Outlook 2007 – Exchange 2007 – razem mogą więcej, cz. I

Autor: Michał Bednarz

Opublikowano: 1 marca 2007

Zawartość strony

	Wstęp
	Autodiscover i Autokonfiguracja
	Kalendarz
	Podsumowanie
	Przeczytaj pozostałe części artykułu

Wstęp

Zarówno Exchange 2007, jak i Outlook 2007 zawierają kilka zupełnie nowych funkcjonalności. Inne zostały zmienione lub poprawione. Dzięki temu użytkownik może szybciej, wygodniej i wydajniej pracować z nową wersją platformy Exchange – Outlook. Nowe funkcjonalności nie są jednak dostępne we wcześniejszych wersjach programu Outlook lub istnieje możliwość tylko częściowego ich wykorzystania, a wersje 2000 i wcześniejsze nie powinny być w ogóle używane z Exchange 2007 - pełną funkcjonalność zapewnia tylko Outlook 2007. W artykule przyjrzymy się nowym możliwościom i funkcjonalnościom dostępnym w Microsoft Office Outlook 2007 i Exchange 2007, gdy pracują one razem.

Artykuł składa się z dwóch części. W pierwszej z nich przyjrzymy się nowym usługom Autodiscover i Autokonfiguracja oraz zmianom i nowościom zaimplementowanym w organizacji spotkań oraz zarządzaniu zasobami.

 Do początku strony

Autodiscover i Autokonfiguracja

Pierwszą nową funkcjonalność Outlook’a i Exchange Server’a zauważymy już w momencie pierwszej konfiguracji konta pocztowego. Są to usługa Autodiscover serwera Exchange i wykorzystująca ją funkcjonalność Autoconfiguration (Autokonfiguracja) Outlook’a. Usługa Autodiscover służy do lokalizacji skrzynki pocztowej danego użytkownika, ustalenia jej nazwy oraz takich ważnych serwisów, jak:

• Unified Messaging,
• Offline Address Book (OAB),
• Out Of Office,
• Availability (dostarcza informacje Wolny/Zajęty),
• Ustawienia konfiguracyjne usługi Outlook Anywhere (czyli ustawienia konfiguracji RPC over HTTPS).

Serwis Autodiscover znajduje się na serwerze Exchange zainstalowanym w roli Client Access i zwraca wyżej wymienione informacje na podstawie konta Active Directory użytkownika lub jego adresu SMTP, jeśli użytkownik nie znajduje się w domenie. Dzięki temu obecnie konfiguracja skrzynki Exchange w Outlook 2007 jest wręcz trywialna. Jeśli użytkownik uruchamia Outlook’a w domenie Active Directory, to nie musi wpisywać żadnych informacji, aby poprawnie skonfigurować skrzynkę. Wszystkie potrzebne dane zostaną zwrócone przez serwis Autodiscover na podstawie konta Active Directory, na które jest on zalogowany (rys.1). W poprzednich wersjach Exchange/Outlook użytkownik musiał wpisać w dialogu konfiguracyjnym nazwę serwera oraz skrzynki pocztowej, co często stanowiło kłopot i wymagało dostarczenia użytkownikowi przez administratora odpowiednich danych.

Rys. 1. Jeśli użytkownik konfiguruje skrzynkę Exchange i znajduje się w domenie, wszystkie potrzebne dane są automatycznie odczytywane z Active Directory.

Jeśli użytkownik konfiguruje skrzynkę Exchange i nie znajduje się w domenie Active Directory, to wystarczy, że poda swój adres SMTP oraz hasło, aby skrzynka została automatycznie skonfigurowana łącznie z ustawieniami „RPC over HTTPS”, które obecnie otrzymały nazwę Outlook Anywhere.

Dzięki serwisowi Autodiscover Outlook może łatwo wykryć zmiany, które wprowadzone zostały w konfiguracji konta danego użytkownika. Na przykład, jeśli skrzynka użytkownika została przeniesiona na inny serwer, informacja ta zostanie pobrana z serwisu Autodiscover i Outlook automatycznie przełączy się na nowy serwer bez potrzeby interwencji ze strony użytkownika.

Funkcjonalność Autokonfiguracji w Outlook’u również znacznie upraszcza konfigurację kont POP3/SMTP/IMAP niekoniecznie znajdujących się na serwerze Exchange. Po podaniu przez użytkownika adresu SMTP oraz hasła, usługa Autokonfiguracji wykonuje szereg zapytań DNS oraz testów, na podstawie których ustalone zostają odpowiednie serwery POP3/SMTP/IMAP, porty komunikacyjne TCP, metody szyfrowania danych (SSL, TLS, SPA) odpowiadające podanemu adresowi SMTP. W ten sposób wszystkie dane konfiguracyjne dotyczące konta pocztowego wprowadzane do tej pory przez użytkownika, zostają automatycznie odnalezione i ustawione przez program Outlook.

Rys. 2. Test usługi Autokonfiguracji dla kont internetowych POP3/SMTP/IMAP. Ustawienia serwera pocztowego są wykrywane na podstawie podanego adresu SMTP oraz hasła.

Obecnie konfiguracja kont pocztowych przebiega zdecydowanie szybciej i sprawniej, praktycznie w całości wykonywana jest przez Outlook’a. Oczywiście istnieje również możliwość ręcznej konfiguracji każdego z kont, która wtedy przebiega tak samo, jak we wcześniejszych wersjach Outlook’a.

 Do początku strony

Kalendarz

W Exchange/Outlook 2007 w kalendarzu wprowadzono kilka nowych bardzo ważnych funkcjonalności, które realizowane są przez cztery komponenty.

Availability

Serwis Availability dostarcza informację o czasie Wolny/Zajęty (Free/Busy) użytkowników na podstawie terminów i spotkań umieszczonych w ich kalendarzach. Informacja ta wyświetlana jest na zakładce planowania spotkania umożliwiając organizatorowi zarezerwowanie terminu, w którym wszyscy uczestnicy są wolni, a serwisowi Sheduling Assistant pozwala podpowiadać najdogodniejsze terminy (rys.4). Informacja Wolny/Zajęty jest obecnie bezpośrednio i na bieżąco odczytywana z kalendarzy użytkowników, a nie z publicznych folderów, jak miało to miejsce w Exchange 2003/2000. Dzięki temu informacje o zajętości użytkowników i zasobów są zawsze aktualne. Na marginesie dodajmy, że użytkownik ma teraz możliwość zdefiniowania, kto ma dostęp do jego informacji o zajętości. Domyślnie każdy może ją odczytywać, ale użytkownik może w Outlook’u na zakładce z prawami kalendarza nadać to prawo ściśle określonej grupie osób (rys.3).

Rys. 3. Użytkownik może zdefiniować, kto ma dostęp do odczytu jego informacji Wolny/Zajęty.

Scheduling Assistant

Scheduling Assistant to nowy interfejs użytkownika oraz funkcjonalność ułatwiająca organizację spotkań. Po dodaniu do spotkania wymaganych osób, zasobów i urządzeń wystarczy na dialogu planowania wybrać dzień i określić czas trwania spotkania. Scheduling Assistant wyszuka najdogodniejszy termin spotkania na podstawie informacji o zajętości odczytanych z kalendarzy uczestników i zasobów spotkania starając się znaleźć termin, gdy wszyscy są dostępni (rys.4). Pod uwagę brane są takie czynniki, jak godziny pracy poszczególnych osób (każdy może mieć inne), dni wolne, a nawet strefy czasowe.

Rys. 4. Scheduling Assistant wyszukuje najdogodniejszy dla wszystkich uczestników termin na organizację spotkania.

Calendar attendant

W Exchange 2007 zaimplementowany został zupełnie nowy serwis o nazwie Calendar Attendant, którego zadaniem jest przetwarzanie wezwań na spotkania przychodzących do skrzynki użytkownika. Serwis działa po stronie serwera i wstępnie akceptuje przychodzące wezwania i umieszcza odpowiadające im spotkania w kalendarzu użytkownika. Ponadto dba o to, aby wezwania i ich uaktualnienie były przetwarzane w odpowiedniej kolejności oraz usuwa z kalendarza odwołane spotkania. Ta funkcjonalność jest dużym udogodnieniem dla użytkownika w porównaniu do poprzedniej wersji Exchange i Outlook’a, gdzie wszystkie wezwania na spotkanie były przetwarzane tylko po stronie Outlook’a i to dopiero w momencie otworzenia wezwania lub wyświetlenia go w oknie podglądu.

Resource Booking Attendant

W Exchange 2007 można tworzyć skrzynki pocztowe reprezentujące pomieszczenia oraz urządzenia i używać ich do zarządzania rezerwacjami tych zasobów. Organizatorzy spotkań dołączają skrzynkę zasobu do planowanego spotkania i wysyłają wezwanie do wszystkich uczestników. Wezwanie trafia również to skrzynki zasobu i tam jest przetwarzane po stronie serwera przez serwis o nazwie Resource Booking Attendant. Serwis ten automatycznie bez potrzeby interwencji ze strony użytkownika czy administratora odpowiada na wezwania w zależności od tego, kto i na kiedy rezerwuje spotkanie oraz przede wszystkim czy dany termin jest wolny, czy już przez kogoś zarezerwowany. Dla każdej skrzynki zasobu w serwisie Resource Booking Attendant może zostać ustawionych wiele opcji konfiguracyjnych. Można między innymi określić, kto ma prawo rezerwować zasób, w jakich godzinach, jak długo może trwać rezerwacja. Ustawienia skrzynki zasobu mogą zostać skonfigurowane w ten sposób, aby rezerwacje niektórych lub wszystkich użytkowników wymagały ręcznej akceptacji osoby zarządzającej zasobem. W takim wypadku Resource Booking Attendant będzie wstępnie akceptował rezerwację i jednocześnie wysyłał odpowiednią informację do zarządzającego zasobem, który będzie mógł ostatecznie zdecydować, czy rezerwacja zostanie zaakceptowana czy odrzucona. Ustawienia konfiguracyjne skrzynki zasobu nie mogą być edytowane w programie Outlook - w tym celu należy użyć Outlook Web Access (OWA) (rys.5).

Rys. 5. Ustawienia skrzynki zasobu mogą być edytowane przy pomocy OWA. Na rysunku widoczna jest tylko część dostępnych opcji.

Wszystkie wymienione wyżej serwisy kalendarza znacznie ułatwiają zarówno organizację spotkań pomiędzy użytkownikami, jak i zarządzanie fizycznymi zasobami współdzielonymi w firmie. Przetwarzanie wezwań na spotkania zostało zaimplementowane bezpośrednio na serwerze Exchange i odbywa się automatycznie, dlatego użytkownik widzi wszystkie swoje spotkania i zaproszenia na spotkania bezpośrednio w kalendarzu i to bez względu na to, czy uzyskuje do niego dostęp poprzez Outlook’a, OWA, telefon czy urządzenie mobilne. Dzięki Resource Booking Attendant zarządzanie zasobami może być w pełni zautomatyzowane i praktycznie nie wymaga żadnej interwencji ze strony użytkownika.

 Do początku strony

Podsumowanie

W drugiej części artykułu przyjrzymy się dalszym nowościom i zmianom w funkcjonalności Outlook 2007 i Exchange 2007. Zajmiemy się zarządzaniem zawartością skrzynek użytkowników, zamianami wprowadzonymi w „Asystencie podczas nieobecności”, usługami Unified Messaging oraz poprawionym wyszukiwaniem informacji.

 Do początku strony

Przeczytaj pozostałe części artykułu

• Outlook 2007 – Exchange 2007 – razem mogą więcej, cz. II

Michał Bednarz (MVP) Jest absolwentem Politechniki Wrocławskiej wydziału Informatyki i Zarządzania. Jest współwłaścicielem firmy CodeTwo, w której od kilku lat zajmuje się tworzeniem rozwiązań, komponentów, rozszerzeń dla platformy Exchange Server i Microsoft Outlook, aplikacji wspierających pracę grupową oraz aplikacji przeznaczonych na urządzenia mobilne. Jest opiekunem działu dotyczącego serwera Exchange na portalu wss.pl, udziela się na forum portalu, gdzie pomaga użytkownikom w rozwiązywaniu ich problemów. Na stronie www.outlook.pl prowadzi także własne forum oraz pisze porady dotyczące programu Microsoft Outlook. Od 2006 roku posiada tytuł MVP w kategorii Microsoft Office Outlook.

Do początku strony