Zarządzanie usługą wyszukiwania i indeksowania w Microsoft Office SharePoint Server 2007

Autor: Sebastian Wilczewski

Opublikowano: 15 marca 2007

Zawartość strony

	Wprowadzenie
	Zarządzanie usługą wyszukiwania i indeksowania
	Harmonogramy przeszukiwania
	Definiowanie źródeł zawartości
	Zakresy wyszukiwania
	Tworzenie i zarządzanie regułami
	Dodawanie zakresu do witryny portalu
	Korzystanie z usługi wyszukiwania
	Podsumowanie

Wprowadzenie

Microsoft Office SharePoint Server 2007 został wyposażony w udoskonaloną usługę wyszukiwania i indeksowania. Dzięki niej możliwe jest efektywne, szybkie i intuicyjne wyszukiwanie zasobów opublikowanych nie tylko na stronach portalu SharePoint, ale również przechowywanych w źródłach zewnętrznych, takich jak inne portale internetowe i intranetowe, udostępnione foldery, foldery publiczne Exchange, czy zewnętrzne aplikacje biznesowe, takie jak np. systemy CRM czy ERP. Wyszukiwanie realizowane jest nie tylko po nazwie pliku, ale również po jego zawartości oraz po metadanych opisujących opublikowane dokumenty. Możliwość definiowania wielu zakresów wyszukiwanie ułatwia odnalezienie interesujących użytkownika portalu zasobów, a wyszukiwanie zawansowane pozwala na precyzyjne zadawanie zapytania odnośnie interesujących użytkownika treści. Dodatkowo istnieje możliwość wyszukiwania informacji o pracownikach firmy, co powoduje, że wyszukiwarka na stronach Microsoft Office SharePoint Server 2007 staje się najważniejszym i jednocześnie intuicyjnym w użyciu i łatwo dostępnym narzędziem, od którego pracownicy firmy rozpoczynają poszukiwanie potrzebnych im informacji.

Ten artykuł omawia sposoby konfiguracji i zarządzania usługą wyszukiwania.

 Do początku strony

Zarządzanie usługą wyszukiwania i indeksowania

Zarządzanie usługą wyszukiwania i indeksowania odbywa się z poziomu strony Administracjacentralna programu SharePoint. Na stronie administracji centralnej należy przejść do zakładki Zarządzanie aplikacjami. W sekcji Usługi udostępnione programu Office SharePoint Server należy skorzystać z łącza Utwórz lub konfiguruj usługi udostępnione tej farmy. Następnie należy wskazać tę usługę udostępnioną, dla której ma zostać skonfigurowana usługa wyszukiwania, i w sekcji Wyszukiwanie wybrać polecenie Ustawienia wyszukiwania. Wszelkie opisane w tym artykule narzędzia są dostępne na wskazanej powyżej stronie, chyba, że w dalszym opisie podano inaczej.

Usługa indeksowania pozwala na indeksowanie nie tylko samych nazw i właściwości plików, ale również na indeksowanie ich zawartości. Dzięki temu w zapytaniu w wyszukiwarce na stronach portalu możliwe jest wpisanie słów występujących w treści dokumentu, co pozwala na łatwe i szybsze wyszukanie np. umowy zawierającej określone słowa. Microsoft Office SharePoint Server 2007 może indeksować treść (zawartość) dokumentów różnego typu, zapisanych w różnorodnych formatach, o ile zostały zainstalowane właściwe IFilter, dla danego rodzaju pliku. Zainstalowanie dodatkowych IFilter pozwoli na indeksowanie np. plików PDF.

 Do początku strony

Harmonogramy przeszukiwania

Harmonogram przeszukiwania służy do określenia, z jaką częstotliwością i kiedy ma by wykonywane indeksowanie danych zapisanych na stronach portalu i w źródłach zewnętrznych. Można go dodać i zdefiniować podczas definiowania źródeł zawartości.

MOSS 2007 pozwala na zdefiniowanie harmonogramu przeszukiwania pełnego i przyrostowego. Odbywa się to poprzez wybranie łącza Utwórz harmonogram na stronie Dodawanie źródłazawartości. Strona Dodawanie źródła zawartości jest dostępna po wybraniu łącza Źródłazawartości i harmonogramy przeszukiwania a następnie polecenia Nowe źródło zawartości (ewentualnie podczas edycji istniejącego źródła zawartości). Raz stworzony harmonogram może być wykorzystywany przez wiele źródeł zawartości, jednak jedno źródło może posiadać jednocześnie tylko jeden harmonogram przeszukiwania pełnego i jeden harmonogram przeszukiwania przyrostowego. Definiując harmonogram przeszukiwania, należy zdefiniować następujące parametry (patrz Rysunek 1 ):

• Typ – dostępne są trzy typu harmonogramu – Codziennie, Co tydzień, Co miesiąc.

• Ustawienia – zawartość tych parametrów zależna jest od wybranego typu harmonogramu.

  Dla typu codziennego dostępne są następujące parametry:

  • Uruchom co … dni – pozwala określić, co ile dni ma się odbywać przeszukiwanie,
  • Godzina rozpoczęcia – pozwala określić, od której godzinie każdego dnia ma się odbywać przeszukiwanie,
  • Powtórz w ciągu dnia – pozwala określić z jaką częstotliwością indeksowanie ma się odbywać.

Rys. 1. Definiowanie harmonogramu przeszukiwania.

W czasie definiowania harmonogramu przeszukiwania ważne jest, aby zwrócić uwagę na fakt, że przeszukiwanie pełne pochłania większą ilość zasobów serwera, niż przyrostowe, i jest czasochłonne. Dlatego wyszukiwanie pełne powinno być wykonywane stosunkowo rzadko, w godzinach, w których serwer jest najmniej obciążony. Dodatkowo, należy wziąć pod uwagę fakt, że wykonywanie przeszukiwania z małą częstotliwością może spowodować, że niedawno dodane dokumenty nie będą pojawiały się w wynikach wyszukiwania.

 Do początku strony

Definiowanie źródeł zawartości

Definiowanie źródeł zawartości pozwala określić, jakie zasoby (na stronach portalu i poza nimi) mają być poddane indeksowaniu, a tym samym, jakie zasoby MOSS 2007 będzie mógł przeszukiwać. MOSS 2007 może indeksować następujące zasoby (źródła zawartości):

• Witryny programu SharePoint – zdefiniowanie tego źródła pozwoli, aby MOSS 2007 przeszukiwał wskazane podczas definiowanie źródła zawartości witryny SharePoint,
• Witryny sieci Web – zdefiniowanie tego źródła pozwoli, aby MOSS 2007 przeszukiwał wskazane podczas definiowanie źródła zawartości dodatkowych witryn sieci Web, takie jak na przykłady inne witryny intranetowe, nie stworzone w oparciu o technologie SharePoint, czy witryny internetowe firmy, lub firm partnerskich. Funkcjonalność ta pozwala na zaimplementowanie wyszukiwania na stronach internetowych, które dotychczas nie były indeksowane,
• Udziały plików – zdefiniowanie tego źródła pozwoli, aby MOSS 2007 przeszukiwał wskazane podczas definiowanie źródła zawartości udziały sieciowe, takie jak na przykład udostępnione foldery z raportami firmowymi. Zdefiniowanie źródła zawartości w postaci udziału plików pozwoli na szybkie odnalezienie ważnego raportu przechowywanego poza witrynami SharePoint, w udostępnionych w tradycyjny sposób folderach,
• Foldery publiczne programu Exchange – zdefiniowanie tego źródła pozwoli, aby MOSS 2007 przeszukiwał wskazane podczas definiowania źródła zawartości foldery publiczne serwera Exchange,
• Dane biznesowe - zdefiniowanie tego źródła pozwoli, aby MOSS 2007 przeszukiwał wskazane dane pochodzące z aplikacji biznesowych (konieczne jest jednak uprzednie wykonanie importu definicji aplikacji biznesowej – można to zrobić na stronie administracji usług udostępnionych).

Definiowanie źródeł zawartości odbywa się po wybraniu polecenia Źródła zawartości iharmonogramy przeszukiwania a następnie Nowe źródło. Parametry, jakie należy zdefiniować, zależne są od tego, jaki rodzaj źródła danych dodajemy. Rysunek 2 przedstawia parametry, jakie należy podać definiując Udział plików, jako źródło zawartości:

• Nazwa – pozwala na określenie nazwy dla źródła zawartości,

• Typ zawartości – pozwala na określenie jakiego typu dane mają być przeszukiwane, można wybrać jedną z następujących opcji:

  • Witryny programu SharePoint,
  • Witryny sieci Web,
  • Udziały plików ,
  • Foldery publiczne programu Exchange,
  • Dane biznesowe.

• Adresy początkowe – należy podać adres (w przypadku udziału plików ścieżkę UNC), który ma być indeksowany, w kolejnych wierszach można podać kolejne adresy,

• Ustawienia przeszukiwania – można określić, czy tylko adresy podane w polu Adresy początkowe będą przeszukiwane, czy również adresy znajdujące się w podlokalizacjach danego adresu,

• Harmonogramy przeszukiwania – tutaj można wybrać jeden z istniejących harmonogramów przeszukiwania przyrostowego i pełnego, stworzyć nowy lub edytować już istniejący,

• Rozpoczynanie przeszukiwania pełnego – po zaznaczeniu tego pola dane źródło będzie gotowe do przeszukiwania. Konieczne jest zaznaczenie tego pola, aby możliwe było przeszukiwanie definiowanego źródła.

Rys. 2. Dodawanie źródła zawartości.

Lista zdefiniowanych źródeł zawartości dostępna jest na stronie Zarządzanie źródłamizawartości (patrz Rysunek 3).

Rys. 3. Zdefiniowane źródła zawartości.

 Do początku strony

Zakresy wyszukiwania

Microsoft Office SharePoint Server 2007 pozwala również na definiowanie zakresów wyszukiwania. Zakres wyszukiwania pozwala na zawężanie obszaru, jaki powinien zostać przeszukany. Dzięki temu pracownik poszukujący np. umowy w udostępnionym folderze, może określić, że chce szukać tej umowy tylko i wyłączenie w udostępnionych folderach, lub tylko i wyłącznie w witrynach SharePoint. Tworzenie zakresów jest możliwe na stronie z ustawieniami wyszukiwania, po wybraniu polecenia Wyświetl zakresy a następnie Nowy zakres.

Definiując nowy zakres należy zdefiniować następujące jego parametry (patrz Rysunek 4):

• Tytuł – należy tutaj wprowadzić tytuł zakresu. Nazwa powinna być zrozumiała dla użytkowników, gdyż będzie widoczna w wyszukiwarce na stronach portalu,
• Opis – pozwala na dodanie dodatkowych komentarzy odnośnie zakresu wyszukiwania,
• Ostatnio zmodyfikowany przez: pole to jest polem nieedytowalnym, które zawiera informacje o tym, kto ostatnio zmodyfikował dany zakres,
• Docelowa strona wyników – określa na jaką stronę wyszukiwania zostaną skierowani użytkownicy, chcący przeszukać dany zakres. Można wybrać domyślną stronę wyszukiwania (tę, która jest standardowo wykorzystywana przez SharePoint Server 2007), bądź można stworzyć własną, niestandardową stronę i podać do niej łącze.

Rys. 4. Tworzenie zakresu.

