Program Outlook 2007 - Poziom: 200

Autor: Sławomir Mycka

Opublikowano: 23 lutego 2007

Zawartość strony

	Wprowadzenie
	Konfigurowanie kont
	Kalendarz
	Zadania
	Dziennik
	Podsumowanie

Wprowadzenie

Program Outlook 2007 jest kolejnym przykładem na kierunek rozwoju, jaki obrała firma Microsoft dla swoich produktów. Postawiono przede wszystkim na jeszcze większą prostotę oraz łatwość obsługi, niż w poprzednich wersjach aplikacji. Dodatkowo rozbudowano możliwości tak, aby Outlook przestał być kojarzony jako zwykły program pocztowy. Zaawansowany kalendarz, zarządzanie zadaniami oraz dziennik zostały wyznaczone do tego zadania. Zacznijmy jednak od podstawowej funkcji, jaką jest obsługa poczty.

 Do początku strony

Konfigurowanie kont

Przy pierwszym uruchomieniu program automatycznie poprosi o utworzenie konta pocztowego. Możemy to zrobić na dwa sposoby: korzystając z kreatora, lub wprowadzić dane ręcznie. Pierwszy z nich to jedna z bardzo użytecznych nowości. Ogranicza konieczność ingerencji użytkownika do minimum. Wystarczy, że podamy swój adres email oraz hasło, a także podpis, jakim chcemy się posługiwać, wysyłając wiadomości używając tego konta. Następnie klikamy Dalej i czekamy aż program skontaktuje się z serwerem pocztowym i dostosuje wszystkie potrzebne opcje.

Rys. 1. Dodawanie nowego konta e-mail

Jest to bardzo wygodna forma dodawania kont. Możemy jednak skorzystać również z opcji ręcznego konfigurowania konta. W tym przypadku sami wpisujemy wszystkie potrzebne dane, typ i adresy serwerów pocztowych, a także wybieramy czy wymagają one logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła. Po tej czynności możemy sprawdzić poprawność ustawień. W tym celu klikamy kontrolkę Testuj ustawienia konta... . Outlook spróbuje się połączyć używając konfiguracji, jaką przed chwilą wprowadziliśmy oraz poinformuje nas, czy czynność ta powiodła się. W trakcie działania wyśle także wiadomość kontrolną pod podany adres.

Rys. 2. Testowanie ustawień konta e-mail

Możemy oczywiście korzystać z wielu kont pocztowych jednocześnie. Aby dodać nowe konto wybieramy w menu Narzędzia opcję Ustawienia kont... . Otwiera się moduł służący do zarządzania kontami, nie tylko pocztowymi. Standardowo okno przedstawia zawartość karty Poczta e-mail. Możemy tutaj zarówno dodawać, edytować, jak i usuwać konta pocztowe (służą do tego odpowiednio kontrolki Nowy..., Zmień... oraz Usuń). Możemy także w zakładce Źródła danych RSS dostosowywać adresy kanałów RSS, które nareszcie pojawiły się w Outlooku.

 Do początku strony

Kalendarz

Zajmijmy się teraz kalendarzem. Nikomu nie trzeba tłumaczyć podstawowej funkcji tego narzędzia. Jest to alternatywa do tradycyjnego, papierowego kalendarza. Jednak możemy wskazać wiele punktów, w których  jest od niego o wiele wygodniejsza i dająca dużo większe możliwości. Ot, chociażby możliwość edycji wcześniej wprowadzonych terminów. Użytkownicy zwrócą bardziej uwagę na sposób przedstawiania danych. Aplikacja pozwala przyjrzeć się terminom w skali dnia, tygodnia, bądź miesiąca. Dodatkowo pomocne okazuje się być także wyszukiwanie. Samo wpisywanie notek jest bardzo proste. Wybieramy dzień i godzinę, o której ma się rozpocząć np. zaplanowane spotkanie i klikamy w tym miejscu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy. Klikając w ten sam sposób w miejsce, w którym jakaś informacja już się znajduje, otworzy się moduł służący do jej edycji. Możemy tam również porównać czas wolny kilku osób, żeby móc zaplanować na przykład wspólne spotkanie.

