Opprette og administrere mapper

 

Emne sist endret: 2011-04-07

Mapper hjelper deg organisere og finne meldinger på en rask måte. Du kan opprette nye mapper under Mine mapper i Meldinger-ruten i kategoriene Meldinger, Gjennomgang og Oppdaging. Du kan også kopiere meldinger til disse mappene, organisere meldinger basert på egne arbeidsflytbehov, og dele mapper og deres innhold med andre brukere.

  1. Høyreklikk mappen Mine mapper i Meldinger-ruten i en vilkårlig kategori i Arkivvisning, og klikk deretter Ny mappe.

  2. Skriv inn navnet på mappen du vil opprette, i dialogboksen Opprett mappe, og klikk deretter OK.

Du kan endre navnet på en eksisterende mappe i mappen Mine mapper. Du kan kun endre navn på mapper du oppretter i mappen Mine mapper. Navnene på standardmapper, for eksempel Mine meldinger og Mine gjennomganger, kan ikke endres. Hvis du endrer navnet på en mappe du deler med andre brukere, gjelder endringen automatisk alle som har tillatelse til å vise denne mappen og innholdet i mappen. Du kan ikke endre navn på mapper som er delt med deg.

Slik endrer du navnet på en mappe:
  1. Gå til Meldinger-ruten i en vilkårlig kategori i Arkivvisning, og klikk mappen du vil endre navnet på, under Mine mapper. Deretter klikker du Endre mappenavn.

  2. Skriv inn det nye navnet i dialogboksen Endre mappenavn, og klikk deretter OK.

Du kan slette mapper du oppretter under mappen Mine mapper, i Meldinger-ruten. Når du sletter en mappe, sletter du også alle meldingskopiene i denne mappen. Obs! De opprinnelige meldingene i den opprinnelige mappen beholdes. Hvis du sletter en mappe du har delt med andre brukere, vil ikke disse brukerne lenger ha tilgang til mappen og innholdet i mappen.

Slik sletter du en mappe:
  1. Gå til Meldinger-ruten i en vilkårlig kategori i Arkivvisning, og klikk mappen du vil slette, under mappen Mine mapper. Deretter klikker du Slett mappe.

  2. Klikk OK for å slette mappen permanent.

I Arkivvisning kan du bruke delte mapper for å hente inn, organisere og dele informasjon med andre brukere i organisasjonen. Du kan opprette nye mapper under mappen Mine mapper, lage kopier av meldinger i hver mappe, og deretter dele kopiene med andre.

Du kan dele alle mapper du oppretter under mappen Mine mapper, med én eller flere brukere. Alle meldingene du kopierer til en delt mappe, vil være tilgjengelige for bestemte brukere. Du kan ikke dele noen av standardmappene i Arkivvisning, for eksempel Mine meldinger og Mine gjennomganger.

Slik deler du en mappe:
  1. Gå til Meldinger-ruten i Arkivvisning, og klikk mappen du vil dele, under mappen Mine mapper. Deretter klikker du Del mappe.

  2. Klikk Legg til bruker i dialogboksen Del mappe.

  3. Velg brukerne du vil dele mappen med, i dialogboksen Velg brukerkontoer.

    NoteObs! 
    Du kan søke etter brukere basert på fornavn, etternavn eller aliaser, og deretter sortere resultatene i stigende eller synkende rekkefølge. Du kan også dele med én eller flere brukere.
  4. Klikk Velg, og klikk deretter Lukk.

Du kan når som helst tilbakekalle andre brukeres tilgang til mappene dine. Når du tilbakekaller delt tilgang for en bruker, vil ikke den delte mappen lenger være tilgjengelig for denne brukeren, og de kan ikke vise meldinger du kopierer til mappen.

Slik fjerner du deling for en mappe:
  1. Under mappen Mine mapper i Arkivvisning høyreklikker du mappen du vil tilbakekalle tilgang for. Deretter klikker du Del mappe.

  2. Velg brukerne du vil tilbakekalle tilgang for, i dialogboksen Del mappe, og klikk deretter Slett-ikonet.

  3. Klikk OK for å lukke dialogboksen Del mappe.

Du kan vise meldinger i alle mapper som en annen bruker har delt med deg. Du finner delte mapper under mappen Andres mapper i Meldinger-ruten i kategoriene Meldinger og Oppdaging i Arkivvisning.

Slik viser du delte meldinger:
  1. I Arkivvisning utvider du mappen Andres mapper for å vise mappene som andre brukere har delt med deg.

  2. Klikk mappen du vil vise.

  3. Dobbeltklikk meldingen du vil vise, i den midtre ruten.

Du kan kopiere meldinger til mapper du oppretter i mappen Mine mapper, slik at du (eller en annen bruker) kan lese dem eller eksportere dem på et senere tidspunkt.

Kopiere meldinger
  1. Gå til kategorien Meldinger eller Oppdaging i Arkivvisning, og merk av i avmerkingsboksene ved siden av meldingene du vil kopiere, i den midtre ruten.

  2. Klikk Kopier til mappe i Oppgaver-ruten.

  3. Gjør ett av følgende:

    1. Velg mappen du vil kopiere de merkede meldingene til.

    2. Opprett en ny mappe.

  4. Klikk Velg.

 
Vis: