Aplikacja Project 2007 (Poziom: 100)

Autor: Radosław Domański

Opublikowano: 23 lutego 2007

Aplikacja Project z pakietu Microsoft Office to narzędzie, za pomocą którego jesteśmy w stanie, między innymi, zaplanować wszelkiego rodzaju inwestycje, podział pracy, różnego rodzaju zajęcia i wiele innych, codziennych czynności biznesowych i nie tylko. Dobra znajomość programu Project z pewnością przyczyni się do lepszego realizowania projektów. W artykule przedstawiamy tylko niektóre funkcje programu obrazujące ogromne możliwości Microsoft Office Project 2007.

Zawartość strony

	Informacje podstawowe
	Zadania
	Zasoby
	Raporty

Informacje podstawowe

Wyobraźmy sobie, że prowadzimy firmę architektoniczną i dostaliśmy nowe zlecenie w postaci zaprojektowania domu jednorodzinnego. Do rozplanowania zadań pomocny staje się program Microsoft Project 2007. Tworzenie projektu zaczynamy od zdefiniowania podstawowych informacji na temat naszego nowego projektu. W tym celu wybieramy z zakładki Projekt pole Informacje o projekcie, co spowoduje otworzenie nowego okna. Interesuje nas Data rozpoczęcia. Załóżmy, ze praca rozpocznie się 5 marca 2007 roku. Po wprowadzeniu wszystkich danych akceptujemy przyciskiem OK.

Kolejnym krokiem będzie określenie czasu pracy w poszczególnych dniach tygodnia. Decydujemy czy tydzień pracy będzie trwał pięć czy może więcej dni a może będziemy mieli dodatkowe przerwy. Z zakładki Narzędzia wybieramy Zmień czas pracy. Użyjemy standardowego kalendarza dostarczanego przez program, lecz zmodyfikujemy go do naszych potrzeb. Aby wyznaczyć dla poszczególnych dni godziny pracy przechodzimy do Tygodnie robocze i klikamy przycisk Szczegóły. W zależności od wybranej opcji możemy ustawić dzień jako wolny lub przydzielić mu konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. W celu przypisania dla kilku dni tych samych wartości pomocne i przyspieszające realizację okazuje się możliwość zaznaczenia kilku dni za pomocą klawisza [Ctrl]. Zaznaczamy Ustaw dla dni określone poniżej godziny pracy i dopiero teraz możemy wpisywać wartości. Nasi podwładni będą pracować od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. Weekendy pozostawiamy wolne. Po zakończeniu ustawienia potwierdzamy przyciskiem OK.

Rys. 1. Zmienianie czasu pracy

 Do początku strony

Zadania

Zadania to wszystkie istotne czynności składające się na realizację projektu, których nie można pominąć. Od nich zależy nakład pracy, szybkość ich wykonywania czy długość trwania. W programie mamy możliwość wprowadzenia zadań trwających chociażby godzinę lub nawet rok. Wszystko zależy od wymagań stawianym pracownikom i wielkości projektu jaki mamy do wykonania. Aby nadać nazwy poszczególnym zadaniom wystarczy w oknie głównym kliknąć dwa razy na puste pole w kolumnie Nazwa zadania bądź wybrać z menu Projekt pole Informacje o zadaniu. Musimy pamiętać aby poszczególnym zadaniom przypisywać jasne i klarowne nazwy. W przeciwnym wypadku, gdy będą one zbyt skomplikowane, przy większym projekcie szybko stracimy orientację i zamiast przyspieszyć pracę stracimy zbyt dużo czasu na rozszyfrowanie naszych zapisków. Przejdźmy do karty Ogólne, a następnie w polu Nazwa wpiszmy nazwy pamiętając o wcześniej wspomnianej zasadzie. Określamy długość trwania konkretnego zadania oraz jego czas rozpoczęcia i zakończenia. Akceptujemy przyciskiem OK. W oknie głównym zostaną zaktualizowane zmiany, także w każdym momencie jesteśmy w stanie je kontrolować i w razie potrzeby na bieżąco je dostosowywać. Czas trwania przedstawiony jest jako wykres słupkowy od dnia rozpoczęcia do zakończenia projektu.

Często mamy do czynienia z czynnościami, które powtarzają się w czasie. Realizując projekt architektoniczny co kilka dni jesteśmy zobligowani spotykać się ze zleceniodawcą i przedstawić mu nasze postępy oraz nanieść ewentualne poprawki. Project umożliwia łatwe dodanie owych zadań cyklicznych do grafiku. Aby zrealizować to, musimy użyć narzędzia Zadanie cykliczne, które znajduje się w menu Wstaw. Mamy dostępne różne możliwości. My wybieramy cykl powtarzający się co tydzień w poniedziałek. Akceptujemy zmiany, co zostaje zaktualizowane w oknie głównym.

Rys. 2. Zadanie cykliczne

Czasami zdarza się, że zapomnimy o jakimś zadaniu, lub właśnie wpadliśmy no nowy pomysł i chcemy je dodać do istniejących już czynności. Nic prostszego, wystarczy zaznaczyć miejsce, w którym chcemy aby ono istniało i z menu Wstaw wybierać Nowe zadanie. Naszym pomysłem było utworzenie ogólnego zadania Projektowanie, którego czynnościami podrzędnymi są Tworzenie makiety i Projektowanie budynku oraz Projektowanie zagospodarowania przestrzeni przed budynkiem. Robienie tego typu dodatków ma na celu lepszą organizację i podział pracy w firmie. W celu stworzenia tego zadania ogólnego, zaznaczamy za pomocą [Ctrl] wszystkie zadania podrzędne, a następnie z menu Projekt przechodzimy do zakładki Konspekt i wybieramy pole Zwiększ wcięcie. Zauważmy, ze Projektowanie trwa tyle samo czasu co najdłużej wykonywane zadanie. Jeśli okaże się, ze musimy na przykład wydłużyć czas realizowania projektowania budynku to Projektowanie automatycznie zmieni się zgodnie z wprowadzonymi poprawkami.

Rys. 3. Konspekt - zwiększ wcięcie

W projektach spotykamy się z problemem wyznaczenia konkretnego czasu rozpoczęcia danego zadania. Ważne dla nas jest, często wymagające ze względów fizycznych, aby zadania były ze sobą powiązane ze względu na kolejność wykonywania. Nie możemy przecież rozpocząć robienia makiety zanim nie zostaną naniesione pierwsze plany. Innym logicznym przykładem jest Wykreślenie pomiarów inwentaryzacyjnych. Następuje ono po wykonaniu Inwentaryzacji. Z pomocą po raz kolejny przychodzi Project, który doskonale radzi sobie w rozkładzie zadań w czasie. Zaznaczamy trzymając klawisz [Ctrl] właśnie te zadania, które są ze sobą powiązane. Z menu Edycja wybieramy pole Połącz zadania. W oknie głównym na wykresie widzimy, że teraz Wykreślenie pomiarów inwentaryzacyjnych zacznie się dokładnie w momencie zakończenia Inwentaryzacji. Fakt ten symbolizuje graf, które połączył te dwa zadania. W programie Project mamy do wyboru trzy możliwości łączenia. Pierwsza z nich została właśnie przedstawiona, czyli łączenie zadań, które mają być wykonane jedno po drugim. Kolejna to łączenie zadań w taki sposób, aby kończyły się równocześnie - czyli u nas wszystkie podzadania Projektowania. Chcąc wykonać Formalności urzędowe nie musimy zaznaczać po kolei wszystkich czynności Projektowania ale wystarczy zaznaczyć właśnie to pole i użyć znanej nam już możliwości łączenia zadań. Pozostaje jeszcze równoczesne rozpoczęcie, które w naszym projekcie nie jest używane. Aby zmieniać typ łączenia wystarczy kliknąć w strzałkę na wykresie. W uruchomionym module będziemy mieli do wyboru wszystkie wspomniane opcje.

 Do początku strony

Zasoby

Następnym krokiem w projekcie będzie stworzenie zasobów i przydzielenie ich do konkretnych zadań. Architektom muszą zostać rozdzielone zajęcia ze względu na ich umiejętności i inne znane nam czynniki. Wystarczy, że wyobrazimy sobie, co by się działo, gdyby ta czynność została zaniedbana. Kompletny chaos i paraliż pracy skutkujące opóźnieniami w realizacji projektu co przełożyłoby się na straty finansowe. Okazałoby się to katastrofalne w skutkach, bo jak wiemy celem każdej firmy jest maksymalizacja zysków. Microsoft Project pozwoli jednak uniknąć tych sytuacji. Wybieramy menu Narzędzia i klikamy Przydziel zasoby. Chcemy zrobić bazę danych pracowników, więc dwukrotnie klikamy pole Nazwa zasobu. W nowym oknie wpisujemy imię i nazwisko lub inne nazwy zasobów oraz pozostałe wszystkie istotne dane. Przyciskiem Zmień czas pracy możemy każdemu pracownikowi zmienić godziny, jeśli czas jaki określiliśmy wcześniej nie jest adekwatny do niego. Jeden z architektów ma 13 marca urodziny i postanawiamy mu zrobić prezent w postaci dnia wolnego. W karcie wyjątki wpisujemy nazwę oraz datę rozpoczęcia i zakończenia. Standardowo potwierdzamy OK. W zakładce Koszty ustalamy stawkę pieniężną jaką godzimy się płacić. Po wprowadzeniu do bazy wszystkich pracowników, należy rozdzielić im zadania. W tym celu w oknie głównym klikamy na konkretne zadanie i ponownie skorzystamy z narzędzia Przydziel zasoby z menu Narzędzie. Wybieramy pracownika i klikamy przycisk Wybierz. Imię i nazwisko pokazuje się przy konkretnym zadaniu dla lepszej orientacji. Niezwykle pomocnym narzędziem w przydzielaniu pracownikom zadań są wykresy, które obrazują dostępność pracownika w danym dniu. Analizując je jesteśmy w stanie szybko zorientować się komu i kiedy przydzielać zadania. Wykresy te możemy przeglądać po wcześniejszym uruchomieniu ich w oknie przydzielania zasobów.

Rys. 4. Wykres

 Do początku strony

Raporty

Niestety nie wszystkie informacje możemy przetrzymywać na komputerze. W programie Project mamy do wyboru szereg raportów jakie możemy wykonać na podstawie harmonogramu pracy. W poszczególnych kategoriach znajdziemy różne informacje, a wszystko pogrupowane jest w logiczny i przejrzysty sposób. Istnieje wiele sytuacji, w których potrzebujemy posłużyć się tradycyjną formą przekazywania informacji. Przykład łatwo znaleźć: chociażby pracownik działu kadr, nie musi znać obsługi programu Project, ale musi znać zarobki poszczególnych pracowników. W cotygodniowym spotkaniu z inwestorem musimy pokazać postęp naszej pracy. Raporty odnajdziemy w menu Raporty. Dodatkowo mamy możliwość zmiany informacji zawartych w raporcie chociażby taką jak zmianę okresu na jaką wykonany zostanie raport. Aby się tym posłużyć wystarczy w głównym oknie raportów wybrać raporty niestandardowe. Wszystkie istotne informacje konkretyzujemy już sami oczywiście w zależności od sytuacji w jakiej się znajdujemy.

Rys. 5. Raport

Mamy kilka możliwości przenoszenia raportów i ich przedstawiania. Możemy je wydrukować, przesłać bezpośrednio faksem z programu albo przenieść do programu Microsoft Excel. Załóżmy, że chcemy przekazać sekretarce wydatki na najbliższy okres w pliku obsługującym program Excel. Z menu Raport wybieramy Raporty wizualne. Standardowo przesyłane są one w formie wykresów, ale istnieje możliwość samodzielnego wykreślenia raportu i na jego podstawie przedstawianie obliczeń wykonanych przez Excel. Na samej górze okna zaznaczamy tylko kratkę Microsoft Office Excel. Następnie w zakładce Wszystkie wybieramy Raport Koszt budżetowy i przyciskamy Wyświetl.

Klikając przycisk Nowy szablon otworzy się Excel wraz z wszystkimi dostępnymi wartościami, które możemy wykorzystać do zrobienia raportu niestandardowego. Tym razem formą przedstawiania nie będzie już wykres graficzny, ale tabelka. Wraz ze zmianą żądanych wartości od razu widzimy wyniki. Wszystkie komórki są już w ścisłej relacji i nie musimy sami ustalać takich funkcji jak sumowanie czy wartość średnia.

Rys. 6. Raport wizualny

Program Project z pakietu Microsoft Office 2007 to narzędzie, które z pewnością przyda się każdemu, kto na co dzień musi rozplanowywać zadania lub chce, aby stało się to dla niego szybsze i przyjemniejsze. Taki sposób jaki oferuje Project bez wątpienia zwiększy wydajność z jaką będziemy pracować, a prostota obsługi powoduje, że każdy szybko może się go nauczyć.

Do początku strony