Forstå oppbevaringsperioder

 

Emne sist endret: 2011-04-07

EHA oppbevarer meldinger basert på konfigurerte oppbevaringsperioder.

Når en melding fanges opp av arkivet, beregner EHA-tjenesten meldingens ødeleggelsesdato basert på oppfangingsdato pluss oppbevaringsperioden. Hvis det for eksempel er konfigurert en oppbevaringsperiode på tre år, tilordnes en melding som ble aktivert 2. januar 2011, ødeleggelsesdatoen 2. januar 2014.

Oppbevaringsperioder kan defineres på firma-, domene- eller brukernivå, eller som en kombinasjon av alle tre. Du må etablere en standard oppbevaringsperiode på firmanivå når du konfigurerer arkivet. Standardnivået brukes på e-postmeldinger og Bloomberg-meldinger for alle domener og alle brukere, med mindre du angir separate oppbevaringsperioder for et domene eller en bruker. Direktemeldinger bruker kun standard oppbevaringsperiode for firmaet.

NoteObs! 
Endringer av den konfigurerte oppbevaringsperioden som er foretatt etter at en melding er fanget opp, endrer ikke tidsstempelet for ødeleggelse for meldinger du allerede har mottatt. Endringer av oppbevaringsperioden gjelder kun meldinger som mottas etter at du har foretatt endringen. Hvis du for eksempel endrer oppbevaringsperioden for meldinger fra ti år til tre år, vil alle meldinger som allerede er stemplet med den tiårige oppbevaringsperioden, beholde denne perioden. Nye meldinger som mottas etter at du har foretatt endringen, vil stemples med den treårige oppbevaringsperioden.

Oppbevaringsperioder som er tilordnet individuelle brukere prioriteres over oppbevaringsperioden for brukerens domene eller firmaet. Hvis for eksempel EHA-tjenesten er konfigurert med en treårig oppbevaringsperiode på firmanivå, en femårig oppbevaringsperiode på domenenivå og en tiårig oppbevaringsperioder på brukernivå, vil denne brukerens meldinger oppbevares i ti år.

Ødeleggelse av meldinger og vedlegg skjer via en automatisert daglig prosess, som er basert på ødeleggelsesdatoen som tilordnes en melding når den fanges opp.

Ødeleggelse av meldinger kan stanses ved å definere en "juridisk tilbakeholding" på firma- eller domenenivå, eller basert på individuelle brukere. På denne måten kan meldinger oppbevares på ubestemt tid (utover oppbevaringsperioden) i forbindelse med søksmål og etterforskninger.

Tombstones brukes til å spore statistikk om meldinger som er fjernet fra EHA på grunn av at utløpsperioden er overskredet. Tombstone-typen definerer om fullstendige hoder, delvis hodeinformasjon eller ingen informasjon skal oppbevares når meldinger utløper og blir ødelagt. Du kan konfigurere en oppbevaringsperiode for tombstones også. Du bør velge Minimale Tombstones for at rapporten om ødeleggelse av meldinger skal gi meningsfulle statistikker. Hvis du vil vite mer om hvordan du konfigurerer en oppbevaringsperiode for tombstones, se Konfigurere arkiveringsinnstillinger på firmanivå.

 
Vis: