Fordeler med Exchange Hosted Archive

 

Emne sist endret: 2011-05-12

EHA leverer tjenester av enestående kvalitet for flere hovedområder:

  • Praktiske vertsbaserte tjenester: EHA tilbyr et komplett system for arkivering av meldinger med lave eierskapskostnader, som reduserer behovet for maskinvare- og programvareinvesteringer.

  • Automatisert arbeidsflyt for oppbevaring og overholdelse: EHA er utviklet med tanke på kunder som har behov for å oppbevare elektroniske meldinger, enten det er på grunn av regler og forskrifter for firmaet eller for bransjen generelt. EHA har fullt integrerte arbeidsflytverktøy for tilsyn, revisjon og rapportering av overholdelse.

  • Integrert gjenkjenning og innhenting av meldinger: EHA tilbyr rollebasert, selvbetjent tilgang til et sentralisert datalager. Tjenesten inkluderer verktøy for å gjennomsøke, organisere og gjenopprette meldinger. Alle meldingene er registreres i et fulltekstindeks, slik at de kan hentes, gjenopprettes og eksporteres etter behov.

  • Et intuitivt nettbasert brukergrensesnitt: Alle aspekter av systemet, fra brukermedvirkning til administrative oppgaver og tilsynsoppgaver, håndteres i et kjent, brukervennlig webgrensesnitt som minimerer behovet for gjennomgående opplæring av administrasjonspersonell og brukere.

De enkle og avanserte søkefunksjonene i EHA gjør det mulig å behandle forretningsbehov, for eksempel forespørsler om e-discovery, innhenting av meldinger for å gjenopprette forretningsdata eller intern etterforskning, på en rask og enkel måte.

Enkle søk kan baseres på dato, datointervall og nøkkelord i emnelinjer, meldingstekst og vedlegg. Disse søkene kan begrenses til bestemte meldingsstørrelser eller filtypevedlegg, eller de kan begrenses basert på én eller flere e-postadresser for avsender/mottaker, domener eller navn.

EHA inneholder også avanserte operatørfunksjoner for å utføre avanserte søk. Omfanget til de viste søkeresultatene er avhengig av tilordnede roller. Brukere som er tilordnet arbeiderrollen kan for eksempel kun søke i egne arkiver og se meldinger som de selv sender eller mottar.

Du kan lagre søkeresultater eller bestemte meldinger i brukerdefinerte mapper innen arkivet for å gjøre det lettere å organisere data. Søk kan tilordnes en bestemt mappe for å avgrense resultatene ytterligere. Du kan også dele mappene dine med andre. Medlemmer i et team som arbeider med en etterforskning, kan for eksempel dele mapper med hverandre for å dobbeltsjekke data. Du kan til og med opprette en konto for en ekstern bruker i arkivet, for eksempel en ekstern rådgiver eller revisor, og dele kun data som er organisert i en mappe for den eksterne brukeren. På denne måten kan du begrense hvilke data den eksterne brukeren har tilgang til, og hvor mange meldinger han/hun må gå gjennom.

Med EHA kan du overvåke forretningskommunikasjonen med jevne mellomrom for å kunne håndheve overholdelses- og kvalitetskontrollpolicyer. Mange amerikanske finanstjenester kontrolleres av Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) og Security and Exchange Commission (SEC). Et av mandatene til FINRA (tidligere National Association of Securities Dealers [NASD]), forskrift 3010, krever at virksomheter går gjennom sine ansattes forretningskommunikasjon for å sikre overholdelse med regler og forskrifter. Personalavdelingen, overholdelsesansvarlige og andre forretningsenheter kan også bruke overvåkingsfunksjonen i EHA for å sikre at avdelinger og ansatte følger interne policyer, for eksempel når det gjelder leiepraksis eller generell forretningsetikk. Organisasjoner ønsker eventuelt også å overvåke e-postmeldingene til ulike kundestøtteteam for å kontrollere kvalitetssikring.

Overvåkingsfunksjonen i EHA kan brukes til å opprette tilsynsrelasjoner og underordnede relasjoner, samt konfigurere en arbeidsflyt for meldinger, slik at de overvåkes og gjennomgås av tilsynspersoner etter at de er sendt. EHA tilbyr følgende metoder for å fange opp meldinger for gjennomgang:

  • Sammenligning av nøkkelord eller uttrykk i e-postmeldinger, direktemeldinger og Bloomberg-meldinger. Bloomberg-meldingssystemet er et standard kommunikasjonsverktøy for finansmarkedsmiljøet.

  • Tilfeldig sampling av meldinger basert på en angitt prosent.

  • Både nøkkelord og tilfeldig sampling.

Organisasjonen kan opprette egendefinerte ordlister for ulike forretningsbehov, inkludere flere lister og legge til nye nøkkelord for å fange opp meldinger med samsvar. Du kan også angi ulike samplingsfrekvenser for innkommende og utgående e-postmeldinger, direktemeldinger og Bloomberg-meldinger for enkeltpersoner. Du kan til og med utføre testoverholdelsessøk for å se om de foreslåtte samplingskriteriene gir forventede resultater, eller utføre et bestemt overholdelsessøk.

 
Vis: