Microsoft Office Groove (Poziom: 100)

Autor: Dawid Długosz

Opublikowano: 22 lutego 2007

Zawartość strony

	Nowe czasy...
	Zalety korzystania z Groove
	Jak to działa?
	Czy warto?

Nowe czasy...

Programiści pracujący nad pakietem Microsoft Office 2007 postawili na zwiększenie możliwości i usprawnienie pracy grupowej. Żyjemy w czasach, kiedy to dobra organizacja i wydajność mają wielki wpływ na pracę. Skończył się okres, kiedy to pracownicy musieli wymieniać się informacjami i danymi poprzez pocztę e-mail. Zmienił się całkowicie wizerunek współdziałania i tworzenia dużych projektów. Szybki przepływ informacji i możliwość wymiany efektów pracy mają kluczowe znaczenie. Z nowym Office została zintegrowana aplikacja o nazwie Groove, która ma na celu właśnie pomóc w  pracy zespołowej, tak ważnej w dzisiejszych czasach.

Rys. 1. Groove

 Do początku strony

Zalety korzystania z Groove

Pierwszą z nich jest Dynamiczna współpraca. Dzięki Groove wszystkie informacje, pliki i inne dane oraz osoby i narzędzia są zawsze w tym samym miejscu. Efekty pracy możemy zapisywać, a następnie dzielić się nimi z innymi współpracownikami, bez względu na miejsce oraz czas. Aplikacja umożliwia również ulepszone przechowywanie i publikowanie. W bardzo prosty sposób umieścimy i opublikujemy efekty własnej pracy, tak aby inni użytkownicy mieli do nich łatwy dostęp. Wyniki naszej pracy zawsze znajdują się w tym samym miejscu. Synchronizacja odbywa się w pełni automatycznie - tak, że wszyscy współpracownicy posiadają aktualne dane. Kolejną zaletą jest zwiększenie wydajności. Dzięki uproszczonemu mechanizmowi przechowywania możemy w bardzo prosty sposób aktualizować swoje postępy podczas pracy - wszystko to zapewnia nam automatyczna synchronizacja. Na końcu wspomnijmy o ulepszonej współpracy z innymi składnikami Office. Dzięki zapewnieniu pełnej kompatybilności między składnikami, możemy w bardzo prosty sposób łączyć efekty naszej pracy z innymi aplikacjami. Łatwo dokonamy importu zawartości z innych aplikacji, na przykład formularzy z Office InfoPath.

 Do początku strony

Jak to działa?

Standardowo aplikacja została dołączona do dwóch edycji Office 2007, a mianowicie do wersji Ultimate oraz Enterprise. Program pozwala na utworzenie obszaru roboczego Groove w bardzo prosty sposób. Podczas pierwszego uruchomienia przywita nas kreator, który pozwoli szybko i łatwo utworzyć nowe konto.

Rys. 2. Kreator konfiguracji konta

Wybieramy Utwórz nowe konto programu Groove, jeśli chcemy utworzyć nowe konto, gdy po raz pierwszy korzystamy z aplikacji, lub wskazujemy Użyj już utworzonego konta programu Groove, jeśli takowe posiadamy. Zatwierdzamy wybór poprzez kliknięcie na Dalej. Będziemy musieli następnie wpisać kod firmowy (lub wybrać opcję bez kodu), a następnie podać dane dotyczące konta, takie jak nazwa firmy, adres e-mail oraz nasze hasło. Po za kończeniu pracy kreatora klikamy na Zakończ. Otworzy się program Groove, który swym wyglądem przypomina, tak bardzo popularne, komunikatory internetowe. Domyślnie są uruchomione dwie opcje, a mianowicie Obszary robocze oraz Kontakty. Dodatkowo w folderze Dokumenty zostaje utworzony katalog Groove Workspace Templates, będący domyślnym folderem szablonów programu. Aplikacja składa się z pięciu podstawowych elementów:

• Obszary robocze
• Kontakty
• Narzędzia
• Alerty
• Pasek uruchamiania

Rys. 3. Standardowy obszar roboczy

Obszary robocze i narzędzia

Przechodząc do Obszary robocze i klikając Standardowy obszar roboczy otwieramy moduł, w którym to znajdują się zapisane pliki nad którymi pracujemy. Okno to możemy dostosowywać według naszych upodobań i preferencji. U góry modułu został umieszczony pasek narzędzi, na którym znajdziemy podstawowe narzędzia dotyczące elementów nad którymi pracujemy. Możemy przebywać jednocześnie w wielu obszarach roboczych - na przykład załóżmy, że bierzemy udział w tworzeniu dwóch projektów i współpracujemy z różnymi zespołami. Wydzielenie odpowiednich środowisk od siebie pomoże w uniknięciu błędów i pomyłek podczas pracy nad danymi dokumentami oraz pozwoli na rozdzielenie od siebie obu projektów. Obszar roboczy możemy dowolnie edytować poprzez menu Plik. Klikamy Nowy, a następnie na Narzędzie i wskazujemy element, który chcemy dodać. Do wyboru mamy wiele składników, które możemy wykorzystać podczas współpracy. Pracując nad projektem możemy wstawić moduł Dyskusja, dzięki któremu omówimy z innymi postęp pracy, lub Formularze, które mogą mieć wszelakie zastosowanie. Kalendarz pomoże w zaplanowaniu grafiku i ustaleniu harmonogramu pracy, Notatnik pozwoli na sporządzenie prostych notatek. Obrazy oraz Pliki ułatwią zarządzanie zawartością projektu. Spotkania natomiast pozwolą na zaplanowanie spotkań ze współpracownikami w celu omówienia postępów.Szkicownik umożliwi stworzenie prostych zarysów. Jak więc widać, możemy wybierać z wielu opcji i funkcji, które wspomogą działania. Do wykorzystania jest mnóstwo narzędzi, które możemy dowolnie łączyć, zależnie od potrzeby. Zawartość danego obszaru jest automatycznie synchronizowana podczas aktywności on-line. Możemy sami ją edytować, lub korzystać z gotowych szablonów. U dołu modułu zostały umieszczone zakładki, dzięki którym wygodnie możemy przełączać się pomiędzy otwartymi zadaniami i narzędziami.

Kontakty

Zakładka Kontakty pozwala na proste śledzenie aktywności on-line innych współpracowników, oraz pomoże w kontaktach z innymi. Zasada działania zbliżona jest do pracy komunikatora internetowego. Dzięki temu będziemy mieli łatwy dostęp do innych użytkowników będących on-line. Pomoże to w komunikacji oraz tworzeniu współpracy. Dodatkowo, w połączeniu z aplikacją Office Communicator, możemy bezpośrednio z poziomu Groove wykonywać rozmowy telefoniczne.

Alerty

Alerty odpowiadają za powiadomienia użytkownika poprzez dźwięki i wiadomości tekstowe o zmianach oraz ważnych zdarzeniach. Umożliwia to automatyczne śledzenie aktywności innych oraz zmian dokonywanych przez współpracowników podczas pracy nad projektem. Sposób w jaki będziemy informowani, możemy dowolnie zmieniać.

Pasek uruchamiania

Pasek uruchamiania jest składnikiem, który nadzoruje wszystkie pozostałe elementy Groove 2007, a także pozwala na wykonanie podstawowych czynności związanych z pracą aplikacji.

Rys. 4. Pasek uruchamiania

W zasobniku systemowym znajduje się kontrolka Microsoft Office Groove, która przybiera różne formy, zależnie od tego czy jesteśmy zalogowani, czy nie. Moduł Pasek uruchamiania jest miejscem, gdzie zostały skupione wszystkie podstawowe opcje dotyczące Groove, tak abyśmy mieli do nich łatwy dostęp. Szybko zmienimy tutaj obszar roboczy, lub sprawdzimy dostępność innych współpracowników. Ustawimy tutaj opcje dotyczące alertów i sposób w jaki będziemy powiadamiani przez program. Odnajdziemy tutaj także Pomoc, dzięki której rozwiążemy problemy z aplikacją.

Groove pozwala na bardzo swobodne działanie w obrębie obszaru roboczego. Możemy zapraszać nowych użytkowników, lub ich eliminować, poszerzać założenia projektu poprzez dodawanie nowych elementów oraz ich edycję. Integracja z pozostałymi aplikacjami pakietu Office, takimi jak InfoPath czy SharePoint Services, umożliwia bezproblemową pracę oraz zwiększa, już i tak duże, możliwości programu.

 Do początku strony

Czy warto?

Podsumowując - aplikacja Groove jest bardzo ciekawym narzędziem, wydaje się, że wręcz niezastąpionym w firmie lub korporacji, gdzie praca grupowa jest stawiana na piedestale. Członkowie zespołu mogą pracować bez względu na miejsce oraz czas. Ułatwia pracę, a tym samym podnosi efektywność i wydajność pracowników. Aplikacja oferuje wiele możliwości i naprawdę warto ją wykorzystywać w projektach zbiorowych, w których uczestniczy wiele osób.

Do początku strony