을 구현하는 경우 이러한 제한을 Office 클라이언트 응용 프로그램에 적용하려면 Microsoft Office 클라이언트 응용 프로그램용 사용자 지정 추가 기능을 제공해야 합니다.

SharePoint Server 2010에서 사용할 수 있는 정책 기능

이 섹션에서는 SharePoint Server 2010에 포함된 정책 기능을 설명합니다.

• 만료 만료 정책 기능을 사용하면 추적 및 관리할 수 있는 일관성 있는 방식으로 프로세스 콘텐츠를 폐기할 수 있습니다. 콘텐츠 항목이 만료되면 해당 항목을 폐기하거나 사용자 지정 워크플로를 실행하도록 지정할 수 있습니다. 특정 콘텐츠 형식이 콘텐츠 형식, 목록 또는 라이브러리에 연결된 날짜 또는 시간 열에 따라 특정 날짜에 만료되거나 특정 문서 작업(예: 문서 만들기) 이후의 계산된 기간 내에 만료되도록 설정할 수 있습니다.

• 감사 감사 정책 기능은 문서 및 목록 항목에 대해 수행된 이벤트와 작업을 기록합니다. 다음과 같은 이벤트를 기록하도록 감사를 구성할 수 있습니다.

  • 문서 또는 항목 편집

  • 문서 또는 항목 보기

  • 문서 체크 인 또는 체크 아웃

  • 문서 또는 항목에 대한 사용 권한 변경

  • 문서 또는 항목 삭제

• 레이블 지정 레이블 지정 정책 기능은 문서 또는 목록 항목의 형식에 연결할 레이블을 지정합니다. 레이블은 SharePoint Server 2010에서 사용자가 지정한 속성 및 서식에 따라 생성하는 검색 가능한 텍스트 영역입니다. 예를 들어 법률 회사의 법적 사건과 관련된 문서는 의뢰인의 이름, 소송 번호, 사건 담당 변호사 등이 명시된 레이블을 포함할 수 있습니다. 레이블은 특히 문서를 인쇄할 때 인쇄본에 문서 속성을 표시하는 방법으로 유용하게 사용됩니다. 레이블을 문서에 사용할 뿐만 아니라 레이블을 목록 항목에 연결하고 해당 레이블을 목록 보기에 포함할 수도 있습니다.

• 바코드 바코드 정책 기능을 이용하면 문서의 고유 식별자 값을 만들고 문서에 이 값의 바코드 이미지를 삽입하여 문서의 실제 사본을 추적할 수 있습니다. 기본적으로 바코드는 일반적인 Code 39 표준(ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)을 준수하지만 정책 개체 모델을 사용하면 다른 바코드 공급자에 연결할 수 있습니다.

문서 정책 계획

솔루션의 정책을 계획할 때에는 먼저 조직 전체의 정책 요구 사항을 확인한 후 이러한 요구에 맞춰 사이트 모음 정책을 디자인하고 정책을 배포하여 모든 관련 사이트 모음의 사이트 모음 정책 갤러리에 해당 정책이 포함되도록 합니다. 이 과정에서 사용자 지정 정책 기능을 계획해야 할 수도 있습니다. 정책에서 사용자 지정 정책 기능 및 리소스가 필요한 경우 솔루션이 사용되는 모든 서버 팜에 해당 기능 및 리소스를 설치하여 활성화해야 합니다.

조직 전체의 정책에 대한 일반적인 예로, 조직의 모든 부서에서 제품 사양을 감사하고 보존할 때 최상의 방법을 사용하도록 촉진하기 위해 디자인된 정책을 들 수 있습니다. 하나의 사이트 모음 정책을 모든 제품 사양에 적용하도록 디자인하여 모든 제품 사양을 일관된 방식으로 감사 및 보존할 수 있습니다. 사이트 모음 정책을 정의하고 테스트한 후에는 해당 정책을 내보낸 다음 제품 사양이 저장된 다른 사이트 모음의 사이트 모음 정책 갤러리로 가져옵니다. 그런 다음 이 정책을 여러 사이트 모음의 모든 제품 사양 콘텐츠 형식에 연결하여 모든 제품 사양에 해당 정책을 적용합니다.

워크시트

다음 워크시트를 이 문서와 함께 사용하여 배포를 계획하십시오.

• 정책 워크시트(영문일 수 있음)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x412)(영문일 수 있음)