Listas de endereços no Exchange Online
Uma lista de endereços é uma coleção de objetos de destinatários habilitados por email no Exchange Online. As listas de endereços são baseadas em filtros de destinatário. Você pode filtrar por tipo de destinatário (por exemplo, caixas de correio e contatos de email), propriedades do destinatário (por exemplo, Empresa ou Estado ou Província) ou ambos. As listas de endereços não são estáticas; eles são atualizados dinamicamente. Quando você cria ou modifica destinatários em sua organização, eles são adicionados automaticamente às listas de endereços apropriadas. Estes são os diferentes tipos de listas de endereços disponíveis:
GALs (listas de endereços globais): o GAL interno criado automaticamente pelo Exchange Online inclui todos os objetos habilitados para email na organização. Você pode criar GALs adicionais para separar usuários por organização ou local, mas um usuário só pode ver e usar uma GAL.
Listas de endereços: as listas de endereços são subconjuntos de destinatários agrupados em uma lista, o que os torna mais fáceis de encontrar pelos usuários. Exchange Online vem com várias listas de endereços internas e você pode criar mais com base nas necessidades da organização.
OABs (catálogos de endereços offline): os OABs contêm listas de endereços e GALs. Os OABs são usados por clientes do Outlook no modo exchange armazenado em cache para fornecer acesso local a listas de endereços e GALs para pesquisas de destinatário. Para obter mais informações, consulte [Livros de endereços offline em Exchange Online].
Os usuários da sua organização usam listas de endereços e a GAL para encontrar destinatários para mensagens de email. Aqui está um exemplo de como são as listas de endereços no Outlook 2016:
Para procedimentos relacionados a listas de endereços, consulte Procedimentos de lista de endereços em Exchange Online.
Observações:
Por padrão, a função Lista de Endereços não é atribuída a nenhum grupo de funções no Exchange Online. Para usar quaisquer cmdlets ou recursos que exijam a função Lista de Endereços, você precisa adicionar a função a um grupo de funções. Para obter mais informações, consulte Modificar grupos de funções.
Filtros de destinatário pré-digitalizados ou filtros personalizados de destinatário identificam os destinatários incluídos em listas de endereços e GALs. Para obter mais informações, consulte Filtros de destinatário para listas de endereços no Exchange Online PowerShell.
Você pode ocultar destinatários de todas as listas de endereços e GALs. Para obter mais informações, consulte Ocultar destinatários de listas de endereços.
Listas de endereços globais
Por padrão, uma nova organização Exchange Online tem uma GAL chamada Lista de Endereços Globais Padrão que é o repositório principal de todos os destinatários da organização. Normalmente, a maioria das organizações tem apenas uma GAL, porque os usuários só podem ver e usar uma GAL no Outlook e Outlook na Web (anteriormente conhecida como Outlook Web App). Talvez seja necessário criar vários GALs se quiser impedir que grupos de destinatários se vejam (por exemplo, sua organização contém duas empresas separadas). Se você planeja criar GALs adicionais, considere os seguintes problemas:
Você só pode usar o Exchange Online PowerShell para criar, modificar, remover e atualizar GALs.
Se um usuário pertencer a vários GALs, ele ainda verá apenas uma GAL com base nas seguintes condições:
- O usuário precisa de permissões para exibir o GAL. Você atribui permissões de usuário a GALs usando ABPs (políticas de catálogo de endereços). Para obter mais informações, consulte Políticas de catálogo de endereços no Exchange Online.
- Se um usuário ainda estiver qualificado para ver vários GALs, somente a gal maior é usada (a GAL que contém mais destinatários).
- Cada GAL precisa de um OAB (catálogo de endereços offline) correspondente que inclua o GAL. Para criar OABs, consulte Criar um catálogo de endereços offline no Exchange Online.
A GAL interna é chamada de Lista de Endereços Global Padrão e todos os GALs adicionais que você cria exigem nomes exclusivos. Dependendo do cliente de email, os usuários podem não ver o nome real da GAL que estão usando:
- Em Outlook na Web, os usuários veem o nome real da GAL que estão usando (por exemplo, Lista de Endereços Globais Padrão).
- No Outlook, a GAL sempre aparece como Lista de Endereços Global, que provavelmente não corresponde ao nome real.
Listas de endereços padrão
Por padrão, Exchange Online vem com cinco listas de endereços internos e uma GAL. Essas listas de endereços são descritas na tabela a seguir. Observe que, por padrão, caixas de correio relacionadas ao sistema, como caixas de correio de arbitragem e caixas de correio de pastas públicas, estão ocultas nas listas de endereços.
| Nome | Tipo | Descrição | Filtro de destinatário usado |
|---|---|---|---|
| Todos os contatos | Lista de endereços | Inclui todos os contatos de email na organização. Para saber mais sobre contatos de email, consulte Destinatários em Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')" |
| Todas as listas de distribuição | Lista de endereços | Inclui todos os grupos de distribuição e grupos de segurança habilitados para email na organização. Para saber mais sobre grupos habilitados para email, consulte Destinatários em Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'" |
| Todas as Salas | Lista de endereços | Inclui todas as caixas de correio da sala. As caixas de correio do equipamento não estão incluídas. Para saber mais sobre caixas de correio de sala e equipamentos (recurso), consulte Destinatários em Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')" |
| Todos os Usuários | Lista de endereços | Inclui todas as caixas de correio do usuário, caixas de correio vinculadas, caixas de correio remotas (Caixas de correio do Microsoft 365 ou Office 365), caixas de correio compartilhadas, caixas de correio de sala, caixas de correio de equipamentos e usuários de email na organização. Para saber mais sobre esses tipos de destinatário, consulte Destinatários em Exchange Online. | "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))" |
| Lista de endereços global padrão | GAL | Inclui todos os objetos destinatários habilitados para email na organização (usuários, contatos, grupos, grupos de distribuição dinâmica e pastas públicas. | "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))" |
| Pastas Públicas | Lista de endereços | Inclui todas as pastas públicas habilitadas para email em sua organização. As permissões de acesso determinam quem pode exibir e usar pastas públicas. Para obter mais informações sobre pastas públicas, consulte Pastas públicas no Microsoft 365 ou Office 365 e Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'" |
Listas de Endereços Personalizada
Uma organização Exchange Online pode conter milhares de destinatários, de modo que as listas de endereços internos podem se tornar bastante grandes. Para evitar isso, você pode criar listas de endereços personalizadas para ajudar os usuários a encontrar o que eles estão procurando.
Por exemplo, considere uma empresa que tem duas grandes divisões em uma organização Exchange Online:
- Quarto Café, que importa e vende grãos de café.
- Contoso, Ltd, que subscreve políticas de seguro.
Para a maioria das atividades diárias, os funcionários da Fourth Coffee não se comunicam com funcionários da Contoso, Ltd. Portanto, para facilitar a localização de destinatários que existem apenas em sua divisão, você pode criar duas novas listas de endereços personalizadas: uma para o Fourth Coffee e outra para Contoso, Ltd. No entanto, se um funcionário não tiver certeza sobre onde o destinatário existe, ele poderá pesquisar na GAL, que contém todos os destinatários de ambas as divisões.
Em Exchange Online, você só pode usar o PowerShell para criar listas de endereços personalizadas.
Práticas recomendadas para criação de listas de endereços
Embora as listas de endereços sejam ferramentas úteis para usuários, listas de endereços mal planejadas podem ser frustrantes. Para garantir que suas listas de endereços sejam práticas para os usuários, considere as práticas recomendadas a seguir:
- As listas de endereços devem facilitar a localização de destinatários pelos usuários.
- Evite criar tantas listas de endereços que os usuários não podem dizer qual lista usar.
- Use uma convenção de nomenclatura e hierarquia de localização para suas listas de endereços para que os usuários possam informar imediatamente para qual lista é (para quais destinatários estão incluídos na lista). Se você tiver dificuldades para nomear as listas de endereços, crie menos listas e lembre os usuários de que eles podem encontrar qualquer pessoa da organização usando a GAL.
Para obter instruções detalhadas sobre como criar listas de endereços em Exchange Online, consulte Procedimentos de lista de endereços em Exchange Online.
Exibir listas de endereços no Outlook e Outlook na Web
As listas de endereços no Exchange incluem usuários e outros objetos, como salas de reunião. Historicamente, tanto o Outlook quanto o Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App) permitiram que você navegasse por toda a lista de endereços, independentemente do tamanho. Um usuário em uma organização com milhares ou até centenas de milhares de entradas poderia percorrer toda a lista em uma única caixa de diálogo para encontrar um usuário ou objeto. No entanto, essa abordagem é ineficiente em termos de esforço humano e recursos de computação. Uma pesquisa simples pode reduzir rapidamente os resultados, tornando mais fácil e rápido encontrar uma entrada.
Recentemente, a Microsoft fez uma alteração para incentivar os usuários a usar a pesquisa em vez de navegação infinita e também para melhorar o desempenho. Essa alteração afeta a navegação em qualquer lista de endereços online com mais de 500 objetos. Essa alteração se aplica à GAL, listas de endereços internas e listas de endereços personalizados. A alteração não afeta a navegação em Livros de Endereço Offline.
No Outlook, abrir um catálogo de endereços online é limitado a mostrar os primeiros 500 usuários se o conjunto de resultados exceder 500 objetos. Para encontrar um usuário ou um conjunto específico de usuários com nomes semelhantes, você pode usar a funcionalidade de pesquisa existente no Outlook. O comportamento ao pesquisar com base em Todas as colunas não é alterado. A pesquisa continua a retornar resultados se os critérios produzirem um conjunto de resultados correspondente de menos de 5.000 objetos (verificando se há correspondências parciais em DisplayName, FirstName, LastName, Alias e CommonName). Se o conjunto de resultados exceder 5.000 objetos, nenhum resultado será exibido e uma mensagem incentivará você a restringir seus critérios de pesquisa. Pesquisas baseadas em Nome Somente agora se comportam consistentemente com pesquisas baseadas em Todas as colunas. A única diferença com Name Only é que os critérios são naturalmente baseados apenas no valor do nome. Pesquisas baseadas em Nome só não permitem mais a navegação ilimitada de toda a lista de endereços como fizeram anteriormente.
Dica
Como mencionado anteriormente, os usuários ainda podem navegar por um Catálogo de Endereços Offline em sua totalidade.
Em Outlook na Web, os usuários já são orientados a usar a pesquisa e as sugestões fornecidas pelo mecanismo de pesquisa. No entanto, se um usuário selecionar o botão Para: em um email de rascunho, ele poderá exibir uma lista de endereços online. Se a lista de endereços online contiver mais de 500 usuários, nenhum resultado será mostrado. Uma mensagem orienta o usuário a encontrar o destinatário desejado usando a pesquisa. Além disso, o Hub Pessoas no Outlook na Web agora requer um critério de pesquisa para exibir todos os usuários. Os usuários recebem automaticamente uma mensagem correspondente quando navegam para exibir uma lista de endereços.