 Do początku strony

Tworzenie i zarządzanie regułami

Po stworzeniu zakresu konieczne jest dodanie reguł pozwalających na zdefiniowanie danego zakresu. Aby to zrobić, należy przeglądając listę zakresów na stronie Zakresy dodać regułę, wybierając łącze opisane jako Dodaj reguły.

Podczas definiowanie reguł należy określić typ reguł zakresu (patrz Rysunek 5):

• Typ reguł zakresu – tutaj można określić, jakiego typu elementy należą do zakresu. Dostępne są następujące opcje:

  • Adres sieci Web – można tutaj wskazać adres, który będzie ujęty bądź wykluczony w źródle wyszukiwania,
  • Kwerenda właściwości - można zdefiniować jaka właściwość (np. imię, nazwisko, biuro, adres e-mail) będzie ujęta bądź wykluczona ze źródła wyszukiwania,
  • Źródło zawartości – można zdefiniować jaki, wcześniej zdefiniowany, zakres będzie ujęty bądź wykluczony w źródle wyszukiwania,
  • Cała zawartość – zakresem jest cały portal.

W zależności od wybranego typu reguł zakresu, w niższej części okna Definiowanie zakresu będą pojawiały się różne opcje. Poniżej omówiono opcje dostępne po wybraniu pozycji Źródłozawartości.

• Źródło zawartości - tutaj można wybrać jedno z wcześniej zdefiniowanych źródeł zawartości, które ma być dodane lub wyłączone z zakresu wyszukiwania,

• Zachowanie – dostępne są trzy typy zachowań (niezależnie od tego, jakie typ reguł zakresu został zdefiniowany). W zależności od wybranego zachowania, podany zakres lub witryna zostaną wykluczone z danego zakresu wyszukiwania. Dostępne zachowania to:

  • Uwzględnij — każdy element pasujący do tej reguły będzie uwzględniany, o ile nie zostanie wykluczony przez inną regułę,
  • Wymagaj — wszystkie elementy w zakresie muszą pasować do tej reguły,
  • Wyklucz — elementy pasujące do tej reguły będą wykluczane z zakresu.

Rys. 5. Dodawanie reguł zakresu.

Możliwe jest definiowanie wielu reguł, tak aby precyzyjniej zarządzać wynikami wyszukiwania.

 Do początku strony

Dodawanie zakresu do witryny portalu

Aby zakres był widoczny (dostępny) na stronach portalu, konieczna jest zmiana ustawień witryny. Można to zrobić na głównej stronie portalu, po wybraniu z menu Akcje witryny polecenia Ustawienia witryny, a następnie Modyfikuj wszystkie ustawienia witryny. Następnie w sekcji Administracja zbioru witryn należy wybrać polecenie Zakresy wyszukiwania. Pojawi się wtedy strona o nazwie Wyświetlanie zakresów, na której będzie można dołączyć do grupy wyświetlania interesujący użytkowników zakres, bądź zakresy. W tym celu konieczne jest wskazanie nazwy grupy wyświetlania do której chcemy dodać zakres. Domyślnie dostępne są następujące grupy wyświetlania:

• Lista rozwijana wyszukiwania – elementy dodane do tej grupy wyświetlania będą wyświetlane na liście rozwijanej obok pola do wpisywania zapytania w wyszukiwarce,
• Wyszukiwanie zaawansowane – elementy dodane do tej grupy wyświetlania będą wyświetlane na stronie wyszukiwania zaawansowanego.

Po kliknięciu grupy, do której chcemy dodać zakres, możemy na stronie Edytowanie grupywyświetlania zakresu wskazać zakresy wchodzące w skład danej grupy. Można zdefiniować wartości następujących pól (patrz Rysunek 6):

• Tytuł – można tutaj wpisać tytuł grupy wyświetlania,
• Opis – można tu wprowadzić opis grupy wyświetlania,
• Wyświetl – zaznaczenie tego pola dla danego zakresu spowoduje, że będzie on dostępny na właściwej stronie wyszukiwania
• Położenie od góry – pole to służy do ustalania, w jakiej kolejności będą wyświetlane zakresy na liście wyszukiwania,
• Zakres domyślny – pole to pozwala na określenie, jaki ma być domyślny zakres wyszukiwania. Będzie on wykorzystywany w sytuacji, w której użytkownik samodzielnie nie wybierze go, wpisując zapytanie do wyszukiwarki.

Rys. 6. Edytowanie grup wyświetlania zakresu.

 Do początku strony

Korzystanie z usługi wyszukiwania

Na stronie portalu w prawym górnym rogu dostępne jest pole wyszukiwania. Użytkownik portalu może wpisać w nie wyszukiwaną frazę. Należy zwrócić uwagę, że można ograniczyć przeszukiwany zakres do witryny Osoby, lub innego wcześniej zdefiniowanego zakresu (Rysunek 7 przedstawia niestandardowy, dodany przez administratora zakres o nazwie Folderyudostępnione).

Rys. 7. Wyszukiwarka na stronie portalu.

Dodatkowo możliwe jest przejście do strony Wyszukiwanie zaawansowane, po kliknięciu łącza o tej samej nazwie. Tam można bardziej precyzyjnie określić kryteria wyszukiwania (patrz Rysunek 8).

Rys. 8. Strona wyszukiwania zaawansowanego.

Warto też zwrócić uwagę na pole Wyszukiwanie pracowników, które pozwoli na wyszukanie pracowników firmy.

Poniżej przedstawiono stronę z wynikami wyszukiwania (patrz Rysunek 9 i Rysunek 10).

Rys. 9. Wyniki wyszukiwania.

Rys. 10. Wyniki wyszukiwania pracowników.

 Do początku strony

Podsumowanie

Usługa wyszukiwania i indeksowania jest jedną z funkcjonalności zaimplementowanych w Microsoft Office SharePoint Server 2007, pozwalającą na efektywne zarządzanie treścią. Prawidłowa jej konfiguracja ułatwi pracownikom dotarcie do interesujących ich treści, przy czym nieistotne będzie, czy informacje będą przechowywane bezpośrednio na stronach SharePoint, w aplikacjach biznesowych, udostępnionych folderach, czy na zewnętrznych stronach internetowych.

Najważniejsze etapy konfiguracji usługi wyszukiwania to:

• Tworzenie harmonogramu przeszukiwania,
• Definiowanie dodatkowych źródeł zawartości,
• Określanie zakresów wyszukiwania,
• Tworzenie reguł do zarządzania zakresami przeszukiwania,
• Włączenie zakresów przeszukiwania na stronach portalu.

Sebastian Wilczewski Od 2001 roku pracuje jako autoryzowanym instruktor MCT oraz Inżynier systemowy. Od września 2008 pracuje jako inzynier systemowy w Betacom SA. Został wyróżniony tytułem MVP w kategorii Microsoft Office SharePoint Server. Prowadzi projekty i szkolenia z zakresu rozwiązań serwerowych firmy Microsoft w tym Project Server, technologii SharePoint. Występuje na konferencjach i dotyczących rozwiązań firmy Microsoft. Współautor kilkunastu webcastów. Aktywnie udziela się na portalu społeczności Windows Server System (www.wss.pl). Jest autorem kilku książek wydanych przez wydawnictwo Helion S.A. (między innymi dotyczących Microsoft Office Project Server, Microsoft Office Project czy Resource Kit Tools). Autor kilkunastu artykułów opublikowanych na stronach Technet. Z pasją zgłębia również tajniki licencjonowania produktów firmy Microsoft, a swoje dociekanie w tej dziedzinie planuje uwieńczyć poważną pracą naukową. Doradza firmom posiadającym do kilku tysięcy komputerów w zakresie optymalizacji licencjonowania produktów firmy Microsoft i nie tylko. Autor bloga http://swilczew.spaces.live.com/.

Do początku strony