Oprócz standardowych, jednorazowych terminów możemy wprowadzać również powtarzające się cyklicznie co pewien okres. W tym celu klikamy w wybranym przez nas miejscu kalendarza prawym przyciskiem myszy i wybieramy Nowy termin cykliczny. Inną opcją dostępną w tym menu kontekstowym jest Nowe wezwanie na spotkanie. Jest ona niezwykle przydatna, np. gdy organizujemy imprezę. Po wybraniu terminu od razu rozsyłamy zaproszenia do znajomych w postaci wiadomości e-mail.

Każdy wpis możemy oznaczyć kategoriami, aby łatwiej było odróżnić te, które związane są na przykład z pracą, od terminów uczelnianych. Wystarczy kliknąć wybraną notkę prawym przyciskiem myszy i rozwinąć listę Kategoryzuj. Początkowo znajdują się tam kategorie nazwane od kolorów, na jaki zostaną oznaczone wpisy, czyli m. in kategoria niebieska, czy kategoria czerwona. Wybieramy jedną z nich, po czym pojawi się moduł, w którym zmieniamy nazwę kategorii. Przy kolejnym wyborze zostanie ona już dodana i od razu będziemy mogli ją wybrać z listy Kategoryzuj. Jak widać znacznie zwiększają one czytelność kalendarza. Dodatkowo upiększają jego wygląd.

Rys. 3. Kalendarz

Bardzo ciekawą opcją jest eksportowanie kalendarza. Możemy to zrobić na dwa sposoby: przesłać go w wiadomości e-mail, lub udostępnić na witrynie Microsoft Office Online. W przypadku tej drugiej opcji musimy się zalogować, używając posiadanego LiveID, a następnie przejść kilka kroków rejestracji . Obie funkcje uruchamiamy klikając łącze znajdujące się na Pasku Nawigacyjnym, są to odpowiednio: Wyślij kalendarz pocztą e-mail... oraz Publikuj mój kalendarz. Ta druga sprawia, że kalendarz staje się dostępny dla innych użytkowników serwisu Microsoft Office Online. Aby przejrzeć udostępnione w ten sam sposób zapiski innych, klikamy łącze Przeszukaj kalendarze w trybie online. Zajmijmy się teraz pierwszą z wymienionych opcji, czyli przesyłaniem kalendarza przy użyciu e-mail. Po uruchomieniu tej funkcji uruchamia się moduł wysyłania wiadomości oraz kalendarza. W tym ostatnim wybieramy, jakie dane mają zostać wyeksportowane. Przypuśćmy, że chcemy umówić się z kimś na spotkanie, ale nie chcemy w pełni ujawniać swoich pozostałych zajęć. W takiej sytuacji wybieramy w polu Szczegóły opcję Tylko dostępność. Zostanie wygenerowany kalendarz dzielący prezentowany czas na wolny i zajęty. W ten sposób możemy łatwo uzgodnić termin, w którym wspólnie mamy wolny czas, zachowując przy tym pełną prywatność. Można również ograniczyć wyświetlony czas do godzin pracy zdefiniowanych w programie. Inną opcją jest wybór zakresu dat, jakie mają zostać przesłane. Wybieramy z listy jeden z dostępnych np. dzisiaj, jutro, lub następne 7 dni, albo definiujemy własny okres. Po dostosowaniu wszystkich opcji klikamy OK aby zatwierdzić. Wtedy zostanie wygenerowana zawartość wiadomości e-mail. Będzie to zarówno strona HTML zawierająca dane, które określiliśmy przed chwilą, a także plik kalendarza umieszczony jako załącznik.

Rys. 4. Wysyłanie kalendarza pocztą e-mail

 Do początku strony

Zadania

Jest to kolejna nowość w aplikacjach z rodziny Outlook. W zamiarze twórców mają one zastąpić popularne żółte karteczki, na których zostawiamy różnorodne zapiski, żeby nie zapomnieć o czynnościach, które mamy do wykonania, ale nie tylko. Prostota obsługi, a także możliwości jakie oferują zadania w tej aplikacji pozwalają sądzić, że plan ten może zostać osiągnięty. Odczuwalne są podobieństwa do funkcji programu OneNote, jednak tutaj przeznaczone są do innych celów. Aby skorzystać z zadań wystarczy kliknąć opcję Zadania na Pasku Nawigacyjnym.

Rys. 5. Lista zadań do wykonania

Wprowadzanie zadań jest banalne proste. Wystarczy kliknąć pole oznaczone Wpisz nowe zadanie i wprowadzić tytuł, lub krótką notkę. Tak samo jak w przypadku terminów w kalendarzu, możemy oznaczać je kategoriami. Dodatkowo obok zadania widnieje Flaga monitująca. Informuje ona o tym, czy zadanie zostało wykonane, a jeśli nie, to do kiedy musi zostać zakończone. Zaraz po utworzeniu zadania, termin jest ustawiony na Dzisiaj. Aby to zmienić, wystarczy otworzyć menu kontekstowe, klikając prawym przyciskiem myszy na danym nadaniu, a następnie z listy Flaga monitująca wybrać odpowiednią opcję. Możemy tam także dodać przypomnienie, wskazując Dodaj przypomnienie. Wtedy pokaże się odpowiedni moduł, w którym wskazujemy dowolny termin, a także dowolny dźwięk w formacie WAVE, który na zostać odegrany.

Więcej opcji dotyczących zadania uzyskamy klikając na konkretne z nich dwukrotnie lewym przyciskiem myszy. Otworzy się moduł edycji. Zauważmy, że w nim znajduje się kontrolka Przydziel zadanie. Jest to bardzo ciekawa funkcja. Załóżmy, że jesteśmy przełożonym w jakiejś firmie i pracujemy nad pewnym projektem. Tworzymy zadania, a następnie przydzielamy je do każdego z pracowników. Zostaną oni poinformowani o tym wiadomością e-mail. Dodatkowo mogą oni informować o stanie wykonania czynności im powierzonej, korzystając z funkcji Wyślij raport o stanie. Fakt, że narzędzia te zostały zintegrowane z programem pocztowym sprawia, że komunikacja jest znacznie prostsza. Outlook stał się doskonałym uzupełnieniem programu Project. Czasami nie mamy potrzeby korzystać z tak rozbudowanej aplikacji i wystarczą nam podstawowe narzędzia, które potrafią znacznie przyspieszyć i uporządkować działania. Dostajemy je w najnowszej wersji programu pocztowego od Microsoftu.

 Do początku strony

Dziennik

Element ten został przygotowany, aby zapisywać zdarzenia, jakie zaszły pomiędzy nami, a wybranymi kontaktami. Po uruchomieniu rejestruje takie dane, jak przesłane wiadomości e-mail, lub pliki pakietu Office, a także m. in. spotkania, rozmowy telefoniczne, czy zlecenie zadania. Gdy korzystamy z dziennika najwygodniej jest dodać go do Paska Nawigacyjnego. W tym celu klikamy strzałkę w prawym dolnym jego rogu. Z otwartego menu kontekstowego wybieramy Dodaj lub usuń przyciski, a stamtąd Dziennik. Następnie klikamy kontrolkę symbolizującą go. Przy pierwszym uruchomieniu narzędzie to poprosi o wskazanie rodzaju informacji jakie mają być rejestrowane, a także o kontakty, których one dotyczą. Od tej pory wszystkie wybrane elementy będą zapisywane i przedstawiane w postaci osi czasu. Mamy także możliwość ręcznego dodawania zdarzeń. Tak jak w poprzednich narzędziach, możemy korzystać z wyszukiwarki oraz różnych typów widoków.

Rys. 6. Dziennik

Często zdarza się tak, że pamiętamy o tym, że dostaliśmy od kogoś plik, ale zapomnieliśmy jaka jest do niego ścieżka dostępu. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi dziennik. Mają tylko cząstkowe dane potrafimy odtworzyć resztę. Możemy także kontrolować czas, jaki spędziliśmy na przykład na pracy z danym kontaktem.

 Do początku strony

Podsumowanie

Outlook 2007 stał się zintegrowanym środowiskiem zarządzającym wszelakimi informacjami. Dalej w głównej mierze jest to program pocztowy, który pozwala w bardzo wygodny sposób tworzyć, odbierać i przechowywać wiadomości e-mail, ale zawiera dodatkowo kilka bardzo użytecznych funkcji. Połączenie ich w jedną całość daje potężne narzędzie, które w znacznym stopniu może ułatwić oraz przyspieszyć pracę. Dodatkowo, prostota obsługi sprawia, że nikt nie powinien mieć większych problemów z obsługą większości z nich. Jest to krok do zmiany statusu aplikacji, ale czy użytkownicy będą korzystać z programu Outlook 2007, jako z czegoś więcej, niż rozbudowany program pocztowy? Miejmy nadzieję, że wykorzystają drzemiący w nim potencjał.

Do początku strony