Outlook 2007 – Exchange 2007 – razem mogą więcej, cz. II

Autor: Michał Bednarz

Opublikowano: 13 marca 2007

Zawartość strony

	Wstęp
	Zarządzanie zawartością skrzynek
	Asystent podczas nieobecności
	Unified messaging
	Szybkie wyszukiwanie
	Podsumowanie
	Przeczytaj pozostałe części artykułu

Wstęp

W pierwszej części artykułu przyjrzeliśmy się nowym usługom Autodiscover i Autokonfiguracja oraz zmianom i nowościom zaimplementowanym w organizacji spotkań oraz zarządzaniu zasobami. W tej części przedstawione zostaną takie zagadnienia, jak zarządzanie zawartością skrzynek użytkowników, zmiany wprowadzone w „Asystencie podczas nieobecności”, usługi Unified Messaging oraz szybkie wyszukiwanie informacji.

 Do początku strony

Zarządzanie zawartością skrzynek

Poczta elektroniczna odgrywa dużą rolę w komunikacji biznesowej. Często przy jej pomocy przesyłane są ważne dokumenty lub prowadzone konwersacje, mające kluczowe znaczenie dla projektów. W związku z tym w wielu firmach wprowadza się zasady nakładające na pracowników obowiązek przechowywania ważnych wiadomości pocztowych przez określony okres czasu. Z drugiej strony zmorą administratorów są skrzynki użytkowników osiągające ogromne rozmiary, na których objętość w przeważającej części składa się zupełnie nieistotna - z punktu widzenia firmy - korespondencja.

W Exchange 2007 istnieje mechanizm o nazwie Messaging Records Management wychodzący na przeciw tym wymaganiom i problemom. Pozwala on zdefiniować administratorowi zasady, jakie będą stosowane do wybranych folderów lub całej skrzynki użytkownika (rys.1). Zasady są stosowane do tych wiadomości, które osiągną określony wiek. Można na przykład określić, że wiadomości z danego folderu starsze niż 30 dni mają być przenoszone do folderu „Elementy usunięte” lub całkowicie usuwane ze skrzynki użytkownika. Dzięki temu administrator może wymusić usuwanie ze skrzynki użytkownika starszych wiadomości lub innych elementów.

Rys. 1. Administrator może tworzyć zasady dla zarządzanych folderów korzystając z konsoli Exchange Management.

Oprócz zasad stosowanych do folderów istniejących w skrzynce użytkownika, a zwłaszcza do folderów domyślnych, administrator może również zdefiniować nowy zbiór folderów, które pojawią się w skrzynkach użytkowników jako podfoldery folderu „Foldery zarządzane” (rys.2). Do folderów tych mogą zostać dodane komentarze wyświetlane przez Outlook’a mówiące użytkownikom, jakie jest ich przeznaczenie. Administrator może na przykład stworzyć folder o nazwie „Ważne dokumenty”, którego zawartość będzie automatycznie archiwizowana przez serwer Exchange. Użytkownicy powinni przenosić do tego folderu wszystkie wiadomości uznane za ważne, aby zapewnić, że zostaną one trwale zapisane przez serwer w bezpiecznym miejscu.

Rys. 2. Niestandardowe foldery zarządzane utworzone przez administratora pojawiają się w skrzynce użytkownika jako podfoldery folderu „Foldery zarządzane”.

W tym miejscu warto wspomnieć również o możliwości klasyfikowania wiadomości wysyłanych przy pomocy programu Outlook 2007. Administrator serwera Exchange może zdefiniować różne kategorie wiadomości, na przykład „Poufne”, „Prywatne”, „Ważne”, „Wewnętrzne” oraz przypisać do nich komentarze, które będą wyświetlane na wiadomości posiadającej określoną klasyfikację. Wiadomość może zostać sklasyfikowana przez użytkownika w momencie jej wysyłania (rys.3) lub przez administratora przy użyciu reguł transportowych serwera Exchange. Klasyfikowanie wiadomości oraz powiązane z tym komentarze umożliwiają instruowanie użytkowników, w jaki sposób powinni postępować z określoną wiadomością. Ale dają administratorowi również kontrolę nad tym, gdzie i w jaki sposób przesyłane są określone wiadomości. Przykładowo, administrator może zdefiniować regułę transportową, która nie będzie zezwalała na wysyłanie wiadomości sklasyfikowanych jako „Wewnętrzne” na zewnątrz organizacji.

