Overholdelsessøk

 

Emne sist endret: 2012-07-30

EHA undersøker regelmessig meldinger for å finne innhold som samsvarer med kriteriene som er definert i brukerrelasjoner, og flagger disse elementene for gjennomgang. Sammenligning av innhold utføres for alle brukere som skal overvåkes for overholdelse i henhold til konfigurasjonen.

Du kan planlegge at denne aktiviteten skal utføres med jevne mellomrom. Hvis du er tilordnet rollen Tilsynsperson, kan du også utføre bestemte overholdelsessøk for meldingene. I overholdelsessøk kan du angi egendefinerte verdier for nøkkelord og overstyre samplingsfrekvensene som er konfigurert for underordnede. Du kan også begrense omfanget på søket til bestemte tidsrammer og begrense hvilke underordnede som overholdelsessøket skal gjelde for. Du kan imidlertid ikke inkludere brukere som ikke er dine underordnede, i et egendefinert overholdelsessøk.

Vanligvis legges søkeresultatene til i gruppen med meldinger som krever gjennomgang. Du kan imidlertid utføre overholdelsessøk i testmodus. I dette tilfellet legges ikke resultatene av overholdelsessøket til i gruppen med meldinger som skal gjennomgås, men kopieres til en målmappe du har valgt.

Når du kjører et overholdelsessøk i testmodus, opprettes det to undermapper i målmappen. Innhold med samsvarende nøkkelord kopieres til undermappen Nøkkelord, og samplingsinnhold basert på prosentandeler, kopieres til undermappen Sampling. Testmodus er nyttig når du vil teste betydningen av endringer i søkekriteriene for overholdelsessøk eller teste samplingsinnstillingene for en eller flere underordnede før du overfører søkeresultatene til gruppen med meldinger som krever gjennomgang.

NoteObs! 
Når du kjører et overholdelsessøk, brukes de to foregående ukene som standard datointervall. Hvis du kjører et overholdelsessøk med et datointervall som er lengre enn to uker, og deretter laster resultatene til Gjennomgang-ruten uten å angi det fullstendige datointervallet, vil du kun se meldingene for de to foregående ukene. Hvis du vil vise alle meldingene for datointervallet, bruker du søkeverktøyet og angir datointervallet i søket.
Slik utfører du et overholdelsessøk:
  1. Klikk kategorien Gjennomgang i Arkivvisning, og klikk deretter Overholdelsessøk i Oppgaver-ruten.

  2. Velg søkekriterier i vinduet Overholdelsessøk, og klikk deretter Overholdelsessøk.

  3. Bruk Pil ned-ikonet for å utvide listen med tilgjengelige søkekriterier. Som standard kan du bare tilpasse tidsrammen og settet med underordnede. Hvis du vil endre nøkkelord eller samplingsfrekvenser, eller kjøre et overholdelsessøk i testmodus, må du utvide de tilgjengelige søkekriteriene slik at de omfatter disse innstillingene.

  4. Hvis du vil kjøre et overholdelsessøk i testmodus uten å legge til resultatene i gruppen med meldinger som krever gjennomgang, velger du en testmodusmappe ved å klikke mappeikonet og deretter velge eller opprette en mappe for søkeresultatene.

    NoteObs! 
    Overholdelsessøk som ikke sendes til en testmodusmappe, legges til i gruppen med meldinger som krever gjennomgang. Denne handlingen kan ikke angres.
  5. Velg kriteriene du vil søke etter.

Tabellen nedenfor oppsummerer søkealternativer for overholdelsessøk.

 

Søkealternativ Beskrivelse

Datointervall

Begrenser søket til meldinger som ble sendt i løpet av et datointervall. Angi datoer i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ, eller velg en dato ved å klikke kalenderikonet.

Underordnede

Velg hvilke underordnede som skal inkluderes i søket. Klikk den øvre avmerkingsboksen for å velge alle underordnede.

Nøkkelord

Standardsøket bruker nøkkelordlister som er tilordnet underordnede. Du kan opprette en egendefinert nøkkelordliste ved å klikke knappen for alternativet Egendefinert. Velg hvilke nøkkelordlister som skal brukes i søket. Du kan vise nøkkelordene i en liste ved å klikke nøkkelordikonet til høyre for listens navn. I tillegg til de eksisterende nøkkelordlistene kan du legge til nye nøkkelord i søket ved å skrive dem inn i boksen Legg til nøkkelord. Nøkkelord du legger til i nøkkelordlistene her, beholdes ikke. Hvis du vil gjøre permanente endringer i nøkkelordlistene, må du be overholdelsesansvarlig om å legge til nøkkelordene via administrasjonssenteret.

Hvis du ikke vil bruke nøkkelordkriterier, klikker du Hopp over-knappen.

Samplingsfrekvens

Standardsøket bruker eksisterende samplingsfrekvenser som er tilordnet alle underordnede. Du kan overstyre standard samplingsfrekvenser ved å klikke knappen for alternativet Egendefinert. Angi samplingsfrekvensene som du vil bruke for dette søket. Disse samplingsfrekvensene vil brukes i stedet for de forhåndsdefinerte samplingsfrekvensene.

Hvis du ikke vil bruke samplingskriterier, klikker du Hopp over-knappen.

Test modusmapper

Hvis du vil kjøre et overholdelsessøk i testmodus, velger du en mappe for søkeresultatene ved å klikke på ikonet ved siden av innstillingen Testmodusmappe.

NoteObs! 
Hvis du ikke angir en mappe, kopieres søkeresultatene til mappen Mine gjennomganger i kategorien Gjennomgang, der de skal gjennomgås. Denne handlingen kan ikke angres.
 
Vis: