.png "Microsoft Office Outlook")
Konfiguracja zasad przechowywania i autoarchiwizacja w programie Outlook 2007 .png "Udostępnij na: Facebook")
Opublikowano: 13 lutego 2008
Zawartość strony
.gif){kind=icon} |
Wstęp |
|
Konfiguracja ustawień przechowywania |
|
Konfiguracja ustawień autoarchiwizacji |
|
Jak działa autoarchiwizacja w programie Outlook |
|
Planowanie automatycznej archiwizacji |
|
Lokalizacja folderu archiwum |
|
Jak działają ustawienia przechowywania w programie Outlook |
|
Praca z archiwizacją programu Outlook oraz zarządzaniem dokumentów w programie Exchange |
Wstęp
Ustawienia przechowywania i archiwizacja w programie Microsoft Office Outlook 2007 pomagają określić sposób zarządzania wiadomościami e-mail w skrzynkach pocztowych użytkowników. Istnieje możliwość konfiguracji tych opcji dla użytkowników w organizacji, na przykład poprzez określenie częstotliwości uruchamiania autoarchiwizacji oraz otrzymywania przez użytkowników powiadomienia przed uruchomieniem autoarchiwizacji.
W przypadku konfiguracji ustawień zarządzania dokumentami programu Exchange Server dla użytkowników przy jednoczesnej konfiguracji ustawień przechowywania i autoarchiwizacji w programie Outlook należy pamiętać, że ustawienia programu Exchange mogą mieć wpływ na opcje przechowywania oraz archiwizacji w programie Outlook.
| Uwaga: |
|---|
| Niniejszy artykuł przeznaczony jest dla administratorów programu Outlook. Informacje na temat konfiguracji opcji autoarchiwizacji na komputerze można znaleźć w artykule Configure AutoArchive settings (j.ang.). |
.gif){kind=icon}
Do początku strony
Konfiguracja ustawień przechowywania
Istnieje możliwość zablokowania i dostosowania ustawień przechowywania za pomocą szablonu zasad grupy programu Outlook (Outlk12.adm). Możliwe jest także skonfigurowanie ustawień domyślnych za pomocą narzędzia dostosowywania pakietu Office (OCT), co umożliwia zmianę ustawień przez użytkowników. Ustawienia OCT znajdują się w odpowiednich miejscach na stronie Modify user settings narzędzia OCT.
Szablon programu Outlook i inne pliki administracyjne można pobrać z Centrum pobierania Microsoft ze strony 2007 Office System Administrative Templates (ADM) (j.ang.).
Aby dostosować ustawienia przechowywania za pomocą zasad grupy, należy zastosować poniższą procedurę.
Dostosowywanie ustawień przechowywania za pomocą zasad grupy:
- W oknie Zasady grupy pobierz szablon programu Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
- W celu dostosowania działania ustawień przechowywania, kliknij dwa razy polecenie: Retention Settings w: User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2007\Tools | Options\Other\AutoArchive.
- Kliknij polecenie Enabled, a następnie skonfiguruj opcje ustawień przechowywania. Na przykład włącz ustawienia przechowywania, wybierając polecenie Turn Retention Policies On.
- Kliknij przycisk OK.
W poniższej tabeli podano opcje, które można skonfigurować w ustawieniach przechowywania. Należy zauważyć, że ustawienia przechowywania zastępują ustawienia archiwizacji w przypadku folderów.
Opcja autoarchiwizacji:
Opis:
Turn Retention Policies On
Włącza ustawienia przechowywania dla skrzynek pocztowych użytkowników.
Maximum number of days to retain items
Określa liczbę dni przechowywania elementów w Skrzynce odbiorczej, we wszystkich folderach poczty poza Skrzynką Odbiorczą, elementów Kalendarza w którymkolwiek folderze oraz wszystkich innych automatycznie archiwizowanych folderów.
For items not being retained
Określa czy elementy mają zostać przeniesione do folderu Elementy usunięte, czy też trwale usunięte.
URL with corporate retention policy information
Określa witrynę opisującą zasady przechowywania w organizacji.Brak domyślnego adresu URL.
Do początku strony
Konfiguracja ustawień autoarchiwizacji
Istnieje możliwość zablokowania ustawień i dostosowania ustawień autoarchiwizacji za pomocą szablonu zasad grupy programu Outlook (Outlk12.adm). Możliwe jest także skonfigurowanie ustawień domyślnych za pomocą narzędzia dostosowywania pakietu Office (OCT), co umożliwia zmianę ustawień przez użytkowników. Ustawienia OCT znajdują się w odpowiednich miejscach na stronie Modify user settings narzędzia OCT.
Szablon programu Outlook oraz inne pliki administracyjne ADM można pobrać z Centrum pobierania Microsoft 2007 Office System Administrative Templates (ADM) (j.ang.).
Aby dostosować ustawienia autoarchiwizacji za pomocą zasad grupy, należy zastosować poniższą procedurę.
Dostosowywanie ustawień autoarchiwizacji za pomocą zasad grupy:
- W oknie Zasady Grupy pobierz szablon programu Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
- W celu dostosowania działania ustawień autoarchiwizacji, kliknij dwa razy polecenie AutoArchive Settings w: User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2007\Tools | Options\Other\AutoArchive.
- Kliknij polecenie Enabled, a następnie skonfiguruj ustawienia autoarchiwizacji. Na przykład: włącz ustawienia autoarchiwizacji, wybierając polecenie Turn on AutoArchive, a następnie interwał archiwizacji, podając liczbę w polu Run AutoArchive every <x> days.
- Kliknij przycisk OK.
W poniższej tabeli podano opcje, które można skonfigurować w ustawieniach autoarchiwizacji.
| Opcja autoarchiwizacji: | Opis: |
|---|---|
| Turn on AutoArchive | Określa uruchamianie autoarchiwizacji dla użytkowników z częstotliwością wskazaną w ustawieniu Run AutoArchive every days. |
| Run AutoArchive every days | Określa interwał autoarchiwizacji (liczbę dni). |
| Prompt before AutoArchive runs | Powiadamia użytkowników o wykonaniu autoarchiwizacji zamiast uruchamiać archiwizację w trybie cichym. |
| Delete expired items (e-mail folders only) | Usuwa wygasłe elementy (tylko foldery poczty e-mail). |
| Archive or delete old items | Przenosi elementy programu Outlook do pliku archiwum lub usuwa elementy. |
| Show archive folder in folder list | Wyświetla folder archiwum na liście folderów programu Outlook. |
| Clean out items older than | Określa czas zachowywania elementów przed ich archiwizacją lub usunięciem. |
| Permanently delete old items | Trwale usuwa elementy, zamiast przenieść je do folderu Elementy usunięte. |
Do początku strony
Jak działa autoarchiwizacja w programie Outlook
Rozmiar skrzynek pocztowych programu Outlook zwiększa się w miarę tworzenia i otrzymywania elementów przez użytkowników. Aby móc zarządzać skrzynkami pocztowymi, użytkownicy potrzebują dodatkowego miejsca do przechowywania lub archiwizacji starych elementów, które są ważne, ale rzadko używane. Zazwyczaj najwygodniejsze jest automatyczne przenoszenie tych elementów do folderu archiwum oraz usuwanie tych elementów, których zawartość wygasła i straciła ważność. Autoarchiwizacja automatycznie zarządza tym procesem dla użytkowników.
Do początku strony
Planowanie automatycznej archiwizacji
Autoarchiwizacja włączona jest domyślnie i uruchamia się automatycznie w określonych odstępach czasu, usuwając starsze oraz wygasłe elementy z folderów. Starsze elementy to takie, które osiągnęły wiek archiwizacji określony przez użytkownika (domyślny wiek archiwizacji zmienia się w zależności od typu elementu programu Outlook). Wygasłe elementy to elementy poczty oraz elementy spotkania, których zawartość traci ważność po upływie określonej daty takie, jak element poczty, którego termin wygaśnięcia ustawiony był na dwa miesiące wcześniej, a który znajduje się ciągle w skrzynce odbiorczej użytkownika.
Użytkownicy mogą określać datę wygaśnięcia dla elementów w programie Outlook w momencie tworzenia lub wysyłania elementu lub w późniejszym czasie. Po wygaśnięciu elementu staje się on niedostępny i jest widoczny na liście folderów jako element przekreślony.
Do początku strony
Lokalizacja folderu archiwum
Jeżeli autoarchiwizacja jest uruchomiona, elementy są usuwane lub przenoszone do folderu archiwum w zależności od wprowadzonych ustawień.
Plik archiwum to plik danych programu Outlook (plik PST), pojawiający się na liście folderów programu Outlook jako Foldery archiwum. Podczas pierwszego uruchomienia autoarchiwizacji, program Outlook tworzy plik archiwum automatycznie w następującej lokalizacji:
%Profil_użytkownika%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Do początku strony
Jak działają ustawienia przechowywania w programie Outlook
Oprócz ustawień autoarchiwizacji możliwe jest także włączenie ustawień zasad przechowywania dla elementów znajdujących się w skrzynkach pocztowych użytkowników. Ustawienia zasad przechowywania mogą pomóc użytkownikom postępować zgodnie z firmowymi regułami przechowywania dokumentów.
| Uwaga: |
|---|
| Z uwagi na fakt, że zasady przechowywania są częścią funkcjonalności autoarchiwizacji programu Outlook, ustawienia przechowywania mogą zostać uruchomione tylko wtedy, gdy uruchomiona jest autoarchiwizacja. Ręczne uruchomienie archiwum nie powoduje wymuszenia ustawień przechowywania. |
Ustawienia zasad grupy dotyczące przechowywania w programie Outlook mogą zostać skonfigurowane zgodnie z polityką firmy w celu zachęcenia użytkowników do przechowywania dokumentów oraz elementów tylko przez określony okres czasu. Wdrożenie ustawień przechowywania wymaga włączenia autoarchiwizacji, jednak ustawienia przechowywania mają pierwszeństwo przed ustawieniami autoarchiwizacji.
Do początku strony
Praca z archiwizacją programu Outlook oraz zarządzaniem dokumentów w programie Exchange
Jeżeli w Microsoft Exchange skonfigurowano opcję ustawiania dat wygaśnięcia wiadomości e-mail dla skrzynek pocztowych, należy się upewnić, że ustawienia archiwizacji w programie Outlook są tak skonfigurowane, by termin wygaśnięcia elementu i jego archiwizacja lub usuwanie były dla użytkownika przewidywalne.
Domyślnie w większości konfiguracji zasady przechowywania programu Exchange są ważniejsze od ustawień przechowywania programu Outlook. Użytkownicy, którzy nie są świadomi faktu, że zasady programu Exchange mają pierwszeństwo, mogą utracić elementy programu Outlook. Może się tak zdarzyć w przypadku, gdy użytkownicy oczekują od ustawień autoarchiwizacji przeniesienia elementów do pliku danych programu Outlook, a zostaną one zamiast tego usunięte przez procedury zarządzania dokumentami programu Exchange.
Aby zapobiec tego rodzaju błędom, należy wyłączyć opcję ręcznej konfiguracji archiwizacji. W celu wyłączenia ręcznej archiwizacji za pomocą zasad grupy należy zastosować poniższą procedurę.
Ręczne wyłączanie ręcznej archiwizacji za pomocą zasad grupy:
- W oknie Zasad grupy pobierz szablon programu Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
- Kliknij dwa razy polecenie Disable File|Archive w: User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2007\Tools | Options\Other\AutoArchive.
- Kliknij polecenie Enabled.
- Kliknij przycisk OK.
| Do początku strony |