Rys. 3. Podczas tworzenia nowej wiadomości, użytkownik może nadać jej jedną z klasyfikacji ustanowionych przez administratora. Na sklasyfikowanej wiadomości pojawi się odpowiedni zdefiniowany przez administratora komentarz.

Messaging Records Management oraz zarządzane foldery zdecydowanie ułatwiają zarządzanie zawartością skrzynek użytkowników oraz pozwalają na proste archiwizowanie treści uznanych za ważne. W połączeniu z klasyfikowaniem wiadomości mechanizmy te umożliwiają sprawowanie większej kontroli nad przechowywaniem i przepływem wiadomości w organizacji.

 Do początku strony

Asystent podczas nieobecności

„Asystent podczas nieobecności” jest serwisem działającym po stronie serwera Exchange, który automatycznie odpowiada na wiadomości przychodzące do skrzynki użytkownika podczas jego nieobecności. Dzięki temu użytkownik może poinformować nadawcę, że nie ma go obecnie w biurze i nie może przeczytać wiadomości.

„Asystent podczas nieobecności” istnieje w Exchange Server od dawna, ale w Exchange 2007 posiada dużo większe możliwości konfiguracji niż w poprzednich wersjach. Przede wszystkim użytkownik może zdefiniować dwie odrębne treści odpowiedzi, w zależności od tego, czy nadawca jest osobą z tej samej firmy, czy też zewnętrzną (rys.4). Można również określić, że odpowiedzi do osób spoza firmy powinny być wysyłane tylko wtedy, jeśli adres tej osoby znajduje się w prywatnej książce adresowej użytkownika. Dzięki temu unika się niepotrzebnego wysyłania odpowiedzi na wiadomości, które są spamem, a udało im się przedostać przez filtry antyspamowe serwera Exchange i Outlook’a.

Rys. 4. Nowy Asystent podczas nieobecności pozwala zdefiniować osobną odpowiedź dla użytkowników zewnętrznych oraz określić zakres czasu, w którym ma być aktywny.

Użytkownik nie musi już pamiętać o włączeniu „Asystenta podczas nieobecności” przed udaniem się na urlop czy delegację. Teraz może dużo wcześniej określić okres czasu, w którym asystent ma być aktywny i ma odpowiadać na przychodzące wiadomości.

 Do początku strony

Unified messaging

Unified messaging jest najbardziej interesującą funkcjonalnością serwera Exchange 2007 z punktu widzenia użytkownika końcowego. Daje mu ona możliwość dostępu do skrzynki pocztowej przy użyciu zwykłego telefonu, nieocenioną w sytuacjach, gdy brak jest dostępu do komputera. Przy pomocy telefonu i usługi Unified messaging użytkownik może:

• odsłuchiwać wiadomości pocztowe oraz głosowe znajdujące się w jego skrzynce odbiorczej,
• odpowiadać, przesyłać dalej i usuwać wiadomości pocztowe oraz głosowe,
• pracować z kalendarzem, dodawać, usuwać, przesuwać terminy i spotkania,
• przeglądać książkę adresową i wykonywać za jej pośrednictwem telefony do wybranych kontaktów.

Rys. 5. Wiadomość głosowa w skrzynce użytkownika posiada wbudowany odtwarzacz, pozwala na dołączanie do wiadomości notatek oraz odsłuchanie wiadomości na telefonie.

Jeśli nie możemy w danej chwili odebrać telefonu, Unified messaging umożliwia innym osobom zostawianie w naszej skrzynce wiadomości głosowych, które później możemy odsłuchać w Outlook’u. Wiadomość taka pojawia się w naszej skrzynce odbiorczej jako wiadomość pocztowa z wbudowanym odtwarzaczem dźwięku, więc może być odsłuchana bezpośrednio w Outlook’u (rys.5). Wiadomość pocztowa posiada również specjalne pole, w którym możemy wpisać dowolne notatki, które zostaną zapisane razem z wiadomością. Jeśli znajdujemy się akurat z zatłoczonym biurze, korzystamy z publicznego komputera lub komputera, który nie jest wyposażony w głośniki, możemy skorzystać z funkcji Play on Phone, która pozwoli nam odsłuchać wiadomość głosową przez telefon.

 Do początku strony

Szybkie wyszukiwanie

Jednym z mankamentów wcześniejszych wersji serwera Exchange oraz Outlook’a było wyszukiwanie. Skrzynka serwera Exchange zawiera zazwyczaj bardzo dużą liczbę wiadomości pocztowych oraz innych elementów, takich jak kontakty czy terminy. Wyszukiwanie informacji w skrzynce to jedna z podstawowych i często używanych funkcji. W poprzednich wersjach Exchange i Outlook wyszukiwanie w trybie buforowanym odbywało się w locie. Po wpisaniu przez użytkownika wyszukiwanej frazy, Outlook przeglądał po kolei wszystkie elementy znajdujące się w folderze i wyświetlał użytkownikowi wyniki. Operacja ta trwała jednak długo, zwłaszcza jeśli folder zawierał wiele elementów. Co gorsza, wyszukiwanie przebiegało „od tyłu”, więc podczas przeszukiwania na przykład folderu „Elementy usunięte” najpierw wyświetlane były w wynikach najstarsze wiadomości, a dopiero później w trakcie wyszukiwania pojawiały się nowsze. Administrator mógł w poprzednich wersjach serwera Exchange włączyć indeksowanie danych na serwerze. Wtedy, gdy Outlook połączony był ze skrzynką w trybie bezpośrednim (online), lub gdy użytkownik korzystał z OWA, dane były wyszukiwane szybciej na podstawie indeksów. Indeks, aby zawierać aktualne dane, musiał być jednak w miarę często przebudowywany. Przebudowanie indeksu wymagało przeglądnięcia wszystkich elementów we wszystkich skrzynkach użytkowników, co zabierało tak duże zasoby mocy przeliczeniowych serwera, że w praktyce korzystanie z indeksów było odradzane.

Obecnie dane w Outlook’u 2007 w trybie buforowanym są wyszukiwane przy pomocy programu Windows Desktop Search, który indeksuje dane, co powoduje, że mogą one być wyszukane błyskawicznie. Wyniki są wyświetlane już w trakcie wpisywania przez użytkownika kryterium wyszukiwania. Indeksowanie danych odbywa się w sposób przyrostowy, dzięki czemu dane w indeksie są zawsze aktualne i nie są potrzebne czasochłonne i zasobochłonne operacje przebudowy indeksu. Również indeksowanie danych na serwerze Exchange zostało gruntownie zmienione. Indeksy nie wymagają przebudowy, ponieważ zmiany, podobnie jak w Windows Desktop Search, również są wprowadzane przyrostowo. Nowy mechanizm indeksowania danych na serwerze Exchange jest około 35 razy szybszy niż w poprzednich wersjach. Wszytko to powoduje, że wyszukiwanie danych w skrzynce odbywa się bardzo szybko i nie jest już dla użytkownika żadnym problemem.

Rys. 6. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane natychmiast, a szukane frazy są podświetlane wybranym kolorem.

 Do początku strony

Podsumowanie

W Exchange 2007 i Outlook 2007 wprowadzona kilka nowych funkcjonalności, kilka innych zostało znacznie ulepszonych, jeszcze inne zoptymalizowane. Pojawiły się nowe usługi, między innymi: Autodiscover, Autokonfiguracja, Unified Messaging, zarządzanie zawartością skrzynek użytkowników. Rozbudowana została funkcjonalność kalendarza, poprawione wyszukiwanie. Nowe funkcjonalności nie mogą jednak zostać w pełni wykorzystane, jeśli użytkownicy pracujący z serwerem Exchange 2007 używają wcześniejszych wersji Outlook’a. Wszystkie nowe funkcje potrafi wykorzystać tylko najnowszy Outlook 2007.

 Do początku strony

Przeczytaj pozostałe części artykułu

• Outlook 2007 – Exchange 2007 – razem mogą więcej, cz. I

Michał Bednarz (MVP) Jest absolwentem Politechniki Wrocławskiej wydziału Informatyki i Zarządzania. Jest współwłaścicielem firmy CodeTwo, w której od kilku lat zajmuje się tworzeniem rozwiązań, komponentów, rozszerzeń dla platformy Exchange Server i Microsoft Outlook, aplikacji wspierających pracę grupową oraz aplikacji przeznaczonych na urządzenia mobilne. Jest opiekunem działu dotyczącego serwera Exchange na portalu wss.pl, udziela się na forum portalu, gdzie pomaga użytkownikom w rozwiązywaniu ich problemów. Na stronie www.outlook.pl prowadzi także własne forum oraz pisze porady dotyczące programu Microsoft Outlook. Od 2006 roku posiada tytuł MVP w kategorii Microsoft Office Outlook.

Do początku strony